Neu Aufträge ohne Rechnung Abschließen

[federicososa]

Hallo Leute!

ich hätte eine Frage, wie kann man Aufträge Schließen die als "Ohne Rechnung" Erscheinen. z.B. Ich verschicke manchmal Muster Kostenlos, diese werden normal als Auftrag erstellt, aber da den Waren Wert Null ist erstelle ich für den Auftrag keine Rechnung.
Ich arbeite auch mit Datev Online und da kann ich keine Rechnungen mit Nullwert hochladen, aber ich möchte diese aus dem System raus.

Danke im Voraus!

 

[wortek]

Sofern deine Buchhaltung mit 0 Rechnungen kein Problem hät, könntest du die schon erstellen. Die Frage ist, ab wann wäre denn ein Auftrag für dich abgeschlossen, wenn keine Rechnung erstellt wird. Also welchen Status soll der Auftrag haben?

 

[harveynumber9]

Ich hänge mich hier mal interessehalber dran. Finde die Frage berechtigt denn so ziemlich jede Fibu-Software die mir bekannt ist verweigert 0€ Buchungen. Bei uns verbleiben die 0 Aufträge ohne Zahlungsart und möglichst ohne Rechnung. Jede 0€ Rechnung die versehentlich erstellt wird führt zu einer zusätzlichen Dokumentation damit in der Fibu ersichtlich ist warum die betreffende Nummer im Nummernkreis fehlt. Ist kein Drama aber perfekt ist das auch nicht. Eine Einstellung die das Erstellen einer Rechnung verhindert wäre denkbar oder zusätzlich zu der Möglichkeit einen "Auftrag ohne Versand abschliessen" eine Möglichkeit bei 0€ Aufträgen "Auftrag ohne Rechnung abschliessen".

Gerne wüsste ich wie andere mit dem Thema verfahren.

Gruß
Harvey

 

[MichaelH]

Du kannst auf die Rechnung schreiben: Kostenlose Musterlieferung

Alles normal abwickeln und dann eine Gutschrift erstellen.
Beides dem Kunden mitsenden.
Dann hat er auch die Preise erhalten zum Muster.

 

[harveynumber9]

Ja die Lösung von @MichaelH wäre eine für die FIBU saubere Möglichkeit. Da werde ich mal drüber nachdenken.

Danke
Harvey

 

[harveynumber9]

So die Lösung von @MichaelH ist leider nur auf den Blick eine funktionierende.
Buchhalterisch ist das schon ok jedoch ist die Bearbeitungsfolge zumindest bei uns so, dass die Auftragssachbearbeitung die Aufträge erfasst und bearbeitet. Die Versandabteilung ist eine andere. Das würde aber bedeuten das der Sachbearbeiter bei der Vorgehensweise den Auftrag, mit Rechnung und Rechnungskorrektur erstellt und dann, ja dann gibt es leider nichts mehr zum versenden. Nach der Rechnungskorrektur gibt es logischerweise keine offene Lieferung. Das würde bedeuten das immer wieder diese Aufträge im Blick gehalten werden müssen damit die dann nach Lieferung durch Rechnungskorrektur ausgeglichen werden. Geht garnicht. Das ist bei uns nicht praktikabel.

Gruß
Harvey

 

[MichaelH]

Bei uns ist das kein Problem, denn wir drucken alles inkl. Versandlabel und geben es in den Versand.

Die WAWI bietet hier verschiedene Möglichkeiten wie der Ablauf sein kann, wer wann und wo welche Unterlagen erstellt und ob man z.B. Lieferscheine druckt / verwendet oder eben nicht.
Das Ziel ist einfach: Der Kunde muss die Ware erhalten und dazu auf irgendeinem Weg die RE und die GU und vermutlich ein Mail mit "Bla bla bla ... Muster ... bla bla".
Und die GU muss natürlich ohne Lagerbuchung erstellt werden, denn die Ware geht ja trotzdem vom Lager weg.

"Das würde bedeuten das immer wieder diese Aufträge im Blick gehalten werden müssen damit die dann nach Lieferung durch Rechnungskorrektur ausgeglichen werden. Geht garnicht. Das ist bei uns nicht praktikabel. "

Und sonst schafft ihr in eurem Riesenunternehmen noch eine Marketing- und Muster-Abteilung.

Ihr schafft das !

 

[harveynumber9]

Das geht nicht weil zwischen Auftragserstellung und Auslieferung auch schnell mal 14 Tage und mehr zwischen sein können. Deshalb ist das für uns nicht praktikabel und hat überhaupt nichts mit der Unternehmensgröße zu tun.

 

[MichaelH]

Ja und ?

Liefert ihr immer alle Aufträge am gleichen oder nächsten Tag aus ?
Gibt es keinerlei Rückstands-, Teilieferungs-, Auslieferungsplanung und Verhinderungs- oder Sonderfälle außer Muster ?
Ist es nicht möglich eine Auftrags-/Lieferschein- oder Rechnungskopie dorthin zu legen als Papier wo dann die Gutschrift bearbeitet werden soll ?
Und diese dann auch irgendwann irgendjemand bearbeitet ?

Sorry, also ich bin raus, es wird dir schon was einfallen.

 

[harveynumber9]

Du kannst auf die Rechnung schreiben: Kostenlose Musterlieferung

Alles normal abwickeln und dann eine Gutschrift erstellen.
Beides dem Kunden mitsenden.
Dann hat er auch die Preise erhalten zum Muster.

Die Aussage "Beides dem Kunden mitsenden" macht den Unterschied.

Wie hast Du das gemeint wenn die Gutschrift ja erst zukünftig erstellt wird. Wie machst Du z.B. eine für den Kunden kostenlose Nachlieferung? Wie erklärst Du Deinen Kunden das sie nach erhalt der Ware ja eine Rechnungskorrektur erhalten und die Rechnung nur für den internen Ablauf erstellt wurde.
Deswegen finde ich den Auftrag mit 0€ schon Sinnvoll nur wäre es schön wenn es eine Einstellung gäbe damit daraus keine Rechnung erstellt wird.

Gruß
Harvey

 

[MichaelH]

Du kannst dem Kunden RE und GU als PDF per Mail gleichzeitig zusenden.
Du kannst ins Paket einen Lieferschein statt einer Rechnung legen.
Du kannst ein eigenes Rechnungsformular anlegen zum Druck oder zum Mailen oder für Beides in dem keine Beträge angeführt werden.

Du kannst lösungorientiert denken so wie es zu deinem Unternehmen eben passt, ich bin kein Hellseher und frage mich warum ihr so kompliziert aufgestellt seid.

Das ist oftmals das Problem wenn alles steif und fest und automatisiert optimiert ist und jeder Sonderfall so viel Arbeit und Fehlerpotenzial gibt, dass man sich die Optimierung und die Kosten zur Einsparung sparen hätte können, weil man dann diese Einsparungen wieder zum Fenster rauswirft.


Und wenn alle Stricke reißen kannst du neben deinem Auftrag und Paket nebenherlaufen bis es auf der Versandpalette liegt, schnappst dir das Paket, nimmst die Rechnung raus, stornierst alles wieder, machst manuelle Lagerkorrekturen und schreibst ein nettes Musterbriefchen, verpackst es wieder und legst es zurück auf die Palette. Dauert 20 Minuten und vielleicht die einfachste Lösung.
Und wenn du nicht da bist, musst du für eine Urlaubsvertretung sorgen die spazieren geht.

So nun genug gescherzt, du schaffst das ! Wetten daß ?

 

[federicososa]

Wir können aber keine Rechnung erstellen und dementsprechend auch keinen Gutschrift denn die ware die das lager verlässt oft muster für Entwicklung sind, hier sind keine Preise hinterlegt und erst nach abschliessen der Entwicklung wird eine "Dienstleistungsrechnung" erstellt.

 

[MichaelH]

Die WAWI ist eine Warenwirtschaft und keine Muster- und Dienstleistungsabrechnungs-Erleichterungs-Programm-Paket.
Dann schreib eben einen Lieferschein in Word.
Lass ein Versandlabel raus.
Und gut ist.

 

[Qwartz]

Wie wäre es die Muster in Form eines Angebots zu verschicken ? Was ein Muster per Definition auch sein dürfte?

 

[FLS]

Hallo,

wir haben genau das gleiche Problem wie der Threadersteller.
Das Steuerberaterprogramm erlaubt keine 0,- Euro Rechnungen & die wenn man 0,- Euro Rechnungen schreiben würde fehlenden Rechnungsnummern im Steuerberaterprogramm können einen bei einer Außenprüfung Kopf und Kragen kosten.

Auch wir hätten gerne einen Button "ohne Rechnung abschließen", so dass sie u.a. auch unter "Aufträge" => "Ohne Rechnung" nicht mehr auftauchen & so nicht für die Unübersichtlichkeit sorgen.

Viele Grüße

Bernd

 

[MichaelH]

Dann kannst du aber auch eine normale Rechnung erstellen mit Text "Musterlieferung" und dazu eine Gutschrift über den ganzen Betrag.

 

[FLS]

Dann kannst du aber auch eine normale Rechnung erstellen mit Text "Musterlieferung" und dazu eine Gutschrift über den ganzen Betrag.

Ja, aber:
- dafür sollte man ja dann auch aber Preise haben. Die sind aber je Kunden fiktiv oder ein Kunde fühlt sich abgeschreckt von zu hohen Preisen (auch wenn sie gutgeschrieben werden)
- Mehr Rechnungen zum verbuchen und dazu die Gutschriften
- Der Kunde ist irritiert, warum er Rechnung und Gutschrift bekommt
- Zur Rechnung muss dann auch manuell die Gutschrift erstellt werden

Daher sehe ich dies eher als Notlösung als gute Lösung an.

 

[MichaelH]

Auch wir hätten gerne einen Button "ohne Rechnung abschließen",

Und warum willst du ihm plötzlich die erstellte Rechnung mit senden ?


- Mehr Rechnungen zum verbuchen und dazu die Gutschriften

Und wie verbuchst und belegst du die Warenentnahme ohne Buchung und ohne Wert obwohl deine Ware vermutlich einen Wert hat ?
Wenn dein Steuerberater so genau ist, dann lass ihn das mal erklären.
Ich vermute ich kenne seine Antwort, dann überlege dir dann aber auch ob du das anstelle machen willst ?


- Zur Rechnung muss dann auch manuell die Gutschrift erstellt werden

Ok, ich verstehe, du hast also ca. 1000 Musterlieferungen pro Tag und müsstest extra jemanden anstellen der die 1000 Gutschriften mit 2 Clicks erstellt ...


-> Man kann sich auch Probleme machen wo keine sind.

 

[FLS]

Auch wir hätten gerne einen Button "ohne Rechnung abschließen",

Und warum willst du ihm plötzlich die erstellte Rechnung mit senden ?

Weil - bitte korrigiere mich falls ich falsch liege - alle an einen Kunden ausgestellte Rechnungen und Gutschriften auch dem Kunden ausgehändigt werden müssen.

Und selbst wenn man sie ihm nicht aushändigt und der Kunde dann später ein Rechnungsjournal oder gesammt noch mal alle Monats- oder Jahresrechnungen erhält sind diese Rechnungen auch dabe.

Und wie verbuchst und belegst du die Warenentnahme ohne Buchung und ohne Wert obwohl deine Ware vermutlich einen Wert hat ?
Wenn dein Steuerberater so genau ist, dann lass ihn das mal erklären.
Ich vermute ich kenne seine Antwort, dann überlege dir dann aber auch ob du das anstelle machen willst ?

a) der Wert der Ware = EK ist in der Wawi hinteregt.
b) Da der Kunde ja die Rechnung bekommt sollte dort aber ja nicht unbedingt der EK hinterlegt sein.

Ok, ich verstehe, du hast also ca. 1000 Musterlieferungen pro Tag und müsstest extra jemanden anstellen der die 1000 Gutschriften mit 2 Clicks erstellt ...

Die Gutschrift muss erstellt werden (was auch vergessen werden kann - insbesondere wenn die Auftragserstellung und der Versand nicht gleichzeitig erfolgen.
Der Steuerberater muss es verbuchen.

 

[MichaelH]

1) Wo steht das ? Quelle ? Jede Rechnung, jede Gutschrift egal aus welchem Grund erstellt und ggf. fehlerhaft muss also deiner Meinung nach dem Kunden gesendet werden mit der Bitte diese zu verbuchen und wieder gutzuschreiben, weil es das Gesetz so verlangt ?

2a) Wo ist der Wert der Ware in der WAWI hinterlegt, wenn du gar keinen Beleg erstellst so wie du das tun willst ohne Erstellung einer Rechnung ?
2b) Auf welcher Rechnung wird ein EK angedruckt, ist das bei euch immer so ?
2c) Wenn der Wert einer Rechnung keinen EK hätte oder ermittelbar wäre wie würdest du dann eine Marge berechnen ? Schätzung mit Glaskugel-Unterstützung ?

3a) Du kannst auch vergessen die Ware zu versenden ? Wie löst ihr das ?
3b) Ein Weltkonzern wie ihr sollte eine Überleitung der Daten in die FIBU haben, so wie dies auch kleine JTL-Kunden haben, somit muss der Steuerberater gar nichts verbuchen.
3c) Ausgenommen er ist sehr arm und braucht dringend Geld für unnötigen Aufwand den er euch gerne verrechnen wollen würde und tippt alle eure Beleg erneut von Hand ein.
3d) Wenn es so sein sollte, siehe 3c), dann würde sich eine Investition in eine FIBU-Überleitung sicherlich lohnen oder ein neuer "Steuerberater".