Inaktiv PDF Dateigröße bei Rechnungen? Kleiner bekommen?

[faceofboh]

Im Moment stellen wir auf Online Belegverwaltung ( Datev) um und da kostet bei vielen Rechnungen Speicherplatz jetzt wieder richtig Geld über die Jahre.
Da ich gerade zusätzlich eine Kundenbeschwerde wegen der Größe meiner PDF Rechnungen erhalten habe (es werden nur PDF bis 150kb akzeptiert, Kunde großer Konzern in D) habe ich mich damit mal etwas beschäftigt.

Ich schaffe es einfach nicht meine PDF Rechnungen aus JTL unter 240 kb /PDF zu bekommen. Selbst wenn ich eine leere PDF (nur 1 Zeile zum Testen) aus JTL generiere hat diese Datei 180kb.

Speichere ich meine Datei über den PDF Drucker (Bullzip) hat meine normale Rechnung nur noch 13kb anstatt 240kb über JTL. Das ist natürlich ein gigantischer Unterschied.

Schaue ich mir die PDF Rechnungen an die ich selbst von meinen Lieferanten bekomme haben da selbst deutlich aufwendigere Rechnungen mit Hintergrundgrafik etc.. meist nur 100kb. Bis auf einen Lieferanten von dem ich weiß das er JTL benutzt da sind es über 700kb.

Hat sich sonst schon jemand damit auseinandergesetzt?

 

[SebastianB]

Hi,

die PDF der Wawi sind PDF/A kompatibel (ich meine, das wäre für die Buchhaltung auch Vorschrift). Das bedingt, dass z.B: die Schriftart selber auch noch in der PDF enthalten sein muss (also nicht nur der Text) - oder der Text selber muss als Grafik gespeichert werden. Deshalb sind die PDFs entsprechend groß.
Möchte man darauf verzichten (ich weiß nicht, ob das von den Archivierungspflichten her erlaubt ist) kann man die PDF/A-Aufgabe im den List&Label Einstellungen und in der Vorlage selber deaktivieren.

Gruß,
Sebastian

 

[Xantiva]

Eine Datei mit "ABC" als gesamten Inhalt in MS Word erstellt und als PDF/A gespeichert: => 147 KB
Die ist leider so groß weil die Schriftart mit gespeichert wird. Standardmäßig ist die Schriftart Calibri in Word. Dann habe ich mal auf Arial umgestellt: 79 KB

Also mit der verwendeten Schriftart könntest Du ggf. noch Platz sparen.

Nachtrag: Mit Jokerman als Schriftart nur noch 18 KB.

 

[deliman]

Das Problem habe ich auch. Unsere Rechnungs PDF sind um die 300kB groß und wir nutzen DATEV Unternehmen Online, was irgendwan mal teuer werden kann, da wir jetzt schon um die 120MB an PDF Rechnungsdorkumenten pro Monat hochladen. Wir nutzen zwar nicht die Originalvorlagen von JTL aber werden die noch die aktuell Genutzten haben wir bislang viel kleiner bekommen.

Wo/wie kann man in den Vorlagen die Schriftart oder einen Komprimierungsfaktor einstellen/ändern?

Mit einem externem Programm (PDF24) habe ich die Rechnung/Gutschrift auf ca. 95kB bei noch ausreichender Qualität für DATEV (Graustufen statt Farbe) gedrückt.

 

[wawi-dl]

Ich klinke mich hier auch mal ein, da ich das Thema selbst kürzlich hatte, da auch wir für extern alle Ausgangsrechnungen bereitsstellen wollen.
Problem ist hier einfach, dass die PDF extrem groß werden können, man muss hier einige Faktoren beachten:

- Logo-Größe in den Durckvorlagen
- Auswahl der Schriftart
- PDF Export / Einstellungen


Wie SebastianB schon mitteilte, werden standardmäßig die Schriftarten "eingebettet" (so genannt im fachjargon), bedeutet wenn die Schriftart Arial zB 3,5MB groß ist, wird dementsprechend auch das PDF schon groß.
Die Schriftart wird zwar auf die nötigen Zeichen etc komprimiert, aber das PDF ist einfach unnötig groß.
ACHTUNG, selbst wenn man in den globalen Einstellungen von L&L PDF/A deaktiviert, ist das PDF dennoch recht groß, da man leider keine Auflösung für die PDF-Generierung einstellen kann, das fehlt generell!

Wir haben daher nun 7-PDF installiert, wenn per Workflow eine Rechnung erstellt wird, lassen wir diese einmal speichern und einmal faxen.
Beim FAX kann man einen Drucker als Faxgerät einstellen, hier einfach dann 7-PDF auswählen.
In den Einstellungen von 7-PDF haben wir dann die PDF Qualität auf "Bildschirm" reduziert (reicht zum Lesen für Externe wie StB), statt 500KB hat das PDF nur noch 75-80KB!

@SebastianB
Ob man die PDF/A nach Archivierungspflichten benötigt, wäre sehr interessant zu wissen!
Meines wissens gibt es keine Gesetze dafür, schon gar nicht nach Gleichstellung von PDF-Rechnungen zu Papier-Rechnungen.
https://www.webpdf.de/blog/pdfa-das-format-der-zukunft-teil1-pdfa-1/

 

[Xantiva]

Die Frage ist eher, ob ein normales PDF dem Anspruch an "die Unversehrtheit des Inhalts" gerecht werden kann. Denn das gilt weiterhin nach der Gleichstellung.

 

[wawi-dl]

Diese Frage verstehe ich nicht, es gibt keine gesetzlichen Auflagen zu PDF/A ...

 

[SebastianB]

Hi,

na ja, die gesetzliche Verpflichtung zielt ja nicht darauf ab, Datenmüll zu sammeln, sondern auch nach X Jahren noch den exakten Inhalt des Dokuments darstellen zu können. Eben das ist durch PDF/A gewährleistet und bei PDF eben nicht. Im schlimmsten Fall ist das PDF ja nichtmal beim Kunden 1:1 darstellbar.

Aber ich bin nur Entwickler und kein Buchhalter - deshalb kenne ich die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Mit den richtigen Einstellungen komme ich eigentlich auch bei den Wawi-PDFs auf eine recht geringe Größe. Ich meine, die PDF-Bilder-Kompression u.Ä. lassen sich direkt über die Vorlage einstellen und ggf. reduzieren.

Ich hab gute Erfahrungen mit diesen Tools zur PDF-Analyse gemacht, die die Datenstreams der PDFs zerlegen. Daran konnte ich dann immer sehen, an welchen Stellen man noch Platz einsparen kann und was da den Platz belegt...

Gruß,
Sebastian

 

[Xantiva]

z. B.: http://www.ferd-net.de/upload/Rechtliche-Rahmenbedingungen-eRechnung.pdf (Durch einen Link von der DATEV gefunden.)

Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Vielleicht nicht die Forderung nach der konkreten Implementierung wie die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt wird, aber die Unversehrtheit muss eben sichergestellt werden. Interessanterweise speichert die Datev die Belege typischerweise als TIFF, wenn sie eingescannt werden.

https://www.datev.de/berechnungstool-belegverwaltung-online/berechnungstool.html

Erfahrungswerte für Fax-Seiten: ca. 40 KB/Seite, für gescannte Seiten: ca. 50 - 100 KB/Seite (wenn Sie die Vorgaben im Dokument 1034754 beachten).

 

[wawi-dl]

Wir müssen hier dann wohl 2 Paar Schuhe trennen:

1.) Datenaustausch mit Externen
2.) DATEV Langzeitarchivierung im PDF/A Format


Zur Frage 1, hier genügt ein komprimiertes PDF ohne Langzeitarchivierung (--> siehe oben mit Tool 7-PDF), ist für den StB nur zum Prüfen von Stichproben.

Wer kann denn aber die 2. Frage wirklich sicher beantworten?
TIFF ist ein gängiges Format in DMS-Systemen, ist unveränderbar, da es ein Bild ist.
Ein TIFF ist allerdings in der Regel recht groß, Faktor X größer als das normale PDF/A.


Es ist ein erheblicher Unterschied, ob wir nun monatlich 2.500 Rechnungen mit 500KB oder 80KB archivieren für 10 Jahre!

 

[css-umsetzung]

Warum wird das JTL Forum nicht direkt geschlossen, wenn ich sehen muss, dass JTL Mitarbeiter ausserhalb des Forums auskunftsfreudiger sind?

Das Ärgert mich jetzt echt....

http://www.sellerforum.de/jtl-multi...teien-kb-bei-rechnung-lieferschei-t47576.html

 

[wawi-dl]

Also ich habe die Tage auch wieder damit herumgespielt!

Meine PDF/A hatten 450KB im Schnitt, PDF/A wollte ich aber nicht deaktivieren!

Ohne Bilder sind die PDF sehr klein, habe daher mein 250KB Bild auf 50KB verkleinert, komme jetzt auf 250KB / PDF.
Ich spreche jetzt hier von der JTL-PDF-Generierung, wenn ich einen 7PDF-Drucker ansteuere, werden die PDF nur 150KB groß, richtig konfiguriert.
Für mich leider noch immer zu viel, wenn wir diese Daten für 10 Jahre in einem revisionssicheren DMS System archivieren wollen.

Auch ich habe im WWW GEZIELT die frage gestellt, ob PDF/A überhaupt PFLICHT ist, bis dato konnte mir keiner eine Antwort geben.
70.000 Rechnungen will ich nicht jetzt neu exportieren, um dann später bei einer Prüfung zu erfahren, dass PDF/A doch Pflicht ist.

Wenn es aber jetzt Probleme geben soll, in Bezug auf Bilder, bin ich gespannt ... eine Info von JTL wäre hilfreich.

P.S. ruhig bleiben, ich gehe davon aus, dass verschiedene JTL-Mitarbeiter je ein eigenes Forum zu überwachen haben

 

[Xantiva]

OT: Immerhin ist das Sellerforum die beiden letzten Jahre auch auf der Connect vertreten gewesen und im Moment wächst dort die JTL-Fangemeinde, so dass das sicherlich auch ein Teil als "Marketing" zu sehen ist.

 

[SebastianB]

Hm,

im Sellerforum steht doch jetzt auch nichts anderes als hier? Letztlich ist doch alles gesagt:

Die Dateigröße entsteht entweder durch die Bilder (dann kann man nur die Bilder manuell kleiner machen, bei sinkender Qualität - PDF selber macht da nicht mehr viel am Bild) oder durch die eingebetteten Schriftarten (das wiederum ist beim PDF/A-Format Pflicht, bei PDF nur optional). List&Label bietet da viele Möglichkeiten, u.A. auch nur die Einbettung der verwendeten Buchstaben oder eben die Buchstaben nicht als Schrift sondern als Bild einzufügen. Das hängt aber wiederum von der Schriftart selber ab - TTF gibt da sehr, sehr viele Möglichkeiten. Da ist nicht sichergestellt, ob man überhaupt Buchstaben einzeln aus der Schriftart rausziehen kann.

Kurzum: Man kann da kein Patentrezept geben. Es gibt Tools im Netz, die den Aufbau einer PDF-Datei analysieren, da kann man dann sehen welche Elemente in die PDF-Datei eingebettet wurde und wie groß dieser Teil ist.

Das sind die technischen Seiten - die rechtlichen Seiten (Ist PDF/A Pflicht oder nicht, welches Format ist überhaupt verpflichtend) sind halt noch offen - da ist aber Euer Buchhalter der richtige Ansprechpartner. Wir gehen halt auf Nummer sicher und aktivieren PDF/A im Standard, damit die PDF-Datei auf allen System einwandfrei dargestellt werden kann.

Gruß,
Sebastian

 

[wawi-dl]

Ich habe das ganze nochmals kurz angeschaut, habe versucht die PDF Einstellungen innerhalb der Vorlage zu setzen, siehe Bilder.

Habe auch den Titel mal vergeben, da hier immer List&Label drin steht, dieser wird wenigstens übernommen, leider funktionieren aber keine Variablen (wäre schön, geht das?).
ACHTUNG, wenn PDF/A aktiv ist, kann man keine Kompressionstypen anpassen.

Habe dann auch mal die Kompressionstypen getestet, aber auch das brachte keinen Erfolg:
keine = 670KB
flate = 254KB
run = 455KB
fastflate = 254KB

Ohne Bild und standard Kompressionstyp (flate) ergab = 200KB
Bildgröße 50KB (mit Photoshop sehr gut komprimiert, bzw. JPG ist kaum komprimierbar)

Alle PDFs wurden mit PDF/A ausgeleitet, egal ob unsere Vorlagen, JTL Standardvorlagen, mit PDF/A sind es sofort 200KB!
Ohne PDF/A Format hat das PDF nur noch 60KB, was sehr gut ist!

Drucke ich aber im PDF/A Format mit 7PDF, kann ich noch etwas an Qualität konfigurieren, konnte hier nochmals 50KB einsparen, aber 150KB (mit Bild) und 100KB (ohne Bild) sind fast Ende der Fahnenstange!

Mein Ziel / Traum wäre es, die PDFs in einen Bereich von 100-150KB zu bekommen im PDF/A Format.
Kann jemand von JTL sagen, wie man den internen L&L PDF Prozessor weiter anpassen kann?

P.S. Es gab auch oft Vermutungen, dass die PDF Größe an unseren komplexen Vorlagen liegt, defintiv NEIN!

 

[SebastianB]

Hi,

du stellst das PDF/A an der falschen Stelle ein. Die PDF/A-Ausgabe wird global für alle Vorlagen über Admin -> Druck/E-Mail/Exportvorlagen -> List&Label Einstellungen (der Button unten links) -> PDF-Einstellungen -> PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung nutzen eingestellt.

Bei unseren Standardvorlagen sieht es dann wie folgt aus:
Vorlage Standard: Mit PDF/A 207KB, ohne PDF/A 11KB
Vorlage Professionell: Mit PDF/A 325 KB, ohne PDF/A 127 KB

Das ganze ohne weitere Änderung an den List&Label-Vorlagen. (Die Option ist aus historischen Gründen an dieser Stelle, um global für alle Vorlagen auf einmal PDF/A aktivieren / deaktivieren zu können).
Im List&Label-Projekt kann man dann noch (sofern PDF/A deaktiviert ist) das Einbetten der Schriftart deaktivieren (TrueType Schriftart verwenden) - dann kommt man in der Professionell-Vorlage auf 112 KB.

Gruß,
Sebastian

 

[wawi-dl]

Danke Sebastian für den Hinweis, woher soll man es denn sonst wissen

Nur um es nochmals klarzustellen, du aktivierst GLOBAL das PDF/A, in der Vorlage aber selbst nicht, damit du die Einstellungen definieren kannst.
Habe gerade keine Wawi zur Hand ... aber sicher, dass es dann noch immer ein PDF/A Format ist bei 112KB?

112KB wären MEGA GUT!


P.S. Fakt ist, PDF/A erzwingt sofort 200KB die man kaum beeinflussen kann, man sollte vllt. in der Wiki eine kleine Anleitung zu dieser Optimierung aufnehmen ... Ich habe schon VIELES getestet.

 

[SebastianB]

Hi,

zur Analyse der PDF-Dateien kann man sich den PDFStreamDumper herunterladen.

Da sieht man dann, dass bei PDF/A die Schriftarten eingebettet werden. In der Standard-Vorlage sind das zwei Schriftarten, einmal mit 103108 bytes (unkomprimiert 318316) und einmal mit 89657 bytes (unkomprimiert 294684). Das sind dann auch letztlich die Elemente die bei nicht PDF/A verschwinden und den Größenunterschied ausmachen:



(oben links ist mit PDF/A, unten rechts ohne PDF/A - die gelbe Schrift ist jetzt nicht so gut zu lesen)

In der Professional-Vorlage sieht man dann, dass die zum einen einige Bilder enthält und zum anderen, dass auch ohne PDF/A dann eine Schriftart eingebettet wird, die aber relativ kompakt ausfällt.Irgendwie nimmt er in diesem Fall noch weniger von der Schriftart als im PDF/A-Format. (Aber auch im PDF/A-Format nimmt er nicht die gesamte Schriftart, die ist deutlich größer...)

Gruß,
Sebastian

 

[SebastianB]

Hi,

nein - PDF/A unter 200KB ist mit List&Label wohl nicht machbar. Was halt geht, sind kleine PDFs ohne PDF/A.

Die PDF/A-Einstellungen in List&Label selber sind egal. Die werden global von uns überschrieben. (Die restlichen PDF-EInstellungen sind aber gültig)

Ich schau mir jetzt mal 7pdf an, was der erzeugt.

Gruß,
Sebastian

 

[SebastianB]

Moin,

also, 7pdf strippt aus der Schriftartendatei deutlich mehr heraus als L&L das im PDF/A-Modus macht: L&L packt letztlich einen Teil der TTF-Datei in das PDF. Den kann man extrahieren und dann als Schrift nutzen. Da ist so ziemlich alles drinne, was man braucht. Weshalb diese dann aber nur 300KB ist und die Arial von Windows 800KB weiß ich auch nicht.

7pdf strippt nur die verwendeten Buchstaben aus dem TTF, deshalb sind da die TTFs deutlich kleiner (Bei unserer Standardvorlage kommen die auf 30KB). Die kann man so dann unter Windows auch nicht nutzen.

Ergo: Das Handling der Schriftarten ist im Fall von PDF/A unterschiedlich. List&Label ist in Punkto PDF/A offenbar sehr restriktiv und hat da seine eigenen Vorstellungen, da kann man so wie ich das sehe auch nicht viel dran drehen.

Gruß,
Sebastian