Inaktiv PDF Dateigröße bei Rechnungen? Kleiner bekommen?

[wawi-dl]

Performance alles gut ... wir machen aktuell Erstimport ... danach läuft alles automatisiert über Workflows.

 

[chx_de]

Hi,

die Rechnungen als PDF, die wir bis Ende Dezember noch mit Amainvoice erzeugt haben, hatten je 9KB! Das ist mal eine Größe und nein es ist kein PDF/A. (Da lege ich keinen Wert drauf und ob es vorgeschrieben ist oder nicht, ist mir sozusagen egal

 

[ag-websolutions.de]

Danke für deinen Beitrag

 

[chx_de]

Welches Tool könnte man den ggf. für ein Post Processing einsetzen, um die Datei ggf. kleiner zu bekommen? Gibt es hier Erfahrungen oder bringt das nichts?

Gruss Christian

 

[elevennerds.de]

Hallo,

bringt nichts, PDF ist bereits komprimiert.

MfG

Rene

 

[chx_de]

Keine Ahnung woran es liegt, aber unsere Standard Rechnungs-Vorlage war immer knapp 200kb groß.

Jetzt habe ich mal Bulluzip installiert und dann waren die auf einmal nur noch 8kb groß.
Bullzip wieder deaktiviert und noch mal getestet --> immer noch 8kb.

Bein PDF speichern und auch als Mail Anhang.

 

[wawi-dl]

Habe eben auch BullZip PDF Printer getestet, die Ergebnisse sind gleich wie 7PDF Printer ... bislang ist für mich 7PDF Printer ungeschlagen.

Ich habe mit JTL >400 KB mit PDF/A, mit BullZip oder 7PDF nur 115KB ... allerdings ist hier ebenfalls auch ein Logo mit 75KB enthalten

 

[chx_de]

Hi,

ok das werde ich mal probieren. Bei mir muss der Fehler aber irgendwie woanders gelegen haben. Wie gesagt, ich habe das Bullzip wieder deinstalliert und seit dem sind alle Rechnungen 7kb (Standard Vorlage). Ich weiß übrigens gar nicht, ob das Bullzip richtig funktioniert hat. Ich hatte nur den Programmpfad angegeben, aber keine Parameter. (ich weiß nicht welche)

Ich hatte aber vorher eigentlich PDF/A auch ausgeschaltet und die waren immer 200kb groß. Also genau so groß wie mit PDF/A Option.
Vielleicht liegt es daran, dass ich jetzt die Vorlagen noch mal neu installiert habe und noch mal PDF/A "an bzw aus" geschaltet habe.

Man könnte doch für den Kunden im Druck bzw EMail eine Vorlage mit Logo nehmen und für die eigene Archivierung dann eine Vorlage ohne das Logo, oder?

Lohnt sich ecoDMS? Wie funktioniert der Zugriff auf die Rechnungen? Archiviert auch Eingangsrechungen etc?

Gruss
Christian

 

[Shopsitters]

Bzgl ecodms .... Wir nutzen das intensiv eingangsrechnungen/ Lieferscheine/ Gutschriften/ alle auagangsbelege wie RG + GS + Mahnungen... Alles was als Dokument kommt oder geht speichern wir im ecodms und sind echt zufrieden damit

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[ag-websolutions.de]

Rein Interesshalber ... arbeitet ihr @wawi-dl / @Shopsitters mit einer feingliedrigen Ordnerstruktur in ecoDMS oder eher nur eine grobe Struktur und dann viel über Kategoriesierung?

 

[wawi-dl]

...
Ich hatte aber vorher eigentlich PDF/A auch ausgeschaltet und die waren immer 200kb groß. Also genau so groß wie mit PDF/A Option.
Vielleicht liegt es daran, dass ich jetzt die Vorlagen noch mal neu installiert habe und noch mal PDF/A "an bzw aus" geschaltet habe.

Man könnte doch für den Kunden im Druck bzw EMail eine Vorlage mit Logo nehmen und für die eigene Archivierung dann eine Vorlage ohne das Logo, oder?
...

Dann besser nochmals testen ... Die Dokumente sollten 1zu1 archiviert sein, wie Sie auch den Kunden erreichen.
Wir hhaten kürzlich das Thema, bzgl. ecoDMS und Archivierung von Ausgangsrechnung, nach Rücksprache mit Finanzamt, reicht denen bei eine gebrannte DVD?!



@ag-websolutions.de
Ich spreche mal für uns, wir wollten Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Gutschriften etc. in seperatem Archiv ablegen, was aber nicht so einfach geht ... da man keine Archive ansteuern kann.

Daher haben wir eine Ordnerstruktur jetzt angelegt, weil es einfach das Handling und die Suche erleichtert.
Siehe Screenshot ... maximal 2 Ebenen als Ordnerstruktur.

Wir hatten zuvor 1 Jahr mit "standard" gearbeitet, jetzt alles NEU aufgesetzt, wir hoffen dass sich diese Struktur nun so durchsetzt.
Vor allem lassen wir wichtige Attribute klassifizieren, die automatisch befüllt werden.

 

[Shopsitters]

@AG-websolutions: beides .... Ordner zB pro Lieferant und dann den Rest mit Klassifizierung. Für Ausgangsdokumente in Dokumententyp als Ordner.

Ca. 500.000 Dokumente sind sie schon archiviert

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[ag-websolutions.de]

Danke euch beiden!

 

[chx_de]

Ich danke auch für die Infos.

Nur nochmal zum Verständnis. Bei den Standardeinstellungen und wenn wir bei Warenausgang den Kunden nur einen Versandmail mit Rechnung und AGB/WR schicken, dann wird diese Rechnung nicht auf dem Server abgelegt bzw in der Datenbank gespeichert. Ich muss die dann manuell oder per Workflow speichern / exportieren. Richtig?

 

[Shopsitters]

Richtig - wie lassen uns gerade bei den Rechnungen diese aber immer über BCC senden. So haben wir 1:1 die gleiche Email mit Datum und Zeit wie der Kunde. Da wir auch auf RG verkaufen ist das für Inkasso oder Strafanzeige ein optimaler Beweis. Zusätzlich speichern wir die RG halt auch im DMS

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[wawi-dl]

Richtig - wie lassen uns gerade bei den Rechnungen diese aber immer über BCC senden. So haben wir 1:1 die gleiche Email mit Datum und Zeit wie der Kunde. ...

Gute Idee, frisst sicherlich einiges an Speicher, aber um eine Rechnung nachzusenden eine sehr gute Lösung!
ACHTUNG, vor allem kann man dem Kunden die exakt gleiche damalige Rechnung senden, denn es kommt immer wieder vor, dass man Druckvorlagen überarbeitet
Wenn jetzt ein Kunde für Außenprüfungen nach 1-2 Jahren die Rechnung anfordert, die alte Rechnung findet .... könnte das vielleicht komisch wirken

DMS-System oder Email-BCC Archivierung ist hier wirklich keine dumme Idee

 

[chx_de]

Hi Lars,

BCC habe ich am Anfang mit JTL auch gemacht, damit ich den Workflow überwachen konnte. Habe ich jetzt aber ausgestellt.

Wir arbeiten mit Google GSuite für unsere Domain. Wenn ich die Google Server als SMTP nehme, dann habe ich alle gesendeten Mail aus JTL auch sofort in meinem Google Mail bzw ich selber arbeite mit Mailbird als Client.

In GSuite ist auch Google Vault enthalten. Dort lassen wir alle Emails erstmal unbegrenzt archivieren. Wenn jetzt eine Mail im Gmail gelöscht und ggf auch noch aus dem Papierkorb entfernt wird, dann bleibt die originale Mail mit dem Anhang im Vault enthalten. So ist zumindest erstmal im ersten Schritt gewährleistet, dass die Mails (mit PDF Anhang) gesichert sind. Im Vault kann man dann Google "like" suchen und exportieren oder bestimmte Suchen als Hold anlegen.

Aber eine vernünftige Dokumenten Archivierung ist trotzdem noch das große Ziel. Da wir gerade JTL2Datev eingerichtet haben, stellt sich jetzt halt noch die Frage ob wir nicht doch auf DATEV Unternehmen Online setzen. Ich müßte mal prüfen wie groß die Daten wären, die wir dort ablegen.

Vielen Dank für Deine Infos.

 

[wawi-dl]

DATEV UO würde ich genau anschauen, bitte bedenken ... dass die Kosten erst mit den Jahren explodieren!!!
Der Speicherplatz wächst ja stetig, rechnet dann mal aus online, was ihr monatlich in 10 Jahren zahlt
Wir haben dann GANZ SCHNELL die Finger davon gelassen.

 

[Shopsitters]

Nur mal so als Rechengrundlage: ca 3,5 Jahre ecodms mit rund 500.000 Dokumenten ca 120 GB Speicherplatz für laufende Kosten von 0,- (Server besteht ja eh im Unternehmen) ... ok rechne mal aus Spaß 300 für HDD Speicher + 49,- pro User bei gleichzeitigen Zugriff bei uns 5 ecodms User (max. gleichzeitig)

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[chx_de]

Hi,
ja die haben so einen Rechner auf der Seite. Da kommt es natürlich jetzt ganz stark darauf an, wie groß die PDF werden.

Ich habe übrigens den Fehler gefunden, warum die PDF manchmal 200kb und manchmal nur 8kb groß sind.
Die Einstellung für den LL Editor ist benutzerabhängig. Das hatte ich nicht gesehen.
Auf unserem Server läuft der Worker mit einem eigenen User und der hatte das PDF/A noch aktiv.





Zuerst dachte ich, die Einstellungen wären sogar Nutzer- und Rechnerabhängig. Das ist aber nicht so. Wenn ich mit meinem Account auf dem Server anmelde, dann habe ich dieselben Einstellungen, die ich vorher über den Client auf meinem lokalen Rechner gemacht habe.



Auf meinem lokalen Client hatte ich zum testen den Bullzip drin. Diese Einstellung hatte ich dann auch auf dem Server.

Jetzt muss ich erstmal für jeden Benutzer die Einstellungen für PDF/A entfernen