Neu Optimaler Arbeitsablauf und Software für Bestellungen, Eingangsrechnungen, FiBU & Dokumentenverwaltung

Wissenssammler

Sehr aktives Mitglied
27. März 2016
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52
Kottenheim
Guten Morgen zusammen.

wir sind leider an einem Punkt gekommen, an dem es sich noch nicht lohnt jemanden ein zu stellen, wir aber versuchen müssen Zeit ein zu sparen. Da ich dieses Jahr Vollzeit einen Meisterkurs besuche stellt sich mir die Frage wie ich den Shop, die Wawi und Buchhaltung am besten aufeinander abstimme um mir dieses Jahr Arbeit zu sparen und nach der Prüffung voll durchstarten zu können. Ich sehe es quasi als eine Art Investition für die Zukunft.

Bis jetzt mache mich mit ausnahme weniger Rückfragen meine Buchhaltung komplett selbst über Buchhaltungsbuttler, stelle aber fest das viel Arbeit um eine vernünftige Auswertung zu erreichen doppelt gemacht werden muss. Deswegen die Frage an euch wie sehen bei euch die Arbeitsabläufe und Prozesse aus.

Bestellungen erfasse ich zur Zeit alle über die Wawi, muss diese aber dann nochmal bei den jeweiligen Großhändlern im B2B Shop tätigen.
Ggf. fallen Preisänderungen auf, welche ich dann bei dem Artikel einpflege
Mit der Auftragsbestätigung kommen die sehr stark schwankenden Liefertermine, welche ich dann ebenfalls in der Bestellung eintrage und die Bestellung auf den Status in Bearbeitung setze.
Bei Wareneingang buche ich diesenin der Wawi und erstelle dafür eine Eingangsrechnung in der Wawi.
Die Orginal Eingangsrechnung scanne ich ein (oder sie liegt als PDF vor) und verbuche diese in der Buchhaltungssoftware (Buchhaltungsbuttler)
In dem Moment wo die Zahlung verbucht wird muss ich diese auch in der Wawi verbuchen.

Wie ihr seht jede Mänge Arbeit und ich erwische mich immer wieder dabei das ich schlampig werde und in der Wawi eingangsrechnungen nicht buche usw. diese sind aber wichtig für mich um die tatsächlichen Anschaffungskosten der einzelnen Artikel zu ermitteln, gerade bei Streckengeschäften. Ich fühle mich so als würde ich irgendwas grundlegen falsch machen, da wir im 21 Jahrhundert doch einfach Daten synkronisieren können sollten.

Deswegen die Frage an euch wie macht ihr das? Gibt es eine Möglichkeit, dass ich die Eingangsrechnungen z.B. in der Wawi verbuche mit OCR oder die Eingangsrechnungen im Buchhaltungsprogram via OCR auslese und die ausgelesenen Daten an die Wawi sende? Das Hauptproblem stellen die Eingangsrechnungen dar.

Ich stelle mir den idealen Arbeitsablauf ungefähr so vor:
- Die Eingangsrechnung via OCR auslesen, im idealfall müssten sogar die Positionen Artikelnummer, Anzahl und Preis ausgelesen werden.
- Ausgelesene und überprüfte Daten an Wawi senden und aus der Bestellung eine Eingangsrechnung erzeugen.
- Daten inkl. Verknüfung des Dokuments in die FiBU hochladen zum überprüfen verbuchen.
- Automatischer Abgleich der Bezugspreise in der Wawi, wenn bei dem jeweiligen Artikel ein andere Preis hinterlegt ist Wahrung anzeigen mit der Möglichkeit "Preise übernehmen für die Zukunft".
- Rechnung über FiBu oder Wawi bezahlen oder falls SEPA beim bestätigen und zuordnen der Zahlung auch die Rechnung in der Wawi als bezahlt markieren.

Bei Ausgangsrechnungen läuft es im Moment schon relativ gut, da die OCR schon viel erkennt, aber auch hier wäre schön wenn die Wawi auf Grund der Artikelnummern und Kundendaten mit der FiBu sich ausgleicht. dies würde es mir ermöglichen getrennt aus zu werten wie viel Umsatz über Dienstleistungen und wie viel über Artikel erwirtschaftet wird. Welche Plattform sehe ich ja bereits in der Wawi

Hat jemand ideen oder ansätze? Kennt jemand ein Programm/eine Schnittstelle, die mir diese arbeit abnimmt und von welchen Kosten reden wir da?
 
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