Debitorennummern für bestehende und neue Kunden anlegen

[Tom2019]

Hallo JTL Gemeinde,

unser Steuerberater hat uns gebeten die Datev mit zu nutzen um allen die Arbeit zu erleichtern.
Nun haben wir Probleme mit den Debitorennummern.
Wir haben bereits bestehende Kundennummern, diese sind fortlaufend und folgendermaßen aufgebaut: KD2024-038457, wobei KD für einen Kunden steht, 2024 das aktuelle Jahr, -03 der aktuelle Monat ist und die eigentliche fortlaufende Kundennummer die 8457 ist.
Nun hat der Steuerberater mitgeteilt, daß die Debitorennummern zwischen 10001 und 69999 sein müssen. Was uns nun zu der Frage bringt, wie wir das am besten umsetzen können.

Eine Lösung unsererseits wäre, alle bisherigen fortlaufenden Kundennummern bis 9999 bekommen die gleiche Debitorennummer mit einer vorangestellten 6, damit wir und der Steuerberater sieht, ok das ist eine "alte" Kundennummer im 0001 - 9999er Bereich.
Im Beispiel oben wäre es dann also die Debitorennummer 68457 für die Kundennummer KD2024-038457.
Wenn neue Kundennummern über 10001 hinzukommen, sollen diese auch die entsprechende Debitorennummer bekommen (10001). Für die Kundennummer 10000 würden wir einen Dummykunden erstellen, damit es keine Probleme gibt.

Nun die Frage, wie wir das am besten umsetzen können:

1. Zu den bereits bestehenden Kundennummern wie oben beschrieben entsprechende Debitorennummern mit einer vorangestellten 6 zuweisen und in das entsprechende JTL Wawi Debitorennummern Feld beim Kunden einpflegen?
2. Neuen Kundennummern über 10000, also ab Kundennummer 10001 eine automatische Debitorennummer (dann auch 10001) in der Wawi beim Kunden zuweisen. (Grundsätzlich möchten wir aber die Struktur unserer Kundennummern schon so lassen.)

Da wir keine Erfahrung mit Workflows und programmieren haben, würden wir euch bitten, die Lösung des Problems (auch für andere Wawi Benutzer) so idiotensicher und detailiert wie möglich aufzuzeigen

Vielen Dank schonmal an alle, die uns zur Lösung bringen können!

Wawi Version 1.8.12.0

PS: Eine Frage beschäftigt uns allerdings noch indirekt. Was ist, wenn die 69999 Kunden voll sind, also alle Kundennummern vergeben? Beim Steuerberater gehen die Zahlen für Debitoren nur von 10001 - 69999 wie gesagt (also dann eigentlich nur 59998 Kunden).
Shop schließen und neuen aufmachen oder wie macht Ihr das? (PPS: Buchstaben oder etwas anderes außer Zahlen sind in den Debitorennummern unseres Steuerberaters nicht zulässig!)

 

[waagenwelt]

PS: Eine Frage beschäftigt uns allerdings noch indirekt. Was ist, wenn die 69999 Kunden voll sind, also alle Kundennummern vergeben? Beim Steuerberater gehen die Zahlen für Debitoren nur von 10001 - 69999 wie gesagt (also dann eigentlich nur 59998 Kunden).

Für Einmalkunden ergibt es wenig (Rechnungskunde) bis keinen (Vorkasse) Sinn, jeweils eine eigene Debitorennummer zu vergeben. Hier haben sich Sammelkonten (z.B. nach Zahlart) bewährt.

Wie immer in diesem Themenbereich gilt: Nur Meinung, verbindliche Auskünfte kann nur ein Steuerberater geben.

 

[mh1]

Grundsätzlich würde ich auch erstmal die Frage ausleuchten, wer überhaupt eine eigene Debitorennummer braucht....
Zu hinterfragen ist evtl. auch das system mit Jahr und Monat. Für was steht z.b. das Jahr? Das Jahr der Erstanlage, oder wirklich das aktuelle Jahr wie du schreibst? Heißt das dann Kunde Fritz Müller, der letztes Jahr was bestellt hat und gestern nochmal kriegt dann eine neue 2024 Nummer 🤔

Aber grundsätzlich ist es in Datev doch so, dass die Personenkonten einfach eine Stelle mehr haben, als die Sachkonten.
D.h. dein Steuerberater hat die Sachkonten deiner Firma vierstellig angelegt und deshalb müssen jetzt deine Personenkonten fünfstellig sein. Eigentlich könnte man da auch ein Fragezeichen setzen, warum er darauf besteht 🤔
Denn Datev ermöglicht max. achtstellige Sachkonten, dann hätte man also neun-stellige Personenkonten.
Die Standardeinstellung bei der Neuanlage eines Mandanten in den Datev Programmen ist halt vierstellig für die Sachkonten und somit kriegen Personenkonten fünf Stellen.
Die Sachkonten könnten aber auf max. acht Stellen erhöht werden. Also neun stellige Personenkonten. Und ich denke - natürlich nur eine Vermutung von mir - wenn man mal Kunden im Milliardenbereich hat, frickelt man eh nicht mehr mit JTL und Datev rum...