Gelöst Rechnung per E-Mail - einige Fragen

[HenVog]

Hallo zusammen,

ich starte zur Zeit einige produktive Einsätze der waWi in Zusammenarbeit mit eazyAuction und habe ein paar Fragen bzgl. dem Rechnungsversand per E-Mail.

Ich habe gerade einmal alles durchgespielt und bin folgendermaßen vorgegangen:

1.) Nachdem ein Auftrag erstellt wurde, habe ich auf Zahlung geklickt und ebenfalls eine Rechnung erstellt.

Nun möchte ich die Rechnung nicht drucken sondern per E-Mail an den Kunden versenden.
Unter Rechnungen kann ich ja jetzt schön auswählen - Auswahl drucken -> Als E-mail versenden.

Das habe ich probiert und es hat auch funktioniert und kam beim Kunden an angehängt als PDF.

Meine Fragen nun?

- Wo gibt es eine Übersicht in der Rechnungsansicht, dass die Rechnung schon per E-Mail versendet wurde?
- Gibt es eine Möglichkeit die versendeten PDFs automatisch irgendwo in einen Ordner auf meiner Festplatte abzulegen?

Ich habe mich bzgl. dem letzten Punkt durchs Forum gewühlt und mehrfach gefunden, dass man wohl einen Pfad angeben kann in den E-Mail Einstellungen.
Leider habe ich dort nichts mehr gefunden in meiner Version 099651.
Hat jemand eine Idee?

UND:
Gibt es die Möglichkeit ein Automatismus zu setzen, dass direkt eine E-Mail mit der PDF-Rechnung versendet wird sobald ich markiert habe, dass die Zahlung eingegangen ist?

Vielen Dank für die Hilfe bei einem Anfänger

 

[HenVog]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Stehe ich mit diesen Fragen wirklich alleine auf weiter Flur?
Das kann ich ja garnicht glauben ....

 

[Kiracat]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Meine Fragen nun?

- Wo gibt es eine Übersicht in der Rechnungsansicht, dass die Rechnung schon per E-Mail versendet wurde?
- Gibt es eine Möglichkeit die versendeten PDFs automatisch irgendwo in einen Ordner auf meiner Festplatte abzulegen?

Geh mal in die Wawi unter Einstellungen, dann Listenansichten
dann z.B. Rechnungsliste
da kannst Du auswählen welche Spalten er Dir in Deiner Übersicht anzeigen soll.

Ich speichere meine RE auch als PDF ab.
Musste Dir PDF Creator installieren.
Und dann unter globale Einstellungen als 2. Drucker den PDF Creator auswählen.

Im Creator selber stellste ein wohin Du die RE automatisch gespeichert haben möchtest.

vielleicht hilft Dir das weiter
http://forum.jtl-software.de/arbeitsablaeufe-jtl-wawi/517-pdf-mailversand-einrichtung.html

http://forum.jtl-software.de/arbeit...df-rechnungs-kopie-automatisch-erstellen.html

http://forum.jtl-software.de/einstellungen-jtl-wawi/20923-per-pdf-rechnungen-archvieren.html

http://forum.jtl-software.de/verbes...tik-jw/18619-pdf-erstellen-uns-speichern.html

 

[HenVog]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Hallo Kiracat,

vielen Dank für Deine Hinweise.
Das mit den Listenansichten ist genau das, was ich gesucht habe - vielen Dank Dir für den Tipp.

Die Anzeige der Zahlungs- und Versandemails ist sehr nützlich für mich. Allerdings habe ich jetzt auf Anhieb leider keine Ansicht gefunden wo ich sehen kann, dass ich die Rechnung per E-Mail verschickt habe.
Das wird mir nirgendswo markiert - zumindest finde ich dafür keine verfügbare Spalte.

Wie löst Du das?

Verstehe ich das richtig, dass Du dann den PDFCreator sozusagen nur zum speichern der PDF auf der Festplatte nutzt - korrekt?
Denn zum erstellen und versenden ist in der aktuellen Beta ja alles mit an Bord ...

 

[stewi12]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Hallo,
ich möchte mich HenVog anschließen. Auch wir versenden die PDF-Rechnung als Anlage zur Versandmitteilung. Dazu benutzen wir auch die Funktion "Rechnung als E-Mail versenden" mit der angeschlteten PDF-Option.
Eigentlich die ungünstigste Variante, weil:
a) an die Versand E-Mail ist keine Anlage möglich ist
b) die über das Drucken verschickte E-Mails nicht registriert wird (z.B. in der Auftragsübersicht)

Einzige Kontrollmechanismus ist ein Senden per BCC in den E-Mail-Einstellungen.

Wir benötigen eine bessere Lösung.

Mit einem externe PDF-Writer möchte ich nicht wieder anfangen.

Gruß Stefan

 

[D********t]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Es gibt doch in der Rechnungsübersicht unter "Auswahl drucken" die Option "Als PDF speichern". Einfach beliebige Anzahl an Rechnungen markieren, diese Option wählen, Speicherordner wählen fertig, alle markierten Rechnungen werden dann in dem gewählten Ordner gespeichert. Ein extra PDF-Drucker ist garnicht nötig. Seid Ihr alles Blindfische? :biggrin:

 

[stewi12]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

. . . schon klar - dann sind die Rechnungen als PDF gespeichert, aber immer noch nicht gemailt. Und wie immer ich das auch tue - in Wawi bleibt das unprotokolliert. Wie es funktionieren kann zeigen doch die E-Mails für Versand und Zahlungseingang.

Gruß Stefan

 

[D********t]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

. . . schon klar - dann sind die Rechnungen als PDF gespeichert, aber immer noch nicht gemailt. Und wie immer ich das auch tue - in Wawi bleibt das unprotokolliert. Wie es funktionieren kann zeigen doch die E-Mails für Versand und Zahlungseingang.

Gruß Stefan

Mailen tust Du die doch über den gleichen Knopf...das geht recht schnell, hast Du alle Tagessendungen, an den Versanddienstleister übergeben, markierst Du alle entspr. Rechnungen und gehst auf "Als Email versenden". Einfacher gehts nun wirklich nicht. Den Text für die Rechnungsmails kannst Du unter Einstellungen/Emaileinstellungen/Rechnung hinterlegen.

Sehr geehrter Kunde,

im Anhang dieser Mail finden Sie Ihre Rechnung Nummer XYZ zu Ihrem Auftrag ZYX im PDF-Format...

Bekommt der Kunde halt eine Versandmail und eine Rechnungsmail, ich denke mal, das ist nicht weiter problematisch.

Das einzige was wirklich fehlt, ist die "Email versandt am" Spalte, die es auch in der Auftragsübersicht gibt, aber ich denke mal, das kann JTL schnell einbauen.

 

[HenVog]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Das einzige was wirklich fehlt, ist die "Email versandt am" Spalte, die es auch in der Auftragsübersicht gibt, aber ich denke mal, das kann JTL schnell einbauen.

... und genau das ist das was ich vermisse.
Danke für die Euren Feedback, dass das wirklich fehlt und nur von mir nicht übersehen wurde.

@ JTL-Moderatoren:
Meint Ihr, Ihr könnte das evtl. in Zukunft implementieren?

Ich würdet mir einen Riesen-Gefallen tun. Zur Zeit kann ich das ganze nur mühsam anhand von BCC nachprotokollieren....

Vielen Dank für Euer Feedback.

 

[HenVog]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Gibt es hier vielleicht was Neues?

Danke für Eure kurze Feedback.

 

[MIDe-online]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

was mir zu dem Thema noch aufgefallen ist:
Nach deutscher Rechtsprechung muss eine Rechnung die nur elektronisch per Mail verschickt wird, vorher vom Aussteller der Rechnung qualifiziert elektronisch signiert werden. Nur dann ist auch der Empfänger der Rechnung berechtigt die Vorsteuer anzumelden.

Also kommt in diesen Prozess hier eh noch ein Zwischenschritt hinein der berücksichtigt werden muss.

Grüße
Michael
MIDe-online

 

[D********t]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

was mir zu dem Thema noch aufgefallen ist:
Nach deutscher Rechtsprechung muss eine Rechnung die nur elektronisch per Mail verschickt wird, vorher vom Aussteller der Rechnung qualifiziert elektronisch signiert werden. Nur dann ist auch der Empfänger der Rechnung berechtigt die Vorsteuer anzumelden.

Aber nur, wenn Du die Rechnung auch als PDF einreichst. Druckst Du die Rechnung jedoch aus und reichst die in Papierform ein, ist alles ok.

Also kommt in diesen Prozess hier eh noch ein Zwischenschritt hinein der berücksichtigt werden muss.

Wie gesagt, kommt ganz darauf an, in welcher Form der Rechnungsempfänger die Rechnung einreicht. Wird die Rechnung in Druckform verschickt und zusätzlich per Mail, muss diese PDF-Rechnung eigentlich mit "Zweitschrift" oder "Kopie" gekennzeichnet werden.

 

[Gual61]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

@ Dunkelwelt: das ist Quatsch!

Wer darüber mehr wissen möchte, sollte sich die
"Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" eimal durchlesen.

Ein guter Einblick in der Thematik bekommt man schon bei wikipedia

GDPdU ? Wikipedia

Das die FA z.Z. NOCH ein Auge zudrücken hat mit Schönfristen zu tun, es wird sich aber ändern.

Kurzum: wer nur ein B2C Geschäft betreibt kann sich das Signieren sparen (dem Endkunde ist eh egal)
wer B2B betreibt MUSS Signieren sonst ist der Empfänger NICHT vorsteuerabzugsberechtigt !!!

Last but not least:
wer sich Gedanken darüber macht die EIGENE Papierkopie der RE zu ersparen und die NUR als pdf abzuspeichern...
KOMMT AN EINEM AUSGEWACHSENEN REVISIONSSICHEREN ARCHIVIERUNGSSYSTEM NICHT VORBEI

Schöne Grüße aus HH
Gual

 

[D********t]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Das ist keineswegs Quatsch! Ob ich nun eine Rechnung die per PDF kam Ausdrucke oder ob der Rechnungstseller diese ausdruckt und mir in Papierform zukommen lässt ist völlig Latte. Es kommt darauf an, wie man seine Buchhaltung führt, rein elektronisch oder in Papierform.

Da ich meine Buchhaltung beleghaft führe, also in Papierform, gibt es zu jeder Buchung auf dem Kontoauszug den entsprechenden Beleg, da gibt es nichts doppelt oder es fehlt etwas, das ganze reiche ich ordentlich vorsortiert bei meinem Steuerberater ein und der macht den Rest und sowie jeder Monatsordner den Steuerberater passiert hat, ist dieser auch für eine eventuelle Buchprüfung vorbereitet. Probleme sind hier keine zu erwarten

Kann sein, das wir etwas aneinander vorbeigeredet haben. Ich bin hier jetzt nur davon augegangen, das ich die PDF-Rechnungen meiner Lieferanten ausdrucke und diese so beim Steuerberater einreiche. Ich habe es nicht andersrum betrachtet, nämlich das ich ja nicht wissen kann, wie der Rechnungsempfänger die PDF-Rechnungen weiterverarbeitet und diese dann selbstverständlich digital signiert sein müssen.

In MIDe-online´s Frage geht es um die grundsätzliche Signierung dirgitaler Rechnungen und wie Du schon richtig erwähntest, ist die digitale Signatur nur im B2B wichtig, allerdings kann man nie wissen, ob der Rechnungsempfänger, auch wenn scheinbar eine Privatperson dahintersteht, vorsteuerabzugsberechtigt ist, deshalb ist es wohl nötig, grundätzlich jede als PDF versandte Rechnung zu signieren oder aber man verschickt seine Rechnungen weiter in Papierform, was für mich z.B. eigentlich mit keinen weiteren Kosten verbunden ist, da ich diese dem Paket beilege.

 

[curra]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Das ist keineswegs Quatsch! Ob ich nun eine Rechnung die per PDF kam Ausdrucke oder ob der Rechnungstseller diese ausdruckt und mir in Papierform zukommen lässt ist völlig Latte. Es kommt darauf an, wie man seine Buchhaltung führt, rein elektronisch oder in Papierform.

Gual61 hat absolut Recht.
Die Rechnung muss per Papierform zugestellt werden oder digital siginert (B2B)

Rechnungen per Mail, nicht digital signiert, BERECHTIGEN DEFINiTIV nicht zum Vorsteuerabzug. Wird jeder Buchprüfer und STB bestätigen.

Es geht hier nicht um die Nachprüfbarkeit, ob der Empfänger die Rechnung gedruckt hat und sagt: hier hab ich per Post bekommen, nicht per Mail.
Natürlich kann der Buchprüfer nicht prüfen ob der Empfänger die RG ausgedruckt hat oder doch per Briefpost bekommen hat. Aber das ist nicht wichtig. Wichtig ist im Zweifelsfall, was unsere tolle deutsche Rechtssprechung sagt.

RGs per Mail aus der wawi an Firmenkunden, machen wenig Sinn ohne entspr. digitale Signierung.

Und jo, im B2C ist das völlig latte.

Wir versenden alle Rechnungen im B2B per Briefpost. Rechnung direkt im/am Paket würde bei uns nur bei sehr kleinen Kunden klappen.
Denn bei größeren Firmen mit Warenannahme, interessieren sich für solchen Quatsch nicht und alles was nicht Lieferschein ist, kommt in die Tonne. Daher gibts bei großen Firmen in der Regel immer RE und LS Anschrift.
Unis, Stadtverwaltungen usw usw.
Früher hatten wir das auch im Paket mit drin, aber aufgrund von ewigen Mahnungen und Antworten ala: also Ware ist angekommen laut System, aber Ihre Rechnungen haben wir noch nicht erhalten ....bla bla...haben wir das dann auf Post Versand umgestellt.

 

[buda13a]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Von mir nun auch nochmal eine Meldung.

Rechnung an die Zahlungsemail anhängen, das wäre auch das was wir benötigen. Somit würde die Rechnung immer automatisch dranhängen, wenn man auf "Rechnung bezahlt" klickt, so wies biesher gelöst ist (manueller Versand an Kunden) ist es etwas umständlich bei vielen Bestellungen pro Tag.

Gibts evtl einen Workaround? Über die Zahlungsemail im Webshop?

 

[Deffe]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Ich häng mich mal an die Frage von Buda ran

 

[totaly]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Eine Anzeige, dass man die Rechnung verschickt hat, wäre wirklich hilfreich!

 

[TheOggy]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Ich häng mich hier mal fix ran

Wenn ich die Funktion Rechnung "Als E-Mail versenden" benutze, schickt er ja nur eine Mail mit der PDF als Rechnung im Anhang, aber die Mail hat keinerlei Text.
Kann ich irgendwo den Text dafür hinterlegen?
finde das passende Feld dazu nicht...danke schonmal für tipps

gruss tobi

 

[microline]

AW: Rechnung per E-Mail - einige Fragen

Moin,

in der Wawi unter Einstellungen-->E-mail Einstellungen-->PDF-Mail Texte beearbeiten.

Links stehen dann die E-mail Typen. Wenn Ihr jetzt auf Rechnung klickt, könnt ihr einen Text eingeben.