Rechnungen können nicht vom DATEV des Steuerbüros gelesen werden

[cid]

Hallo,

seit ungefähr vier Wochen können die Rechnungen, welche wir als PDF in der WaWi erstellt haben, nicht mehr in das DATEV-System des Steuerbüros eingelesen werden. Die genaue Fehlermeldung kennen wir nicht, aber eine Rücksprache des Steuerbüros mit dem DATEV-Support ergab, dass es ein Update seitens DATEV gab und "irgendwas" in der WaWi umgestellt werden müsse, damit das wieder funktioniert.
Wir haben mal so eine Rechnung im PDF-Viewer geöffnet, diese mit Microsoft Print to PDF erneut als PDF gespeichert und festgestellt, dass das DATEV-System diese neu erstellte Datei lesen konnte. Also haben wir beide PDFs mit Hilfe der App pdfcpu analysiert und festgestellt, dass die PDF aus der WaWi nur aus zwei Bildern, nämlich dem Header und dem Footer unserer Formulare, und ansonsten aus Text-Elementen, während die PDF aus dem Microsoft PDF-Drucker aus 16 Bild-Elementen und keinerlei Text besteht.
Hat irgendwer dasselbe Problem und weiß, ob es sich durch eine Einstellung in der WaWi beheben lässt, bzw. ob die unterschiedliche Herangehensweise beim Erzeugen der PDF (Text vs. Bild) zu diesem Problem führt?
Es gab in diesem Zusammenhang auch noch eine Fehler- bzw. Warnmeldung seitens des DATEV-Systems, dass die PDF größer als 500KB wäre, was sich aber wegklicken ließ. Die erneut gedruckte PDF war auch kleiner, als die direkt aus der WaWi exportierte, aber trotzdem größer als 500KB. Dennoch: könnte das bei unserem Problem eine Rolle spielen?

Schöne Grüße,
Cid

 

[recent.digital]

Hey @cid
nutzt du irgendeine Software zwischen der Wawi und DATEV? JTL2Datev? Oder nutzt du den Rechnungsdatenservice?

 

[cid]

Hey @cid
nutzt du irgendeine Software zwischen der Wawi und DATEV? JTL2Datev? Oder nutzt du den Rechnungsdatenservice?

Nein. Soweit mir bekannt, speichern wir beim Erzeugen einer Rechnung eine Kopie auf einem Netzlaufwerk und senden später den Inhalt dieses Ordners an das Steuerbüro. Dieses importiert die Dateien in ihr DATEV-System. Warum?

 

[Verkäuferlein]

Hallo,

seit ungefähr vier Wochen können die Rechnungen, welche wir als PDF in der WaWi erstellt haben, nicht mehr in das DATEV-System des Steuerbüros eingelesen werden. Die genaue Fehlermeldung kennen wir nicht, aber eine Rücksprache des Steuerbüros mit dem DATEV-Support ergab, dass es ein Update seitens DATEV gab und "irgendwas" in der WaWi umgestellt werden müsse, damit das wieder funktioniert.
Wir haben mal so eine Rechnung im PDF-Viewer geöffnet, diese mit Microsoft Print to PDF erneut als PDF gespeichert und festgestellt, dass das DATEV-System diese neu erstellte Datei lesen konnte. Also haben wir beide PDFs mit Hilfe der App pdfcpu analysiert und festgestellt, dass die PDF aus der WaWi nur aus zwei Bildern, nämlich dem Header und dem Footer unserer Formulare, und ansonsten aus Text-Elementen, während die PDF aus dem Microsoft PDF-Drucker aus 16 Bild-Elementen und keinerlei Text besteht.
Hat irgendwer dasselbe Problem und weiß, ob es sich durch eine Einstellung in der WaWi beheben lässt, bzw. ob die unterschiedliche Herangehensweise beim Erzeugen der PDF (Text vs. Bild) zu diesem Problem führt?
Es gab in diesem Zusammenhang auch noch eine Fehler- bzw. Warnmeldung seitens des DATEV-Systems, dass die PDF größer als 500KB wäre, was sich aber wegklicken ließ. Die erneut gedruckte PDF war auch kleiner, als die direkt aus der WaWi exportierte, aber trotzdem größer als 500KB. Dennoch: könnte das bei unserem Problem eine Rolle spielen?

Schöne Grüße,
Cid

Der beste Weg wäre, das Steuerbüro / Datev nach der genauen Fehlermeldung bzw. dem genauen Problem zu fragen, wenn der DATEV-Support da schon dran war.

Der gesamte Ablauf klingt nicht so ganz stimmig und es macht eigentlich keinen Sinn ein Dokumentenformat wie PDF zu verwenden, um da nur Bilder drin "zu transportieren", dann könntet Ihr besser gleich mit Tiff arbeiten und dabei wahrscheinlich schon einmal ordentlich Dateigröße einsparen.

Welche Wawi-Version der 1.7 setzt Ihr denn ein? Denn auch die Dateigröße der PDFs klingt sehr optimierungsbedürftig.

Mein erster Rate-Tipp wäre, dass Ihr nicht mit PDF/A arbeitet und damit nicht mit eingebetteten Schriften und eine ausgefallene Schriftart verwendet!?

Aber ohne konkretere Infos bleibt das halt ein Rate-Spiel.

 

[SilvioG]

Hallo zusammen.
Ich möchte den Ablauf und das Problem hier nochmal kurz im Detail erklären. Dieser ist wie folgt...

1. In der WaWi wird eine Rechnung erstellt. Hier wird autoamtisch eine Kopie in Form einer PDF auf dem Server gespeichert.
2. Am Ende des Monats starten wir die JTL FiBu Schnittstelle der Jera GmbH welche uns dann die Daten (jeweils ein Dokument und die passende PDF-Datei dazu) für die Einspeisung zusammenstellt und auch in einem Ordner auf unserem Server ablegt.
3. Anschließend wird das Programm DATEV Belegtransfer 5.28 gestartet und die im Ordner abgelegte Datei an DATEV Unternehmen Online übertragen.
4. Das kappt auch soweit. Sowohl wir als das Steuerbüro kann sich die PDF Rechnungen dann dort anschauen.
5. Nun nimmt der Steuerberater und überträgt die Datein wiederum in das DATEV Programm (kein Plan wie das heißt) mit dem die dann die Verarbeitung erfolgt, hier kann die PDF Datei dann aber nicht mehr bearbeitet werden.

Die hatten dazu schon Kontakt zu Jera und zur DATEV aber so recht kann niemand helfen. Bekannt ist laut Ausseg des Steuerbüros nur dass DATEV Unternehmen Online und das zweite Programm verschiedene PDF Programme nutzen. Bei dem Programm des Steuerbüros gab es wohl in den letzten Wochen ein Update, und seitdem besteht das Problem. Laut Jera liegt das Problem nicht an der Schnittstelle, was Ich so bestätigen kann. Wir haben die PDF mal direkt per Drag&Drop über die Webseite hochgeladen, hatten aber da das gleiche Problem. Dann haben wir die PDF geöffnet, sind auf "drucken" gegangen und haben Sie als PDF mittels des "Microsoft Print to PDF" Programms neu gespeichert/gedruckt. Dann kann diese Datei plötzelich von beiden DATEV Programmen gelesen werden. Sehr kurios!

Ein Anruf des Steuerbüros bei Jera hat ergeben dass man wohl an der JTL WaWi etwas umstellen kann um das Problem zu beheben. Leider konnte der Mitarbeiter dazu nichts genaues sagen da er dies nur über andere Kunden beiläufig mitbekommen hatte. Vielleicht gibt es ja in der WaWi eine Einstellung wo man bei der Art der PDF verschiedene Optionen hat denn fakt ist, irgendwas ist an den "WaWi-PDF´s anders als z.B. bei den "Mcorsoft Print to PDF" PDF-Dateien.

Da es einige Zeit problemlos lief und wir an der WaWi nichts umgestellt haben sind wir uns sicher dass das Problem bei der DATEV liegt. Hier gibt es allerdings laut Aussage des Steuerbüros keine Hoffnung dass die zeitnah behoben wird weil es wohl nicht bei vielen Kunden auftritt.

Ich hoffe jetzt nichts vergessen zu haben und würde mich freuen wen hier jemand eine Idee dazu hat? Vielleicht fühlt sich ja jemand angesprochen und weiß was die Jera GmbH da gemeint hat mit "es muss etwas umgestellt" werden.

Info zur WaWi: Hier nutzen wir die Version 1.7.15.3

Vorab Vielen Dank für eure Hilfe! Mit freundlichen Grüßen Silvio Günther

 

[Verkäuferlein]

@cid @SilvioG

Hängt Ihr denn irgendwie zusammen oder sind das möglicherweise 2 unterschiedliche Probleme!?

Ansonsten wäre der erste Schritt (wie schon geschrieben), den Grund für das Fehlverhalten/Fehlermeldung bei der Datev zu erfragen und dann ggf. die Einstellungen entsprechend anzupassen.

Es wird dort irgendwelche Inkompatibilitäten mit PDF-Standards geben, entweder bei Euch in der Wawi und/oder in den Datev-Programmen. Ohne zu wissen, welche Standards Ihr einsetzt und welche in den Datev-Programmen das Problem auslösen, kann man nur sehr eingeschränkt etwas dazu sagen.

Setzt Ihr denn PDF/A ein und wenn ja in welcher Version?

Ein paar Infos zum List & Label PDF-Export findet Ihr hier bei combit (in der Wawi ist allerdings noch List & Label 27 im Einsatz):
https://docu.combit.net/designer/de/index.html#!Documents/exportinandereformatepdfxlsx.htm

 

[cid]

Hängt Ihr denn irgendwie zusammen oder sind das möglicherweise 2 unterschiedliche Probleme!?

Ja, wir gehören zusammen. 😆

Ansonsten wäre der erste Schritt (wie schon geschrieben), den Grund für das Fehlverhalten/Fehlermeldung bei der Datev zu erfragen und dann ggf. die Einstellungen entsprechend anzupassen.

Wir sind gerade dabei, bei der Datev nachzuhaken. Allerdings scheint es da zu einem Missverständnis/einer Verwechselung gekommen zu sein, weshalb wir da noch keine definitive Antwort haben.

Es wird dort irgendwelche Inkompatibilitäten mit PDF-Standards geben, entweder bei Euch in der Wawi und/oder in den Datev-Programmen. Ohne zu wissen, welche Standards Ihr einsetzt und welche in den Datev-Programmen das Problem auslösen, kann man nur sehr eingeschränkt etwas dazu sagen.

Setzt Ihr denn PDF/A ein und wenn ja in welcher Version?

Wir haben, zum Testen, über die Globalen Einstellungen der WaWi PDF/A erzwungen, was unser Problem nicht gelöst hat. Allerdings kann man dann keine PDF mehr bearbeiten, ohne diese vorher in eine normale PDF zu konvertieren. Der Acrobat Reader macht das auf Bestätigung automatisch, wie andere PDF Viewer das handhaben, weiß ich nicht. Jedenfalls haben wir die Globale Einstellung wieder zurückgesetzt.

Ein paar Infos zum List & Label PDF-Export findet Ihr hier bei combit (in der Wawi ist allerdings noch List & Label 27 im Einsatz):
https://docu.combit.net/designer/de/index.html#!Documents/exportinandereformatepdfxlsx.htm

Wir hatten in dem Vorlagen-Designer von List&Label, in der Vorschau => Export => Optionen zur Auswahl der PDF Version gefunden. Allerdings gilt diese Auswahl scheinbar nur für den einmaligen Export der Vorschau im Designer und wird beim Speichern und Schließen der Vorlage verworfen.

Alle unsere PDFs werden in Version 1.7 erzeugt. Kann man die Version eventuell pro Vorlage irgendwo einstellen? Ich meine, außer global PDF/A zu erzwingen?

Gruß,
Cid

 

[thissiac]

Ich verstehe nicht genau, warum Rechnungen per PDF in die DATEV eingelesen werden sollen.
Dafür gibt es doch einen DATEV Export aus der Ameise. Es wird eine .CSV Datei erzeugt,
die das DATEV Format hat. Unser Steuerbüro bekommt jeden Monat diesen Export und wir
hatten nie Probleme. Wobei .. ein Problem hatten wir, als wir den Dateinamen zur besseren Zuordnung
verändert hatten. Der Dateiname darf nicht geändert werden.

 

[Verkäuferlein]

Ich verstehe nicht genau, warum Rechnungen per PDF in die DATEV eingelesen werden sollen.
Dafür gibt es doch einen DATEV Export aus der Ameise. Es wird eine .CSV Datei erzeugt,
die das DATEV Format hat. Unser Steuerbüro bekommt jeden Monat diesen Export und wir
hatten nie Probleme. Wobei .. ein Problem hatten wir, als wir den Dateinamen zur besseren Zuordnung
verändert hatten. Der Dateiname darf nicht geändert werden.

GOBD-Konformität?
Belegarchivierung?

 

[Xantiva]

Allerdings kann man dann keine PDF mehr bearbeiten, ohne diese vorher in eine normale PDF zu konvertieren

Du hast jetzt aber nicht vor, die einmal erstellen Ausgangsrechnungen noch mal zu ändern, oder? Stichwort GoBD?

Die PDF-Ausgangsrechnungen alle zusätzlich nach Datev zu transportieren um die Belegbilder zu archivieren, könnte bei der Dategröße und vielen Vorgangen auf lange Sicht "teuer" werden.
Nehmen wir nur mal 1.000 Ausgangsrechnungen pro Monat mit jeweils 500 kB = 0,5 GB / Monat. Das mal 12 Monate und 10 Jahren Aufbewahrungsfrist = 60 GB.

Wenn man das Freivolumen mal ignoriert, dann sind as 1 € / GB / Monat (war früher noch deutlich teurer : https://www.datev.de/web/de/mydatev/mydatev-dokumentenspeichervolumen/
Macht dann später ~ 720 € im Jahr nur für die Speicherung der Ausgangsrechnungen. Da kann man dann überlegen, was es bringt die Dateigröße auf das nötigste zu reduzieren. (Unsere liegen bei einer Seite bei knapp 60 kB).

Alternativ nur die Daten per Fibu-Schnittstelle an den Steuerberater schicken und dafür dann die Ausgangsrechnungen in ein Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS ablegen.

 

[mh1]

1. In der WaWi wird eine Rechnung erstellt. Hier wird autoamtisch eine Kopie in Form einer PDF auf dem Server gespeichert.
2. Am Ende des Monats starten wir die JTL FiBu Schnittstelle der Jera GmbH welche uns dann die Daten (jeweils ein Dokument und die passende PDF-Datei dazu) für die Einspeisung zusammenstellt und auch in einem Ordner auf unserem Server ablegt.
3. Anschließend wird das Programm DATEV Belegtransfer 5.28 gestartet und die im Ordner abgelegte Datei an DATEV Unternehmen Online übertragen.
4. Das kappt auch soweit. Sowohl wir als das Steuerbüro kann sich die PDF Rechnungen dann dort anschauen.
5. Nun nimmt der Steuerberater und überträgt die Datein wiederum in das DATEV Programm (kein Plan wie das heißt) mit dem die dann die Verarbeitung erfolgt, hier kann die PDF Datei dann aber nicht mehr bearbeitet werden.

Das Problem entsteht also beim Schritt 5? Also wenn sich der Steuerberater mit UnternehmenOnline connectet.
Das bedeutet doch, dass in dem Fall beide Seiten (nämlich Steuerberater und auch DATEVOnline) außerhalb deines Einflußbereiches liegen. Das wird aus deiner Perspektive sehr(!) schwer zu debuggen sein.
Du müsstest wissen, was der Steuerberater genau macht. Mit welcher Software (alle Updates eingespielt?). Du weißt ja auch nicht, ob die von dir hochgeladenen PDF's von UnternehmenOnline noch bearbeitet werden (Signatur/Checksumme?)

Wir laden auch PDF Dateien mit dem Belegtransfer in UnternehmenOnline hoch. Aber unser Steuerberater lädt sich die soviel ich weiß nicht wieder runter (wär mir jetzt auch ein bisschen unlogisch...)

Ich denke, du kannst nur beim Steuerberater ansetzen und dir nochmals genau erklären lassen, was nicht geht und das dann an den DATEV Support weitermelden.
Besser wäre natürlich, die Kommunikation wäre direkt zwischen Steuerberater und DATEV.

Alle unsere PDFs werden in Version 1.7 erzeugt. Kann man die Version eventuell pro Vorlage irgendwo einstellen? Ich meine, außer global PDF/A zu erzwingen?

Was würdest du denn einstellen wollen, wenn du doch gar nicht weißt, was das Problem ist

 

[zaxxo]

Alle unsere PDFs werden in Version 1.7 erzeugt. Kann man die Version eventuell pro Vorlage irgendwo einstellen? Ich meine, außer global PDF/A zu erzwingen?

Ja, man kann die PDF Version pro Druckvorlage fest einstellen. Bin da mal zufällig drüber gestolpert. Also irgendwo in der jeweiligen Druckvorlage gibt es dafür Einstellungen. Vielleicht finde ich es nochmal...

Aber würde es denn etwas bringen, wenn ihr die PDF Version ändert, konntet ihr das schon irgendwie testen?

 

[cid]

Ja, man kann die PDF Version pro Druckvorlage fest einstellen. Bin da mal zufällig drüber gestolpert. Also irgendwo in der jeweiligen Druckvorlage gibt es dafür Einstellungen. Vielleicht finde ich es nochmal...

Das einzige, was ich gefunden hab, war Datei->Export->PDF->Optionen, bzw. Vorschau->Export->PDF->Optionen. Das gilt aber nur für den einen Export, selbst wenn man die Vorlage speichert, werden diese Einstellungen wieder vergessen.

 

[zaxxo]

Ist etwas versteckt

 

[cid]

Ok, Dankeschön @zaxxo. Ist wirklich etwas versteckt... 😅

 

[zaxxo]

Konntest du denn schon herausfinden, ob dein Steuerberater mit einer anderen PDF Version besser zurecht kommt?

 

[cid]

Wie wir jetzt wissen, liegt es auch nicht an der PDF Version. Die von der WaWi generierten PDFs können beim Steuerberater nicht angeschaut werden. Dieser sieht wohl nach dem Öffnen nur schwarz-weiße Streifen. Inzwischen haben wir PDFs zum Testen mit 4 unterschiedlichen PDF-Druckern neu gedruckt. Diese Funktionieren wohl alle. Auch mit Ghostscript haben wir einen Neudruck probiert. Dieser geht auch nicht.

 

[Verkäuferlein]

Wie wir jetzt wissen, liegt es auch nicht an der PDF Version. Die von der WaWi generierten PDFs können beim Steuerberater nicht angeschaut werden. Dieser sieht wohl nach dem Öffnen nur schwarz-weiße Streifen. Inzwischen haben wir PDFs zum Testen mit 4 unterschiedlichen PDF-Druckern neu gedruckt. Diese Funktionieren wohl alle. Auch mit Ghostscript haben wir einen Neudruck probiert. Dieser geht auch nicht.

Bei Euch lassen sich die PDFs aber einwandfrei öffnen und anschauen?

 

[cid]

Ja. Im Adobe Acrobat und PDFXChange Reader.

 

[aadursun]

Steuerberater wechselnnund gut ists, kannste evtl. auch Geld sparen... guckst du.