Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

[wawi-dl]

Hallo,

gerade ist wieder im Forum ecoDMS ... eine Archivierungssoftware ... im Gespräch, um derartige Geschäftspapiere etc zu archivieren.

Mich würden mal grundlegende Infos interessieren, denn es heißt, elektronische Dokumente müssen aufbewahrt werden, auf schreibgeschützten Medien.

Nun aber mal zum Thema Papier, es wird auch vorgeschrieben, dass es NICHT genügt, digitale Rechnungen ausdrucken und abzulegen. Nunja, wer kann mir denn aber nachweisen, welche Rechnung in Papierform oder per Email digital kam? Ich habe einige Lieferanten, die beides mitsenden, viele würden hergehen und die Mail nun löschen.

Daher die Frage, wie archiviert ihr eure Rechnungen in digitaler Form oder Papierform?
Wie archiviert ihr eure Rechnung in JTL-Wawi? Export alles Rechnungen als PDF und brennen?

 

[imec]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Wir archivieren sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen in Papierform 10 Jahre lang.

 

[ram1]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Passend zu dem Thema was aktuelles: Eingescannte Rechnungen und Verträge werden zum Streitfall | heise online

Wir heben auch (noch) in Papierform auf.

 

[Neodym]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Das habe ich mich auch schon gefragt. Reicht es nicht die Rechnungen elektronisch in der Wawi unter "Rechnungen" vorrätig zu halten?

 

[ram1]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Nein, da afaik Rechnungen in "unveränderlicher Form" aufgehoben werden müssen und das ist in der Wawi aktuell nicht möglich.

 

[KathiLe]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Wir hatten schon vor Jahren von unserem Finanzamt die Genehmigung eingeholt, Ausgangsrechnungen im PDF-Format abzuspeichern und auf die Ausdrucke zu verzichten. Es gab auch nie Ärger und wir haben dutzende Ordner weniger 😉
Bei eingescannten Eingangsrechnungen würde ich mir das nicht trauen ... aber bei Eingangsrechnungen, die per Mail geschickt werden, könnte man theoretisch nach Archivierung auch auf den Ausdruck verzichten. Nur dass dann sicherlich die Buchhaltung rummeckert 😉

 

[KathiLe]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Reicht es nicht die Rechnungen elektronisch in der Wawi unter "Rechnungen" vorrätig zu halten?

Das geht schon deshalb nicht, weil sich die Rechnungen sofort verändern, sobald du (nachträglich) am Auftrag noch was veränderst oder auch nur mit deiner Firma umziehst und ab sofort eine neue Adresse in der Fußzeile verwendest. Sollte dann nämlich mal einer vom Verein vorbeikommen und du müsstest die Rechnung aufrufen, sieht sie nicht mehr so aus wie vor 2 Jahren. Deshalb - alle Rechnungen markieren und rechts auf den Button "Rechnung --> Als PDF speichern" klicken. Am besten Monatsweise, damit dein Rechner nicht in die Knie geht.

 

[wawi-dl]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Bevor das Thema explodiert, das Thema ist echt ein heißes Eisen, darum frage ich.

JTL-Wawi kann nicht archivieren, das ist FAKT, daher PDF erzeugen und eine CD brennen, sollte ausreichend (so mein Kenntnisstand, oder?).

Jetzt aber nochmal zum eigentlichen Problem, Eingangsrechnungen per Email, soll man angeblich NICHT einfach ausdrucken und abheften, das soll nicht konform sein. Allerdings genau hier frage ich mich, WER kann mir DAS nachweisen, dass die Rechnung per Mail oder Post kam?

Ich hefte ALLE Eingangsrechnungen in Papier ab, da sich hier aber wohl die Gemüter streiten und ich von ecoDMS gelesen habe, wollte ich meinen Prozess überdenken?!
Heißt, alles in Papier ausdrucken (lassen), das einscannen und archivieren, um papierlos zu werden.

Ich hätte halt einen sauberen Weg gewusst, auch wenn die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung "gering" sein soll.

 

[Neodym]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Das verstehe ich nicht, wir hatten hier doch schon mal die Diskussion warum man die Rechnungen in der Wawi eben nicht mehr verändern kann und da hat JTL gesagt das es eben aus rechtlichen Gründen lieber unterbunden wird, da Rechnungen wenn sie einmal erstellt werden nicht mehr geändert werden dürfen.
Wieso ändert sich etwas in der Rechnung wenn am Stammauftrag etwas geändert wird. Dieses Phänomen ist mir nicht bekannt.

 

[wawi-dl]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Es gibt eine Einstellung die man setzen kann 😉

Nochmal, ändere mal die Firmenangaben, schon hast du gefälschte/abweichende Rechnungen.

 

[imec]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Jetzt aber nochmal zum eigentlichen Problem, Eingangsrechnungen per Email, soll man angeblich NICHT einfach ausdrucken und abheften, das soll nicht konform sein. Allerdings genau hier frage ich mich, WER kann mir DAS nachweisen, dass die Rechnung per Mail oder Post kam?

Doch das ist inzwischen sogar ausdrücklich erlaubt. Genau aus diesem Grund versenden wir unsere Ausgangsrechnungen (sprich die Eingangsrechnungen unserer Kunden) seit einiger Zeit auch nur noch per E-Mail als PDF. (Selbst Word und soweiter ist aber alles gestattet.)

Siehe auch: Elektronische Rechnung ? Wikipedia

Ansonsten einfach den Steuerberater oder das verantwortliche Finanzamt fragen.

 

[wawi-dl]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

... das wäre natürlich unsere Lösung, ENDLICH papierlos zu werden!

Ich wollte erst einmal hier fragen, aber werde nun mal auch dort anklopfen.

 

[ag-websolutions.de]

AW: Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (digital/papierform)

Die Archivierung der Dokumente erfolgt bei ecoDMS revisionssicher im anerkannten PDF/A-Format (siehe auch PDF-Erstellung aus der JTL-WaWi heraus) - sollte dein STB oder das FA nachfragen