Guten Tag zusammen,
da wir bei der Auswertung festgestellt haben, dass verhältnismäßig viel Zeit auf Kundenanfragen und Händlerkomunikation anfällt, wollen wir zum einen dort Personell uns die Arbeit teilen und zum anderen Arbeitsabläufe optimieren. Oft sieht man ja den Wald vor Lauter Bäumen nicht, weswegen ich einfach mal hier fragen wollte wie ihr eure Arbeitsabläufe organisiert.
Wir arbeiten grundsätzlich mit Thunderbird & Whatsapp Web, hinzu kommt neuerdings JTL ServiceDesk, was ich soweit auch garnicht verkehrt finde.
1. Nun ist das erste was aufgefallen ist, wie schafft ihr es das e-Mails nicht doppelt berarbeitet werden müssen. Also in der aktuellen Lage, dass ich eine Spam-Mail nicht zum einen in Thunderbird lösche und zum andern die Mail nicht nochmal im ServiceDesk nochmal löschen muss?
- Ein Lösungsansatz ist klar, wäre dass ich z.B. Shopmails (über das Kontaktformular) eine eigene Mailadresse zuordne und dann über die Info@ antworte der Kunde würde dann aber ja dennoch die Servicedesk@ Mailadresse im Verlauf sehen und ggf. in zukunft direkt dahin mailen.
- Will ich auch meine andern Mailadressen über das System abrufen, weil ich gerade da den Vorteil sehe (Wenn mal alles läuft) und mir z.B. ein Lieferant bezüglich einer Bestellung schreibt kann ich die mail direkt zuordnen und ggf. den Liefertermin der Bestellung direkt zuordnen.
- Seht ihr eine einfache Lösung, dass wenn eine Mail in Thunderbirt bearbeit wurde diese auch aus dem Ticket System verschwindet und andersrum bzw. als Beantwortet makiert wird.
2. Auf Terminanfragen antworten wir aktuell mit einem schnelltext welche Kundendaten wir benötigen um ein Angebot zu erstellen. Damit wir den Überblick behalten, tragen wir vergebene Termin vorschläge immer im Google Kalender ein mit einerm * und alle vom Kunden bestätigten ohne Stern um sofort zu sehen wie die Auslastung ist. Und legen den Auftrag im System an. Das gleiche mit Whatsapp und Telefon Anfragen
Ziel ist es das ich egal ob im Büro, Unterwegs oder zuhause immer mein Surface oder Handy nehmen kann und sehe wie die Auslastung ist und was noch zu tun ist.
Ich bin mal gespannt wie ihr so vorgeht.
da wir bei der Auswertung festgestellt haben, dass verhältnismäßig viel Zeit auf Kundenanfragen und Händlerkomunikation anfällt, wollen wir zum einen dort Personell uns die Arbeit teilen und zum anderen Arbeitsabläufe optimieren. Oft sieht man ja den Wald vor Lauter Bäumen nicht, weswegen ich einfach mal hier fragen wollte wie ihr eure Arbeitsabläufe organisiert.
Wir arbeiten grundsätzlich mit Thunderbird & Whatsapp Web, hinzu kommt neuerdings JTL ServiceDesk, was ich soweit auch garnicht verkehrt finde.
1. Nun ist das erste was aufgefallen ist, wie schafft ihr es das e-Mails nicht doppelt berarbeitet werden müssen. Also in der aktuellen Lage, dass ich eine Spam-Mail nicht zum einen in Thunderbird lösche und zum andern die Mail nicht nochmal im ServiceDesk nochmal löschen muss?
- Ein Lösungsansatz ist klar, wäre dass ich z.B. Shopmails (über das Kontaktformular) eine eigene Mailadresse zuordne und dann über die Info@ antworte der Kunde würde dann aber ja dennoch die Servicedesk@ Mailadresse im Verlauf sehen und ggf. in zukunft direkt dahin mailen.
- Will ich auch meine andern Mailadressen über das System abrufen, weil ich gerade da den Vorteil sehe (Wenn mal alles läuft) und mir z.B. ein Lieferant bezüglich einer Bestellung schreibt kann ich die mail direkt zuordnen und ggf. den Liefertermin der Bestellung direkt zuordnen.
- Seht ihr eine einfache Lösung, dass wenn eine Mail in Thunderbirt bearbeit wurde diese auch aus dem Ticket System verschwindet und andersrum bzw. als Beantwortet makiert wird.
2. Auf Terminanfragen antworten wir aktuell mit einem schnelltext welche Kundendaten wir benötigen um ein Angebot zu erstellen. Damit wir den Überblick behalten, tragen wir vergebene Termin vorschläge immer im Google Kalender ein mit einerm * und alle vom Kunden bestätigten ohne Stern um sofort zu sehen wie die Auslastung ist. Und legen den Auftrag im System an. Das gleiche mit Whatsapp und Telefon Anfragen
Ziel ist es das ich egal ob im Büro, Unterwegs oder zuhause immer mein Surface oder Handy nehmen kann und sehe wie die Auslastung ist und was noch zu tun ist.
Ich bin mal gespannt wie ihr so vorgeht.