Versendete Mails aus JTL archivieren

[Ramme]

Hallo,

im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen archiviere ich geschäftliche Mails derzeit mit ELO Office. Bisher muss ich umständlich jede Rechnung ins ELO einpflegen und von dort aus dann einzeln per Mail versenden. Es würde mir vieles erleichtern wenn ich die Mails aus JTL irgendwie dort rein brächte. Sofern ich es richtig verstanden habe, ist die MAPI-Funktion nicht mehr funktionierend. Habe es bisher auch nie hinbekommen. Dieser weg würde mir schon sehr vieles erleichtern, da ich ein Plugin der ELO-Software im Outlook habe und dann nur noch alle Mails markieren und mit einem Mausklick ins ELO exportieren könnte. Hat jemand vielleicht eine Idee, wie man dem Mailversand aus JTL archivieren kann? Ist ja immerhin ein Geschäftsdokument, welches laut Finanzamt revisionssicher zu archivieren ist.

Gruß

Ramme

 

[John]

AW: Versendete Mails aus JTL archivieren

Ich lasse sämtliche ausgehende eMails aus der Wawi per BCC an mich selbst (bzw. ein eigenes Postfach, welches ich dafür eingerichtet habe) senden. Somit habe ich sie in meinem eMailclient und kann sie von hier archivieren.

Das Verfahren ist auch hilfreich, wenn Kunden behaupten, eine eMail nicht erhalten zu haben. Man kann nachschauen, was WIRKLICH rausgegangen ist.

 

[tom10]

AW: Versendete Mails aus JTL archivieren

Wir lösen das mit einem Mailserver im lokalen Netzwerk und entsprechenden Verteilern. Tägliche Backups auf Band erledigen den Rest. So decken wir auch gleich alle eingehende Mails ab

 

[Ramme]

AW: Versendete Mails aus JTL archivieren

@John
Das klingt nach ner guten Lösung. Ich werde mal das Finanzamt abklappern, ob diese Lösung von denen akzeptiert ist, da es dann ja eine eingehende Maill ist und nicht eine versendete.

@tom10
Damit lauft ihr aber nicht GDPDU-Konform, solange der Mailserver nicht eine zugelassene Archivierung mitbringt.

Gruß

Ramme

 

[natZONE]

AW: Versendete Mails aus JTL archivieren

Genau das ist das Problem bei simplen Backups. Die Mails müssen so archiviert werden, dass sie nicht mehr verändert werden können. Bei revisionssicheren und gesetzeskonformen Lösungen sorgen kryptografische Verfahren für die nachweisliche Integrität der Daten.

Lösungen gibt es z. B. hier:

email4business - professionelles E-Mail Hosting und Archivierung

MailStore - The Standard in Email Archiving