AW: Retoure und Rechnungserstellung
Ah ein Office Line Umsteiger *g*
Ich habe den Umstieg gerade hinter mir und importiere nun während des Produktiveinsatzes 6 Jahre Daten für die Statistik *g*
1. Regel zum optimalen Umstieg: Vergiss das Schema des Vorgangs. Vorgänge gibt es nicht in JTL. Alles ist gebunden an einen Auftrag, Aufträge = Vorgänge mit eingeschränkter Funktion.
Die Belegreihenfolge in JTL ist:
[Webshop/Ebay/Amazon/POS/Angebot] -> Auftrag -> Lieferschein -> Rechnung -> Gutschrift
Für jeden Auftrag kannst du eine Auftragsbestätigung drucken und ggf. mehrere verschiedene Formulare hinterlegen (z.B. Proforma Invoice).
Im Versandmodul übernimmst du Aufträge in Lieferscheine und optional auch zusätzlich in Rechnung in einem Schritt. Lieferscheine ohne Rechnung kannst du ebenfalls im Versand- als auch im Auftragsmodul in Rechnungen übernehmen.
Teillieferungen werden speziell behandelt und sind auf den Versandhandel optimiert, welcher fast immer über Vorauskasse (z.B. Paypal) abgewickelt wird.
Teillieferung Variante 1:
Zu einem Auftrag werden alle lieferbaren Positionen versendet und eine Rechnung über den kompletten Auftrag erstellt. Positionen, welche später geliefert werden, erhalten einen weiteren Lieferschein.
Teillieferung Variante 2:
Alle nicht lieferbaren Positionen eines Auftrages werden in einen neuen Auftrag geschoben. Der alte Auftrag (Auftragsnummer-001) beinhaltet alle lieferbaren Positonen. Selbige werden wieder auf einem Lieferschein gelistet und mit einer zugehörigen Rechnung berechnet.
Alle nicht gelieferten Positionen sind nun in einem neuen Auftrag (Auftragsnummer-002) und können nun auf einem eigenständigen Lieferschein und Rechnung verbucht werden.
Die Splittung erfolgt entweder manuell im Auftragsmodul [Sage: Auftragsbearbeitung Belege] oder halbautomatisch im Versandmodul. Hier gibt es eine Option, den Auftrag von JTL splitten zu lassen. Leider ist hier aktuell nur möglich, auch direkt eine Rechnung dazu erzeugen.
Ich hoffe das hier noch nachgebessert wird, sodass man diese Funktion auch ohne automatische Rechnungsstellung nutzen kann. (Ist z.B. nötig, wenn Versand und Rechnungsstellung personell und zeitlich getrennt sind).
Da im Versandmodul in einem Schritt die Ware aus dem Lager buchen und in Rechnung stellen kannst, ist somit auch der Beleg "Sofortrechnung" aus Sage indirekt abbildbar.
Fassen wir zusammen.
Angebot OK
Auftragsbestätigung OK
Lieferschein OK
Rechnung OK
jeweils nacheinander übernehmbar oder im Fall der Belege Lieferschein und Rechnung auch in einem (Arbeits-)Schritt.
Einen Rücklieferschein kannst du über den Wareneingang lösen. Das ist zwar nicht schön, aber ein brauchbarer Workaround. Erstelle eine Vorlage für Wareneingang und einen zugehörigen Lieferant.
Gutschriften erstellst du über das Modul Gutschrift. Selbige sind direkt an Rechnungen gebunden oder eigenständig.
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Ein paar Infos zur Artikelverwaltung [Sage: Stammdaten->Artikel]
Artikel kannst du lagerfähig machen oder eben nicht.
In Sage konntest du zwischen Basis-, Lager- und Verkaufsmengeneinheit unterscheiden. Das geht eingeschränkt auch unter JTL.
Artikel kannst du mehrsprachig anlegen.
Verschiedene Lieferanten mit eigenem Preis und Referenznummer sind pro Artikel möglich. Verschiedene Währungen werden berücksichtigt.
Kundengruppen können pro Artikel einen eigenen Preis erhalten = Funktion der Preislisten in Sage, Preisstaffel ebenfalls möglich.
Eine kleine Merkwürdigkeit gibt es jedoch bei den Artikeln.
Du kannst einen Artikel, bei dem Lagerführung aktiviert ist und dessen Bestand 0 ist, nicht auf einen Auftrag setzen. Das liegt an der internen Methode der Reservierung von Beständen. Es gibt einen Workaround in dem du erlaubst den Artikel "überzuverkaufen" (Bestand kleiner als 0 zu erlauben). Das verursacht aber andere Effekte, die aber für mich kompensierbar sind.
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Und zur Kundenverwaltung [Sage: Stammdaten->Adressen]
Die Kundenverwaltung in JTL umfasst die Module Adressen und Kontokorrenten von Sage. Du kannst also nicht einfach so eine Adresse anlegen. Es wird automatisch ein Kundenkonto dazu angelegt. Wenn du Debitorenkonten führen möchtest, aufgrund einer externen FiBu/OP, dann gibt es in JTL dafür ein passendes Feld.
Sammelmappen und Wiedervorlagen gibt es in JTL nicht. Sind aber auch keine echten
WaWi-Funktionen, sondern eher CRM.
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Was du prüfen musst sind folgende Dinge:
Es gibt kein Produktionsmodul. (braucht nicht jeder, lässt sich über Einkauf lösen)
Es gibt keine annähernd vergleichbare Funktion für Skonto, wie sie in Sage vorhanden ist. (lässt sich auf verschiedene Arten zumindest optisch lösen)
Es gibt keine Kunden/Artikel/Preis Matrix. (braucht nicht jeder, ist nur im kleinen Stil über Kundengruppen und Artikelattribute lösbar)
Keine Vertreter, Mitarbeiterfunktionen (mir egal *g*)
Sehr eingeschränkte Rechteverwaltung. Sage hat hier eine vorbildliche ACL. Spätestens dein DSB wird irgendwann meckern *g*.
Fazit:
Wenn du Sage Office Line bisher primär B2C eingesetzt hast und willst mindestens einen der Kanäle (
Shop, Ebay, Amazon) vernünftig an die WaWi anbinden, dann ist JTL mehr als nur gut.
Bist du im B2B primär tätig und brauchst für viele deiner Geschäftsprozesse spezielle Belege bzw. Belegreihenfolgen, dann suchst du dir einen kompetenten Partner für JTL, der für dich die Belege erstellt. Das ist langfristig günstiger als es selbst zu machen. Im Unterschied zu Sage, darfst du es aber in JTL selbst machen. Der Formulardesigner bietet sehr Potential um fehlende Funktion nachzubilden.
Trotzdem solltest du vorher prüfen, ob die oben genannten "Einschränkungen" für dich relevant sind. Ich habe 60 Arbeitsstunden in die Planung und Kennenlernphase für JTL gesteckt. Migration, Beleganpassung und Mitarbeiterschulung kommen noch obendrauf. Diese Kosten hast du aber bei jeder Software. Wenn du gut in SQL bist und wenigstens irgendeine Programmiersprache beherrschst, dann ist der Formulardesigner keine Herausforderung für dich. Wenn nicht, dann hast du wie gesagt, kommerzielle Alternativen bei den JTL-Partnern.
