Gelöst Mehrere Firmen in einem Mandanten

[MKL Versand]

Hallo alle zusammen,

da kommt eine ganz komplexe Aufgabe auf mich zu und hätte mal ein paar generelle Fragen, wie Ihr das handhabt (falls Ihr eine ähnliche Konstellation betreibt).
Wir testen grade in einem Testmandanten mehrere Firmen und es lässt sich ohne Problem vom Lager A das Firma A gehört Lagerbestandsbuchungen von Firma B durchführen.
Problem ist das die Bestellungen von Firma B beim Lager A von Firma A abgebucht werden daher müssten wir Täglich oder Wöchentlich alle diese Bestellungen Firma B in Rechnung stellen (aus Sicht von Firma A).
Nur wie ist hier die Rangehens weise?

Man könnte jetzt umständlich per Hand die einzelnen Bestellungen von einer Woche von Firma B in Rechnung stellen (Rechnung mit Ek Preisen!), aber dieser Weg würde unglaublich viel Zeit in Anspruch nehmen und wir möchten gerne noch mehr Firmen im Mandant anbinden und das würde im Endeffekt zu einer endlosen Aufgabe für eine Person werden.
Ist es irgendwie schneller realisierbar als Firma A für die Firma B eine Rechnung zu erstellen mit den EK preisen zu den Bestellungen die Firma B in einer Woche hatte?
Da Firma B das Lager von Firma A nutzt müssen wir dies ja der Firma B in Rechnung stellen.

Würde mich über eure Lösungsvorschläge und Ideen freuen.

Gruß
Michel

 

[MKL Versand]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Hat sich erledigt habe nach viel Überlegung einen Weg gefunden dies zu realisieren.
Wir werden für jede Firma einen Auftragsexport im XML Format machen und alle 2 Tage bzw. Wöchentlich dann diese per XML Import in die Wawi einlesen, der Verkäufer der Ware wird somit dann die Firma, die das Lager besitzt. Aufträge werden dann zusammen gefasst und es hat sich erledigt.
Da freut es mich wieder das man mit JTL so viel anstellen kann.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Naja, vielleicht was spät aber dennoch nicht ganz unwichtig,

wir haben einige Kunden, die da Szenario haben, und auch schon schlechte erfahrungen damit gemacht haben, wenn du tatsächlich 2 Firmen hast mit eigenem Lager die Handel unter einander treiben muss ich dir dringends davon abraten dies in einem Mandanten zu realisieren. Du hast dabei immer wieder eine Vermischung von Daten, was gerade Finanzbehörden ungerne sehen (Die schlechte erfahrung eines unserer Kunden)
Auf nummer sicher gehst du da nur über den Umweg mit 2 Mandanten, bzw. ein Mandant pro Firma. Gerade wenn es sich dabei vielleicht noch um Kapitalgesellschaften handelt.

Grundsätzlich ist deine Idee da schon die richtige, wobei auch diese noch immer sehr aufwendig ist, und gerade wenn man dann noch die Trennung macht wird es sogar noch was komplexer. Weshalb viele diesen Schritt sehr ungerne gehen. Aber da ist bei uns sogar gerade die nötige Software Lösung im Alpha stadium, die helfen diese Problematik zu lösen.

 

[myowntrade]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Wir nutzen die Wawi auch mit 2 Firmen und 1 Mandaten. Aber bitte erkläre mir nochmal das mit dem XML Import/Export. So wie ich das sehe mit dem XML Export, sind dort alle Kunden einzeln aufgeführt, also bei 10 Aufträgen (inkl. Rechnung) importiere ich nachher auch wieder 10 Aufträge mit den selben Kundendaten. Veränderst du die XML-Datei, so dass Firma B der Kunde bei jedem einzelnen Auftrag ist?

Ich benutze JTL2Datev um raus zu bekommen was Firma B am Tag verkauft hat und erstell dann von Hand per Sofortauftrag einen Auftrag und berechne Firma B die verkauften Waren. Das kann schon sehr nervig sein, wenn es da eine schnellere Variante gibt bin ich ganz Ohr.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Sprichst du Explizit mich damit an?

Gerade das was du beschreibst ist mit ein Grund. Was den Prozess über einen Mandanten unschön macht.

Wie gesagt ansonsten der Punkt mit Daten Trennung,
bei vielen Firmen auch der Punkt der Berechtigungen, (mal will ja nicht immer das MAs der Firma 1 auf die FIrma 2 zugreift.)

In ganz kleinen Konstellationen mag das ganze noch funktionieren, gerade auch mit dem Händischen übertragen der Aufträge, sobald man aber in eine etwas größere Größen Ordnung kommt sollte man auf jeden fall davon abstand nehmen.

 

[myowntrade]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Ich hatte jetzt MKL Versand mit meiner Frage gemeint, da auch er von XML Export/Import sprach. Das mag sein das es ab einer gewissen Größe viel Umständlicher wird, aber bei zurzeit ca. 100 Paketen pro Tag ist es noch gut verkraftbar. Aber da ich von Natur aus Faul bin such ich immer die schnellste Möglichkeit und schreib mir so schon mal gerne Scripte etc, die mir die Arbeit abnehmen.

Aber das Problem bei 2 Mandaten sehe ich beim Verwalten vom Lager. Denn dann hat jede Firma seinen festen Warenbestand, aber wie teilt man den auf? Jede Firma muss einen separaten Einkauf machen etc.. Hinterher ist man doch dabei sich die Artikel gegenseitig zu verkaufen.

Hat Firma A vom Artikel A einen Bestand von 5 und Firma B einen Bestand von 5 ist ja der gemeinsame Bestand 10. Aber Firma A kann nicht auf das Lager von Firma B zugreifen, also kann hier der Artikel nur 5 mal eingestellt werden. Oder man nutzt die Option Überverkäufe ermöglichen und riskiert das man 11 mal den Artikel verkauft. Wenn Firma A dann doch von Artikel A - 6 Stück verkauft, muss Firma B diesen an Firma A verkaufen. Siehste worauf ich hinaus will?

Ein Lager ist da denke ich doch die einfachere Variante, bis auf die Fleißarbeit das täglich/wöchentlich (wie man es machen will) Firma B die verkauften Artikel in Rechnung gestellt werden.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Wem gehört den die Ware, Firma A 5 und Firma B 5, sprich wenn du das michst als Bestand kommste doch in Teufelsküche beim Finanzamt.

Du solltest auf jeden fall immer nur die Bestände die auch die Firma bestitzt in einem Lager haben.

Das Problem mit den Beständen kannst du ganz einfach fixen, Und zwar Lieferantenlagerbestand. Sprich der Bestand von Firma A aus Mandant A wird bei Firma B im Mandant B als Lieferantenbestand gepflegt, und entsprechend Umgekehrt. Dann zählst du diesen z.B. noch zu deinem eigenen dazu. Und alles passt. Überverkäufe Passe. Das ganze kann man dann per Ameise noch Syncen. Was gerade bei wenigen Artikeln / Bestandsänderungen geht. Aber so hast du es sauber. Und dir kann keiner irgendwie was.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Zum Thema mehrere Firmen in einem Mandanten sehe ich das Szenario wirklich nur, wenn z.B. unter verschiedenen Labels verkauft wird. So ist jede Firma ein Eigenes "Firmen Label", aber die Rechts und Finanztechnische Firma dahinter ist die gleiche. So kann dir zumindest kein Finanzamt was.

 

[MKL Versand]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Hallo ihr Beide und danke für die Antworten.

Also zu #3 wir werden später insgesamt 4 Firmen in einem Mandanten haben und es wäre für uns ein Unding hier für jede Firma einen Mandanten anzulegen. Das ganze hin und her gelogge würde zu Fehlern führen und die Bestandsbuchung wird zur kleinen Katastrophe werden. Ich habe irgendwo gelesen das einige diese Methode so nutzen und sich die Lagerbuchung über " Dropshipping" untereinander angleichen. Deshalb werden wir hier keinen Rückzieher machen können und werden und wollen das in einem Mandanten realisieren, ich sehe da mittlerweile kein Problem mehr.
Aufwendig ist das schon besonders, wenn man wie ich mit dem Thema sonst nichts am Hut hat aber das sollte kein Problem sein, wenn man sich mit diesem Thema gerne auseinander setzt .

zu #4

Veränderst du die XML-Datei, so dass Firma B der Kunde bei jedem einzelnen Auftrag ist?

Volltreffer. Im Endeffekt möchte ich ja das alle Bestellungen von beispielsweise einer Woche der einen Firma in Rechnung gestellt werden. Also Firma A dem das Lager gehört schreibt eine Rechnung an Firma B mit den Positionen die Firma B in dieser Zeit verkauft hat.
Wenn es gebraucht wird kann ich auch meinen XML Export Datei zur Verfügung stellen aber da gibt's kleine Nebensächlichkeiten die beachtet werden müssen.
Bei mir läuft das nämlich wie folgt ab, zumindest im Testmandanten funktioniert es soweit:
Wenn Aufträge generiert werden welche Firma B verkauft hat prüft ein Workflow beim erstellen der Aufträge ob der Auftrag zu Firma B gehört und ob dieser bezahlt ist. Trifft letzteres zu wird ein XML Export von diesem Auftrag erstellt und im Export wird der Kunde raus genommen und Firma B als Kunde eingefügt.
Die XML exporte werden alle in der Datei angehangen, sodass ich am Wochenende nur noch einen Auftragsimport durchführen muss. Beim Auftragsimport ist zu beachten, dass die angegebene Firma dann die Firma A ist, also die Firma dem das Lager gehört bzw. die die Rechnung ausstellt.
So weit funktioniert das auch muss mir aber noch eine Batch Datei schreiben da es ein Problem mit dem Tag <tBestellungen></tBestellungen> gibt, dieser Tag darf nämlich nur einmal vorkommen in der Datei wird bei mir aber bei jeder Bestellung angefügt. Diesen möchte ich aus dem Export generell rausnehmen und anschließend per Batch importieren... oder man trägt das per Hand ein und dann ist das auch fertig. Dauert keine 10 Sekunden, nur der Mensch ist ja generell faul.

Hört sich kompliziert an, ja aber meine Kollegen müssen lediglich dann am Freitagabend einen Auftragsimport machen und diese zusammenfassen und das wars dann auch schon.
Ist aufjedenfall einfacher als sich die Bestellungen alle durchzuschauen von der Firma und diese Händisch in nen neuen Sofortauftrag zu erfassen.
Wenn man das Prinzip meiner Vorgehensweise verstanden hat ist es an sich ziemlich easy und Korrekturen lassen sich auch schnell durchführen, sollte was schief gehen.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Ist ja kein Problem, beide möglichkeiten sidn möglich und gerade eure möglichkeit ist ohne zuhilfe name externer Tools sicher die Einfachere. Ich kann dir als SP nur aus erfahrungen unserer Kunden erzählen, welche genau das nicht machen, da sie schon mal eine auf die finger bekommen haben gerade wenn es zwei oder mehrere Rechtliche eigenständige firmen sind.

Gerade bei Aufträgen, wo bestände aus beiden Firmen genutzt werden, wird eine Misch Lösung in einem Mandanten auf jeden fall sehr Dreckig. Ich kann es euch davon wirklich nur eindringlich abraten. Sonst gibts echt spätestens bei einer Buchprüfung unter umständen das nachsehen. Wie gesagt unserem Kunden ist es in der Vergangenheit woll mal passiert.

Das Argument mit dem Umloggen ist eigentlich nicht gegeben, du öffnest wenn du MAs hast die in mehreren Firmen tätig sind die Wawi entsprechend öfter mit der richtigen Firma.
In der Titelleiste kannst du dann ja auch jedes mal die Firma erkennen.

Software technisch gibt es dazu auch eine Lösung, so dass der gesamte Prozess sauber und Transparent abgebildet wird, und im Endeffekt mit einem Aufwand von 0.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Ansonsten vielleicht folgende Beiträge interessant

http://forum.jtl-software.de/einste...-2-firmen-einem-mandant-oder-2-mandanten.html
und
http://forum.jtl-software.de/arbeitsablaeufe-jtl-wawi/13640-mehrere-firmen-unter-einem-mandant.html

da wird das Thema auch nochmal druch gekaut. Einiger hacken an der 2 Mandanten lösung ist die Doppelte Artikel anlage.
Welche man aber per Ameise schnell aktuell halten kann. Ansonsten wäre vielleicht noch das Thema Kundendaten zu nennen, da die Kunden dann immer beiden Firmen gehören. Wie leider auch eine menge andere Daten, welche nicht Firmen Spezifisch getrennt gespeichert werden, es aber sollten.

Vielleicht meldet sich da auch noch ein JTLer zu, und kann seine Erfahrungen einbringen.

 

[MKL Versand]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Genau vor diesem Problem standen wir ja. Entweder Mehrere Mandaten oder nur einen.
Da wir mehrere Firmen haben finden wir daher die Lösung mit nur einer Firma umso interessanter, wie gesagt für uns ist es kein Problem die Firmen in einem Mandanten zu unterscheiden man muss eigentlich nur wissen wie. Die Aufträge werden wir ebenfalls per Workflow abgrenzen (Firmenname bei Auftragserstellung in die Anmerkung setzen). Dadurch kann man in der Auftragsübersicht direkt sehen, zu wem was gehört, wenn man sich alle Aufträge anzeigen lässt.

Danke für die beiden Links und die Info. Werde das aufjedenfall nochmal mit meinen Vorgesetzten durchkauen, besonders im Bezug auf das Rechtliche.
Aber ich denke man kann dies auch bewerkstelligen, für uns ist es halt wichtig mit möglichst keinen Zusatzprogrammen auszukommen.

 

[myowntrade]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Hier nur kein kurzer Hinweis, man muss nicht mit einen Workflow in die Anmerkung was schreiben lassen. Wir haben die Nummernkreise entsprechend geändert, Firma A hat ihren eigenen Suffix genau wie Firma B. So sieht man in der Auftragsübersicht direkt anhand der Auftragsnummer zu welcher Firma der Auftrag gehört.

Mit unserem Steuerberater ist das auch alles abgeklärt, er sieht da keine Probleme und hat selber Mandaten die auch mehrere Firmen haben und sich die Artikel dann untereinander verkaufen.

Eine Sache gibt es noch wenn man mit 2 oder mehr Firmen arbeitet ist der Versand. Bei uns ist Firma A Kunde bei DHL und alle Pakete werden über Firma A verschickt, aber diese Pakete werden wieder Firma B in Rechnung gestellt. Sicherlich ist das alles komplizierter als mit einer Firma zu arbeiten, aber jedenfalls machbar.

 

[MKL Versand]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Wir werden auch mit verschiedenen Nummernkreise arbeiten Firma A mit ner 1 Vorweg Firma B mit ner 2 vorweg usw.
Die Anmerkung mit den Firmennamen ist halt ein Wunsch unserer Mitarbeiter, wenn Sie damit besser arbeiten können sollen Sie es ruhig haben, stimme dir ansonsten da voll zu.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Mit unserem Steuerberater ist das auch alles abgeklärt, er sieht da keine Probleme und hat selber Mandaten die auch mehrere Firmen haben und sich die Artikel dann untereinander verkaufen.

Mehrere Firmen die mit einander handel treiben ist ja auch kein Problem.

Das Problem ist Wawi Intern, das nicht alles sauber von Firma zu Firma abgetrennt ist, gerade was die Lagerbestände angeht, was genau welcher Firma gehört, und wann wie wo es verschickt werden darf oder nicht. Da kriegste leider echt Probleme das 100% sauber abzutrennen. Den kommt ein auftrag rein, wird dieser sich die bestände die er brauch reservieren, egal ob der bestand firma 1 oder firma 2 gehört, und im extrem fall hast du aufträge die aus beiden firmen bestand ziehen. Nun kannst du so ein Auftrag nur leider nicht 1zu1 als XML exportieren und wieder importieren wie hier vorgeschlagen, da dieser auftrag ja dann Produkte aus beiden firmen enthalten würde.

Zum anderen musst du bei diesen Abrechnungsaufträgen ja auf Freipositionen oder auf Auftrag ohne Versand Abschließen zurück greifen. Da du ansonsten Zusätzliche Reservierungen und Fälle von möchte versandwerden haben, obwohl die ware ja schon raus ist. Alternativ du halt keine Referenz zu den Verkäfen mehr richtig hast, da die Artikel Referenzen weg sind. natürlich machbar. Aber sicher nicht sauber.

Wie gesagt ich sag es nochmal, Handel zwischen Firmen GmbH A und GmbH B beide Gehlren Max Mustermann (Geschäftsführer, Gesellschafter wie auch immer) dürfen natürlich mit einander handel treiben. Davon war auch keine Rede. Aber zur sauberen Trennung der Daten sollte man sowas tunlichst nicht in einem Mandanten abbilden.

Die Geschichte mit mehreren Firmen in einem Mandanten, ohne Datentrennung ist wie bereits erwähnt eher für den Fall A GmbH Verkauft unter dem Label Meier Frostschutz., und unter dem Label Kremel Kühlerschutz oder sowas. Hinter beiden Marken steht die gleiche Gesellschaft, jedoch hat jedes Unternehmen eine andere CI etc, und genau dann macht man das in einem Mandanten. Alles was in diesem Mandanten steckt gehört ja eh nur einer Firma, und eben nicht mehrer, und so musst du bei einer Buchprüfung nicht erklären, warum Die Ware von Firma A von Firma B Verkauft wurde, und dann doch vergessen wurde abzurechnen.

 

[myowntrade]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Ich kann deine Einwände verstehen und teilweise auch nachvollziehen, sicherlich ist es nicht die sauberste Variante, aber mit 2 Mandaten zu arbeiten sehe ich da als die kompliziertere und Fehleranfälligere Variante.
Es muss wie schon gesagt immer wieder zwischen beiden Mandaten umgeloggt werden, oder man lässt die Wawi parallel laufen. Aber wir alle kennen die Nachlässigkeit die beim Arbeiten entsteht, dann wird im Mandaten von Firma A gearbeitet obwohl man eigentlich in Firma B sein wollte. Da hilft auch nicht die kleine Anzeige oben in der Statusleiste. Dann kommt noch der besprochene Warenbestand, man arbeitet mit 2 Lagern. Okay man kann diese dann mit Lieferantenlager verbinden, aber dennoch muss hier dann permanent ein Abgleich über die Ameise erfolgen. Das kann man natürlich über den Aufgabenplaner mit einem Script automatisieren. Dennoch ist hier immer eine gewisse Zeitverzögerung, also ist der angezeigte Bestand niemals in Echtzeit.
Schon schlimm genug das man diesen nicht mit Amazon/Ebay/etc in Echtzeit abgeglichen bekommt, dann will ich das ganze nicht auch noch intern haben.

Wir handhaben das so, dass der komplette Einkauf und damit der komplette Warenbestand Firma A gehört und Firma B die Artikel die sie verkauft Just-in-time von Firma A einkauft. Und da interessieren mich keine Aufträge wo der Bestand reserviert ist, da es hier noch keine Rechnung zu gibt. Sobald der Artikel bezahlt ist und eine Rechnung dafür geschrieben wurde, dann wird der Artikel auch an die Firma verkauft.

Das ist wahrscheinlich ein Thema worüber man tagelang diskutieren kann, jeder muss gucken welche Lösung für ihn am besten ist und wie er diese umsetzt. Die perfekte Lösung gibt es nicht mit der Wawi, aber man kann sich mit den gegebenen Möglichkeiten gut anfreunden.

 

[Marc Völker]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Klar da muss jeder selber entscheiden.

Live bestände wären natürlich genial aber unrealistisch. Für alles andere gibt es Lösungen (Software die den schritt sogar automatisieren würden.)

 

[Jan Weber]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Hallo zusammen,

ich würde mich da Marc ganz anschließen!
Wurden dann hier alle Fragen geklärt?

 

[MKL Versand]

AW: Mehrere Firmen in einem Mandanten

Ja meine Fragen sind so weit beantwortet kann geschlossen werden.