Wir haben offensichtlich immer die Idee, alle Vorgänge von vornherein so "sicher" zu machen, dass man damit möglichst nichts Ungesetzliches anstellen kann. Das bedeutet aber häufig, dass für sehr viele Leute der Aufwand immer größer wird nur weil einige sich nicht an die Regeln halten. Aus meiner Sicht ist das ein generelles Problem - viele müssen es halt ausbaden, dass es einige böse Buben (und natürlich auch Mädels) gibt.
Ist ja vom Prinzip her richtig, das Problem bei der Sache ist, dass Du in diesem Fall "beweisen" musst, dass Du nicht zu den "bösen Buben" gehörst und alles dafür getan hast, dass Deine Aufzeichnungen möglichst zu 100% den Tatsachen entsprechen und Fehler nahezu ausgeschlossen sind bzw. durch entsprechende Vorkehrungen minimiert oder abgefangen werden.
Gleichzeitig sehe ich aber tatsächlich in diesem Fall (Änderung der Rechnungsadresse) den Mehraufwand nicht, da dies ja von JTL mehr oder weniger automatisiert wurde und damit sauber nachvollziehbar/gelöst ist.
Und was die Änderung oder das Hinzufügen von Rechnungsdaten angeht, da ist es scheinbar per Gesetz durchaus erlaubt dies zu tun. Warum werden wir also von JTL so eingeschränkt? Weil die Verantwortlichen um den guten Ruf ihrer Software fürchten? Und weil die Herrschaften bei einer Steuerprüfung evtl genauer hinschauen weil JTL benutzt wird? Das kann uns ehrlich arbeitenden Menschen doch wohl egal sein, oder?
Drehen wir das mal um und ein Steuerprüfer kommt zu Dir und fragt Dich, wie Du damit umgehst, wenn jemand eine Rechnung geändert haben möchte.
a) Du sagst: Ist ganz easy kann ich alles nachträglich einfach in meiner Warenwirtschaft ändern.
b) Du sagst: Dafür gibt es einen dokumentierten Prozess in unserer Warenwirtschaft, der Rechnungsbeleg wird automatisch mit einer Storno-Rechnung/Rechnungskorrektur storniert, der Stornogrund und Bearbeiter erfasst und ein neuer korrigierter Rechnungsbeleg ausgestellt, das kann ich Ihnen gerne zeigen und ist im Nachgang jederzeit nachvollziehbar.
Bei Antwort a) wird dann vermutlich die Frage kommen, wie Du sicherstellst, dass Manipulationen/Fehler (auch von Mitarbeitern) ausgeschlossen sind und nicht ein Beleg mit identischer Belegnummer, aber abweichenden Inhalten in Umlauf gelangt.
1.) Wie wäre Deine Antwort?
2.) Was machst Du wenn er hinterher 2 Belege von Dir mit identischer Rechnungsnummer und unterschiedlichem Inhalt aus der Tasche zieht und sagt, dass jemand damit versucht hat in 2 Buchhaltungen die USt. als Vorsteuer geltend zu machen? (Wenn das passiert und Du dafür keine plausible Erklärung liefern kannst bzw. nicht belegen kannst, dass Deine internen Abläufe genau das eigentlich nicht zulassen, kannst Du aus meiner Sicht davon ausgehen, dass Deine Buchführung verworfen wird. Deshalb der Tipp, soetwas genauestens mit einem Steuerberater zu besprechen, um das Risiko des eigenen Vorgehens einschätzen zu lassen.)
Kurz mal zu unserem Tagesgeschäft:
Wir arbeiten auf ebay. Im Grunde genommen bekommen wir täglich Anfragen zu Rechnungen. Offensichtlich sind die meisten ebay Nutzer privat angemeldet und fordern wenn nötig eben Rechnungen für Ihre Firmen an. Seit dem Upgrade auf 1.6 - ok, wir sind inzwischen auch auf 1.7 - aber seit 1.6 erstellen wir z.B. unsere Rechnungen erst wenn ein Kunde danach fragt oder ansonsten erst kurz vor Quartalsende. Damit verhindern wir ständige (und seit 1.6 aufwändige) Änderungen. Aber das kann ja auch nicht Sinn der Sache sein.
Das war bei uns auch so, kommt aber mittlerweile kaum noch vor. Wir weisen die Kunden aber auch darauf hin, dass Sie uns vorab (am Besten im Kommentarfeld der ebay-Bestellung aber zumindest vor Rechnungserstellung) abweichende Rechnungsadressen mitteilen sollen, damit der Auftrag direkt korrekt erfasst wird und ansonsten die Rechnungsstellung an die Konto-Adresse erfolgt.
Änderungen nehmen wir dann im Nachgang nur noch in Ausnahmefällen und über den dokumentierten Prozess in der Wawi vor. Die Rechnung beinhaltet dann bei uns aber auch immer die Lieferadresse.