Gelöst Verbrauchsmaterial Ausbuchen und Auswerten (Schmierstoffe, Werkzeug und Verpackungsmaterial) [WAWI-49523]

[Wissenssammler]

Guten Morgen zusammen,

nach dem letzten Gespräch mit dem Steuerberater will ich versuchen meine Arbeitsabläufe umzugestalten. Hier will ich mich nur auf das Ausbuchen und verwalten von Verbrauchsmaterial beschränken, was sicherlich auch für viele Handwerksbetriebe intressant ist und aber auch für Verpackungsmaterial verwendet werden könnte.

Ausgangslage:
Wir verkaufen selbst Werkzeug und Fahrradzubehör, weswegen ich immer alles an Lager habe und bei Bedarf den neuen Innensechskannt oder das Schmieröl bis jetzt immer über einen Monatlichen Sammelauftrag ausgebucht habe. Das ganze einen neuen Kunden zugeordnet und schon hatte ich einen überblick was so verbraucht wird.
Nun hat dies den Nachteil, dass ich mir a) nicht selbst eine Rechnung ausstellen kann (Was ich natürlich gemacht habe um den Auftrag abschließen zu können und b) ich jedes mal den Einkaufspreis ermitteln und manuell ändern musste c) waren die Positionen in der Wawi Gewinnneutral, haben aber den Umsatz verfälscht.

Nun nach dem gespräch mit den Steuerberater habe ich mir neue Wünsche notiert und suche nun eine Möglichkeit diese vorallem mit Bordmitteln um zu setzen.

Gibt es schon eine Funktion die mir vielleicht bis dato nicht bekannt ist? Wie handhabt ihr dies?

Der Ansatz:
Ich kann ja manuell schon bei Artikeln den Bestand ändern, gibt es eine Möglichkeit den Bestand zu ändern und diese Bestandsändern 'Verbrauchsmaterial' zu zu ordnen? Ziel ist es Monatlich/Quatalsmäßig und Jährlich den Verbrauch zu ermitteln und so ein wesendlich besseres Gefühl für Kosten, aber auch Mengen zu bekommen um dies bei Bestellungen zu berücksichtigen.

Im Grunde suche ich folgendes:
Bestand ändern: -1
ggf. Kostenstelle: Service Platz 1 / Versand usw.
Am ende sollte ein "Auftrag" bestehen, wo alle Materialien mit Kostenstelle und Einkaufspreise erfasst sind. So dass ich Monatlich/Quatalsmäßig/Jährlich diese Verbuchen kann.

Bei Schüttverpackungsmaterial oder Kartons hat dies auch den Vorteil, dass ich so immer einen Bestand vor augen habe und ebenfalls genau sehe wie viel verbraucht wird. Bis jetzt habe ich z.B. bei jedem 100 Pack. Kartons diese ausgebucht.

Jetzt seit Ihr dran!
Ich würde mich freuen von euchmal zu erfahren wie Ihr das handhabt und ggf. hat ja auch JTL selbst einen Lösungsansatz.

 

[Wissenssammler]

@Stephan Handke, ich gegen davon aus, dass dieses Problem ähnlich ist wie jenes: Verbrauchsmaterial beim Verpacken buchen Hast du dafür einen Lösungsansatz oder könntest du einen JTL Mitarbeiter auf das Thema aufmerksam machen, welcher für sowas verantwortlich ist?

Vielen Dank vorab!

 

[Stephan Handke]

Hi,

dein Ansatz mit dem Auftrag ist eigentlich korrekt, so würde ich es jetzt auch empfehlen. Du musst für die Bestandsreduzierung bei "Auslieferung" des Auftrags ja nicht zwingend eine Rechnung schreiben, das Ausbuchen geht auch ohne Rechnung.

Bzgl. der Preise kannst du deinen "Ich selbst Kunden" in eine Kundengruppen packen und dieser Kundengruppe eigene Preise hinterlegen, halt bspw. den EK. So entfällt auch das manuelle Anpassen der Preise im Auftrag.

Andere Lösungsansätze außer manueller Minusbuchungen mit hinterlegtem Kommentar "Verbrauchsmaterial" oder ähnlich existieren derzeit nicht bzw. sind mir nicht bekannt.


Was hat dein Steuerberater denn dazu gesagt? Wie würde eine solche "Interne Buchung" heißen? Also wie heißt der Buchungstyp bzw. Vorgang (Rechnung, Auftrag, Retoure..)?
Gibt es dafür rechtliche Grundlagen, an denen wir uns ggf. bei einem Feature orientieren können, damit wir auch einem Standard folgen und kein individuelles Süppchen kochen? Kennst du ERP/ Wawi Systeme, wo es diese Möglichkeit gibt? Wie ist es dort gelöst?


Ressourcentechnisch sehe ich für eine solche Lösung allerdings in den nächsten 2-3 Jahren "eigentlich" keine Luft. Wenn überhaupt könnte das im Rahmen des Deckungsbeitrags/Geschäftszahlen/Statistik/BI interessant werden und hier mit einfließen.
Was meint ihr? @Manuel Pietzsch @Thomas Lisson

Ich könnte mir eine Art "Internen Auftrag" gut vorstellen, ggf. auch interessant zur Abrechnung von Mieten, Mitarbeiterverpflegung etc. - alles was regelmäßige Ausgaben sind oder über das JTL-Wawi Bestellwesen beschafft und für den internen Gebrauch wieder verwendet werden kann.
Technisch nicht sehr anspruchsvoll und vermutlich easy zu realisieren - wie das buchhalterisch/steuerlich/rechtlich aussehen könnte, ist da wohl die tatsächliche Mordsaufgabe. JTL-Wawi ist halt doch eine Warenwirtschaft und kein FiBu. :-/

 

[Wissenssammler]

Vielen Dank schonmal für die ausführliche Antwort.

dein Ansatz mit dem Auftrag ist eigentlich korrekt, so würde ich es jetzt auch empfehlen. Du musst für die Bestandsreduzierung bei "Auslieferung" des Auftrags ja nicht zwingend eine Rechnung schreiben, das Ausbuchen geht auch ohne Rechnung.

Ohne Rechnung bleibt der Auftrag ja aber ewig offen und es erfolgt keine Bestandsänderung oder wie würde ich das hin bekommen einen Zettel in der Hand zu halten mit Preisen und das der Bestand reduziert würde?

Bzgl. der Preise kannst du deinen "Ich selbst Kunden" in eine Kundengruppen packen und dieser Kundengruppe eigene Preise hinterlegen, halt bspw. den EK. So entfällt auch das manuelle Anpassen der Preise im Auftrag.

Ja da habe ich in der Tat schon drüber nachgedacht, auch für den Verkauf an Mitarbeiter & sehr gute Freunde eine eigene Preisstaffel.

Was hat dein Steuerberater denn dazu gesagt? Wie würde eine solche "Interne Buchung" heißen? Also wie heißt der Buchungstyp bzw. Vorgang (Rechnung, Auftrag, Retoure..)?
Gibt es dafür rechtliche Grundlagen, an denen wir uns ggf. bei einem Feature orientieren können, damit wir auch einem Standard folgen und kein individuelles Süppchen kochen? Kennst du ERP/ Wawi Systeme, wo es diese Möglichkeit gibt? Wie ist es dort gelöst?

Ich habe Ihm die Möglichkeiten in der Wawi (per Remote zugriff) gezeigt, er hält als einzig richtigen Weg den es aktuell gibt das ganze über Lagerkorrektur aus zu buchen mit dem Vermerkt für was. Also -1 Verbrauchsmaterial Werkstatt. Er fand die Software sehr gut und meinte ich solle mit JTL abklären ob ich nicht am ende des Monats/Jahres dann alle Lagerkorrekturen dieser Art mit Kosten und Anzahl exportieren kann. Mit den Worten, dass kann die Wawi bestimmt.
Laut Steuerprüfer wird ein Entnahmebeleg mit den Einkaufspreis gefordert, aber gerne kann ich versuchen dass genauer in Erfahrung zu bringen.

Ich könnte mir eine Art "Internen Auftrag" gut vorstellen, ggf. auch interessant zur Abrechnung von Mieten, Mitarbeiterverpflegung etc. - alles was regelmäßige Ausgaben sind oder über das JTL-Wawi Bestellwesen beschafft und für den internen Gebrauch wieder verwendet werden kann.
Technisch nicht sehr anspruchsvoll und vermutlich easy zu realisieren

Das wäre dann die Lösung die ich suche. Quasi alles Aufträge die keinen Umsatz bringen sondern nur bestehen um Buchalterisch verrechnet zu werden, den Bestand zu mindern und meine Bestellvorschläge zu präzisieren.
Kann man aktuell schon sehen wie oft ein Artikel von einem Kunden z.B. Pro Jahr gekauft wurde? Falls ja würde dies mir sogar die Möglichkeit geben wie viel Schmierstoffe oder Schraubenschlüssel pro Jahr verbraucht werden. Das gleiche gilt natürlich auch für Kartonage usw.

Übrigends finde ich den Punkt Kostenstelle noch sehr wichtig für externe wie interne Aufträge. Wenn pro Artikel eine/mehrere Kostenstellen angegeben werden können, kann man z.B. auswerten welcher Mitarbeiter wie viel verbraucht oder meine Kunden könnten bei einer Bestellung sofort auf der Rechnung für jede Position Ihre Auftragsnummer angeben was für diese eine Arbeitserleichterung bei der Zuordnung oder Verrechnung dastellen würde.

 

[trennscheibenwelt]

Kann man aktuell schon sehen wie oft ein Artikel von einem Kunden z.B. Pro Jahr gekauft wurde?

Ich nutze dafür die "Eigenen Übersichten" vielleicht kannst du damit auch was anfangen....

-- Standardartikel
SELECT
    tArtikel.cArtNr AS 'ArtNr',
    tKunde.cKundenNr AS Kundennummer,
    CONCAT(tAdresse.cVorname, ' ', tAdresse.cName, ' ', tAdresse.cFirma) AS Kunde,
    ROUND(CONVERT(FLOAT, ISNULL(AVG(tbestellpos.fVKNetto), 0.0)), 2) AS 'Ø VK-Netto',
    ROUND(CONVERT(FLOAT, ISNULL(AVG(tbestellpos.fVKPreis), 0.0)), 2) AS 'Ø VK-Brutto',   
    COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung)) AS Auftraege,
    ROUND(CONVERT(FLOAT, SUM(tbestellpos.nAnzahl)), 2) AS Gesamtmenge,
    CASE
        WHEN COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung)) > 0 THEN ROUND(CONVERT(FLOAT, SUM(tbestellpos.nAnzahl) / COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung))), 2)
        ELSE 0
    END AS 'Ø Menge pro Kauf',
    MAX(tBestellung.dErstellt) AS 'Letzter Kauf'
FROM tbestellpos
JOIN tBestellung ON tbestellpos.tBestellung_kBestellung = tBestellung.kBestellung
JOIN tKunde ON tBestellung.tKunde_kKunde = tkunde.kKunde
JOIN tAdresse ON tAdresse.kKunde = tkunde.kKunde
JOIN tartikel ON tartikel.kArtikel = tbestellpos.tArtikel_kArtikel
WHERE tartikel.kArtikel = @Key
    AND tBestellung.nStorno = 0 -- Stornierte Aufträge nicht beachten
    AND tbestellung.cType = 'B'
GROUP BY   
            tbestellung.tKunde_kKunde,
            tartikel.kVaterArtikel,
            tKunde.cKundenNr,
            tAdresse.cVorname,
            tAdresse.cName,
            tAdresse.cFirma,
            tArtikel.cArtNr

-- Vaterartikel bei Varkombis
UNION
SELECT
    CONCAT('Alle Kinder von: ', jArtikel.cArtNr) AS 'ArtNr',
    tKunde.cKundenNr AS Kundennummer,
    CONCAT(tAdresse.cVorname, ' ', tAdresse.cName, ' ', tAdresse.cFirma) AS Kunde,
    ROUND(CONVERT(FLOAT, ISNULL(AVG(tbestellpos.fVKNetto), 0.0)), 2) AS 'Ø VK-Netto',
    ROUND(CONVERT(FLOAT, ISNULL(AVG(tbestellpos.fVKPreis), 0.0)), 2) AS 'Ø VK-Brutto',   
    COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung)) AS Auftraege,
    ROUND(CONVERT(FLOAT, SUM(tbestellpos.nAnzahl)), 2) AS Gesamtmenge,
    CASE
        WHEN COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung)) > 0 THEN ROUND(CONVERT(FLOAT, SUM(tbestellpos.nAnzahl) / COUNT(DISTINCT(tBestellung.kBestellung))), 2)
        ELSE 0
    END AS 'Ø Menge pro Kauf',
    MAX(tBestellung.dErstellt) AS 'Letzter Kauf'
FROM tbestellpos
JOIN tBestellung ON tbestellpos.tBestellung_kBestellung = tBestellung.kBestellung
JOIN tKunde ON tBestellung.tKunde_kKunde = tkunde.kKunde
JOIN tAdresse ON tAdresse.kKunde = tkunde.kKunde
JOIN tartikel ON tartikel.kArtikel = tbestellpos.tArtikel_kArtikel
JOIN
(SELECT tartikel.kArtikel, cArtNr
    FROM tartikel
    WHERE tartikel.kArtikel = @Key
) AS jArtikel ON 1=1
WHERE tartikel.kVaterArtikel = @Key
    AND tBestellung.nStorno = 0 -- Stornierte Aufträge nicht beachten
    AND tbestellung.cType = 'B'
GROUP BY   
            tbestellung.tKunde_kKunde,
            tartikel.kVaterArtikel,
            tKunde.cKundenNr,
            tAdresse.cVorname,
            tAdresse.cName,
            tAdresse.cFirma,
            jArtikel.cArtNr
ORDER BY 'Letzter Kauf' DESC

Das habe ich von hier: https://guide.jtl-software.de/jtl-wawi/artikel/beispiele-fuer-eigene-uebersichten-fuer-artikel/

 

[Wissenssammler]

Hilft mir glaube ich nicht für das ausbuchen, aber wenn man für einzelne Kunden eine Information haben will ein sehr intressantes Thema...ich merke schon, ich werde nicht dran vorbeikommen mich auch im Bereich SQL usw. weiterzubilden.

Danke für die Antwort.

 

[trennscheibenwelt]

Aber könnte man sich nicht mit Hilfe dieses SQL (Wahrscheinlich muss man es etwas erweitern wegen den gesamt Kosten der Materialien) in Excel eine Tabelle generieren lassen?
Dann hättest du schon mal eine Art Exprot deiner Daten.
Und dann die Summe in der WAWI ausbuchen?
Aktuell gibt dir das SQL folgende infos:
ArtNr.
KundenNr.
Kunde (Name,Firma)
VK-Netto (Durchschnitt)
VK-Brutto (Durchschnitt)
Aufträge
Gesamtmenge des Artikels
Menge (Druchschnitt)
Lezter Kauf (Datum)

 

[Stephan Handke]

Ohne Rechnung bleibt der Auftrag ja aber ewig offen und es erfolgt keine Bestandsänderung oder wie würde ich das hin bekommen einen Zettel in der Hand zu halten mit Preisen und das der Bestand reduziert würde?

Nein. Das Ausbuchen der Ware erfolgt über die Auslieferung - also die Erstellung des Lieferscheins. Das ist unabhängig von der Erstellung einer Rechnung.

Ich habe Ihm die Möglichkeiten in der Wawi (per Remote zugriff) gezeigt, er hält als einzig richtigen Weg den es aktuell gibt das ganze über Lagerkorrektur aus zu buchen mit dem Vermerkt für was. Also -1 Verbrauchsmaterial Werkstatt. Er fand die Software sehr gut und meinte ich solle mit JTL abklären ob ich nicht am ende des Monats/Jahres dann alle Lagerkorrekturen dieser Art mit Kosten und Anzahl exportieren kann. Mit den Worten, dass kann die Wawi bestimmt.
Laut Steuerprüfer wird ein Entnahmebeleg mit den Einkaufspreis gefordert, aber gerne kann ich versuchen dass genauer in Erfahrung zu bringen.

In JTL-Wawi heißt das "Korrekturbuchung" in JTL- WMS ist es eine "Minusbuchung" in beiden Fällen kannst du einen Hinweis hinterlegen, der dann auch in der Datenbank gespeichert wird. Kann durch Tippfehler natürlich zu Fehlern in der Auswertung kommen.
Und es gibt keine Druckvorlagen oder ähnliches für diese Auswertung.

Das wäre dann die Lösung die ich suche. Quasi alles Aufträge die keinen Umsatz bringen sondern nur bestehen um Buchalterisch verrechnet zu werden, den Bestand zu mindern und meine Bestellvorschläge zu präzisieren.

Das wäre ggf. die Lösung, aber wird in naher Zukunft eher nicht kommen. Also eher über andere Lösungen nachdenken

Kann man aktuell schon sehen wie oft ein Artikel von einem Kunden z.B. Pro Jahr gekauft wurde? Falls ja würde dies mir sogar die Möglichkeit geben wie viel Schmierstoffe oder Schraubenschlüssel pro Jahr verbraucht werden. Das gleiche gilt natürlich auch für Kartonage usw.

Da gibt es diverse Möglichkeiten und Lösungen. Das würde hier den Rahmen sprengen. Kundenübersicht, Statistik, Eigene Übersichten, Workflows - da kann man viel machen, um den Wunsch zu erfüllen.

Falls ihr noch recht neu in der JTL-Welt seid, fühlt euch wie zu Hause - wie Trennscheibenwelt - gibt es hier sehr viele Kunden, die sich bei so speziellen Anforderungen ausgezeichnet unterstützen.
Und wenn ihr auch Geld in die Hand nehmen wollt, wendet euch gerne an unseren Vertrieb oder nutzt die JTL-Projektbörse auf unserer Webseite, um einen JTL- Servicepartner zu finden, der euch bei der Umsetzung eurer Wünsche unterstützt.

 

[Wissenssammler]

Das wäre ggf. die Lösung, aber wird in naher Zukunft eher nicht kommen. Also eher über andere Lösungen nachdenken

Also ich habe gerade nochmal beim Steuerberater nachgefragt. Es müsste "Eigenbeleg - Entnahmeschein" auf der "Rechnung" stehen, als Preis müsste der Durchschnittliche Netto-EK vermerkt sein. Es dürften nur Netto Beträge auftauchen und kein Ausweis von der MwSt.

 

[Stephan Handke]

Das sollte ja mit einer angepassten Auftragsdruckvorlage bzw. ab Version 1.6 mit einer Proforma-Rechnung zu realisieren sein. Beides taucht in einem späteren DateV-Export o.ä. nicht auf, kann aber über den Warenausgang mit Lieferschein durchaus den Lagerbestand reduzieren.

Über bspw. ein Eigenes Feld "Eigenbeleg - Entnahmeschein" im Auftrag, ebenfalls verfügbar ab 1.6 könnte man diese Vorgänge sogar recht gut filtern, suchen oder auch über kleine Tools und Eigene SQL Sichten in der Auftragsübersicht kleine Statistiken und Auswertungen fahren.

Kurzfristig wird das Thema nicht angegangen, da will ich keine falsche Hoffnung machen Sorry. Aber das Thema ist nachvollziehbar und sicher sinnvoll, um es künftig irgendwann umzusetzen, deshalb habe ich ein Ticket dazu angelegt: https://issues.jtl-software.de/issues/WAWI-49523