AW: Rechnungen und die Druckkosten
Hallo Leute,
weiß jemand, ob auf der Zweitrechnung, die zum Aufbewahren, auf der Rückseite genau dasselbe Zeug stehen muss (Widerrufsbelehrung, Batterieentsorgung, Hinweise) wie auf der Rechnung, die zum Kunden rausgeht?
Ist eine knifflige Sache. Ganz streng genommen würde ich zu einem "Ja" tendieren.
Frage die sich bei sowas immer stellt: was ist die rechtliche Grundlage?
Wenn man es mal ein wenig auseinander bastelt, dann geht es hier "nur" um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.
Für sogenannte Handels- und Geschäftsbriefe besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Rechnungen gehören ebenfalls zu dieser Kategorie, haben aber nochmal eine "Sonderstellung", da sie auch steuerlich relevant sind, und müssen daher 10 Jahre aufbewahrt werden.
Dinge wie AGB, Widerrufsbelehrung, Batteriehinweis usw. hätten für sich allein genommen schon den Charakter eines Geschäftsbriefes, denn dem Kunden werden ja relevante Informationen mitgeteilt. Wenn an den Kunden nun eine Rechnung verschickt wird, auf deren Rückseite irgendwelche Informationen enthalten sind (z. B. AGB, Widerrufsbelehrung etc.), dann hat das ja irgendeinen Sinn. Meist wohl den, dass der Kunde diese Informationen (zusammen mit der eigentlichen Rechnung auf der Vorderseite) zur Kenntnis nimmt und man dem Kunden dies auch nachweisen kann. Wenn er die Rechnung erhalten hat, kann er sich schliesslich nie herausreden, dass er AGB nicht erhalten hat, wenn diese auf der Rückseite stehen.
Wenn man nun also nur die Vorderseite der Rechnungen archivieren/aufbewahren würde, hieße das also konkret, dass die an den Kunden verschickte Rechnung zwar korrekt "dupliziert" wurde, nicht aber der Geschäfts- /Handelsbrief, also die Rückseite der Rechnung. Denn auch wenn das, was auf der Rückseite der Rechnung steht, zwar keine Pflichtangabe der Rechnung sein muss, sind diese Informationen trotzdem aber ein Geschäfts- oder Handelsbrief im Sinne der Aufbewahrungspflichten.
