Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

[gutberle]

Hallo Leute,

wir hatten gerade eine große EU-USt Prüfung im Haus und "Gelangensbestätigung sei Dank" war das Einzige, was moniert wurde, eine Rechnung für eine IGL Lieferung, auf der die Umsatzsteuer-Nummer falsch vom Auftrag übertragen wurde. Die Prüfer fordern nun, dass wir die Rechnung stornieren und mit neuer Nummer, aktuellem Datum und mit korrekter UStId neu ausstellen. - Die Rechnung ist allerdings schon bezahlt...

Ich habe jetzt in der Wawi eine Rechnungskorrektur über die gesamte Rechnung gemacht und hatte gehofft, danach einfach aus dem Auftrag heraus eine neue Rechnung erstellen zu können. Das ging aber nicht, sondern ich mußte die Originalrechnung löschen und erst danach konnte ich eine neue Rechnung erstellen. Jetzt hängt aber natürlich meine Rechnungs-Korrektur, also die Gutschrift, für die Originalrechnung in der Luft, weil die Originalrechnung schlicht nicht mehr existiert. Jetzt bin ich verwirrt und hoffe jemand von Euch kann mir helfen.

Frage: Wie muß ich in der Wawi vorgehen, um eine bereits bezahlte Rechnung korrekt zu stornieren und aus dem alten Auftrag eine komplett neue Rechnung zu erstellen?

Gruß,
Ingmar

 

[spaxxilein]

AW: Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

Die Originalrechnung darf definitiv nicht gelöscht werden, sonst hast du gleich das nächste Problem. Rechnungskorrektur erstellen, neuen Auftrag mit der richtigen UST ID anlegen und Auftrag ohne Versand abschließen.

Gruß

spaxxilein

 

[Marc Völker]

AW: Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

Gutschreiben neu Erstellen und danach die Zahlung Umbuchen (- Zahlung im alten und + im neuen)


Achja den neuen ohne Versand abschließen

 

[gutberle]

AW: Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

Danke für die schnellen Antworten. Ich habe Eure Vorschläge jetzt mal intensiv durchgespielt, aber leider helfen sie beide nicht wirklich - warum?

@spaxxilein: Die Lösung über einen neuen Auftrag klingt vernünftig und funktioniert bei inländischen Lieferungen mit Artikeln ohne Seriennummern wohl sicherlich auch, hier aber nicht, denn an dem Originalauftrag hängt eine Lieferung in ein anderes EU Land und ich muß wegen Innergemeinschaftlichen Lieferung die Lieferkette Auftrag > Lieferung mitsamt Spediteursbelegen+Gelangensbestätigung ununterbrochen und mit zusammenhängenden Belegnummern (also hier und dort gleich) dokumentieren. Der neue Auftrag würde die Kette aber unterbrechen. Außerdem hätte ich dann einen weiteren Auftrag als virtuelle Einnahme im System und die Statistik wäre in der Wurst. Ich muß also eine Lösung finden, bei der ich den alten Auftrag beibehalten kann und nur die Rechnung neu ausstelle.

Klingt nach der Lösung von Marc/Visitmedia, aber...

@Marc: Klingt gut, funktioniert aber leider auch nicht: Eine Rechnungskorrektur/Gutschrift über alle Positionen geht leicht, ok, aber "neu Erstellen" geht erst, wenn die alte Rechnung gelöscht (also storniert) ist und dann kann ich nicht nur keine -Zahlung mehr für die jetzt ja gelöschte Rechnung machen, sondern die Gutschrift hängt danach auch in der Luft, weil die zugehörige Rechnung ja gelöscht wurde. Die Gutschrift hat nach dem Löschen der Rechnung also Löcher in der Leinwand.

Ich überblicke es vielleicht noch nicht 100%, was sonst noch denkbar oder möglich wäre, aber im Moment scheint mir, dass eigentlich nur eine echte Rechnungsstorno-Funktion in der Wawi Abhilfe schaffen würde, also etwas in der Art von...

- Rechnung wurde erstellt, ist aber irgendwie fehlerhaft, evtl. ist sie schon bezahlt...
- Rechnung wird storniert: Eine Gutschrift über die Gesamtrechnung wird dabei automatisch erstellt, der Auftrag bleibt aber bestehen. Die Rechnung ist weiterhin im System, aber als "storniert" markiert. Die Gutschrift verweist auf diese stornierte Rechnung.
- Es kann jetzt wieder eine Rechnung für diesen Auftrag generiert werden und die Zahlung auf die alte Rechnung kann auf die neue Rechnung übertragen werden, denn die Basis für die Zahlung ist ja der Auftrag und der bleibt bestehen.

Im Moment sieht es aber so aus, als ob ich so vorgehen muß:

- Rechnungskorrektur über Gesamte Originalrechnung, Gutschrift ausdrucken
- Originalrechnung nochmals ausdrucken und gemeinsam mit Gutschrift abheften.
- Zahlung von Originalrechnung entfernen, Originalrechnung dann stornieren, also löschen.
- Neue Rechnung erstellen, ausdrucken, versenden, Zahlung eintragen.

Danach läßt sich wegen der echten Löschung der Originalrechnung zwar nicht mehr INNERHALB der Wawi nachvollziehen, was gemacht wurde, aber in Papierform schon und aktuell wird bei Betriebsprüfungen immer noch die Papierform geprüft, nicht die EDV.
Falls Ihr oder jemand anderes noch eine Idee hat, wie man das sonst lösen könnte, würde ich mich über einen Hinweis freuen.

Viele Grüße,
Ingmar

 

[Marc Völker]

AW: Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

Sorry da muss ich dich Korrigieren, hatten jetzt aktuell mit absprachen von 2 Finanzämtern und 2 Steuerberatern einen weg Entwickeln müssen Rechnungen Korrekt gerade zu ziehen wegen überschrittener Lieferschwelle. Und da wurde von von allen Beteiligten genau der Weg aufgezeigt. Und von uns umgesetzt.

Warum du eine Rechnung Löschen musst kann ich da nicht im entferntesten nachvollziehen.

Denn die Original Rechnung ist gestellt, zwar falsch aber gestellt und die bleibt genau so wie sie ist, und wird durch die Korrektur 100% gutgeschrieben, jedoch ohne Waren Rückbuchung oder ähnlichem.

Die Duplizierte Rechnung/Auftrag wird im Anschluss ohne Versand Abgeschlossen, sprich es gibt auch keine Warenbewegungen mehr. (Sind bereits durch den 1 Auftrag / Rechnung erfolgt)

Eine Rechnung kennt in der wawi kein Storniert, entweder sie existiert oder eben nicht. (2 Statis da oder gelöscht)
Das ganze erfordert natürlich einen neuen Auftrag, zu enem Auftrag kann es zu keinem Zeitpunkt in der Wawi 2 Rechnungen geben. Sobald eine Rechnung vorhanden ist ist auch der Status Storniert auf dem Auftrag nicht mehr möglich.

Gerade das Originalrechnung stornieren also löschen darfst du auf keine Fall

Bezüglich der Zahlung wie bereits geschrieben über eigene Zahlungsart eine Umbuchung durchführen (negative Zahlung auf Original, Positive Zahlung auf neuen Auftrag)

Natürlich ist dein Vorgehen möglich mit dem Löschen, jedoch von Seiten Finanzämter und Co nicht Empfohlen. Zumindest im Fall der 2 Kunden mit ihren Finanzämtern (Bayern, Nrw)

Ansonsten sind beide Lösungen, meine und spaxxilein die gleiche. Die Referenz der Seriennummern bleibt ja weiterhin auf dem Originalauftrag erhalten, dieser bleibt so wie beschrieben unverändert im System mit samt Rechnung. So ist es EDV Technisch auch zu 100% nachvollziehbar.

Den Punkt den du in meinem Konstrukt nicht verstanden hattest, ist, dass ich einen Komplett neuen Auftrag mit Rechnung erstelle (kannst da sogar als Externe nummer die Original rein packen, so machen wir es im Tool) und wie gesagt, da ja keine ware mehr bewegt wird ohne Versand abschließen.

 

[gutberle]

AW: Rechnung nach Zahlung wegen UStId Fehler neu ausstellen - wie vorgehen?

Hallo Marc,

danke, dass Du Dir die Zeit genommen hast, Deine Lösung noch einmal genauer zu erläutern und auch für den Hinweis auf Deine Interaktion mit den Steuerbüros und Finanzämtern. Das gibt der Lösung schon etwas mehr "amtliches".

Eine Rechnung löschen muß (und will) ich eigentlich überhaupt nicht, denn dass das Finanzamt das nicht akzeptieren würde, ist mir klar, aber in der Wawi wird eben nicht zwischen "löschen" und "stornieren" getrennt (siehe auch JTL Guide zur WawiRechnungsverwaltung). Der richtige Weg, den ich so auch aus anderen (zugegebenermaßen größeren und richtig teuren) Wawis kenne ist, die alte Rechnung zu stornieren, die dann zwar weiterhin existiert, aber eben mit einer automatisch erzeugten dazugehörigen Storno-Rechnung mit negativem Betrag. Dann kann ich basierend auf dem gleichen Original-Auftrag, der ja mein rechtsgültiger Vertrag mit dem Kunden ist, eine neue Rechnung mit meinen inhaltlichen Korrekturen erzeugen und der Verlauf (~ Log) zeigt die Kaskade der Aktivitäten und alle Dokumente sind noch verfügbar und verlinkt.

Ganz korrekt ist es auch in der JTL Wawi so, dass ich zu dem Auftrag (=Vertrag) mit meinem Kunden erst dann eine neue, geänderte Rechnung erstellen kann, wenn die alte Rechnung "storniert" wurde. Durch die fehlende Trennung zwischen "stornieren" und "löschen" bedeutet das in der JTL Wawi aber, dass die alte Rechnung hierbei nicht nur als storniert geflagged, sondern effektiv gelöscht wird. Das ist auch der Grund, warum ich in meiner früheren Email eine "echte" Storno-Funktion für Rechnungen vorgeschlagen habe. Vor dem Hintergrund, was in der JTL Wawi möglich ist und was nicht, habt ihr Beide aber völlig recht und die Lösung mit dem neuen Auftrag mit neuer Rechnung und Zahlungsübertrag alt>neu ist definitiv die Bessere.

Was mir hierbei aber Kopfschmerzen bereitet ist, dass dieser zweite, ja eigentlich nur behelfsweise erzeugte Auftrag im System als neuer Umsatz gewertet wird, der alte Auftrag aber natürlich auch. Die Umsatz-Statistik und die Anzeige im Dashboard sind also schon einmal perdu, weil der gleiche Umsatz jetzt zweimal erscheint. Und auch die Exporte mit der Ameise, z.B. der Rechnungsexport, bilden nicht ab, was ich da gemacht habe, also dass die historische Rechnung eigentlich storniert und somit ungültig ist, denn intern scheint das in der Wawi eher so gesehen zu werden, dass es da eine gültige Rechnung gibt und zu dieser gültigen Rechnung eben auch eine gültige Gutschrift und dann natürlich noch eine spätere gültige Rechnung ohne für das Programm ersichtlichen Bezug zur ersten Rechnung. Soll heißen beide Rechnungsdatensätze alt und neu werden als gültige Rechnungen exportiert. In der Buchhaltung ist das natürlich wieder leicht heilbar, denn die Gutschrift wird da einfach gegen die Rechnung gebucht, aber in der Wawi ist die Lösung nicht wirklich optimal und ich frage mich, wie das bei Deinen Kunden aussieht, wenn die Dutzende oder sogar Hunderte Rechnungen auf diese Art und Weise heilen müssen?

P.S. Du sprichst von einem "Tool". Habt ihr da was geschrieben?

Danke und viele Grüße,
Ingmar