Neu Bestätigung der hinterlegten USt.-ID bei jeder Bestellung

[robfried]

Hallo Forum,

unser Steuerbüro konfrontierte uns heute mit einer Gesetzesänderung, die uns in der Praxis zwingt, bei jeder gewerblichen Bestellung aus dem EU-Ausland nochmals explizit vom Kunden die Bestätigung einzufordern, dass die in hinterlegte USt.-ID für die Bestellung verwendet wird (und z.B. keine andere). Wir müssen diese Bestätigung auf die Bestellung rückverfolgbar protokollieren.

Habt ihr Lösungsansätze dafür?

Ich dachte, ich könnte es über die Checkboxenverwaltung lösen (Ich bestätige, dass ich die o.g. USt.-ID für diese Bestellung verwende), aber das hat mehrere Haken:
- Die Checkbox wird immer angezeigt, also auch bei Kunden aus Deutschland oder aus Drittländern, was diese dann verwirren würde.
- Dadurch dass sie sich nicht auf EU-Kunden eingrenzen lässt, darf sie auch kein Pflichtfeld sein. Und deshalb habe ich keine verlässliche Prüfung, wenn jemand den Haken nicht gesetzt hat, sondern nur wenn die Box auch wirklich gecheckt wurde.

Hat noch jemand von euch dieses Problem? Es ist wohl seit dem 01.01.2020 in die Gesetzgebung aufgenommen worden, dass diese Bestätigung bei jeder einzelnen steuerfreien Rechnungsstellung ins EU-Ausland vorliegen muss, da ansonsten im Falle einer Steuerprüfung die nicht abgeführte Umsatzsteuer nachgefordert werden kann.

Übrigens durfte ich mich auch darüber belehren lassen, dass eine einmalige Prüfung der USt.-ID bei Anlage des Kundenkontos nicht ausreicht, sondern diese regelmäßig wiederholt werden muss. Falls eine USt.-ID eines Kunden ihre Gültigkeit verliert und dies bei einer Steuerprüfung auffällt, kann die Umsatzsteuer für alle steuerfrei ausgestellten Rechnungen an den Kunden bis zum Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Prüfung zurückverlangt werden. Hierzu habe ich in der neuen Version der WAWI einen Workflow gefunden, den ich jetzt schnellstens mal einrichten werden.


Grüße,

Robin

 

[sjk]

Hierzu habe ich in der neuen Version der WAWI einen Workflow gefunden, den ich jetzt schnellstens mal einrichten werden.

Hast du zu dem Workflow einen Thread hier oder eine andere Anleitung?

Bis jetzt habe ich nur davon gehört, dass man ab 01.01.2020 die USt.-ID bei jedem Auftrag neu prüfen muss.
Dass der Kunde nun seine USt.-ID bei jedem Auftrag explizit selbst bestätigen müssen soll lese ich hier (zum Glück) zum ersten Mal und hört sich für mich auch völlig sinnlos an. Es sollte ja jeweils nur eine USt.-ID pro Firma und Rechnungs- oder Lieferadresse existieren. Anhand der Adresse ist somit eigentlich glasklar welche ID benutzt wird und da kann der Kunde dann auch nichts auswählen. Und für den Fall, dass die hinterlegte ID nicht mehr aktuell ist oder nicht zur Adresse passt würde die Prüfung bei Auftragsanlage fehlschlagen und man müsste vom Kunden sowieso eine neue anfordern.

Wurde dir eine entsprechende Quelle für diese Bestätigung durch den Kunden Sache genannt? Spontan würde ich das Thema mit etwas Hoffnung so einen Quatsch nicht umsetzen zu müssen in die Kategorie "vorauseilender Gehorsam" verbuchen..

 

[robfried]

Hallo,

ich habe im Internet einen Infotext von einer großen Steuerkanzlei gefunden, der auf das Thema eingeht. Darin heißt es:

Der derzeitige Gesetzentwurf zur Umsetzung in Deutschland sieht vor, dass zur Erlangung der Steuerbefreiung
die USt-IdNr. „verwendet“ werden muss. Die „Verwendung“ der USt-IdNr. verlangt hier ein aktives Tun
und damit eine ausdrückliche Mitteilung (vgl. Begründung zum Gesetzentwurf zum Jahressteuergesetz 2019
vom 31.7.2019). Es genügt deshalb nicht, wenn die USt-IdNr. lediglich auf dem Briefbogen des Leistungsempfängers
aufgedruckt ist. Diese Regelung geht über die Anforderung in der MwStSystRL hinaus, da dort lediglich
gefordert wird, dass der Erwerber seine USt-IdNr. mitteilt. So wird es auch im Entwurf der Explanatory
Notes für ausreichend erachtet, wenn die USt-IdNr. des Erwerbers auf der Rechnung angegeben wird, da
dann unterstellt werden kann, dass die USt-IdNr. vorher mitgeteilt wurde.
Hinsichtlich des Begriffs der „Verwendung“ in der deutschen Regelung stellen sich zahlreiche Folgefragen, insbesondere bezüglich des
Zeitpunkts der Verwendung. Der Bundesrat hat in seiner Stellungnahme zum Gesetzentwurf daher angeregt, im
Gesetz eine Legaldefinition für „Verwenden“ aufzunehmen. Die Bundesregierung sieht eine solche Ergänzung
im Gesetz allerdings als entbehrlich an und verweist in ihrer Gegenäußerung auf die Ausführungen im
Umsatzsteueranwendungserlass (A 3a.2 Abs. 10 Satz 2 ff. UStAE), die gleichermaßen für den Begriff „Verwenden“
im Gesetzentwurf zu verstehen sind.

Siehe hier auf Seite 2 und 3: https://www.ebnerstolz.de/de/umsatzsteuer-impuls-quick-fixes-307995.html

Wenn ich das richtig verstehe, sind sich Bundestag und Bundesrat noch nicht so einig. Wenn man es aber auf die Goldwaage legt, läuft es darauf hinaus, dass unter "Verwendung" eine aktive Handlung gemeint ist. Ich habe die Vorgabe, diese "aktive Handlung" in den Bestellprozess zu integrieren, damit wir hier frühzeitig auf der sicheren Seite sind.


In das Thema mit der wiederkehrenden Prüfung muss ich mich zunächst noch reinfuchsen. Die Theorie sollte aber sein, dass eine Workflow-Aktion eine Prüfung der USt.-ID anstößt, beispielsweise getriggert durch das Anlegen eines Auftrags mit den Bedingungen "von einem Kunden mit Lieferland ungleich DE" und "wenn USt.-ID ungleich leer". Was allerdings passiert, wenn die Prüfung fehlschlägt und wo die erfolgreiche Prüfung dokumentiert wird (dennd as willd er Steuerprüfer ja im Zweifel sehen), dazu kann ich dir bisher nichts sagen.

 

[sjk]

Danke fürs raussuchen der entsprechenden Erläuterung! Dann muss ich das wohl auch mal bei uns ansprechen...

Bezüglich des Workflows habe ich auf die Schnelle folgendes zusammen geschustert (Über Verbesserungsvorschläge würde ich mich sehr freuen ):

1. Workflow, filtert die relevanten Aufträge bei Auftragsanlage (Auftrag>Erstellt)
   Bedingungen: "Lieferland ungleich DE" und "Kundengruppe ungleich Privatkunde"
   Aktion: "Auftrag zurückhalten>Rückhaltegrund: USt-ID prüfen" und "Workflow-Ereignis auslösen>Kunden>DeinEreignis" für den
2. Workflow, prüft die USt-ID (Kunden>Manuell>DeinEreignis>DeinWorkflow)
   Bedingung: Keine
   Aktion: "USt-ID prüfen"
3. Um 2 Min verzögerter Workflow (Auftrag>Erstellt)
   Bedingung: "USt.ID erfolgreich geprüft gleich True" plus Bedingungen aus Workflow 1
   Aktion: "Auftrag freigeben"

Dann haben wir noch einen Workflow bei Auftragsanlage mit den Bedingungen aus Workflow 1 plus "USt-ID gleich leer" der diese Aufträge immer zur Prüfung zurückhält und ein PopUp zur Information des Bearbeiters öffnet.

Eigentlich hätte ich gerne eine Workflowkette mit 4 Workflows gemacht, die sich nacheinander triggert und das in einem Rutsch abfrühstückt. Nur leider komme ich aus den Kundenworkflows nicht mehr zurück zum Auftrag.

Testen konnte ich das mangels einem passenden Auftrag leider noch nicht. Der Fall ist bei uns eher die Ausnahme.

Logisch wäre aber ein Eintrag des Ergebnisses in die Kundenhistorie analog der manuellen Prüfung. Laut BZSt würde dieser Eintrag als Nachweis ausreichend, siehe:

Spoiler

Bei Anfragen über die XML-RPC-Schnittstelle kann die vom BZStübermittelte elektronische Antwort (Datensatz) unmittelbar in das System des Unternehmens eingebunden und ausgewertet werden. In diesen Fällen kann der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. – abweichend vom Grundsatz einer qualifizierten amtlichen Bestätigungsmitteilung – über den vom BZSt empfangenen Datensatz geführt werden (siehe auch Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 18e.1.). Quelle: Hier lang

Zumal die amtliche Bestätigungsmitteilung anscheinend nicht wirklich zuverlässig zugeschickt wird: Siehe dieser Thread

 

[robfried]

Danke, so ähnlich habe ich es jetzt auch gelöst. Allerdings werden bei mir die Aufträge nicht zurückgestellt sondern es werden entsprechende Mails versendet, sodass unser Kundenservice die Einzelfälle prüfen kann und der Auftrag trotzdem schon mal bearbeitet wird. Die Idee mit dem Zeitversetzten Workflow war der Schlüssel.

Das andere Thema mit der Bestätigung dachte ich zwischenzeitlich durch die Zweckentfremdung der Gratisgeschenke-Funktion lösen zu können, aber das war Murks. Ich habe es jetzt vorläufig über eine einfache Checkbox gelöst, die bei Auslösen eine Mail versendet ("Ich bestätige die Verwendung meiner o.g. USt.-ID..."), die wir dann archivieren können - und in der zu diesem Zweck hoffentlich eine Referenz zum Auftrag vermerkt ist. Leider wird die Box allen Kunden angezeigt und ich bin jetzt schon gespannt, wie viele DE-Kunden sie einfach blind anklicken werden - und wie viele EU-Kunden sie nicht anklicken werden, denen ich dann mit einem Formular hinterherlaufen muss...

 

[Thor]

Ich habe das bei mit so eingerichtet. jeder Workflow an sich funktioniert, wenn man ihn ausführt. Was nicht funktioniert, ist dass Workflow 1 bei der Aktion den Workflow 2 auslöst..

Mh, was mache ich falsch?