Inaktiv [1.4.15.3] Mahnstufe, Mahnlauf, Vorlagen dazu...

[SaR]

Was von meinen aktuellen Problemen "Bedienungsfehler" oder definitiv Bugs sind, müsst bitte Ihr mir sagen. Ich blicke da nicht so wirklich durch

Vorweg - das System haben wir bei dieser Firma erst mit November gestartet. Mahnstufen (MSx) sind "Zahlungserinnerung" (ZE) und MS1. Danach kommt gleich externes Inkasso. Pro Mahnstufe sind 10 Tage + 3 Tage Respiro vorgesehen.

Mahnstufe (wie sie hinterlegt wird ist klar):

• doch... bei einigen Einträgen (Offene Posten) wird sie angezeigt, bei einem anderen nicht. Dies, obwohl dieser älter ist
• Wegen der Feiertage wurde auf das Mahnwesen vergessen. Nun sind viele Einträge älter als 10+3, respektive älter als 20+6 Tage. Der Mahnlauf orientiert sich aber offenbar am Rechnungsdatum und nicht wann der Mahnlauf gestartet wird.
  Frage: kann der Mahnlauf unabhängig vom RE-Datum manuell ab Datum X gestartet werden?
• Einzeln mahnen - wir haben versucht, unbezahlte Rechnungen über Rechtsklick>Rechnung>Mahnung zu mahnen. Als Antwort gibt das System "Mahnung(en) konnten nicht erstellt werden".

Mahnlauf/Offene Posten: (vom Prinzip her klar wie es funktionieren soll)

• das Mahnsystem könnte ruhig etwas intuitiver aufgebaut sein, denn:
  • Offene Posten prüfen - es werden nur wenige Datensätze angezeigt, obwohl eigentlich viel mehr zur Mahnung anstehen. Wie kommt das? Wie bekomme ich die anderen Rechnungen gemahnt?
  • Mahnlauf starten - orientiert sich natürlich nur an den gefundenen Rechnungen. Ein händisches mahnen (s.o.) ist nicht möglich.
  • Wir verschicken die Mahnungen als Mail und drucken sie einmal für die Ablage aus. Gut - nach dem Start des Mahnlaufs passiert aber scheinbar gar nichts. Man muss unter "Angemahnt" gehen und dort die Mahnungen manuell verschicken bzw. ausdrucken. Ist das so gewollt?

Vorlagen für Mahnwesen (L&L): (ich will es mir jetzt nicht mit Euch verscherzen, drum sag ich erst mal gar nichts)

• links unten, im Eigenschaftenfenster gibt es eine Möglichkeit, From/To/Subject etc. als Variablen zu hinterlegen. Soll man das leer lassen oder werden die gebraucht? Denn eigentlich werden diese Daten ja über das Mailtemplate importiert.
• problematisch ist auch, dass (Pro-Vorlage)
  • die Mahngebühr in der Originalvorlage einfach so in den Gesamtbetrag eingerechnet wird (nicht transparent) und
  • bei EU-Kunden (IGL ohne UST) in der Mailmessage die Steuerumkehr unberücksichtigt bleibt. D.h., auf der Rechnung hat es gestimmt, in der Mahnung bzw. Mailnachricht der Mahnung stimmt es nicht

Eine Kritik doch noch an der Doku: die thematische Auflistung der dotLiquid-Variablen ist zwar toll, es ist jedoch unheimlich mühsam, sich nach dem Trial/Error-Prinzip durchzuarbeiten. Zumal man erst draufkommen muss, dass quasi jede Vorlage eigene Variablen verwendet.

Wie immer sei's gedankt für Eure Mühe und Zeit, mir mit Rat und Tat zur Seite zu stehen

lg.robert

PS: bitte in eine der kommenden Versionen der Vorlagen (Mail) in den Stammdaten ( Wawi) der eigenen Firma 2 Felder hinzufügen:

• Linkangabe zum Impressum auf der Website
• Linkangabe zur Datenschutzerklärung auf der Website

damit diese in den Footer des Mails automatisch integriert werden können

 

[Enrico W.]

Warum bei Dir nicht alle offenen Posten angezeigt werden - das kann man natürlich schlecht sagen, wenn man sich Deine Daten nicht ansehen kann. Bitte hab Verständnis, dass ich hier dann nicht im Nebel stochern möchte. Das einzige, was als häufigster Fehler angesehen werden muss ist, dass Du die Datumauswahl nicht entsprechend angepasst hast.
Zu Verbesserungsvorschlägen haben wir hier eine Umfrage. Da kannst Du Dich gern mit verewigen. Wir möchten den Mahnlauf daraus neu konzeptionieren.

https://forum.jtl-software.de/threads/umfrage-zum-mahnlauf.114969/

Ja, du kannst Mahnungen auch unabhängig vom Rechnungsdatum starten. Wenn Du die Datumauswahl in den offenen Posten entsprechend ausweitest, dann solltest Du diese Rechnungen auch sehen und kannst sie anmahnen, ohne dass das Zahlungsziel bereits überschritten wurde.

 

[SaR]

Warum bei Dir nicht alle offenen Posten angezeigt werden - das kann man natürlich schlecht sagen, wenn man sich Deine Daten nicht ansehen kann. Bitte hab Verständnis, dass ich hier dann nicht im Nebel stochern möchte. Das einzige, was als häufigster Fehler angesehen werden muss ist, dass Du die Datumauswahl nicht entsprechend angepasst hast.
Zu Verbesserungsvorschlägen haben wir hier eine Umfrage. Da kannst Du Dich gern mit verewigen. Wir möchten den Mahnlauf daraus neu konzeptionieren.

https://forum.jtl-software.de/threads/umfrage-zum-mahnlauf.114969/

Ja, du kannst Mahnungen auch unabhängig vom Rechnungsdatum starten. Wenn Du die Datumauswahl in den offenen Posten entsprechend ausweitest, dann solltest Du diese Rechnungen auch sehen und kannst sie anmahnen, ohne dass das Zahlungsziel bereits überschritten wurde.

Danke Enrico

• Ich werde ein Ticket erstellen, damit wir das kurz anhand unserer Daten abhandeln können.
• Datumauswahl anpassen - wie meinst Du das? Ich habe das Datum der Rechnungserstellung plus Zahlungsziel. Lieferdatum ist zumindest immer vor Rechnungsdatum. Was ließe sich da noch zusätzlich anpassen?
• OP/Datumauswahl - ich habe mehrere Methoden versucht. Da bei uns die Rechnungslegung im WAWI per 01.11.2018 beginnt, habe ich auch versucht, den Zeitraum (nach hinten) auf Oktober auszuweiten. Deaktiviere ich auch das "Bis"-Datum, werden mir mehr Positionen angezeigt, als mit. Auch nicht ganz klar, da diese Positionen zumindest die Stufe "Zahlungserinnerung" erreicht haben. Wie gesagt - ich habe keine Ahnung was ich hier vielleicht nicht verstehe oder falsch mache(?!)
• Manuell anmahnen - s.o. - ich verstehe die Rückmeldung vom System so, dass, wenn das Zahlungsziel der ZE noch nicht erreicht ist, der Datensatz in die nächste Mahnstufe angehoben wird. Aber das war's auch schon

Umfrage - dem werde ich mich gerne anschließen

 

[Enrico W.]

Wenn Du das Fenster offene Posten aufgerufen hast, dann hast du oben Datumsfelder. Das sind Filter, welcher Zeitraum beachtet werden soll. Da kann es durchaus sein, dass du bestimmte Rechnungen von der Anzeige ausschließt.
Gleichzeitig kannst du das Bis-Ziel so weit in die Zukunft legen, dass auch noch nicht abgelaufene Rechnungen angezeigt werden. Diese kannst du dann auch anmahnen, es kommt aber ein entsprechendes Hinweisfenster.

 

[SaR]

Wenn Du das Fenster offene Posten aufgerufen hast, dann hast du oben Datumsfelder. Das sind Filter, welcher Zeitraum beachtet werden soll. Da kann es durchaus sein, dass du bestimmte Rechnungen von der Anzeige ausschließt.
Gleichzeitig kannst du das Bis-Ziel so weit in die Zukunft legen, dass auch noch nicht abgelaufene Rechnungen angezeigt werden. Diese kannst du dann auch anmahnen, es kommt aber ein entsprechendes Hinweisfenster.

OK, habe ich es doch richtig verstanden (=Filter). Bedeutet aber auch, dass ich bei einer Überdehnung des Zeitraums (hinten/vorne) ALLE OP erfassen müsste. Genau das passiert aber nicht. U.a. dies zu ergründen ist mein Anliegen

Die Umfrage habe ich mir angesehen. Wenn ich mir die Mitarbeit antue (was ich wirklich gerne machen würde), dann brauche ich einen direkten Austausch mit Euch (z.B. Entwicklergruppe). Irgendwie wirkt mir die Sache nämlich etwas verfahren. Diskretion meinerseits wäre übrigens obligat. Vielleicht sollten wir in der Sache mal kurz telefonieren.

 

[Enrico W.]

Warum wirkt Dir das verfahren? Wir sammeln dort Ideen und Vorschläge. Daraus wird dann ein Konzept erarbeitet, das für eine möglichst breite Masse der User in Frage kommt.

 

[SaR]

Ist mir durchaus bewusst. Ich glaube eben nur, dass Ihr so das Rad neu erfinden wollt. Mit all seinen Schwächen und Fehlern, die es dann erst wieder auszumerzen gilt.

Für Mahnverfahren gibt es probate Ansätze und Konzepte, wie sie bereits seit Jahren von Buchhaltern, Steuerberatern und Rechnungsprogrammanbietern erfolgreich umgesetzt werden. Das fängt damit an, dass man eigentlich schon beim Programmeinstieg von einer Maske begrüßt wird, die die OP präsentiert. Nichts ist für einen Kaufmann wichtiger, als Geld aus seinen Rechnungen einzusammeln.

Deshalb wäre es n.m.Ansicht schon mal wichtig, das ganze Thema rund um "Mahnung" wie ein eigenes Modul aufzubauen und dieses dann mit der WAWI zu verknüpfen. Jetzt sehe ich es so (Stichwort: verfahren), dass Mahnungen (als Prozesse) in der WAWI, als evolutionärer Teil der Programmierung, erst stückweise hinzu gekommen sind.

Ich persönlich würde mich jetzt ans Reißbrett setzen, must-haves und nice-to-haves voneinander abgrenzen, mir diesbezüglich von Fachleuten Vorgaben erstellen lassen, vielleicht ein wenig vom Mitbewerb (Rechnungssoftware) abkupfern und eine solide Basis erstellen. Diese Basis in logische Segmente aufgliedern (z.B. Formulare) und mit den bestehenden Prozessen der WAWI schrittweise verknüpfen. Ich bin sicher, viele von den bereits erstellten Programmbausteinen lassen sich dabei verwerten.

 

[SaR]

Das grundlegende Problem, warum bestimmte anzumahnende Rechnungen nicht angezeigt wurden, konnte dank des persönlichen Einsatzes von Herrn Kotewicz geklärt werden. Das Problem sitzt wie üblich vor dem PC und hat bei einer der "Zahlungsarten" schlichtweg vergessen, "in Mahnlauf aufnehmen" anzuhaken *peinliche-röte*

Von den anderen, von mir kritisierten Punkten, kann ich mich leider nicht distanzieren. Das ganze Mahnwesen ist irgendwie chaotisch in Aufbau und Bedienung (Usabilitiy). Z.B. sollte die Spalteneinstellung im Fenster Rechnung/Angemahnt an die wesentlichen Kriterien des Mahnwesens angepasst werden.
Primär wären das die Spalten:

• Auftragsnummer
• Kunde - Vor- und Zuname, Firma
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Zahlungsziel (Datum)
• Mahnstufe
• Mahnstopp j/n
• aktualisiertes Zahlungsziel (Datum)
• Mahnung gedruckt am
• Mahnung Mail am

In diesem Bereich sollte auch die komplette Steuerung für OP/Mahnungen liegen. ...sprich, der Informationswert der Tabelle sollte sich auf das Wesentliche des Aufgabenbereichs beschränken. Nützlich wäre natürlich auch eine Druckfunktion für Mahnungen. Entweder über Rechtsklick und/oder über "Ausgabe/Mahnung"

 

[Enrico W.]

Wie gesagt - solche Vorschläge gern in die verlinkte Umfrage.
Wir wollen das Rad mit Sicherheit nicht neu erfinden sondern die Prozesse so optimieren, dass sie für alle nutzbar sind.
Und was die modulare Arbeitsweise angeht: Letztlich ist die ganze JTL-Wawi ein Programm mit unterschiedlichen Modulen, die ineinandergreifen. Von daher wird sich hier nichts grundlegend an der Arbeitsweise ändern.