Neu Workflow erstellen, einen Wert aus den Stammdaten kopieren in einen anderen

[Laura O]

Hallo liebe Community,
ich arbeite bisher kaum mit workflows und scheiter gerade daran einen wie ich dachte simplen workflow zu erstellen. Auch Bing Chat konnte mein Problem nicht lösen, daher hoffe ich auf euch:
Es geht darum:
Bei Änderung und/oder bei Anlage eines Kunden soll geprüft werden, ob die UstID gefüllt ist. Wenn sie gefüllt ist, soll der Wert kopiert und in das Feld Fax vom gleichen Kunden eingefügt werden.
Ersten Schritt (Bedingung) habe ich, die Prüfung ob das Feld leer ist. Beim zweiten (Aktion) scheiter ich daran, dass beim "Wert setzen" keine Kundenstammdaten zur Auswahl stehen. Daraufhin hat mir Bing Chat ein Script geschrieben, welches auch in weiteren Variationen nicht funktionert hat:

if (Kunde.UstID != "") {
Kunde.Fax = Kunde.UstID;
}

Kann mir jemand weiterhelfen? Soo schwer kann das doch garnicht sein, oder?

 

[frankell]

Hallo liebe Community,
ich arbeite bisher kaum mit workflows und scheiter gerade daran einen wie ich dachte simplen workflow zu erstellen. Auch Bing Chat konnte mein Problem nicht lösen, daher hoffe ich auf euch:
Es geht darum:
Bei Änderung und/oder bei Anlage eines Kunden soll geprüft werden, ob die UstID gefüllt ist. Wenn sie gefüllt ist, soll der Wert kopiert und in das Feld Fax vom gleichen Kunden eingefügt werden.
Ersten Schritt (Bedingung) habe ich, die Prüfung ob das Feld leer ist. Beim zweiten (Aktion) scheiter ich daran, dass beim "Wert setzen" keine Kundenstammdaten zur Auswahl stehen. Daraufhin hat mir Bing Chat ein Script geschrieben, welches auch in weiteren Variationen nicht funktionert hat:


Kann mir jemand weiterhelfen? Soo schwer kann das doch garnicht sein, oder?

Hallo @Laura O,

wenn eine Aktion nicht standardmäßig angeboten wird, wie hier das Befüllen des entsprechenden Feldes, dann geht das nur über die Nutzung von SQL, bspw. über einen CustomWorkflow. Ich wie auch diverse andere hier könnten Dir einen entsprechenden Code zur Verfügung stellen. Aber es stellt sich die Frage, ob Du das möchtest. Ein Eingriff in die Datenbank ist stets eine Sache, die auf eigenes Risiko geschieht, bei der man sich also schon sicher sein sollte, dass man weiß, was man tut. Der von Dir geschilderte Use Case könnte zwar kaum harmloser sein. Und doch könnte es dazu einladen, mehr draus zu machen, wenn man erst mal Lunte gerochen hat.

Daher: Du zweckentfremdest ja offensichtlich das Feld Fax. Wäre dann nicht die Nutzung eines Eigenen Feldes besser? Dieses kannst Du ja auch mit einem "normalen" Workflow befüllen. Und die Eigenen Felder sind als Bedingung in anderen Workflows auszulesen.

Vielleicht aber auch einmal etwas grundsätzlicher: Warum nutzt Du das Feld Fax dafür? In welchem Prozess kannst Du nicht auf das Feld UStID zugreifen, obwohl Du das musst?

 

[Laura O]

Hallo @Laura O,

wenn eine Aktion nicht standardmäßig angeboten wird, wie hier das Befüllen des entsprechenden Feldes, dann geht das nur über die Nutzung von SQL, bspw. über einen CustomWorkflow. Ich wie auch diverse andere hier könnten Dir einen entsprechenden Code zur Verfügung stellen. Aber es stellt sich die Frage, ob Du das möchtest. Ein Eingriff in die Datenbank ist stets eine Sache, die auf eigenes Risiko geschieht, bei der man sich also schon sicher sein sollte, dass man weiß, was man tut. Der von Dir geschilderte Use Case könnte zwar kaum harmloser sein. Und doch könnte es dazu einladen, mehr draus zu machen, wenn man erst mal Lunte gerochen hat.

Daher: Du zweckentfremdest ja offensichtlich das Feld Fax. Wäre dann nicht die Nutzung eines Eigenen Feldes besser? Dieses kannst Du ja auch mit einem "normalen" Workflow befüllen. Und die Eigenen Felder sind als Bedingung in anderen Workflows auszulesen.

Vielleicht aber auch einmal etwas grundsätzlicher: Warum nutzt Du das Feld Fax dafür? In welchem Prozess kannst Du nicht auf das Feld UStID zugreifen, obwohl Du das musst?

Danke für deine ausführliche Antwort. Ich bin da tatsächlich schon beim Workaround vom Workaround:
Bei der Ansicht Kunden gibt es das Feld "zuletzt geändert am" nicht. Ich brauche aber die Info, weil wir gerade unseren Kundenstamm digitalisieren und Kunden eventuell aktualisiert werden. Die Änderungen muss ich dann in ein externes Programm einspielen. Damit ich sehe, welche Kunden neu angelegt wurden/geändert wurden, trägt mein Team im Feld Fax das Datum (20241021) ein, so dass ich es chronologisch sortieren kann und fortlaufend im externen system updaten kann. Da wir nun von LS-POS auf JTL-POS umgestiegen sind, wird hier das Feld Fax bei der Eingabe der Kunden nicht mehr angezeigt. Daher war nun meine Idee das Feld UstID dafür zu missbrauchen und den Workflow einzurichten, damit ich nach meinem System weiter arbeiten kann. Denn ich kann mir im Reiter "Verkauf" nicht die UstID anzeigen lassen und sehe dann nicht, wenn das Feld vergessen wurde beim ausfüllen. Es ist nicht hübsch, aber irgendwie praktikabel... Nur bekomme ich das Feld Fax nun nicht automatisch gefüllt.

 

[frankell]

Danke für deine ausführliche Antwort. Ich bin da tatsächlich schon beim Workaround vom Workaround:
Bei der Ansicht Kunden gibt es das Feld "zuletzt geändert am" nicht. Ich brauche aber die Info, weil wir gerade unseren Kundenstamm digitalisieren und Kunden eventuell aktualisiert werden. Die Änderungen muss ich dann in ein externes Programm einspielen. Damit ich sehe, welche Kunden neu angelegt wurden/geändert wurden, trägt mein Team im Feld Fax das Datum (20241021) ein, so dass ich es chronologisch sortieren kann und fortlaufend im externen system updaten kann. Da wir nun von LS-POS auf JTL-POS umgestiegen sind, wird hier das Feld Fax bei der Eingabe der Kunden nicht mehr angezeigt. Daher war nun meine Idee das Feld UstID dafür zu missbrauchen und den Workflow einzurichten, damit ich nach meinem System weiter arbeiten kann. Denn ich kann mir im Reiter "Verkauf" nicht die UstID anzeigen lassen und sehe dann nicht, wenn das Feld vergessen wurde beim ausfüllen. Es ist nicht hübsch, aber irgendwie praktikabel... Nur bekomme ich das Feld Fax nun nicht automatisch gefüllt.

Verstehe, danke für die Erläuterung.

Danach bin ich aber erst recht beim Anlegen eines Eigenen Feldes und einer Eigenen Übersicht. Für Dein Team ändert sich nichts am Aufwand, dass sie ein Feld befüllen müssen. Denn leider gibt es in der Wawi kein Feld, das das Datum der letzten Änderung bei einem Kunden liefert. Und nur das mitzuloggen, muss auch nicht sein. Aber wenn Du dem Eigenen Feld den Typ Datum zuweist, sind es nur noch zwei Klicks (einmal auf den kleinen Pfeil und einmal auf "Heute"). Dein Team muss also nicht mal mehr etwas ein- und sich ggf. dabei vertippen.

Dieses Eigene Feld kannst Du über eine Eigene Übersicht ausgeben. Das ist das Schöne an Eigenen Übersichten, dass man fehlende Felder frei nach Belieben hinzufügen kann. Ist zwar auch SQL, aber eben nur lesender- und nicht schreibenderweise.

Hier ist ein Beispielcode für eine Eigene Übersicht im Bereich Kunden, der nur die Kunden mit einem entsprechenden Eintrag berücksichtigt:

SELECT
    KD.kKunde,
    KD.cKundenNr,
    KD.cFirma,
    KD.cVorname,
    KD.cName,
    CAST(KD.dErstellt AS DATE) AS 'Erstellt',
    CAST(KDEF.dWertDateTime AS DATE)  AS 'Geändert'
FROM
    Kunde.lvKunde AS KD
    LEFT JOIN Kunde.tKundeEigenesFeld AS KDEF ON KD.kKunde = KDEF.kKunde
    LEFT JOIN tAttributSprache AS ATTS ON KDEF.kAttribut = ATTS.kAttribut AND ATTS.cName = 'Eigenes Feld Name';

Wenn alle Kunden aufgelistet werden sollen (mit einem entsprechenden Hinweis, wenn das Eigene Feld nicht gefüllt ist):

SELECT
    KD.kKunde,
    KD.cKundenNr,
    KD.cFirma,
    KD.cVorname,
    KD.cName,
    CAST(KD.dErstellt AS DATE) AS 'Erstellt',
    ISNULL(CAST(CAST(KDEF.dWertDateTime AS DATE) AS NVARCHAR(20)), 'Keine Angabe') AS 'Geändert'
FROM
    Kunde.lvKunde AS KD
    LEFT JOIN Kunde.tKundeEigenesFeld AS KDEF ON KD.kKunde = KDEF.kKunde
    LEFT JOIN tAttributSprache AS ATTS ON KDEF.kAttribut = ATTS.kAttribut
WHERE
    ATTS.cName = 'Eigenes Feld Name';

Die Eigene Übersicht kannst Du nach eigenem Belieben sortieren und formatieren.

Sollte es jetzt aber zu spät zur Umstellung sein oder das hinsichtlich POS keine Lösung sein, dann bleibt letztlich nur der CustomWorkflow. Wobei das Umschreiben der Werte in ein Eigenes Feld ebenso per SQL möglich ist und man damit keine Feldzweckentfremdung mehr hätte, die einem vll. später mal auf die Füße fällt.

 

[Laura O]

Verstehe, danke für die Erläuterung.

Danach bin ich aber erst recht beim Anlegen eines Eigenen Feldes und einer Eigenen Übersicht. Für Dein Team ändert sich nichts am Aufwand, dass sie ein Feld befüllen müssen. Denn leider gibt es in der Wawi kein Feld, das das Datum der letzten Änderung bei einem Kunden liefert. Und nur das mitzuloggen, muss auch nicht sein. Aber wenn Du dem Eigenen Feld den Typ Datum zuweist, sind es nur noch zwei Klicks (einmal auf den kleinen Pfeil und einmal auf "Heute". Dein Team muss also nicht mal mehr etwas ein- und sich ggf. dabei vertippen.

Dieses Eigene Feld kannst Du über eine Eigene Übersicht ausgeben. Das ist das Schöne an Eigenen Übersichten, dass man fehlende Felder frei nach Belieben hinzufügen kann. Ist zwar auch SQL, aber eben nur lesender- und nicht schreibenderweise.

Hier ist ein Beispielcode für eine Eigene Übersicht im Bereich Kunden, der nur die Kunden mit einem entsprechenden Eintrag berücksichtigt:

SELECT
    KD.kKunde,
    KD.cKundenNr,
    KD.cFirma,
    KD.cVorname,
    KD.cName,
    CAST(KD.dErstellt AS DATE) AS 'Erstellt',
    CAST(KDEF.dWertDateTime AS DATE)  AS 'Geändert'
FROM
    Kunde.lvKunde AS KD
    LEFT JOIN Kunde.tKundeEigenesFeld AS KDEF ON KD.kKunde = KDEF.kKunde
    LEFT JOIN tAttributSprache AS ATTS ON KDEF.kAttribut = ATTS.kAttribut AND ATTS.cName = 'Eigenes Feld Name';

Wenn alle Kunden aufgelistet werden sollen (mit einem entsprechenden Hinweis, wenn das Eigene Feld nicht gefüllt ist):

SELECT
    KD.kKunde,
    KD.cKundenNr,
    KD.cFirma,
    KD.cVorname,
    KD.cName,
    CAST(KD.dErstellt AS DATE) AS 'Erstellt',
    ISNULL(CAST(CAST(KDEF.dWertDateTime AS DATE) AS NVARCHAR(20)), 'Keine Angabe') AS 'Geändert'
FROM
    Kunde.lvKunde AS KD
    LEFT JOIN Kunde.tKundeEigenesFeld AS KDEF ON KD.kKunde = KDEF.kKunde
    LEFT JOIN tAttributSprache AS ATTS ON KDEF.kAttribut = ATTS.kAttribut
WHERE
    ATTS.cName = 'Eigenes Feld Name';

Die Eigene Übersicht kannst Du nach eigenem Belieben sortieren und formatieren.

Sollte es jetzt aber zu spät zur Umstellung sein oder das Problem hinsichtlich POS keine Lösung ist, dann bleibt letztlich nur der CustomWorkflow. Wobei das Umschreiben der Werte in ein Eigenes Feld ebenso per SQL möglich ist und man damit keine Feldzweckentfremdung mehr hätte, die einem vll. später mal auf die Füße fällt.

Wow, danke dir! Auch für die anderen Lösungsansätze! Das hilft mir definitiv weiter!!

 

[frankell]

Wow, danke dir! Auch für die anderen Lösungsansätze! Das hilft mir definitiv weiter!!

Sehr gerne!

 

[wawi-dl]

Ich kann hierbei auch nur dazu raten, keine Felder zu "missbrauchen", das fällt einem dann später doch irgendwann auf die Füße.

Es ist auch kein Hexenwerk, einen kleinen CustomWorkflow zu bauen, der das Datum in ein eigenes Feld vom Kundenstamm schreibt.
Man könnte z.B. zwei Felder anlegen, "Kunde angelegt am" und "Kunde zuletzt geändert am".

Der CustomWorkflow kann dann über "Kunde erstellt" und Kunde geändert" angetriggert werden.
Die CustomWorkflows könnte man auch manuell auslösen, so haben wir schon diverse gebaut um z.B. einen Kunden zu sperren oder zu überarbeiten.