In Diskussion Warnung per Mail wenn Paket seit x Tagen in Filiale zu Abholung (DHL Sendungsverfolgung) Track&Trace

[JeanLuc]

Ich möchte (eigentlich ganz einfach) einen Workflow, der uns als Warnung eine Email schickt, wenn ein Kunde seit x Tagen sein Paket noch nicht in der Filiale abgeholt hat, damit wir uns ggf. mit dem Kunden in Verbindung setzen können. Wenn das zuverlässig funktioniert, wäre auch denkbar automatisch per Workflow eine entsprechende Email als Erinnerung direkt an den Kunden zu senden.

JTL hat einmal selbst in einem Feature-Preview zum Track&Trace im Jahr 2019 dieses Szenario als tolle Möglichkeit mit zeitverzögerten Workflows skizziert:
https://www.jtl-software.com/de/blog/loesungen-von-jtl/sendungsverfolgung-track-and-trace-teil-1

Fall 2: Mit zeitversetzten Workflows Kunden an die Paketabholung erinnern​

Und noch ein weiteres Szenario könnt ihr mit JTL jetzt ganz einfach abfangen: Werden Pakete in einer Postfiliale oder Packstation abgegeben, müssen sie innerhalb einer bestimmten Frist vom Kunden abgeholt werden. Anderfalls werden sie an den Absender zurückgeschickt.


Mithilfe von JTL-Workflows könnt ihr euren Kunden nun rechtzeitig eine Erinnerungsmail zukommen lassen. Ihr lasst einfach nach fünf Tagen einen zeitversetzten Workflow prüfen, ob der Sendungsstatus eines Pakets unverändert auf Lagerung in Filiale / Agentur steht. Ist dies der Fall, wurde das Paket aller Wahrscheinlichkeit nach noch nicht abgeholt – und ihr könntet euren Kunden mit einer E-Mail daran erinnern, dass sein Paket noch genau zwei Tage in der Postfiliale zur Abholung bereitsteht.

Ich sehe offen gesagt nicht, wie sich das heute - 7 Jahre nach der Ankündigung seitens JTL - umsetzen lässt, aber vielleicht bin ich auch einfach zu doof.

Mein Ansatz wäre ja:

• Einen automatischen Workflow bei Versand->Paket->Sendungsstatus aktualisiert mit Bedingung Paket\Sendungsstatus\Externer Zustand enthält "HLDCC" (<- Paket liegt in Filiale / wird vorgehalten)
• Ausführungsplan zeitverzögert in 4 Tagen nach auslösendem Ereignis
• Aktion: Workflow Ereignis auslösen -> manueller Workflow "Test Paket abgeholt"
• Der Manuelle Workflow prüft dann ob der Sendungsstatusverlauf "HLDCC" UND NICHT "ACCPT" enthält (also Paket wurde noch nicht zwischenzeitlich zugestellt / abgeholt) und sendet dann sofort eine Email.

Das ganze "Konzept" von mir scheitert aber schon daran, dass man unverständlicherweise bei den Aktionen der "Sendungsstatus aktualisiert"-Workflows die manuellen Workflows aus dem Abschnitt Paket gar nicht auswählen kann.

Warum nicht? Kann jemand von JTL mal kurz erläutern, wie man das dann sonst machen soll? Ihr habt ja selbst 2019 schon angedacht, dass das mal ein gutes und sinnvolles Anwendungsszenario für die automatischen Workflows wäre...

Oder hat jemand das irgendwie anders gelöst? Funktioniert so etwas bei irgendjemanden? Wenn ja, wie?

Hier wurde schon einmal Ähnliches diskutiert. Da bin ich aber auch nicht schlauer draus geworden bzw. hat mir nicht weitergeholfen:
https://forum.jtl-software.de/threa...-filiale-abgegeben-funktioniert-nicht.172495/


*Edit: Zitat aus oben verlinkten JTL-Beitrag hinzugefügt (Das ist genau das, was ich machen will)

 

[wawi-dl]

Das ist doch relativ easy?
Zeitverzögerung machen wir nicht, wir haben unsere Pflicht erfüllt, ist dann das Problem vom Kunde.

Einfach den entsprechenden Status bei Statusänderung prüfen, dann Email senden.
Das haben wir für verschiedene Status gemacht (Abholung, beschädigt, verzögerung) und bei Storno sogar direkt NAFO an DHL per Email mit allen Infos.

 

[JeanLuc]

Das ist doch relativ easy?
Zeitverzögerung machen wir nicht, wir haben unsere Pflicht erfüllt, ist dann das Problem vom Kunde.

Einfach den entsprechenden Status bei Statusänderung prüfen, dann Email senden.
Das haben wir für verschiedene Status gemacht (Abholung, beschädigt, verzögerung) und bei Storno sogar direkt NAFO an DHL per Email mit allen Infos.

Ja, dass das ohne die Zeitverzögerung easy ist, ist mir auch klar. Mir geht's ja gerade um die zeitverzögerte nochmalige Überprüfung des Sendungsstatus.

Ich persönlich hasse es wie die Pest, wenn ich irgendwo etwas bestelle und dann permanent mit Emails zugespammt werde. Wenn ich auf eine Sendung warte, suche ich die Versandbestätigungsemail raus und klicke auf den Trackinglink und dann sehe ich schon, ob das Paket in der Filiale liegt oder wo genau es sich gerade befindet. Da muss ich nicht noch einmal zusätzlich vom Versender informiert werden. Für Leute, die über jedes Statusupdate per Email informiert werden wollen, besteht ja die Möglichkeit, sich da selbst proaktiv bei DHL im Tracking die Statusänderungsinfos per Email zu abonnieren.

Mein Anliegen ist, den unaufmerksamen Paketempfängern noch einmal zwei bis drei Tage bevor die Sendung zurück geht eine Erinnerung zu senden, damit sie daran denken, dass da noch etwas bei der Filiale für sie liegt und das auch nicht ewig vorgehalten wird. Das ist meiner Meinung nach der einzige legitime Grund nach der Versandbestätigung noch einmal eine weitere Email an den Kunden zu senden. Ansonsten lassen wir die Leute in Ruhe.

 

[wawi-dl]

Ja, dass das ohne die Zeitverzögerung easy ist, ist mir auch klar. Mir geht's ja gerade um die zeitverzögerte nochmalige Überprüfung des Sendungsstatus.

Ich persönlich hasse es wie die Pest, wenn ich irgendwo etwas bestelle und dann permanent mit Emails zugespammt werde. Wenn ich auf eine Sendung warte, suche ich die Versandbestätigungsemail raus und klicke auf den Trackinglink und dann sehe ich schon, ob das Paket in der Filiale liegt oder wo genau es sich gerade befindet. Da muss ich nicht noch einmal zusätzlich vom Versender informiert werden. Für Leute, die über jedes Statusupdate per Email informiert werden wollen, besteht ja die Möglichkeit, sich da selbst proaktiv bei DHL im Tracking die Statusänderungsinfos per Email zu abonnieren.

Mein Anliegen ist, den unaufmerksamen Paketempfängern noch einmal zwei bis drei Tage bevor die Sendung zurück geht eine Erinnerung zu senden, damit sie daran denken, dass da noch etwas bei der Filiale für sie liegt und das auch nicht ewig vorgehalten wird. Das ist meiner Meinung nach der einzige legitime Grund nach der Versandbestätigung noch einmal eine weitere Email an den Kunden zu senden. Ansonsten lassen wir die Leute in Ruhe.

Ganz ehrlich? Haben wir uns auch überlegt und du hast dir selbst schon die Antwort gegeben.

Es folgen schon viele Mails, die Kunden sind schon von Mails überflutet, wenn er die ersten 2 Mails nicht gelesen hat, wird er die weitere auch nicht lesen.
LASS ES, du hast deine Pflicht erfüllt mit "Versandbestätigung" und "Abholbenachrichtigung" per Email, von Post gab es ja zudem eine Karte.

Wir reagieren auch nicht mehr darauf, wenn Sendungen an uns zurückkommen, diese landen in einer Box und wir warten dann 1-2 Monate, ob sich jemand meldet.
Ob du es glaubst oder nicht, 90% dieser Leute melden sich nicht, egal ob 5€ oder mehrmals schon 100-200€.

Sobald sich jemand meldet, teilen wir ihm mit wann er informiert wurde und er sich im Annahmeverzug nach BGB §293 befindet, wir sämtliche Kosten in Rechnung stellen dürfen, auch Verwaltungsaufwand und Lagerkosten.
Wir teilen dann mit, dass uns für Hin- & Rückversand Unkosten entstanden sind, die nachbezahlt werden müssen, wir vorerst von weiteren Unkosten aus Kulanz absehen.

Bislang hat fast jeder Kunde bezahlt ... wir haben weniger Stress und Kundenfehler werden bezahlt, sollte sich der Kunde vergrault fühlen, soll er wo anders bestellen.

 

[JeanLuc]

Ganz ehrlich? Haben wir uns auch überlegt und du hast dir selbst schon die Antwort gegeben.

Es folgen schon viele Mails, die Kunden sind schon von Mails überflutet, wenn er die ersten 2 Mails nicht gelesen hat, wird er die weitere auch nicht lesen.
LASS ES, du hast deine Pflicht erfüllt mit "Versandbestätigung" und "Abholbenachrichtigung" per Email, von Post gab es ja zudem eine Karte.

Wir reagieren auch nicht mehr darauf, wenn Sendungen an uns zurückkommen, diese landen in einer Box und wir warten dann 1-2 Monate, ob sich jemand meldet.
Ob du es glaubst oder nicht, 90% dieser Leute melden sich nicht, egal ob 5€ oder mehrmals schon 100-200€.

Sobald sich jemand meldet, teilen wir ihm mit wann er informiert wurde und er sich im Annahmeverzug nach BGB §293 befindet, wir sämtliche Kosten in Rechnung stellen dürfen, auch Verwaltungsaufwand und Lagerkosten.
Wir teilen dann mit, dass uns für Hin- & Rückversand Unkosten entstanden sind, die nachbezahlt werden müssen, wir vorerst von weiteren Unkosten aus Kulanz absehen.

Bislang hat fast jeder Kunde bezahlt ... wir haben weniger Stress und Kundenfehler werden bezahlt, sollte sich der Kunde vergrault fühlen, soll er wo anders bestellen.

Ich kann schon nachvollziehen, dass man das so machen will. Ist auch alles korrekt und jeder entscheidet selbst, wie und wann und welche Details er mit dem Kunden kommunizieren will bzw. wie er bestimmte Szenarien gestaltet. Fakt ist aber, dass das zurückgehende Paket auch in irgendeiner Form weitere Arbeit bereitet und wenn das im Zweifel auch nur in 1 von 10 Fällen durch eine zum richtigen Zeitpunkt automatisch versendete Mail verhindert werden kann, lohnt es sich doch schon, diese Möglichkeit nicht ungenutzt liegen lassen.

Mir geht's hier ja nicht darum, eine Debatte darüber zu führen, ob bestimmte Abläufe mehr oder weniger sinnvoll sind, sondern wie genau sich das von JTL selbst als Funktion der WAWI beworbene Szenario technisch umsetzen lässt. Weil ich es nicht hinbekomme und der Auffassung bin, dass das mit Boardmitteln der WAWI derzeit auch nicht problemlos umsetzbar ist. Ich poste das hier nur, weil ich der guten Hoffnung war, das vielleicht irgendjemand schreibt, dass es doch geht und ich einfach etwas übersehen habe.

Eigentlich ist das Thema in der Bugs-Kategorie besser aufgehoben. Denn wenn JTL sagt: "Das ist mit Track&Trace und zeitverzögerten Workflows möglich" und dann geht das aber Jahre später immer noch nicht, dann ist das schlichtweg ein Mangel des Produkts WAWI.

 

[sjk]

Warum willst du überhaupt einen manuellen Workflow da mit reinnehmen?

Wir hatten ziemlich genau den Workflow aus dem oben verlinkten Thread: https://forum.jtl-software.de/threa...egeben-funktioniert-nicht.172495/post-1099540
Wichtig ist der Verlauf in der einen Bedingung und der Loop im Mailtext, weil (aus dem anderen Thread):

Es wird auf den Sendungsstatusverlauf geprüft, weil "Info" Zustandsmeldungen nicht maßgebend für den Paketstatus sind. Bei letzter Sendungsstatus wird also immer nur der letzte Status ausgegeben, der nicht den Zustand "Info" beinhaltet.

Deshalb wird eine Bedingung auf Externer Zustand enthält HLDCC niemals matchen, weil JTL den zwar im Verlauf drin hat, aber niemals als "Sendungszustand".

Dann stellst du noch beim Ausführungsplan auf deine 4 Tage Verzögerung UND hakst "Nur letzten ausführen" an. Das bedeutet, dass der Countdown bei jeder Statusänderung neu anfängt runter zu zählen und der Workflow deshalb nur ausgeführt wird, wenn vier Tage nichts mehr passiert ist.

Dazu sei gesagt, wir haben den vor einiger Zeit wieder deaktiviert. Unsere Kunden bekommen auch die Mails von DHL und in unserer Analyse hat die Mail mehr Kunden genervt, als sie Mehrwert gebracht hat.
Unser Kundenservice schaut wenn er Zeit hat jetzt einfach mal so in die T&T Liste, und wenn da einer schon lange in der Filiale liegt schicken wir mal manuell eine Erinnerungsmail raus. Auch kein Aufwand aber man hat mehr Spielraum für eigene Einschätzung, ob die Mail auch Mehrwert bringt.

 

[JeanLuc]

...UND hakst "Nur letzten ausführen" an. Das bedeutet, dass der Countdown bei jeder Statusänderung neu anfängt runter zu zählen und der Workflow deshalb nur ausgeführt wird, wenn vier Tage nichts mehr passiert ist.

Ich glaube, das ist der entscheidende Hinweis. Vielen Dank dafür! Das "Nur letzten ausführen" hatte ich zwar gesehen aber mir war nicht klar, was das genau macht. Was dann auch die Antwort auf deine Frage ist:

Warum willst du überhaupt einen manuellen Workflow da mit reinnehmen?

Weil das eine saubere Logik hätte und weil ich eben dachte, dass der einmal automatisch getriggerte Workflow auf jeden Fall ausgeführt wird, auch wenn es zwischenzeitlich einen neuen Status gibt. Wenn das so funktioniert, wie du schreibst, wenn der Haken bei "Nur letzten ausführen" drin ist, dann sollte das in den meisten Fällen klappen. Hundertprozentig sauber ist die Logik deshalb nicht, weil da kein anderer Status mehr dazwischen kommen darf (also zwischen Info "Paket liegt in Filiale" und "Sendung wurde abgeholt"), weil das den Countdown ja auch wieder auf Null setzen würde und dann keine rechtzeitige Erinnerungs-Email kommt. Sollte aber von den üblichen Abläufen her auch nicht passieren, dass da noch ein weiterer Status dazwischenrutscht.

Dazu sei gesagt, wir haben den vor einiger Zeit wieder deaktiviert. Unsere Kunden bekommen auch die Mails von DHL und in unserer Analyse hat die Mail mehr Kunden genervt, als sie Mehrwert gebracht hat.
Unser Kundenservice schaut wenn er Zeit hat jetzt einfach mal so in die T&T Liste, und wenn da einer schon lange in der Filiale liegt schicken wir mal manuell eine Erinnerungsmail raus. Auch kein Aufwand aber man hat mehr Spielraum für eigene Einschätzung, ob die Mail auch Mehrwert bringt.

So machen wir das auch und im ersten Schritt wollte ich ja wie im ersten Post geschrieben erst einmal nur eine Email als Warnung an uns selbst, weil wir eben nicht regelmäßig genug ins T&T reinschauen.

Ich probiere das jetzt einmal aus.