Neu Rechnungen in PDF/A-1a speichern

[HM.Stedler]

Hallo,
wir möchten unsere Ausdrucke an Belegen (Rechnungen) einschränken und speichern aktuell alle Rechnungen im PDF-Format und drucken Rechnungen nur noch für unsere Kunden aus.
Nun möchten wir diese PDF-Dokumente (Rechnungen) rechtssicher speichern, dies bedeutet das erstellte PDF-Dokument darf nach der Erstellung nicht mehr veränderbar sein.
Wenn ich richtige gelesen habe muss das entsprechende Dokument dann im "PDF/A-1a" Format erstellt werden.
Kann dies die JTL WaWi oder muss hierzu noch eine zusätzliche Software genutzt werden?

Danke schon einmal für Eure Unterstützung!

​

 

[Jens Falk]

Man kann, um es auch etwas bequemer zu haben, ein DMS nutzen, z.B. ecoDMS. Oder man speichert die PDF, z.B. jährlich, auf ein Datenträger, z.B. CD-Rom, wo sie dort nicht mehr veränderbar sind. PDF/A-1a ist ein Standart zur Langzeitsarchivierung und hat wenig mit Aufbewahrungsfristen zu tun.

 

[Dalibor Josic]

Ich würde dir auch zu ecodms raten. Kannst alles automatisiert archivieren.

 

[wawi-dl]

Kann mich da nur anschließen, ecoDMS kostet wirklich nicht die Welt, kann automatisiert werden und die Software kann sehr viel.
GoBD ist wichtig, auch wenn es erlaubt ist Rechnungen zu brennen CD/DVD, ist das für uns etwas zu "unsicher".

Gelangen die Medien in fremde Hände, hast du ein Problem mit Datenschutz, zudem könnte man die Medien "manipulieren".
Z.B. alle Daten von Medium kopieren, neue Rechnungen ausstellen/austauschen, nochmals neu brennen (für uns gesetzlich unsauber).

Wir gehen daher lieber auf Nummer sicher, Rechnungen in ecoDMS und Emails in Mailstore, alles GoBD und ja Pflicht.

Bei der letzten Prüfung hatten wir ausschließlich für das FA (nach Rücksprache) dann eine DVD gebrannt, war einfacher und iO.

 

[Verkäuferlein]

...
Wenn ich richtige gelesen habe muss das entsprechende Dokument dann im "PDF/A-1a" Format erstellt werden.
...

PDF/A ist ja in erster Linie für die langfristige Lesbarkeit des Dokuments wichtig, da alles mit im Dokument (z.B. Schriftarten) enthalten ist, um es auch später wieder exakt so lesbar zu machen, wie es erstellt wurde.

Die passenden Einstellungen, um die Erzeugung als PDF/A zu "erzwingen" findest Du unter Admin -> Globale Einstellungen im Reiter List & Label und dann unter PDF. Also die Wawi und List & Label können PDF/A erzeugen.

Siehe auch:
https://guide.jtl-software.de/jtl-wawi/global/globale-list-label-einstellungen-anpassen/

Wir setzen dann auch auf ecoDMS, um die Belege entsprechend zu archivieren. Allerdings sehe ich da noch ein paar Schwierigkeiten bezüglich ecoDMS. Zum einen wäre eine Funktion gut, die auch die Lückenlosigkeit des Nummernkreises prüft, also ob auch alle Rechnungen im DMS gelandet sind. Zum Anderen ist der Export aus meiner Sicht eine Schwachstelle (zumindest in der Version 18.09), da der Name der Ausgabedatei nicht gewählt werden kann bzw. nicht dem Namen zum Zeitpunkt der Archivierung entspricht und dementsprechend die Suche in den exportierten Belegen schwierig ist.

Kann mich da nur anschließen, ecoDMS kostet wirklich nicht die Welt, kann automatisiert werden und die Software kann sehr viel.
GoBD ist wichtig, auch wenn es erlaubt ist Rechnungen zu brennen CD/DVD, ist das für uns etwas zu "unsicher".

Gelangen die Medien in fremde Hände, hast du ein Problem mit Datenschutz, zudem könnte man die Medien "manipulieren".
Z.B. alle Daten von Medium kopieren, neue Rechnungen ausstellen/austauschen, nochmals neu brennen (für uns gesetzlich unsauber).

Wir gehen daher lieber auf Nummer sicher, Rechnungen in ecoDMS und Emails in Mailstore, alles GoBD und ja Pflicht.

Bei der letzten Prüfung hatten wir ausschließlich für das FA (nach Rücksprache) dann eine DVD gebrannt, war einfacher und iO.

Um das für mich zu relativieren, ziehe ich immer den Vergleich mit einem Ordner mit gedruckten Rechnungen. Theoretisch lässt sich auch dort jeder Beleg austauschen und es besteht das Datenschutzproblem, wenn jemand den Ordner in die Hände bekommt.

Wie habt Ihr das mit dem Brennen der DVD gemacht? Export der Belege aus ecoDMS oder ein ecoDMS-Archiv erstellt?
Bei uns war das Problem, dass die Dokumente beim Export die Dokumenten-ID aus ecoDMS erhalten haben und nicht die Rechnungsnummer. Und das durchsuchbare Archiv mit allen klassifizierten Daten wollte ich dem Prüfer nicht unbedingt im ersten Schritt zur Verfügung stellen.

So einen richtig 100% optimalen Weg von der Archivierung bis zur Steuerprüfung haben wir da noch nicht gefunden, bisher läuft das mehr unter dem Motto "Pflichterfüllung" und ich bin noch auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten, deshalb interessiert mich sehr, wie andere das handhaben.

 

[wawi-dl]

@Verkäuferlein
wir sichern irgendwie alles dreifach/vierfach

Alles was gesetzlich GoBd konform sein muss, geht in ecoDMS + Mailstore, zusätzlich aber alle Rechnungen / Korrekturen / Stornos auf ein Archiv-Netzlaufwerk (Zugriff nur für wenige Benutzer) und dient als Schnellzugriff, wenn jemand eine Rechnung nachfordert.
Diese Ordner haben wir dann auf DVD gebrannt und war in Ordnung, das FA wollte zunächst wissen, wie diese Rechnungen archiviert sind.

Weil es so lustig war damals: "Das FA ging zunächst davon aus, dass es Papierrechnungen sind und hatten diese angefordert, wir teilten dann nur mit, GERNE, aber kommen Sie dann bitte mit einem 7,5t LKW, es sind 140 DIN A4 Leitz Ordner "

 

[Verkäuferlein]

@wawi-dl
Bei uns ist das ähnlich, nur dass wir mit ecoMailz arbeiten. Die per Mail versandten Rechnungen (also alle) werden auch einmal im Mailarchiv und dann noch in ecoDMS gespeichert und zusätzlich noch im Dateisystem und dann gibt's natürlich noch Backups und Archivfestplatte...

Wird langsam etwas unübersichtlich und kompliziert, zumal ja auch die PDF-Dateigröße, die in der Wawi generiert wird, nicht gerade optimiert ist, was es wiederum schwierig macht, die Belege gleich mit in Datev Unternehmen Online zu laden und zu archivieren.

Irgendwie bräuchte man da mal eine Lösung, um es ähnlich einfach wie mit gedruckten Rechnungen und Ordnern zu haben.

Bin da kürzlich mal auf Fibuscan bzw. Fibudata und Onlinehandelschnittstelle gestoßen und jetzt gerade auf den Thread hier (Ihr scheint das ja im Einsatz zu haben):
https://forum.jtl-software.de/threads/buchhaltungssoftware-fibuscan-an-wawi-anbinden.124169/

 

[wawi-dl]

uns war ecoMailz zu neu, seit ihr denn zufrieden? Wie groß werden denn dann due Backups?

PDFs kann man nur bedingt optimieren, bei uns ist bei ca. 250Kb schluß, liegt an der Schrift etc ... haben da vieles versucht und hier berichtet, daher kam DUO für uns NIEMALS in Frage!

Ja wir stellen aktuell grad alles um auf Fibuscan bzw. Fibudata, weil da bereits ER GoBd konform gesichert werden, "angeblich" soll wohl noch etwas für AR kommen, dann hätten wir alles aus einer Hand und müssten nur noch Emails archivieren.
Da wir noch beim Onboarding sind, auch noch keine Endkosten kennen, können wir nichts konkret sagen, bis auf dass wir die Software echt "geil" finden, gibt noch Macken und Mucken, aber ich denke das wird.

 

[Jens Falk]

Wir setzen dann auch auf ecoDMS, um die Belege entsprechend zu archivieren. Allerdings sehe ich da noch ein paar Schwierigkeiten bezüglich ecoDMS. Zum einen wäre eine Funktion gut, die auch die Lückenlosigkeit des Nummernkreises prüft, also ob auch alle Rechnungen im DMS gelandet sind. Zum Anderen ist der Export aus meiner Sicht eine Schwachstelle (zumindest in der Version 18.09), da der Name der Ausgabedatei nicht gewählt werden kann bzw. nicht dem Namen zum Zeitpunkt der Archivierung entspricht und dementsprechend die Suche in den exportierten Belegen schwierig ist.

Beim Export besteht der Dateiname aus der Dokumenten-ID und des Namen des Dokumentes. Das macht Sinn und erschwert eigentlich gerade nicht die Suche.

Wie habt Ihr das mit dem Brennen der DVD gemacht? Export der Belege aus ecoDMS oder ein ecoDMS-Archiv erstellt?
Bei uns war das Problem, dass die Dokumente beim Export die Dokumenten-ID aus ecoDMS erhalten haben und nicht die Rechnungsnummer. Und das durchsuchbare Archiv mit allen klassifizierten Daten wollte ich dem Prüfer nicht unbedingt im ersten Schritt zur Verfügung stellen.

Wenn der Prüfer nur einzelne Dokumente sehen will, dann natürlich nur einzelne exportieren. Wenn er ganze Jahrgänge von AR sehen will macht ein Export eines durchsuchbaren Archiv Sinn.

So einen richtig 100% optimalen Weg von der Archivierung bis zur Steuerprüfung haben wir da noch nicht gefunden, bisher läuft das mehr unter dem Motto "Pflichterfüllung" und ich bin noch auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten, deshalb interessiert mich sehr, wie andere das handhaben.

Eigentlich ist eine Steuerprüfung unproblematisch. Mann exportiert die Daten aus der Buchhaltung und der Prüfer sagt welche Belege er haben möchte.

 

[_simone_]

PDFs kann man nur bedingt optimieren, bei uns ist bei ca. 250Kb schluß, liegt an der Schrift etc

Das geht doch deutlich kleiner; bei voller Kompatibilität. Z.B. von 350kB auf 70kB
s.a. https://forum.jtl-software.de/threa...oesse-ist-unterschiedlich.143948/#post-790004

 

[Verkäuferlein]

Beim Export besteht der Dateiname aus der Dokumenten-ID und des Namen des Dokumentes. Das macht Sinn und erschwert eigentlich gerade nicht die Suche.

Bei uns besteht der Dateiname aus der Dokumenten-ID, ecodms und dem Archivierungszeitpunkt, also 12345_ecodms_20211026113705.pdf, wenn ich jetzt 20 Belege Exportiere und gerne die Rechnung mit der Nummer RE54321 anschauen möchte, macht das relativ wenig Sinn, vor allem wenn ich nicht das DMS bemühen möchte um nachzuschauen, wie die Dokumenten-ID ist.

Eigentlich ist eine Steuerprüfung unproblematisch. Mann exportiert die Daten aus der Buchhaltung und der Prüfer sagt welche Belege er haben möchte.

Darum geht es auch nicht, wenn er aber alle Belege wünscht, ist der Export ziemlich kompliziert im ecoDMS (bleibt immer mal hängen, die Filter sind kompliziert zu konfigurieren, etc.). Da gibt es deutlich einfachere Wege, bzw. macht es keinen guten Eindruck, wenn dann das DMS hakt, wenn der Prüfer Belege haben möchte.

Es sollte dann eben mindestens so einfach sein, wie wenn ich den Ordner aus dem Aktenschrank hole und dem Prüfer gebe.

uns war ecoMailz zu neu, seit ihr denn zufrieden? Wie groß werden denn dann due Backups?

PDFs kann man nur bedingt optimieren, bei uns ist bei ca. 250Kb schluß, liegt an der Schrift etc ... haben da vieles versucht und hier berichtet, daher kam DUO für uns NIEMALS in Frage!

Ja wir stellen aktuell grad alles um auf Fibuscan bzw. Fibudata, weil da bereits ER GoBd konform gesichert werden, "angeblich" soll wohl noch etwas für AR kommen, dann hätten wir alles aus einer Hand und müssten nur noch Emails archivieren.
Da wir noch beim Onboarding sind, auch noch keine Endkosten kennen, können wir nichts konkret sagen, bis auf dass wir die Software echt "geil" finden, gibt noch Macken und Mucken, aber ich denke das wird.

Na ja, relativ. Wie gesagt ging es erstmal um Pflichterfüllung und das scheint mir gegeben, die Mails landen im Archiv und warten darauf nach x Jahren gelöscht zu werden.

Die Backups sind leider ziemlich groß, da wäre es cool, wenn man ecoDMS und ecoMailz so verknüpfen könnte, dass auch dedupliziert wird.

Wir laden die AR auch nicht in DUO hoch, sondern nur XML-Daten zu den Rechnungen. Wenn JTL aber mal List & Label auf die Version 26 oder 27 anhebt, habe ich die Hoffnung, dass sich die PDF-Größen optimieren lassen. Die Rechnungen von JTL selber kommen ja mit knapp 9 kb im PDF-Format, werden allerdings scheinbar mittels dompdf erzeugt und sind glaube ich auch kein PDF/A. Wenn man das bzw. so bis 20 kb hinbekommen würde, würde ich die Rechnungen auch mit in DUO hochladen und das Thema DMS / Archivierung (für die Rechnungen) wäre sauber gelöst und das FA hätte alles einfach parat.

 

[wawi-dl]

@_simone_ und @Verkäuferlein
Danke, ja genau dieses Thema ... hatte ja auch oft mitgeteilt, dass wir die neue L&L Version brauchen, damit man hier optimieren kann.

Mir wäre schon ssseeeehr geholfen, wenn JTL mal die 1.6 auf den Markt wirft, damit man die Variablen für Druckvorlagen endlich mal angehen kann, seit Monaten äh Jahren tut sich da nichts.

 

[Dalibor Josic]

Mir wäre schon ssseeeehr geholfen, wenn JTL mal die 1.6 auf den Markt wirft,

Ist auf dem Markt

 

[wawi-dl]

Ist auf dem Markt

Nein, es gibt noch keine Freigabe, es ist alles noch Beta ... zudem würden wir diese auch nie im ersten halben Jahr nach Freigabe verwenden

 

[Dalibor Josic]

Auf dem Markt ist sie aber, Freigabe ist was anderes.

 

[wawi-dl]

Pilotversion habe ich in der VM zum Testen, für mich ist das nicht auf dem Markt, aber passt alles gut

 

[Dalibor Josic]

https://forum.jtl-software.de/threads/jtl-wawi-1-6-open-beta-release-1-6-31-2.169647/

 

[wawi-dl]

Danke das wissen wir, ändert nichts daran dass es BETA ist und wir damit nicht produktiv arbeiten werden

(solange es BETA ist, ist sie nicht freigegeben und nicht auf dem Markt, wir werden noch locker 6 Monate warten nach Freigabe)

 

[SebastianB]

Moin,
L&L 27 ist ja gerade erst final fertig. Meint ihr, das sollte schon in die 1.6? Oder erstmal die etwas ältere L&L 26?

Ich glaub ein Major-L&L-Update während der Stable-Phase von 1.6 würde ich gerne vermeiden. Insofern: Welche L&L Version meint ihr sollte in die 1.6?

LG,
Sebastian

 

[wawi-dl]

Combit bringt jährlich im Oktober eine neue Version raus, ist schon relativ druckfrisch, kenne aber auch nicht den Update-Intervall.
Ebenso wenig kennen wir den Aufwand eine neue Version zu implementieren.
Werden den seitens JTL immer wieder kleine Updates von L&L eingespielt oder baut ihr immer nur die neue Version einmalig ein?

In Sachen PDF-Komprimierung bräuchte ich jetzt nicht zwingend gleich eine neue Version, ich glaub den meisten wäre geholfen, wenn diverse Fehler, fehlende Variablen etc. eingebaut werden würden für Ausgabe 2.0.
Da ich selbst seit einigen Jahren (!) ein paar Dutzend Themen zu Druckvorlagen offen habe tja worauf soll ich jetzt lieber warten? Sarkasmus-Mode

P.S. bislang hatte ich durch Updates von L&L nie etwas negatives mitbekommen und selbst wahrgenommen, eher positives