Beim Export besteht der Dateiname aus der Dokumenten-ID und des Namen des Dokumentes. Das macht Sinn und erschwert eigentlich gerade nicht die Suche.
Bei uns besteht der Dateiname aus der Dokumenten-ID, ecodms und dem Archivierungszeitpunkt, also 12345_ecodms_20211026113705.pdf, wenn ich jetzt 20 Belege Exportiere und gerne die Rechnung mit der Nummer RE54321 anschauen möchte, macht das relativ wenig Sinn, vor allem wenn ich nicht das DMS bemühen möchte um nachzuschauen, wie die Dokumenten-ID ist.
Eigentlich ist eine Steuerprüfung unproblematisch. Mann exportiert die Daten aus der Buchhaltung und der Prüfer sagt welche Belege er haben möchte.
Darum geht es auch nicht, wenn er aber alle Belege wünscht, ist der Export ziemlich kompliziert im ecoDMS (bleibt immer mal hängen, die Filter sind kompliziert zu konfigurieren, etc.). Da gibt es deutlich einfachere Wege, bzw. macht es keinen guten Eindruck, wenn dann das DMS hakt, wenn der Prüfer Belege haben möchte.
Es sollte dann eben mindestens so einfach sein, wie wenn ich den Ordner aus dem Aktenschrank hole und dem Prüfer gebe.
uns war ecoMailz zu neu, seit ihr denn zufrieden? Wie groß werden denn dann due Backups? 😳
PDFs kann man nur bedingt optimieren, bei uns ist bei ca. 250Kb schluß, liegt an der Schrift etc ... haben da vieles versucht und hier berichtet, daher kam DUO für uns NIEMALS in Frage!
Ja wir stellen aktuell grad alles um auf Fibuscan bzw. Fibudata, weil da bereits ER GoBd konform gesichert werden, "angeblich" soll wohl noch etwas für AR kommen, dann hätten wir alles aus einer Hand und müssten nur noch Emails archivieren.
Da wir noch beim Onboarding sind, auch noch keine Endkosten kennen, können wir nichts konkret sagen, bis auf dass wir die Software echt "geil" finden, gibt noch Macken und Mucken, aber ich denke das wird.
Na ja, relativ. Wie gesagt ging es erstmal um Pflichterfüllung und das scheint mir gegeben, die Mails landen im Archiv und warten darauf nach x Jahren gelöscht zu werden.
😀
Die Backups sind leider ziemlich groß, da wäre es cool, wenn man ecoDMS und ecoMailz so verknüpfen könnte, dass auch dedupliziert wird.
Wir laden die AR auch nicht in DUO hoch, sondern nur XML-Daten zu den Rechnungen. Wenn JTL aber mal List & Label auf die Version 26 oder 27 anhebt, habe ich die Hoffnung, dass sich die PDF-Größen optimieren lassen. Die Rechnungen von JTL selber kommen ja mit knapp 9 kb im PDF-Format, werden allerdings scheinbar mittels dompdf erzeugt und sind glaube ich auch kein PDF/A. Wenn man das bzw. so bis 20 kb hinbekommen würde, würde ich die Rechnungen auch mit in DUO hochladen und das Thema DMS / Archivierung (für die Rechnungen) wäre sauber gelöst und das FA hätte alles einfach parat.
