Neu Rechnung speichern PDF/A --> Größe ist unterschiedlich?

[coolumbo]

Perfekte Idee.
Speicherplatz könnte man zusätzlich sparen, wenn Grafiken im PDF direkt als PNG eingebunden würden, statt JPG!
Die Details habe ich hier beschrieben: https://forum.jtl-software.de/threads/kopf-der-pdf-rechnung-zerschossen.137580/post-763842

 

[wawi-dl]

Das funktioniert über wunderbar über Workflows.

Nein, es ist nicht möglich per Workflows die Emails aus JTL heruas zu versenden, in Verbindung mit externer PDF-Generierung (PDFCreator), zumal ich auch meinen Email-Content benötige.

 

[joker888]

Hallo wawi-dl,

bei uns funktioniert das.
Wir generieren alle Rechnungen, Lieferscheine etc. über den PDF Creator diese werden dann per Script wieder in die von JTL vorgesehene Bezeichnung umbenannt und liegen im Ausgabeverzeichnis. Beim Druck startet der erste Workflow, der die Rechnung 5 Minuten später per E-Mail an die Datev ins Archiv sendet. Es gibt Workflows für Emails an Kundenemailadresse oder Lieferadressenmail. Auch Lieferscheine und co. gehen per Email ans Lager.

Was hiermit nicht funktioniert ist die automatisierte Übermittlung zu Amazon per VCS-Abgleich da JTL hierfür immer intern ein Dokument erstellt und übermittelt.

Gruß,
Joker888

 

[Stephan K.]

Hallo joker888,

das klingt ja mal spannend. Erst die PDFs via tool in ein Verzeichnis erzeugen und diese dann so den Kunden zuschicken.
Derzeit mache ich es so, dass der Kunde die große PDF erhält und fürs Archiv werden diese in einem Ordner zusätzlich erzeugt und dann im Nachgang manuell ins kleinere PDF/A umgewandelt.
Ich habe mich damals an die Anleitung gehalten, aber die PDFs konnte ich nicht per Kommandozeile und PDFCreater umwandeln lassen. Es hat einfach nicht funktioniert.

 

[wawi-dl]

Hallo wawi-dl,

bei uns funktioniert das.
Wir generieren alle Rechnungen, Lieferscheine etc. über den PDF Creator diese werden dann per Script wieder in die von JTL vorgesehene Bezeichnung umbenannt und liegen im Ausgabeverzeichnis. Beim Druck startet der erste Workflow, der die Rechnung 5 Minuten später per E-Mail an die Datev ins Archiv sendet. Es gibt Workflows für Emails an Kundenemailadresse oder Lieferadressenmail. Auch Lieferscheine und co. gehen per Email ans Lager.

Was hiermit nicht funktioniert ist die automatisierte Übermittlung zu Amazon per VCS-Abgleich da JTL hierfür immer intern ein Dokument erstellt und übermittelt.

Gruß,
Joker888

... so ist es korrekt, über JTL selbst geht es aber nicht. Das muss dann jeder für sich entscheiden, für uns keine Lösung, da hier noch viele mehr Infos mit in die Email kommen.

@Stephan K.
... siehe mein Post, kannst du einrichten, mach separate Workflows daraus, zb läuft bei uns Archivierung nur nachts, das hat mehrere Vorteile.
https://forum.jtl-software.de/threa...roesse-ist-unterschiedlich.143948/post-791040

 

[Stephan K.]

... so ist es korrekt, über JTL selbst geht es aber nicht. Das muss dann jeder für sich entscheiden, für uns keine Lösung, da hier noch viele mehr Infos mit in die Email kommen.

@Stephan K.
... siehe mein Post, kannst du einrichten, mach separate Workflows daraus, zb läuft bei uns Archivierung nur nachts, das hat mehrere Vorteile.
https://forum.jtl-software.de/threa...roesse-ist-unterschiedlich.143948/post-791040

Gibt es denn per Workflow die Möglichkeit einen Drucker direkt anzuwählen? Ich nehme an, du hast bei den Druckereinstellungen den "Drucker #1" ganz allgemein durch den PDF-Drucker ersetzt.

Ich möchte mir demnächst sowieso eine Archivierungssoftware kaufen, die auf dem NAS läuft. Die macht einen Ordner per Überwachung zur Quelle mit Mustererkennung für Benennung, tags, etc, die dann daraus gleich ZUGFerD erstellt, also Rechnung inkl. .xml mit allen Infos zur digitalen Auslese. Das ist auch für die Buchhaltung eine Erleichterung. Ist ecoDMS. Kennen sicherlich einige von euch.

Am Problem, dass die Kunden dennoch nur die interne (große) JTL-PDF erhalten, ändert das leider nichts wie @wawi-dl schon geschrieben hat.
Daher warte ich noch, ob der große @joker888 hier sein Wissen teilen möchte, wie er die archivierte PDF wieder in JTL füttert, um sie als E-Mail zu versenden

 

[_simone_]

Also für mich ist die Angelegenheit durch den Einsatz von euch zur vollen Zufriedenheit gelöst.
~50kB zu elendigen 350kB von L&L ist mehr als ich erwartet habe.
Mädels und Jungs; ihr seit spitze!

 

[Stephan K.]

Also für mich ist die Angelegenheit durch den Einsatz von euch zur vollen Zufriedenheit gelöst.
~50kB zu elendigen 350kB von L&L ist mehr als ich erwartet habe.
Mädel und Jungs; ihr seit spitze!

Teste nochmal auf einem fremden PC, falls du besondere Schriftarten benutzt. Es kann ggf. täuschen bei der Vielzahl an Einstellmöglichkeiten (JTL, L&L, PDF tools), dass eine Datei nur klein ist, aber das Layout verliert, weil eine systemfremde Schriftart verwendet wird.
Bei Arial & Co ist das aber kein Problem. Auch nicht auf Apple Geräten.

 

[wawi-dl]

@Stephan K.
Ja klar geht das, schau dir mal die Prozesse an, musst aber vorher meinen Post beachten.

Und NEIN, du kannst entweder oder machen, aber nicht PDF erzeugen und dann über JTL versenden, da es ein externer Prozess ist.

 

[_simone_]

Ich hab nur Arial und eine Grafik. Passt schon.

Bei Arial & Co ist das aber kein Problem.

 

[Verkäuferlein]

Hallo joker888,

das klingt ja mal spannend. Erst die PDFs via tool in ein Verzeichnis erzeugen und diese dann so den Kunden zuschicken.
Derzeit mache ich es so, dass der Kunde die große PDF erhält und fürs Archiv werden diese in einem Ordner zusätzlich erzeugt und dann im Nachgang manuell ins kleinere PDF/A umgewandelt.
Ich habe mich damals an die Anleitung gehalten, aber die PDFs konnte ich nicht per Kommandozeile und PDFCreater umwandeln lassen. Es hat einfach nicht funktioniert.

Ehrlich gesagt bin ich mir nicht so sicher, ob das FA damit einverstanden wäre. Im Endeffekt geht es ja darum, dass "Original"-Dokument, wie es an den Kunden rausgegangen ist zu archivieren.

Theoretisch ist das ja nichts anderes, als eine digitale PDF-Datei zu drucken und dann wieder zu Scannen. Das gilt dann zwar als Beleg-Kopie, entbindet aber nicht davon, die Original-PDF zu archivieren, man hat also nur doppelte Archivierungsarbeit und steigert den Speicherbedarf noch zusätzlich.

 

[Stephan K.]

Ja, aber niemand (oder nur die wenigsten) nehmen ja die 500 kB Datei von JTL und archivieren diese oder schicken diese so zur DATEV.

Doch, du kannst die Belege einscannen und im Anschluss daran vernichten. Wenn du z.B. ein 4-Augen-Prinzip und eine akribische Vorgehensweise dazu (dokumentiert) hast, die keine Fehler erlauben. Das Abbild muss u.a. mit dem Original 100% übereinstimmen, etc. Dabei spielt aber die Bildqualität eine untergeordnete Rolle. Hauptsache der Prozess der Kopie ist dokumentiert und stimmt mit dem Original überein.
Ebenso ist es ja mit der Archivierung: Ob mein Logo jetzt in guter oder schlechter Qualität ist, spielt keine Rolle.

Prinzipiell kommen die PDFs aus der JTL in meinem Falle schon als PDF-A. Seit einem der letzten Updates ändert das an der Dateigröße gar nichts mehr. Ich komprimiere sie im Anschluss daran ja nur.
Das ist jetzt eine sehr theoretische Frage fürs Finanzamt, ob das akzeptiert würde.

Am liebsten wäre es mir natürlich auch, wenn es eine zeitgemäße Lösung dafür gäbe und die PDFs nur so komprimiert und mit PDF-A aus der Software kommen. Aber ich denke, dass man dann im gleichem Atemzuge ja auch das ZUGFerD entwickeln würde, um auch wirklich zukunftsfähig zu sein.

 

[wawi-dl]

List&Label hat in der neuen Version eine neue PDF-Generierung implementiert, mit der deutlich Speicherplatz eingespart wird.

JTL hat aber jetzt aktuell vorerst die V25 nachgezogen, diese brachte bereits Probleme mit sich.

Vor JTL Wawi 1.7 wird hier kein L&L Update angeblich folgen, man muss hier also seitens JTL warten.

 

[Stephan K.]

Version 1.7?

Bis dahin ist ja die 10 Jahresfrist zur Achivierung der Bastellösung abgelaufen und dann juckts eh keinen mehr, was wir in 1.5- tun
#sarcasm_off

 

[Verkäuferlein]

List&Label hat in der neuen Version eine neue PDF-Generierung implementiert, mit der deutlich Speicherplatz eingespart wird.

JTL hat aber jetzt aktuell vorerst die V25 nachgezogen, diese brachte bereits Probleme mit sich.

Vor JTL Wawi 1.7 wird hier kein L&L Update angeblich folgen, man muss hier also seitens JTL warten.

Mittlerweile gibt es ja L&L in der Version 27, die 26 bringt aber schon die Verbesserungen der PDF-Generierung mit. Ich hoffe, da tut sich bald mal was.

@Manuel Pietzsch
@Enrico W.
Wir möchten nicht nur 9kb-Rechnungs-PDFs von JTL erhalten, sondern auch selber erzeugen können, habt Ihr da was in Planung?

 

[wawi-dl]

Wir haben uns hier auch nochmals die Zeit genommen und Arbeit investiert, da wir nochmals Speicher einsparen wollen in Zukunft.

Getestet haben wir eine Rechnung mit einem Logo als Bild:
JTL Wawi mit PDF-Export (mit und ohne PDF/A, mittels Einstellungen in der Vorlage selbst)
7PDF
PDF Creator

Hinweis:
Nachwievor haben wir jetzt keine konkrete Anweisung gefunden, welches PDF Format für GoBD vorgeschrieben ist.
Es gibt nur evtl. wichtige Details, die man bei PDF oder PDF/A oder PDF/A-1b 2b 3b wissen sollte.
Empfohlen wird meistens "PDF/A-1b", wenn man aber Farbtreue und Langzeitarchivierung anstrebt, möglichst Verfälschungen vorzubeugen, sollte man "PDF/A-2b" verwenden, wurde 2011-2012 mit PDF 1.7 veröffentlicht.

Testergebnis:
JTL-Wawi
255 KB (PDF/A erzwungen)
60 KB (PDF/A ausgeschaltet)
7PDF
112 KB (PDF/A erzwungen)
89 KB (PDF/A ausgeschaltet)
PDFCreator
42 KB (PDF/A-2b erzwungen)
40KB (PDF/A ausgeschaltet)

Fazit:
Der 7PDF ist scho nein wirklich gutes Tool um viel Speicher gegenüber JTL-Wawi einzusparen, aber die Einstellungsmöglichkeiten sind begrenzt (Komprimierungsstufen + DPI).
Der gute alte PDFCreator, hat uns wahrlich überrascht, wir haben mit Komprimierungsstufen gespielt und konnten nochmals 50% einsparen.
Hierbei muss man ausdrücklich betonen, dass man durch Aktivierung PDF/A lediglich 2 KB mehr Speicherplatz benötigt, man darauf somit nicht verzichten "muss".

Unsere Empfehlung, schnappt euch z.B. für EcoDMS oder DUO den PDFCreator und stellt diesen auf "PDF/A-2b" ein, spielt mit DPI und Komprimierung herum, bis euch das Ergebnis gefällt.
Wir benötigen jetzt nur noch 1/6 des Speicherplatzes!!!

 

[wawi-dl]

Wir haben durch Zufall einen weiteren Punkt gefunden, der PDF unnötig sehr groß machen kann.

Texte die 90° gedreht werden, also vertikal angedruckt werden, scheinen von PDF Druckern nicht verarbeitet werden zu können, man sollte diese Texte vorher als Bild umwandeln und als Bild einbauen.

Ein simples Wort, hatte bei uns 170KB verursacht, das Bild nur noch 10KB.

 

[deliman]

Ich teste gerade die aktuelle Version der Wawi-DL Vorlage und mit einem png-Logo und den folgenden PDF Einstellungen direkt in der Vorlage (wie o.b. Projekt/Layout-Bereiche/Ausgabemedium/Adobe PDF Format): PDF/A-2b, JPG Qualität bei 70% (obwohl das keine Auswirkung auf die Dateigröße hat, wenn das Bild als png hinterlegt ist - hier mit 6kB Größe), speichert JTL selber die Datei mit 90 kB, wenn ich das via Druck über den PDFCreator mit dem enstsprechenden PDF/A-2b Profil speichere, sind es 45 kB.

Mit Logo als .jpg hinterlegt, wird die PDF Datei nur ein paar KB größer = 94 kB. Das liegt aber dann auch an der Logogröße bzw. der Größe der Ursprungsdatei. Wenn man da ein Logo mit 300dpi und 300 kB in die Vorlage lädt, wird mit Sicherheit auch die PDF Datei deutlich größer.

 

[Verkäuferlein]

Ich teste gerade die aktuelle Version der Wawi-DL Vorlage und mit einem png-Logo und den folgenden PDF Einstellungen direkt in der Vorlage (wie o.b. Projekt/Layout-Bereiche/Ausgabemedium/Adobe PDF Format): PDF/A-2b, JPG Qualität bei 70% (obwohl das keine Auswirkung auf die Dateigröße hat, wenn das Bild als png hinterlegt ist - hier mit 6kB Größe), speichert JTL selber die Datei mit 90 kB, wenn ich das via Druck über den PDFCreator mit dem enstsprechenden PDF/A-2b Profil speichere, sind es 45 kB.

Mit Logo als .jpg hinterlegt, wird die PDF Datei nur ein paar KB größer = 94 kB. Das liegt aber dann auch an der Logogröße bzw. der Größe der Ursprungsdatei. Wenn man da ein Logo mit 300dpi und 300 kB in die Vorlage lädt, wird mit Sicherheit auch die PDF Datei deutlich größer.

Wenn Deine Signatur richtig ist, bist Du noch bei der 1.6.45.1 und damit bei L&L 26, beim Update auf die 1.7 ist auch L&L 27 enthalten, damit wird es schon etwas besser.

Allerdings scheint es auch in der 1.7 mit L&L 27 ein Problem mit der Verarbeitung von PNG-Dateien im PDF-Export zu geben. Diesbezüglich hatte ich auch bei Combit angefragt, ob ein Bug in L&L vorliegt oder JTL etwas an der L&L Konfiguration in der Wawi ändern muss. Daraufhin wurde ich gebeten mich direkt mit JTL in Verbindung setzen, damit JTL ggf. mit Combit direkt Kontakt aufnimmt. Das hatte ich vorab schon getan und JTL prüft das Verhalten seit 2 Monaten.
Auf eine Rückfrage bei Combit, welche Dateigrößenauswirkung eine PNG-Datei normalerweise auf die Größe der PDF-Datei bei optimaler Konfiguration von L&L haben sollte, habe ich leider keine Reaktion mehr erhalten.

Da aber eigentlich die PNG-Datei inkl. Komprimierung direkt in die PDF-Datei eingebunden wird, sollte sich die Dateigröße meiner Ansicht nach nur 1zu1 oder minimal darüber auswirken.

Ein Problem könnte sein, dass die PNG-Dateien aufgrund der L&L-Konfiguration doch über die Bildoptimierung laufen bzw. "Image-Smoothing" aktiviert ist und deshalb die Komprimierung doch verändert wird.

Weiteres dazu findest Du auch hier:
https://forum.jtl-software.de/threads/rechnungen-in-pdf-a-1a-speichern.169449

 

[deliman]

Wenn Deine Signatur richtig ist, bist Du noch bei der 1.6.45.1 und damit bei L&L 26, beim Update auf die 1.7 ist auch L&L 27 enthalten, damit wird es schon etwas besser.

Allerdings scheint es auch in der 1.7 mit L&L 27 ein Problem mit der Verarbeitung von PNG-Dateien im PDF-Export zu geben. Diesbezüglich hatte ich auch bei Combit angefragt, ob ein Bug in L&L vorliegt oder JTL etwas an der L&L Konfiguration in der Wawi ändern muss. Daraufhin wurde ich gebeten mich direkt mit JTL in Verbindung setzen, damit JTL ggf. mit Combit direkt Kontakt aufnimmt. Das hatte ich vorab schon getan und JTL prüft das Verhalten seit 2 Monaten.
Auf eine Rückfrage bei Combit, welche Dateigrößenauswirkung eine PNG-Datei normalerweise auf die Größe der PDF-Datei bei optimaler Konfiguration von L&L haben sollte, habe ich leider keine Reaktion mehr erhalten.

Da aber eigentlich die PNG-Datei inkl. Komprimierung direkt in die PDF-Datei eingebunden wird, sollte sich die Dateigröße meiner Ansicht nach nur 1zu1 oder minimal darüber auswirken.

Ein Problem könnte sein, dass die PNG-Dateien aufgrund der L&L-Konfiguration doch über die Bildoptimierung laufen bzw. "Image-Smoothing" aktiviert ist und deshalb die Komprimierung doch verändert wird.

Weiteres dazu findest Du auch hier:
https://forum.jtl-software.de/threads/rechnungen-in-pdf-a-1a-speichern.169449

Ups, Signatur gerade angepasst - wir haben die Wawi 1.7.9.0.

ich habe auch etwas mit den Bilddateien "gespielt" und mal verschiedene Versionen aus Photoshop heraus als png und jpg gespeichert. Dabei sind Dateigrößen bei den Bildern von ca. 9 - 45 kB bei rausgekommen und die Qualität des Logos im Beleg ist noch OK. Bei 9-10 kB Bildgröße bleibt die PDF Größe noch unter 100 kB. Bei 20 kB und höherer Bildgröße, geht auch die PDF Richtung 115-120 kB. Also scheinbar fast 1:1 der zusätzlichen Bildgröße wobei ich jetzt keinen großen Unterschied zwischen png oder jpg Logoeinbindung feststellen konnte.

Wenn man natürlich nur ein relativ kleines Logo in seinen Belegen verwendet, kann man den "Dateigrößenvorteil" am ehesten ausnutzen.