Neu Rechnung speichern PDF/A --> Größe ist unterschiedlich?

joker888

Aktives Mitglied
4. November 2015
57
13
Hallo wawi-dl,

bei uns funktioniert das.
Wir generieren alle Rechnungen, Lieferscheine etc. über den PDF Creator diese werden dann per Script wieder in die von JTL vorgesehene Bezeichnung umbenannt und liegen im Ausgabeverzeichnis. Beim Druck startet der erste Workflow, der die Rechnung 5 Minuten später per E-Mail an die Datev ins Archiv sendet. Es gibt Workflows für Emails an Kundenemailadresse oder Lieferadressenmail. Auch Lieferscheine und co. gehen per Email ans Lager.

Was hiermit nicht funktioniert ist die automatisierte Übermittlung zu Amazon per VCS-Abgleich da JTL hierfür immer intern ein Dokument erstellt und übermittelt.

Gruß,
Joker888
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
823
135
Hallo joker888,

das klingt ja mal spannend. Erst die PDFs via tool in ein Verzeichnis erzeugen und diese dann so den Kunden zuschicken.
Derzeit mache ich es so, dass der Kunde die große PDF erhält und fürs Archiv werden diese in einem Ordner zusätzlich erzeugt und dann im Nachgang manuell ins kleinere PDF/A umgewandelt.
Ich habe mich damals an die Anleitung gehalten, aber die PDFs konnte ich nicht per Kommandozeile und PDFCreater umwandeln lassen. Es hat einfach nicht funktioniert.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.905
300
Hallo wawi-dl,

bei uns funktioniert das.
Wir generieren alle Rechnungen, Lieferscheine etc. über den PDF Creator diese werden dann per Script wieder in die von JTL vorgesehene Bezeichnung umbenannt und liegen im Ausgabeverzeichnis. Beim Druck startet der erste Workflow, der die Rechnung 5 Minuten später per E-Mail an die Datev ins Archiv sendet. Es gibt Workflows für Emails an Kundenemailadresse oder Lieferadressenmail. Auch Lieferscheine und co. gehen per Email ans Lager.

Was hiermit nicht funktioniert ist die automatisierte Übermittlung zu Amazon per VCS-Abgleich da JTL hierfür immer intern ein Dokument erstellt und übermittelt.

Gruß,
Joker888
... so ist es korrekt, über JTL selbst geht es aber nicht. Das muss dann jeder für sich entscheiden, für uns keine Lösung, da hier noch viele mehr Infos mit in die Email kommen.

@Stephan K.
... siehe mein Post, kannst du einrichten, mach separate Workflows daraus, zb läuft bei uns Archivierung nur nachts, das hat mehrere Vorteile.
https://forum.jtl-software.de/threa...roesse-ist-unterschiedlich.143948/post-791040
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
823
135
... so ist es korrekt, über JTL selbst geht es aber nicht. Das muss dann jeder für sich entscheiden, für uns keine Lösung, da hier noch viele mehr Infos mit in die Email kommen.

@Stephan K.
... siehe mein Post, kannst du einrichten, mach separate Workflows daraus, zb läuft bei uns Archivierung nur nachts, das hat mehrere Vorteile.
https://forum.jtl-software.de/threa...roesse-ist-unterschiedlich.143948/post-791040

Gibt es denn per Workflow die Möglichkeit einen Drucker direkt anzuwählen? Ich nehme an, du hast bei den Druckereinstellungen den "Drucker #1" ganz allgemein durch den PDF-Drucker ersetzt.

Ich möchte mir demnächst sowieso eine Archivierungssoftware kaufen, die auf dem NAS läuft. Die macht einen Ordner per Überwachung zur Quelle mit Mustererkennung für Benennung, tags, etc, die dann daraus gleich ZUGFerD erstellt, also Rechnung inkl. .xml mit allen Infos zur digitalen Auslese. Das ist auch für die Buchhaltung eine Erleichterung. Ist ecoDMS. Kennen sicherlich einige von euch.

Am Problem, dass die Kunden dennoch nur die interne (große) JTL-PDF erhalten, ändert das leider nichts wie @wawi-dl schon geschrieben hat.
Daher warte ich noch, ob der große @joker888 hier sein Wissen teilen möchte, wie er die archivierte PDF wieder in JTL füttert, um sie als E-Mail zu versenden :cool:
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
823
135
Also für mich ist die Angelegenheit durch den Einsatz von euch zur vollen Zufriedenheit gelöst.
~50kB zu elendigen 350kB von L&L ist mehr als ich erwartet habe.
Mädel und Jungs; ihr seit spitze! :love:

Teste nochmal auf einem fremden PC, falls du besondere Schriftarten benutzt. Es kann ggf. täuschen bei der Vielzahl an Einstellmöglichkeiten (JTL, L&L, PDF tools), dass eine Datei nur klein ist, aber das Layout verliert, weil eine systemfremde Schriftart verwendet wird.
Bei Arial & Co ist das aber kein Problem. Auch nicht auf Apple Geräten.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.905
300
@Stephan K.
Ja klar geht das, schau dir mal die Prozesse an, musst aber vorher meinen Post beachten.

Und NEIN, du kannst entweder oder machen, aber nicht PDF erzeugen und dann über JTL versenden, da es ein externer Prozess ist.
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
951
205
Hallo joker888,

das klingt ja mal spannend. Erst die PDFs via tool in ein Verzeichnis erzeugen und diese dann so den Kunden zuschicken.
Derzeit mache ich es so, dass der Kunde die große PDF erhält und fürs Archiv werden diese in einem Ordner zusätzlich erzeugt und dann im Nachgang manuell ins kleinere PDF/A umgewandelt.
Ich habe mich damals an die Anleitung gehalten, aber die PDFs konnte ich nicht per Kommandozeile und PDFCreater umwandeln lassen. Es hat einfach nicht funktioniert.

Ehrlich gesagt bin ich mir nicht so sicher, ob das FA damit einverstanden wäre. Im Endeffekt geht es ja darum, dass "Original"-Dokument, wie es an den Kunden rausgegangen ist zu archivieren.

Theoretisch ist das ja nichts anderes, als eine digitale PDF-Datei zu drucken und dann wieder zu Scannen. Das gilt dann zwar als Beleg-Kopie, entbindet aber nicht davon, die Original-PDF zu archivieren, man hat also nur doppelte Archivierungsarbeit und steigert den Speicherbedarf noch zusätzlich.
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
823
135
Ja, aber niemand (oder nur die wenigsten) nehmen ja die 500 kB Datei von JTL und archivieren diese oder schicken diese so zur DATEV.

Doch, du kannst die Belege einscannen und im Anschluss daran vernichten. Wenn du z.B. ein 4-Augen-Prinzip und eine akribische Vorgehensweise dazu (dokumentiert) hast, die keine Fehler erlauben. Das Abbild muss u.a. mit dem Original 100% übereinstimmen, etc. Dabei spielt aber die Bildqualität eine untergeordnete Rolle. Hauptsache der Prozess der Kopie ist dokumentiert und stimmt mit dem Original überein.
Ebenso ist es ja mit der Archivierung: Ob mein Logo jetzt in guter oder schlechter Qualität ist, spielt keine Rolle.

Prinzipiell kommen die PDFs aus der JTL in meinem Falle schon als PDF-A. Seit einem der letzten Updates ändert das an der Dateigröße gar nichts mehr. Ich komprimiere sie im Anschluss daran ja nur.
Das ist jetzt eine sehr theoretische Frage fürs Finanzamt, ob das akzeptiert würde.

Am liebsten wäre es mir natürlich auch, wenn es eine zeitgemäße Lösung dafür gäbe und die PDFs nur so komprimiert und mit PDF-A aus der Software kommen. Aber ich denke, dass man dann im gleichem Atemzuge ja auch das ZUGFerD entwickeln würde, um auch wirklich zukunftsfähig zu sein.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.905
300
List&Label hat in der neuen Version eine neue PDF-Generierung implementiert, mit der deutlich Speicherplatz eingespart wird.

JTL hat aber jetzt aktuell vorerst die V25 nachgezogen, diese brachte bereits Probleme mit sich.

Vor JTL Wawi 1.7 wird hier kein L&L Update angeblich folgen, man muss hier also seitens JTL warten.
 
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