Inaktiv PDF Dateigröße bei Rechnungen? Kleiner bekommen?

[_simone_]

Schade, dass da nicht mehr geht, aber mit unseren 238kB pro pdf gehts noch....

 

[deliman]

Habe mal 2 unterschiedliche Programme als PDF Drucker installiert, die beide PDF/A erzeugen können und bei beiden waren die Dateien noch größer als direkt aus der Wawi erstellt (so 500-600kB). Möglich, das in den Bezahlversionen noch Einstellungen machbar sind, um das Datenvolumen zu reduzieren aber ich hatte jetzt nur die (eingeschränkten) Testversionen.

Bis auf Weiteres wird wohl nichts anderes übrigbleiben als die Dateien vor dem Hochladen an DATEV via externem Programm händisch kleiner zu machen um so Speicherplatz zu sparen.

 

[wawi-dl]

Danke Sebastian, genau zu diesen Ergebnissen bin ich auch gekommen!

Mit PDF/A haste immer 200KB + Bildgröße ... wir haben unser Logo daher runtergeschraubt was geht ... Im Schnitt jetzt 250KB mit PDF/A.

Beim Tom siehts wohl genauso aus ...
Es macht schon einen Unterschied, ob ich im Jahr 6GB oder 3GB Daten erhalte ... jetzt sind es für die letzten 10 Jahre 18GB (die ersten 5 Jahre nur wenige Rechnungen).
18GB und schnell wachsend bedeutet dann zB in DATEV Unternehmen Online ein großer Betrag jährlich, das rechnet sich nicht.
Damit man zB ecoDMS vernünftig betreiben kann, wollen wir halt möglichst wenig Platz verbraten.

Ich bin aktuell echt unschlüssig, ob ich mit PDF/A oder Standard PDF arbeiten soll, um 10 Jahre zu archivieren im DMS-System.

 

[wawi-dl]

Habe mal 2 unterschiedliche Programme als PDF Drucker installiert, die beide PDF/A erzeugen können und bei beiden waren die Dateien noch größer als direkt aus der Wawi erstellt (so 500-600kB). Möglich, das in den Bezahlversionen noch Einstellungen machbar sind, um das Datenvolumen zu reduzieren aber ich hatte jetzt nur die (eingeschränkten) Testversionen.

Bis auf Weiteres wird wohl nichts anderes übrigbleiben als die Dateien vor dem Hochladen an DATEV via externem Programm händisch kleiner zu machen um so Speicherplatz zu sparen.

Es kommt auf die Qualität an, viele Drucker kann man einstellen, ob einfacher Bildschirmdruck ... du hast wohl Standard drin.
7PDF machte bislang die besten Ergebnisse, den Drucker kannst du dann auch in JTL Wawi hinterlegen, dann musst du nichts mehr anfassen.

Wir überlegen uns, 7PDF zu kaufen, damit wir PDF/A generieren können, dann sparen wir nochmals 50-100KB/PDF, dann haben wir 150KB statt 250KB.
Problem ist nur, dass der 7PDF etwas langsamer ist, wenn man mal eben kurz alle alten Rechnungen ausleiten will.

 

[deliman]

Ich komm mit 7PDF (Pro als Testversion) auf 417kB. Druckausgabe in s/w und Druckoptionen: Qualität Bildschirm und Bilder mit 72dpi bei PDF/A. Ich weis nicht ab die gekaufte Version dann besser komprimiert aber das ist wie bei den anderen Programmen - via PDF Drucker werden die Dateien bei mir größer als direkt aus der Wawi... oder stelle ich da etwas falsch ein?

 

[SebastianB]

Hi,

ich schaue gerade, ob wir im Zuge der Umgestaltung des Drucksystems (http://feedback.jtl-software.de/forums/561766-jtl-wawi-druck-und-mailvorlagen-erstellen-bearbei - wer Vorschläge für neue Variablen, Änderungen in den Standardvorlagen oder sonstiges hat ist gerne eingeladen sich dort zu beteiligen) auch auf LL22 umstellen. Das Ding müsste auch PDF/A3 können, vielleicht haben die dann an der PDF/A-Erstellung noch was gedreht und die Dinger werden kleiner. Ich kann morgen auf dem Testsystem mal ausprobieren wie groß die Dinger mit LL22 werden.

Gruß,
Sebastian

 

[wawi-dl]

@SebastianB
stimmt der Link?

Danke für deine Mühe, finde ich SEHR gut!
Es wäre SCHÖN, wenn man die "Rechnungsnummer, Firmenname, Unternehmer" als Variable in den L&L Einstellungen nutzen könnte,
zumindest in der Vorlage selbst, damit die PDFs auch einen richtigen Titel, Verfasser etc erhalten.

 

[SebastianB]

Moin,

also LL22 bringt in Bezug auf PDF/A-Größe keinen Fortschritt. Die PDF-Metadaten lassen sich nur programmatisch oder auf einen festen Wert setzen, d.h. Variablen funzen da nicht. Da kann ich direkt auch nichts dran drehen, das ist L&L-Krempel. Ich schaue mal, ob ich die von der Programmier-Seite her auf vernünftige Werte setzen kann.

Gruß,
Sebastian

 

[wawi-dl]

Danke für die Infos, hilft uns schon mal für die weitere Planung und Optimierung.

 

[wawi-dl]

Aktuell ist mein Stand so nach Testungen von 200 Rechnungen:
JTL- PDF-Ausgabe als PDF/A ... ca. 53,7 MB
JTL - PDF-Ausgabe als PDF ... ca. 12,9 MB
7PDF - PDF-Ausgabe als PDF/A ... ca. 32,7 MB
7PDF - PDF-Ausgabe als PDF ... ca. 13,7 MB

Wie man sehen kann, komprimiert die JTL PDF-Ausgabe ohne PDF/A am besten, im Schnitt 60KB / Rechnung!
Wir haben lange recherchiert, ob man PDF/A oder PDF nehmen sollte, es gibt keine Vorschrift, daher bleiben wir jetzt bei PDF, um Speicherplatz zu sparen.

 

[wawi-dl]

HINWEIS:
Wir setzen gerade ecoDMS eleanor neu auf, hier gibt es auch einen ecoDMS Printer, der für die automatische Klassifizierung verwendet werden kann (Blindtext in Vorlagen).
Dieser Drucker erzeugt ebenfalls PDF/A, strippt diese aber noch besser, konnten so NOCHMALS 100KB sparen!

Unsere PDFs haben somit im PDF/A Format schlappe 135-150KB, was MEGAGUT ist, unsere Probleme haben sich somit gelöst.

 

[deliman]

Wie schon geschreiben, bekommt man die PDF/A Rechnungen der Wawi auch unter 100kB aber dazu muss man wohl die gespeicherten PDFs extern komprimieren (dann nur S/W und geringstmögliche Auflösung - ist trotzdem noch gut lesbar und sollte für DATEV reichen. Habe das für die Dezemberrechnungen mal mit PDF24 gemacht (ca. 350 Rechnungen). Da das Programm beim Komprimieren scheinbar nicht so viele Dateien auf einen Rutsch verarbeiten kann, muss man in mehreren Durchgängen arbeiten. Waren 20 Minuten extra Arbeit nebenbei, dafür aber ca. 2/3 Speicherplatz eingespart!

Einen Teil der Zeit holt man dann beim Übertragen der Buchhaltungsdateien an DATEV Unternehmen Online wieder raus, da auch DATEV scheinbar keine großen ZIP-Dateien verarbeiten kann. Zumindest bei uns streikt der Upload bei ZIPs größer 60MB, sodass wir die Rechnungen wochen- statt monatsweise übertragen mussten. Jetzt geht es wieder monatsweise

 

[wawi-dl]

Ja ne, wir haben jetzt genug getestet, aber um etwas brauchbares zu erhalten, ist bei 75KB etwa Schluss.
Unsere PDFs mit ecoDMS haben nur 135KB und haben eine sehr gute Qualität FARBIG.
Aus 18GB werden so 10GB mit den letzten 10 Jahren.

DATEV UO kommt uns nicht mehr in die Tüte, nachdem wir diese Preise gesehen haben, die stehen in keinem Verhältnis.
Unser StB hat per VPN Zugriff später auf die ecoDMS Datenbank, Preis/Leistung unschlagbar.

 

[Xantiva]

Ich habe den Thread mit Interesse verfolgt. Ob meine Lieferanten, die SOFORT GmbH, Vodafone, wer auch immer - schickt mir normale PDFs als Rechnung. Ich habe die Tage extra mal geschaut, ob da eine dabei ist, die im PDF/A Format erstellt wurde: Keine einzige ...

Ich kann mir kaum vorstellen, dass die zwei unterschiedliche Rechnungen erzeugen, eine "kleine" für mich und eine "große" für ihre eigene Datensicherung. Daher werde ich wohl eher auf das PDF/A verzichten.

 

[wawi-dl]

Wir haben paar Kunden, die Rechnungen im PDF/A schicken, manche sogar mit Zerti ...
Bei PDF/A geht es hauptsächlich um Datenrettung später, da sich dieses Format leichter wiederherstellen lässt, vor allem aber auch um den Schreibschutz..

Kunden benötigen kein PDF/A, es dient ja der eigenen Archivierung ... unser ecoDMS archiviert grundsätzlich die Dokus in PDF/A, egal ob diese als JPG, TIFF, PDF ankommen.

Die Komprimierung ist hervoragend, wir leiten die PDF/A aus JTL aus und werden von ecoDMS nochmals 30% komprimiert / gestrippt! Besser geht es nicht und wir sind auf der sicheren Seite.
Ich möchte vermeiden, dass bei einer Betriebsprüfung jemand sagen kann: "jaaaaa die PDF sind aber nicht schreibgeschützt, die können ja geändert worden sein!"

Das hat uns daher veranlasst, jetzt nach 5mal umentscheiden das PDF/A zu verwenden:
http://www.computerwoche.de/a/fallstricke-und-hilfen-bei-der-arbeit-mit-pdf-a,541076

Darum dazu auch ein DMS-System, das revisionssicher ist.

 

[gutberle]

HINWEIS:
Wir setzen gerade ecoDMS eleanor neu auf, hier gibt es auch einen ecoDMS Printer, der für die automatische Klassifizierung verwendet werden kann (Blindtext in Vorlagen).
Dieser Drucker erzeugt ebenfalls PDF/A, strippt diese aber noch besser, konnten so NOCHMALS 100KB sparen!

Wir benutzen ecoDMS auch schon seit einigen Jahren (seit v12.08) und haben damals so ziemlich alles, was für (kleineres) Geld am DMS Markt war, auf Herz und Nieren getestet. ecoDMS hat uns dabei durch seine Performance und Qualität vor allem beim OCR und durch seine allgemein enorme Arbeitsgeschwindigkeit beeindruckt. Die Oberfläche war und ist auch heute immer noch etwas gewöhnungsbedürftig, aber auch ich kann ecoDMS absolut empfehlen, zumal man auch noch sagen kann "Costa fast gar nichts!"...

 

[wawi-dl]

Die neue Oberfläche 16.09 und die neuen Features finde ich SEHR GEIL

 

[ag-websolutions.de]

Die Rückmeldungen die wir von unseren Kunden erhalten, die ebenfalls ecoDMS in der neuen Version einsetzen sind durchweg positiv.

Schon alleine die unproblematische Anbindung an die WaWi über den ecoDMS-Printer ist goldwert um sämtliche "Ausdrucke" aus der WaWi direkt zu archivieren

 

[wawi-dl]

Unser Export von 75.000 Dokumenten läuft, Laufzeit ca. 70 Stunden

Auch die automatische Belegerkennung (bzw. anders formuliert: die Klassifizierungsvorlagen für SCAN-Dokumente), ermöglicht es uns widerkehrende Rechnungen je Lieferant automatisch zu klassifizieren!
Per OCR-Felder kann man Belege automatisiert archivieren! HAMMER!

 

[ag-websolutions.de]

Unser Export von 75.000 Dokumenten läuft, Laufzeit ca. 70 Stunden

Na ja ok, da muss auc einiges an Daten zwischen WaWi und ecoDS ausgetauscht werden ... aber man kann die Archivierung ja auch im Prinzip direkt mit erledigen, wenn eine Rechnung (z.Bsp.) gedruckt /gemailt wird, in dem man als zweiten Drucker den ecoPrinter einstellt.

Aber selbst bei so einer extremen Laufzeit sollte ecoDMS nicht in die Knie gehen und der Zugriff selber sollte auf das Archiv trotzdem problemlos möglich sein (sofern der Server auf dem diepostgre-DB von ecoDMS luft ausreichend dimensioniert ist)