Neu JTL Wawi 1.2.2 Fragen zur Rechnungsnummenvergabe, Versandmarkierung etc.

[sambuca]

Hallo zusammen,

auf der Suche nach einem Warenwirtschafts- und Bestellverwaltungssystem bin ich auf jtl gestoßen und habe heute mal ein wenig rumgespielt.
Spontan habe ich ein paar Kleinigkeiten entdeckt und wollte mir hierzu ein wenig Hilfe einholen.

1. Sobald ich eine Bestellung manuell anlege wird eine Rechnungsnummer vergeben, wie verhindere ich das?
Bei unserem aktuellen System ist es so, dass ich mit einem Klick die Rechnungsnummer manuell generiere, diese ist aber natürlich fortlaufend. Dies möchte ich nun weiterhin so handhaben und verhindern, dass JTL automatisch eine Rechnungsnummer bei Anlage einer Bestellung vergibt.

2. Ich habe beim angelegten Auftrag auf ausliefern geklickt, wie kann ich das rückgängig machen und dafür Sorgen, dass die Bestellung wieder in der Übersicht der offenen Bestellung erscheint?

3. In der Übersicht "Verkauf" habe ich ja verschiedene Felder wie Rechnungsnummer, Anmerkung usw.
Gibt es eine Möglichkeit auch ein individuelles Feld zu erstellen?

4. Gibt es die Möglichkeit die Dezimalstellen hinter dem Komma beim Preis, Gewicht usw. zu kürzen?

5. Aktuell arbeite ich quasi alleine in der Firma, habe aber eine Buchhalterin. Die hat bisher immer ein Backup meiner Daten rüberbekommen um die Buchhaltung zu machen.
Gibt es bei JTL auch so eine Datenbank, die ich quasi einfach rüberkopieren kann?
(kenne mich mit mysql garnicht so gut aus)

6. Ich habe auch gesehen, dass man quasi mit mehreren Leuten gleichzeitig am System arbeiten kann, wenn man die Datenbank auf nen Server packt.
Würde da ein webspace (beispielsweise von 1und1) mit Traffic reichen oder was würde mir da empfohlen werden?

7. Kann man dann auch Benutzer anlegen, die individuell eingeschränkte Berechtigungen haben?
Wir arbeiten eventuell künftig mit nem Logistiker zusammen, die übernehmen dann Lagerung und Versand für uns.
Ich würde denen nämlich dann gerne einen Zugang erstellen damit die jeden Tag um eine bestimmte Uhrzeit auf die Bestellungen zugreifen können, die verschickt werden müssen.
(ist zwar Zukunftsmusik, sollte aber auch geklärt sein.)

Ich bin vom Funktionsumfang natürlich an Tag 1 total erschlagen. Das System ist schon extrem umfangreich, besonders wenn man, wie ich, vom Bayorganizer kommt.
Aber soweit bin ich schon zufrieden, es gibt halt nur ein paar Fragen

Grüße

 

[gutberle]

Hallo sambuca,

1. Es wird keine Rechnungsnummer vergeben, sondern eine Auftragsnummer. Eine Rechnung muss man auch von einem bereits erstellten Auftrag aus immer entweder manuell, oder automatisch über den Versandprozess oder automatisch/manuell per Workflow erstellen. Die Auftragsnummer ist so aufgebaut, wie es in der Definition der Nummernkreise festgelegt ist (Admin > Allgemeine Einstellungen > Nummernkreise) und der "Laufende Nummer" Anteil der Auftragsnummer ist auch bei JTL Wawi fortlaufend. Das Erstellen einer Auftragsnummer kannst Du nicht verhindern, warum würdest Du das auch tun wollen, aber wenn ich Deine Frage so lese wie "warum wird automatisch eine Rechnung erstellt?", dann sollte das hiermit beantwortet sein, richtig?

2. Wenn Du mit Deiner Bestellung eine Auslieferung gemacht hast und die Lieferung jetzt auf "Offen" steht, dann heißt das, dass schon Ware zugeordnet wurde und Du der Wawi nur noch nicht den tatsächlichen Versand bestätigt hast. Du kannst eine solche Auslieferung dann über den Button Löschen im Bereich Versand ~rückgängig~ machen und wirst dann mit einer Maske aufgefordert, die bereits zugeordnete Ware wieder zurück ins Lager zu buchen. Danach steht der Auftrag wieder in der zur aktuellen Lagersituation passenden Unterkategorie von "Aufträge", also in "Lieferbar", "Teillieferbar", "Fehlbestand", etc.

3. Du kannst an verschiedenen Stellen in der Wawi eigene Felder oder auch Attribute anlegen, schau Dir z.B. mal die Infos zu den Eingenen Feldern im JTL Guide an. Leider ist es aktuell aber noch nicht möglich, diese Felder oder Attribute in den Listen, also z.B. im Bereich "Verkauf" anzuzeigen.

4. Nein, die Möglichkeit, die Dezimalstellen von Preisen und Gewichten selbst zu bestimmen gibt es nicht. Hier wird es in näherer Zukunft laut JTL zwar eine weitergehende Vereinheitlichung geben, aber soweit ich weiß ist eine Einflußnahme des Benutzers nicht geplant.

5. Erst einmal benutzt JTL nicht MySQL, sondern Microsoft SQL Server, aber das nur nebenbei. Dann ist die Wawi aber eben auch KEIN Buchhaltungsprogramm, sondern eine Warenwirtschaft und das bedeutet, dass nur die Vorgangsrelevanten Buchungsdaten überhaupt gespeichert werden. Natürlich werden die Vorgänge, wie die Erstellung von Rechnungen oder falls Du das so einstellst, auch Zahlungen auf Rechnungen hin, Gutschriften/Rechnungskorrekturen, etc. in der Wawi abgelegt und diese Daten lassen sich auch mit der "JTL Ameise" exportieren, wenngleich leider auch nicht alle. Der Export kann auch in ein DATEV kompatibles Format gemacht werden, aber die Möglichkeiten sind hier eher rudimentär ausgestaltet. Für deutlich über das mit Hausmitteln mögliche hinausgehende Datenexporte gibt es dann externe Tools, die dann auch finanz- und steuerrechtlich am Puls der Zeit bleiben, einfach mal nach "jtl wawi datev export" googlen.

6. Die Wawi ist kein Webprogramm, sondern eine Windows Applikation und die Datenbank kann zwar "prinzipiell" irgendwo liegen, da es aber MS SQL Server sein muss, müsstest Du ein Windows Hosting Paket und eigentlich sogar einen Root-Server mieten. Das geht auch bei 1&1, aber ob das eine gute Idee ist, sei dahingestellt. Such hier im Forum oder extern per Google einfach mal nach "JTL Wawi Hosting". Da wirst Du fündig, denn es gibt einige Anbieter, die sich auf das Hosting von JTL Wawi Datenbanken spezialisiert haben.

7. Ja, die Wawi hat eine eingebaute Rechteverwaltung, siehe "Admin > Benutzer/Rechte". Ob es allerdings der beste oder auch nur ein praktikabler Weg ist, Deinem Logistiker einen Account einzurichten, kann ich nicht sagen. Auf jeden Fall würde das entweder bedeuten, dass sich Dein Logistiker JTL Wawi lokal installieren müsste, oder per RDP auf Deinen Server und eine dort laufende Wawi zugreifen müsste. Für all diese Varianten musst Du Löcher in Deine Firewall stanzen und das klingt nicht gut. Vielleicht schaust Du Dir die bereits ohne zusätzlichen Aufwand in der Wawi verbauten Möglichkeiten zum Dropshipping und zum Fulfillment an, denn die sind ja exakt für solche Fälle gemacht. Auch hierzu findest Du einiges im JTL Guide und auf Youtube ist ein ganzer Channel mit Tutorials. Die würde ich dir für den Anfang wirklich ans Herz legen.

Gruß,
Ingmar

 

[sambuca]

Hallo,

@gutberle
Tausend Dank für die ausführliche Antwort, das hat mir sehr geholfen.
Leider kam ich in den letzten Wochen nicht wirklich dazu noch viel zu probieren, jedoch finde ich jetzt sicherlich etwas mehr Zeit.

Zwei weitere Fragen tun sich gerade auf:

1. Ich bin es aus meinem aktuellen Programm gewohnt, dass ich per Knopfdruck eine erstellte Mailvorlage an den Kunden senden kann, beispielsweise wenn sich die Ware verspätet oder eben eine Versandbestätigung.
Dies erfolgte bislang mithilfe von einer Verknüpfung zwischen dem Bayorganizer und Mozilla Thunderbird.
Ich würde hier sehr gerne wieder eine Verbindung zwischen JTL und Thunderbird herstellen und dann eben einen Klick auf eine Mailvorlage in JTL machen und die Mail per Thunderbird versenden.
Über den Mailclient verarbeiten wir halt auch so eine Menge Anfragen, daher wäre es schon wichtig ein externes Tool zu haben.
Gibt es da eine Möglichkeit?

2. Ich weiß, dass die Frage hier im Forum diverse Male gestellt wurde, frage hier aber aufgrund einer speziellen Situation dennoch mal.
Wir werden ab nächstes Jahr auf Bilanzierung gestellt, da ist der Aufwand natürlich größer bei der Buchführung.
Ich habe keine Erfahrungen mit Programmen zur Buchhaltung, brauche hier dann aber etwas, was ich mich JTL verbinden kann.
Ich habe hier im Forum häufig was von Taxpool gelesen, wie muss man sich die Handhabung damit vorstellen und ist deren Bilanz Version ausreichend um Export Dateien für meine Steuerberaterin zu erstellen, die Datev nutzt?

3. Ist es möglich, dass ich meine Datenbank erstmal ganz normal auf meinem Rechner speichere und nachher das System umstelle und die Datenbank über das JTL Hosting laufen lasse?
Sprich die dann einfach verschieben, da ich erstmal alles auf meinem rechner vernünftig einrichten möchte bevor ich komplett umstelle.
Es wäre auch interessant wo ich denn die DB finde um diese zu kopieren.
Ginge das auch die von PC zu PC zu kopieren?

Grüße

 

[Petuchov]

1. Die wawi verfügt über eigene Mailvorlagen und versendet diese selber, sowie Möglichkiet Versandbenachrichtigungen etc. zu versenden

2. Wenn die Steuerberaterin Datev nutzt ist JTL2DAtev eine gute Lösung

3. Ja . Du musste ein Backup erstellen, das man dan kopieren/verschieben/importieren kann

 

[gutberle]

Hier noch ein paar weitere Erläuterungen über das hinaus, was @charlyhahn gerade schon geschrieben hat.

1. Email Anbindung
- Eine MAPI Anbindung, wie Du sie für Deine alte Lösung beschreibst, wo also die Anwendung Thunderbird explizit als Mailclient verwendet hat, gibt es in der Wawi nur minimalst direkt im Kundendatensatz. Wenn Du TB als Standardmailer eingerichtet hast und im Kundendatensatz neben der Email-Adresse auf den "Senden" Button klickst, wird in der Tat TB über MAPI aufgerufen.
- Alle anderen Mail-Funktionen in JTL Wawi basieren auf direktem Versand über die SMTP Schnittstelle, deren Einstellungen Du in "Admin > Firmen-/Email-Einstellungen" vornimmst. Die so verschickten Emails tauchen per Default in TB nicht einmal im "Gesendet" Ordner auf, weil der Mail-Versand eben ~noch~ eine Ebene tiefer stattfindet.
- Es hindert dich aber niemand daran, Dir z.B. für jede Email, die Du über die Wawi rausschickst, Dich selbst, oder eine bestimmte Filter-Email-Adresse in BCC zu setzen und dann in TB die dortigen Filtermöglichkeiten dazu zu benutzen, diese Emails in "Gesendet" oder sonstwohin zu verschieben.
- Und wenn Du dann in der Wawi selbst als Reply-To Email Adresse eine verwendest, die von TB abgeholt wird, ist das eigentlich schon eine runde Sache, denn dann hast Du die von der Wawi versandten Emails in Gesendet und die Antworten laufen in TB auf.

2. Buchführung und Export
- Das ist ein schwieriges Thema und der super-kurze Satz dazu von @charlyhahn enthält zwar eine Meinung, die einige/etliche hier im Forum teilen würden, ich will aber trotzdem versuchen, Dir auch auf Deine Frage zu antworten und nicht nur eine mögliche Lösung anbieten.
- Die Wawi selbst bietet gleich mehrere Möglichkeiten, Buchungsdaten zu exportieren. Das ist zum Einen der veraltete und tatsächlich sogar auf Easy Cash & Tax ausgerichtete Export unter "Zahlungen", dann gibt es direkt bei/von Taxpool eine Exportvorlage für die Ameise und auch JTL selbst hat einen DATEV Export in der Ameise integriert.
- Fakt ist aber leider, dass keine dieser eben genannten Exportmöglichkeiten ~wirklich~ für einen ernsthaften Buchungsdatenexport tauglich ist. Ich habe das vor ein paar Wochen einmal intensiv durchgechecked und hier ausführlich dargestellt.
- Letztlich ist die entscheidende Frage aber, WAS Du aus der Wawi exportieren willst, WIE viele Buchungsvorgänge das sind und WIE komplex die sind. Wenn Du z.B. an Privatpersonen im EU Ausland verkaufst, sind die Lieferschwellen wichtig, bei EU Verkauf an B2B Kunden wieder andere Dinge, bei §13b Geschäften, bei Dreiecksgeschäften mit DE und EU Beteiligung wieder andere, etc. Kommt all das nicht vor oder nur in geringem Maße, dann kannst Du Dich sicherlich mit den Bordmitteln der Wawi arrangieren. Sind die Anforderungen aber höher oder die Menge der Buchungen für eine manuelle Nacharbeitung zu groß, dann solltest Du Dir in der Tat einmal eines der hier im Forum angesprochenen Hilfsttools wie JTL2DATEV, etc. anschauen.
- Die Frage nach Taxpool ist schwer zu beantworten, denn wenn es Dir - wie es scheint - darum geht, Rechnungen, etc. aus der Wawi so exportieren zu können, dass Deine Steuerberaterin sie direkt in DATEV einlesen kann, dann brauchst Du selbst ja gar kein Buchführungsprogramm wie Taxpool, sondern nur einen wie auch immer in Datev einlesbaren Export aus der Wawi und dann gilt das eben gerade gesagte. Ansonsten, also wenn Du selbst buchen willst und der Steuerberaterin immer periodisch die von Dir gemachte Buchhaltung übermitteln willst, dann wäre Taxpool eine sehr kostengünstige Lösung und auch ein ernsthafter Wettbewerber im Markt der Low-Cost Buchführungsprogramme.

3. Datenbank Backup und Import
- JTL Wawi enthält ein separates Programm zur Datenbankverwaltung, wo man die aktuelle Datenbank exportieren und importieren kann. Und natürlich ist die Datenbank nicht PC abhängig, Du kannst sie also auf einem PC exportieren und auf einem anderen PC oder eben Server importieren. Dort muß natürlich eine MS SQL Server Instanz mit der gleichen oder mit einer höheren Version als auf dem Ursprungs-PC laufen.
- Der Pfad zu den Backups "beginnt" unterhalb von "C:\Program Files\Microsoft SQL Server" und geht dann weiter mit einem Verzeichnis MSSQL<SQLServerVersion>.<InstanzName>. Wenn Du also bei der Installation der Wawi z.B. den Standard-Instanznamen "JTLWAWI" beibehalten hast und MS SQL 2014 benutzt, dann hieße das Verzeichnis "MSSQL12.JTLWAWI". Darunter findest Du dann "MSSQL\Backup" und dort die Backups.

 

[sambuca]

Hallo,

nochmals danke für die ganzen Infos.
Jetzt hab ich was anderes.

Wir haben Produkte, bei denen ein einziges Produkt für verschiedene Dinge passt.
Demnach wird das eine Produkt für die verschiedenen Autos angeboten.
Als Beispiel passt der eine Artikel in einen Audi A3, Audi A4 und Audi A6. Für jedes Fahrzeug gibt es aber eine eigene Artikelnummer, da auf den Verkaufsplattformen für jede Kompatibilität ein eigener Artikel angelegt werden muss.

Ich möchte nun natürlich in meinem Artikelstamm im Grunde genommen diesen einen Artikel anlegen, jedoch sollen dort nochmals Unterartikel rein.
Wenn ich also den Artikel für den A3 verkaufe soll das aus dem Bestand für Artikel X gebucht werden, selbiges soll aber auch passieren wenn ich den Artikel für den A4 verkaufe.
Wie bekomme ich das hin?

Grüße

 

[gutberle]

@sambuca - Es ist gar keine gute Idee, in einem Thread zu einem bestimmten Thema dann später eine völlig andere Frage zu stellen. Bitte leg (kopier) Deinen letzten Beitrag noch einmal als komplett neuen Beitrag (aka Thread) an, das Unterforum hier passt schon dafür. Ich bin mir sicher, dass Dir dann jemand helfen kann.

***** Hier sollten wir jetzt dicht machen... ******