Neu Finanzamt Prüfung / JTL GUIDE

[JohnMeyers]

Hallo,

ich habe aktuell das Vergnügen vom Finanzamt geprüft zu werden.

Für diese Prüfung, habe ich dem Prüfer den Link zum Guide zur Verfügung gestellt, https://guide.jtl-software.de/

ICH bin der Meinung, dass dort alles beschrieben und Dokumentiert ist was man wissen muss.

Der Prüfer hätte aber gerne ZITAT "eine aussagekräftige System- und Verfahrensdokumentation, hierzu gehören u.a. ein Programmierprotokollbzw. Änderungsprotokolle bei Anpassungen, ein Benutzerhandbuch"

Könnt Ihr mir da helfen?

Für den netten Herren ist das NEULAND!

Vielen Dank im Vorraus!

 

[Verkäuferlein]

Gut, wenn beide Seiten keine Ahnung haben.

Behaupten, dass ich Ahnung habe, will ich zwar auch nicht, aber was genau wird denn geprüft?

Kassensystem? Oder welche Art von Programmier- bzw. Änderungsprotokollen möchte das FA haben?

Hast Du einen Steuerberater?

 

[MichaelH]

Steh dazu dass du keine Ahnung hast.

"JTL ist 10.000fach in Verwendung in Deutschland und die Top-Software im Online-Handel.
Bitte stellen sie mir konkrete Fragen die ich auch beantworten kann, ich werde diese an den Hersteller weiterleiten in der Hoffnung dass dieser die Fragen auch beantwortet."



Der stellt sich nur dumm, das machen die gerne so .... stell dich einfach auch so dumm wie möglich dar in diesem Thema, sei ansonsten aber professionell.

Ich hatte gerade auch eine 2monatige Prüfung, zuerst hieß es ca. 40.000 Euro nachzahlen, am Ende waren es nur mehr 1.200 für 5 Jahre.
Dazwischen drin standen wir mal bei +30.000 die ich zurück bekommen würde, das war dann lustig, ich hatte Mitleid mit ihm.

Sieg auf ganzer Linie.

 

[deliman]

Vor Kurzem auch eine Umsatzsteuersonderprüfung nach über 2 Jahren wegen Amazon-UK Umsätzen abgeschlossen - ohne Erfolg für das FA. Da war die Rede von 5-stelligen Umsätzen, die angeblich nicht versteuert wurden und ich habe mich immer gefragt, wo das FA solche Summen hernimmt. Dann mal die Transaktionsdateien von Amazon, mit denen wir auch Jera "füttern", in Excel geladen und festgestellt, das es da zu "Formatierungsfehlern" kommen kann und gesehen, das das Komma beim FA einfach um 2 Stellen nach links "gewandert" ist.

Die Dateien wurden angeblich von den FA-IT-Experten "bearbeitet", da der Prüfen damit nicht viel anfangen konnte... Nach meinem Hinweis auf den "Formatierungsfehler" war Ruhe und die Prüfung ein paar Tage später ergebnislos beendet. Also genau so "dumm" stellen wie das FA und dabei trotzdem freundlich, sachlich und hilfsbereit bleiben.

Im Übrigen wussten die nicht mal, das es Software gibt, die die Amazondateien u.a.m. problemlos verarbeiten kann...

 

[MichaelH]

Finden kann ein Prüfer immer etwas, das ist deren Aufgabe.
Findet er nichts, keinen einzigen Fehler, dann wird wohl sein Chef sagen "Junge, hast du den überhaupt geprüft ?"

z.B. wir hatten nur 2 Belegfehler in 5 Jahren, er sagte sinngemäß "Hätte ich diese 2 Belege nicht gefunden, müsste ich erneut und umfangreicher alles durchgehen, denn KEIN Fehler ist ein Hinweis auf Manipulation, denn niemand macht keine Fehler."

Wenn ein Prüfer dann ärgerlich wird und anfängt mit Privatanteil, private Nutzung "von x und y", etc. dann kann's ungemütlich werden.

 

[Dyen]

Ich hatte in den vergangenen Jahren eine Ust-Sonderprüfung, eine vollständige Außenprüfung und eine Kassennachschau.

Sei freundlich und kooperativ. Jede Prüfung ist anders, der Prüfer ist auch nur ein Mensch. Der Link zum Guide ist nicht ausreichend und könnte unter Umständen als Zeichen des Kooperationsverweigerung gesehen werden.

Sich dumm zu stellen ist meiner Meinung nach gut, wenn es zutrifft. Sonst halte ich das nur für die zweitbeste Lösung. Am besten ist es zu wissen, was man tut, und das auch entsprechend zu vermitteln. Auf jede Frage prompt eine stichhaltige Antwort zu haben hat sich bei mir ausgezahlt. Wobei stichhaltig nicht immer wahr bedeuten muss. Und man hat kleine Sollbruchstellen eingebaut.

"eine aussagekräftige System- und Verfahrensdokumentation, hierzu gehören u.a. ein Programmierprotokoll bzw. Änderungsprotokolle bei Anpassungen, ein Benutzerhandbuch"

Das ist eine Standardformulierung. Nirgendwo ist definiert, was z.B. ein Programmierprotokoll ist.

Du als Steuerpflichtiger (unterstelle ich jetzt mal) bist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich. Du hast eine geschrieben und sie wird laufend angepasst. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Warenkreislauf, die Belegerstellung, die Belegablage, alles was steuerlich relevant ist. Sie beschreibt alle steuerrelevanten Vorgänge im Unternehmen detailliert.

Es geht dabei darum, dass der Prüfer sich in kurzer Zeit ein grobes, aber klares Bild davon machen kann, wie das Unternehmen funktioniert.

Ebenso hast du für die verwendete software eine lückenlose Dokumentation, wann welche Version genutzt wurde und welche wesenlichen Programmänderungen vorgenommen wurden. Dies muss nicht vollständig sein, aber es wäre gut, wenn du so etwas vorweisen kannst. Programmierprotokoll bedeutet in etwas das Gleiche wie Änderungsprotokoll bei Anpassungen. Dazu kommen evtl. technische Verfahrensdokumentationen, die du selbst nicht verstehen musst und Handbücher.

Wenn du das alles nicht hast und auch keine Zeit mehr, das nachzuholen, dann siehe #3 und #5.

Meine Erfahrung ist, dass erstmal hauptsächlich elektronische Daten nachgefragt werden. Datenexporte aus Finanz- und Lohnbuchhaltung vor allem. Diese werden in IDEA auf Plausibilität geprüft und dann ein Fragenkatalog erstellt.

 

[SHAAN]

Für diese Prüfung, habe ich dem Prüfer den Link zum Guide zur Verfügung gestellt, https://guide.jtl-software.de/

Du glaubst doch wohl nicht, dass der sich damit auseinandersetzt.

Das Beste, was du tun kannst, ist dir einen Steuerberater ran holen und den Tipp von Dyen befolgen "Sei freundlich und kooperativ. Jede Prüfung ist anders, der Prüfer ist auch nur ein Mensch."
Die anderen wichtigen Tipps hatt Dyen bereits geschrieben

Der Punkt ist aber, wenn der Steuerprüfer merkt, dass du dich mit der Materie nicht auseinandergesetzt hast und keinen Steuerberater hast, wird er i.d.R tiefer bohren. Und wenn der Prüfer möchte, findet er immer etwas - aber davon geht die Welt auch nicht unter.

 

[MichaelH]

Nein, wenn du einen Steuerberater zu Hilfe rufst, weil du vorher keinen hattest, dann ist das ein Zeichen für Unsicherheit oder Angst dass der Prüfer was finden könnte.

Lass das mal ruhig angehen, relevant ist was du schriftlich erhältst, das kannst du dann mit einem Steuerberater (im Hintergrund) immer noch im Detail ansehen sofern es nötig ist.

 

[Dyen]

Richtig. Ruhe bewahren. Kein vorauseilender Gehorsam. Anforderungen aber sorgsam bearbeiten. Wenn bisher kein STB im Spiel war, würde ich jetzt keinen mehr hinzuziehen.

 

[Verkäuferlein]

Oha, jetzt sind wir aber schon tief in der Detailanalyse.

Vielleicht wäre es ratsam, erstmal abzuklären, was geprüft werden soll und was das FA genau haben möchte und dies dann einfach zu liefern!?

 

[SHAAN]

FA genau haben möchte und dies dann einfach zu liefern

Manchmal möchte der Beamte einfach nur seine Quote erfüllen und seine Daseinsberechtigung darlegen.

 

[SHAAN]

Halte ich natürlich für Quatsch was meine Vorredner sagen 👊 😬
Es gibt keinen falschen Zeitpunkt einen Steuerberater hinzuzuziehen, nur den wenn es zu spät ist.

 

[kartfan]

Ich hatte in den vergangenen Jahren eine Ust-Sonderprüfung, eine vollständige Außenprüfung und eine Kassennachschau.

Sei freundlich und kooperativ. Jede Prüfung ist anders, der Prüfer ist auch nur ein Mensch. Der Link zum Guide ist nicht ausreichend und könnte unter Umständen als Zeichen des Kooperationsverweigerung gesehen werden.

Sich dumm zu stellen ist meiner Meinung nach gut, wenn es zutrifft. Sonst halte ich das nur für die zweitbeste Lösung. Am besten ist es zu wissen, was man tut, und das auch entsprechend zu vermitteln. Auf jede Frage prompt eine stichhaltige Antwort zu haben hat sich bei mir ausgezahlt. Wobei stichhaltig nicht immer wahr bedeuten muss. Und man hat kleine Sollbruchstellen eingebaut.


Das ist eine Standardformulierung. Nirgendwo ist definiert, was z.B. ein Programmierprotokoll ist.

Du als Steuerpflichtiger (unterstelle ich jetzt mal) bist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich. Du hast eine geschrieben und sie wird laufend angepasst. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Warenkreislauf, die Belegerstellung, die Belegablage, alles was steuerlich relevant ist. Sie beschreibt alle steuerrelevanten Vorgänge im Unternehmen detailliert.

Es geht dabei darum, dass der Prüfer sich in kurzer Zeit ein grobes, aber klares Bild davon machen kann, wie das Unternehmen funktioniert.

Ebenso hast du für die verwendete software eine lückenlose Dokumentation, wann welche Version genutzt wurde und welche wesenlichen Programmänderungen vorgenommen wurden. Dies muss nicht vollständig sein, aber es wäre gut, wenn du so etwas vorweisen kannst. Programmierprotokoll bedeutet in etwas das Gleiche wie Änderungsprotokoll bei Anpassungen. Dazu kommen evtl. technische Verfahrensdokumentationen, die du selbst nicht verstehen musst und Handbücher.

Wenn du das alles nicht hast und auch keine Zeit mehr, das nachzuholen, dann siehe #3 und #5.

Meine Erfahrung ist, dass erstmal hauptsächlich elektronische Daten nachgefragt werden. Datenexporte aus Finanz- und Lohnbuchhaltung vor allem. Diese werden in IDEA auf Plausibilität geprüft und dann ein Fragenkatalog erstellt.

Hallo,

ich klinke mich mal hier ein zum Thema Verfahrensdokumentation. Was sollen wir bei einer Steuerprüfung machen wenn der Prüfer eine Verfahrensdokumentation für die JTL-Wawi haben will?

Gruss

 

[MichaelH]

Sagen, dass es keine gibt und auf die Homepage verweisen auf der steht dass die WAWI 10.000fach in der BRD eingesetzt wird ?

 

[MichaelH]

Weiters:
http://guide.jtl-software.de/
https://issues.jtl-software.de/
-> https://issues.jtl-software.de/issues?project=wawi

 

[kartfan]

Das hat den Prüfer nicht interessiert. Der Prüfer vom FA wollte eine Verfahrensdokumentation "im Sinne des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (BStBl I S. 1450)" für die zur Erstellung von Rechnungen benutzte Software der Firma JTL-Software-GmbH.

 

[MichaelH]

Dann leite das an JTL weiter und dann wiederum die Antwort von JTL an das FA.
Was Anderes kannst du ja nicht machen ?

Das Ergebnis gerne auch hier posten.

 

[kartfan]

Dazu stehe ich seit Wochen in Verbindung mit JTL. Wir sind da zu keinem zufriedenstellen Ergebnis gekommen.

JTL:

die Verfahrensdokumentation muss der Händler erstellen.
Dort wird dokumentiert wie die Software eingesetzt wird und wie Manipulationen sichergestellt werden (durch Archivierung, Backups). Wo liegt z.B. die Datenbank, wie ist sichergestellt, dass nicht jeder Anwender dort manipulieren kann.
Ich würde wirklich empfehlen hier mal im Forum den Kontakt zu anderen Händlern zu suchen, ggf. haben das andere ja auch schon durchlaufen und Lösungen erarbeitet. Wir haben ja sehr viele Händler von klein bis groß, da wird man sicher Unterstützung finden.

Jetzt frage ich dazu im Forum nach. Das JTL keine Verfahrensdokumentation hat würde ich natürlich nicht an das FA weiterleiten. Plentymarkets hat eine VD/technische Dokumentation zum Download auf der Homepage. Das kann man ausdrucken und dem Prüfer geben. Darum weiss ich nicht warum es das nicht bei JTL gibt?

 

[MichaelH]

Dort wird dokumentiert wie die Software eingesetzt wird und wie Manipulationen sichergestellt werden (durch Archivierung, Backups). Wo liegt z.B. die Datenbank, wie ist sichergestellt, dass nicht jeder Anwender dort manipulieren kann.

Wenn es nur das ist, das kannst du doch einfach zusmmenstellen ?
Wo genau findet man das PDF von Plentymarkets ?

 

[kartfan]

Dort wird dokumentiert wie die Software eingesetzt wird und wie Manipulationen sichergestellt werden (durch Archivierung, Backups). Wo liegt z.B. die Datenbank, wie ist sichergestellt, dass nicht jeder Anwender dort manipulieren kann.

Wenn es nur das ist, das kannst du doch einfach zusmmenstellen ?
Wo genau findet man das PDF von Plentymarkets ?

Das ist die Aussage von JTL, das beschreibt die VD der internen Abläufe. Darum geht es nicht. Das FA möchte ausdrücklich eine Verfahrensdokumentation der Software JTL-Wawi.

https://cdn02.plentymarkets.com/pms..._Rechtliches/Verfahrensdokumentation_V7.4.pdf