Neu E-Rechnungspflicht und Meldesystem

[Ideenmanagement]

Tolles Forum. Die hilfreiches Empfehlungen zum Meldesystem sind super.

​

 

[mh1]

Verarbeiten können? Was soll das heißen? Es ist eine ganz stinknormale .xml Datei, die mit jedem Editor angezeigt werden kann.

Das ist klar, aber in der Praxis wird man die Rechnung trotzdem wieder in lesbares Format bringen müssen.
Ich zumindest kann meinen Einkäufern oder der Projektleitung keine XML Datei zur Rechnungsprüfung weiterleiten. Zugegeben sieht das "Verarbeiten" in jedem Unternehmen dann anders aus. ...aber keinesfalls ist es ein "man muss ja nur Empfangen können"

 

[sebjo82]

Das ist klar, aber in der Praxis wird man die Rechnung trotzdem wieder in lesbares Format bringen müssen.
Ich zumindest kann meinen Einkäufern oder der Projektleitung keine XML Datei zur Rechnungsprüfung weiterleiten. Zugegeben sieht das "Verarbeiten" in jedem Unternehmen dann anders aus. ...aber keinesfalls ist es ein "man muss ja nur Empfangen können"

dafür gibt es ja jetzt schon kostenlos überall viewer, die das x-format in menschlich lesbares umwandeln. da hat jeder zugriff drauf. "empfangen" und "verarbeiten" können sind also quatsch-anforderungen. die einzig relevante anforderung ist, dass .xml dateien als rechnung AKZEPTIERT werden, d.h. in der praxis dass smtp-filter-regeln angepasst werden müssen (*hust ebay*) sodass diese auch tatsächlich im postfach landen.

nochmal,
.xml sind nur text-dateien. das ist nichts hochkomplexes
man stelle sich vor man schreibt seine rechnung in notepad ohne formatierung. dann markiert man die einzelnen zeilen entsprechend ihrer funktion, zB preis, anschrift, etc (das passiert über die xml tags, ähnlich wie auch bei webseiten mit html)
fertig
das ist xrechnung

wir verschicken schon seit monaten xrechnungen. die vorlage for 3.0 standard hab ich in kürzester zeit selber gemacht inkl. eigener sql-abfragen
es ist noch nicht ein smtp-error von normalen unternehmen zurückgekommen, nur ebay akzeptiert keine .xml anhänge.
die große panikmache über besondere anforderungen ist mir also unverständlich.
nach meinen erfahrungen können alle unternehmen bereits xrechnungen empfangen, außer halt unternehmen die besonders clever sein wollen, wie ebay

 

[dein-brandstempel]

dafür gibt es ja jetzt schon kostenlos überall viewer, die das x-format in menschlich lesbares umwandeln. da hat jeder zugriff drauf. "empfangen" und "verarbeiten" können sind also quatsch-anforderungen. die einzig relevante anforderung ist, dass .xml dateien als rechnung AKZEPTIERT werden, d.h. in der praxis dass smtp-filter-regeln angepasst werden müssen (*hust ebay*) sodass diese auch tatsächlich im postfach landen.

nochmal,
.xml sind nur text-dateien. das ist nichts hochkomplexes
man stelle sich vor man schreibt seine rechnung in notepad ohne formatierung. dann markiert man die einzelnen zeilen entsprechend ihrer funktion, zB preis, anschrift, etc
fertig
das ist xrechnung

wir verschicken schon seit monaten xrechnungen. die vorlage for 3.0 standard hab ich in kürzester zeit selber gemacht inkl. eigener sql-abfragen

Da hast du grundsätzlich Recht, in der aktuellen Zeit sollte jeder geschäftstätige ein E-Mail-Postfach haben und damit eine E-Rechnung bzw. eine XML-Datei empfangen können. Die Anforderungen sind damit zumindest sehr leicht erfüllbar.

Komplexer finde ich den Punkt der revisionssicheren Aufbewahrung. Dies gelingt meiner Meinung nur mit einem Buchhaltungsprogramm, in welches ab 2025 die E-Rechnung ablegt werden muss. Bisher konnte man per E-Mail zugesandte PDF-Rechnungen zumindest ausdrucken und abheften. Das geht ab 2025 für die erhaltenen X-Rechnungen dann nicht mehr.

 

[sebjo82]

Da hast du grundsätzlich Recht, in der aktuellen Zeit sollte jeder geschäftstätige ein E-Mail-Postfach haben und damit eine E-Rechnung bzw. eine XML-Datei empfangen können. Die Anforderungen sind damit zumindest sehr leicht erfüllbar.

Komplexer finde ich den Punkt der revisionssicheren Aufbewahrung. Dies gelingt meiner Meinung nur mit einem Buchhaltungsprogramm, in welches ab 2025 die E-Rechnung ablegt werden muss. Bisher konnte man per E-Mail zugesandte PDF-Rechnungen zumindest ausdrucken und abheften. Das geht ab 2025 für die erhaltenen X-Rechnungen dann nicht mehr.

wir archivieren alle emails revisions-sicher via google vault. sehr simpel

 

[Markus Hütz]

...aber keinesfalls ist es ein "man muss ja nur Empfangen können"

Wie gesagt, das war etwas ungünstig ausgedrückt. Die Punkte Prüfung und Archivierung sind sehr wichtig. Vor allem die Prüfung. Mein Stand ist, dass der Empfänger die Gültigkeit prüfen muss und nur gültige E-Rechungen zum Abzug der Vorsteuer verwendbar sind.


Gruß,
Markus

 

[sebjo82]

Wie gesagt, das war etwas ungünstig ausgedrückt. Die Punkte Prüfung und Archivierung sind sehr wichtig. Vor allem die Prüfung. Mein Stand ist, dass der Empfänger die Gültigkeit prüfen muss und nur gültige E-Rechungen zum Abzug der Vorsteuer verwendbar sind.


Gruß,
Markus

Die Prüfung findet ja statt, wenn man die Rechnung in die Buchhaltung gibt. DATEV und co werden sicher keine ungültigen XRechnungen importieren. Vorher prüfen ist brotlose Kunst

 

[Markus Hütz]

Die Prüfung findet ja statt, wenn man die Rechnung in die Buchhaltung gibt. DATEV und co werden sicher keine ungültigen XRechnungen importieren. Vorher prüfen ist brotlose Kunst

Genau, davon würde ich auch ausgehen.

 

[Verkäuferlein]

Für den Empfang ist es nur erforderlich, ab dem 01.01.2025, in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu reicht beispielsweise schon ein E-Mail-Postfach, an die man eine E-Rechnung senden kann.

Da wäre ich mir nicht ganz so sicher. Ein XML-Dokument ist ja deutlich einfacher (unbemerkt) zu "manipulieren" (selbst ungewollt durch ein Antivirenprogramm, Filter oder Ähnliches), als z.B. eine PDF-Datei.

Demensprechend würde ich davon ausgehen, dass dem Übertragungsweg und der Unveränderlichkeit auf diesem auch ein wenig mehr Aufmerksamkeit zukommen sollte.

Genau. Sorry, ich schreibe aus der Sicht von JTL-Wawi. Wie @dein-brandstempel schrieb wäre hier eine Buchhaltungssoftware denke ich auch passender. Wir werden unsere Beschaffung ein wenig erweitern um Daten aus der E-Eingangsrechnung in eine JTL-Wawi-Eingangsrechnung zu überführen, können aber keinen Mechanismus schaffen um die Rechnung zu prüfen und zu archivieren. Das konnte JTL-Wawi streng genommen für Post-Rechnungen oder Mail-Rechnungen auch nicht leisten.

Das ist schade, da ja die Wawi mit dem Einkauf Teil der Prozesskette ist und man hier deutliche Vereinfachungen schaffen könnte. Insbesondere bei Drop- Shipping oder auch bei Rechnungen von Paketdiensten entstehen ja durchaus umfangreiche und unübersichtliche Rechnungskonstrukte, für deren Prüfung bzw. Vereinfachung der Prüfung alle Daten in der Wawi vorhanden sein sollten.

Dementsprechend wäre ja natürlich schön, wenn ich nur noch die E-Rechnung in die Wawi laden müsste und mir dann Abwecihungen der Rechnung angezeigt würden oder aber eine Übereinstimmung mit den Daten in der Wawi ausgegeben würde.

Dass das mit der Papierrechnung nicht möglich war/ist bzw. erschwert ist ja gerade der Digitalisierungs-Vorteil, den die E-Rechnung mit sich bringen soll und den es zu nutzen gilt. Schnellere Rechnungsprüfung (Zeit- und Kosten-Ersparnis), schnellere Zahlung der Rechnung (Kostenersparnis durch Skonto, etc.).

Die Rechnungsprüfung besteht dabei ja aus sachlich, fachlich und rechnerisch. Sachlich und rechnerisch wäre die Prüfung Aufgabe eines ERP-Systems und eigentlich erst die fachliche Prüfung wäre Aufgabe der Buchhaltung.

 

[Markus Hütz]

Die Rechnungsprüfung besteht dabei ja aus sachlich, fachlich und rechnerisch. Sachlich und rechnerisch wäre die Prüfung Aufgabe eines ERP-Systems und eigentlich erst die fachliche Prüfung wäre Aufgabe der Buchhaltung.

Hey,

genau. Wir schauen welche der Prüfungen wir übernehmen können. Da wir den Aufbau der Eingangsrechnung nicht bestimmen können und da durchaus Rechnungen kommen können die vom Aufbau her nicht mit der Lieferantenbestellung übereinstimmen können, macht es uns das ein wenig schwer. Beispielsweise könnte der Lieferant Positionen zusammenfassen oder eine Sammelrechnung senden, die dann so gar nicht zur Lieferantenbestellung passt. Wir werden da aber nach und nach schauen was wir für Möglichkeiten haben.

Gruß,
Markus

 

[Remen]

".xml sind nur text-dateien. das ist nichts hochkomplexes" .... aber nichts im Vergleich zu der guten alten aufgeräumten Rechnung, oder ?

Hab hier ein bisschen gelesen, ich denke mal, dass das kaum irgendwo in gut 6 Wochen funktionieren wird, was ist eigentlich der Sinn dahinter ? Warum gibt es mehrere Formate ? Woanders habe ich gelesen, dass Behörden nur ein Format lesen können.

Soll die E Rechnung nur als solche transportiert werden oder vollautomatisch verarbeitet werden ? Eingangskontrolle, WE buchen und Zahlung, dann müssen die Artikel ja angelegt sein und Kunde und Lieferant mit den gleichen Nummern arbeiten oder die Vergleichsnummer als solche gekennzeichnet sein. Das kann doch niemals funktionieren mit den vielen Wawis auf dem Markt.

Gibt es auch ein Programm, was die xml Datei unabhängig von der Wawi nur liest und als pdf ablegt und/oder druckt. Sind in den xml Dateien auch Daten, die das Druckbild festlegen oder will man auf Dinge wie Firmenlogos komplett verzichten ?

Und was hat das mit dem Meldesystem konkret auf sich ?

Ich finde nirgendwo im Internet etwas, was alle Detailfragen beantwortet - keiner scheint Genaues zu wissen ... Meinung dazu ?

 

[MichaelH]

Das Thema erscheint mir einfach unausgegoren zu sein, wie so Vieles in den letzten Jahren.
Die Fristen werden vermutlich auch geändert, also man wird wohl mehr Zeit haben als angenommen.

Letztlich muss jeder in seiner Branche und Kundenkreis feststellen wie dringend das Thema sein wird.

Ich sehe es aktuell noch recht locker, wenn ein B2B-Kunde auf irgendwas besteht, dann wird er eben nicht mehr beliefert, weil mehr Schaden als Nutzen. Punkt.
Und eben nicht vergessen, wenn ein Kunde auf eine E-Rechnung beharrt darf man ihm ganz legal eine Rechnung per Post senden, also nix E-Rechnung als Pflicht.

So sehe ich das aktuell.

 

[dein-brandstempel]

Da wäre ich mir nicht ganz so sicher. Ein XML-Dokument ist ja deutlich einfacher (unbemerkt) zu "manipulieren" (selbst ungewollt durch ein Antivirenprogramm, Filter oder Ähnliches), als z.B. eine PDF-Datei.

Demensprechend würde ich davon ausgehen, dass dem Übertragungsweg und der Unveränderlichkeit auf diesem auch ein wenig mehr Aufmerksamkeit zukommen sollte.



Das ist schade, da ja die Wawi mit dem Einkauf Teil der Prozesskette ist und man hier deutliche Vereinfachungen schaffen könnte. Insbesondere bei Drop- Shipping oder auch bei Rechnungen von Paketdiensten entstehen ja durchaus umfangreiche und unübersichtliche Rechnungskonstrukte, für deren Prüfung bzw. Vereinfachung der Prüfung alle Daten in der Wawi vorhanden sein sollten.

Dementsprechend wäre ja natürlich schön, wenn ich nur noch die E-Rechnung in die Wawi laden müsste und mir dann Abwecihungen der Rechnung angezeigt würden oder aber eine Übereinstimmung mit den Daten in der Wawi ausgegeben würde.

Dass das mit der Papierrechnung nicht möglich war/ist bzw. erschwert ist ja gerade der Digitalisierungs-Vorteil, den die E-Rechnung mit sich bringen soll und den es zu nutzen gilt. Schnellere Rechnungsprüfung (Zeit- und Kosten-Ersparnis), schnellere Zahlung der Rechnung (Kostenersparnis durch Skonto, etc.).

Die Rechnungsprüfung besteht dabei ja aus sachlich, fachlich und rechnerisch. Sachlich und rechnerisch wäre die Prüfung Aufgabe eines ERP-Systems und eigentlich erst die fachliche Prüfung wäre Aufgabe der Buchhaltung.

Zu dem Punkt mit der Manipulation der E-Rechnung ist man als Versender und Empfänger ja auch mit verpflichtet folgendes einzuhalten, siehe Auszug aus dem Wachstumschanchengesetz:

"(3) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen
gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.
Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert
wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des
Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche
Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom
19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom
28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten."

 

[dein-brandstempel]

Hab hier ein bisschen gelesen, ich denke mal, dass das kaum irgendwo in gut 6 Wochen funktionieren wird, was ist eigentlich der Sinn dahinter ? Warum gibt es mehrere Formate ? Woanders habe ich gelesen, dass Behörden nur ein Format lesen können.

Und was hat das mit dem Meldesystem konkret auf sich ?

So wie ich es bisher in Erfahrung bringen konnte, soll die neue E-Rechnung als erstes einmal dem Steuerbetrug entgegen wirken. Dazu dient dann später auch das Meldesystem, welches wie folgt funktionieren soll: Der Rechnungsversender versendet die Rechnung nicht mehr direkt an den Rechnungsempfänger, sondern über das System an eine Behörde (wahrscheinlich Finanzamt). Die Behörde leitet die Rechnung dann an den Rechnungsempfänger weiter. So weiß die Behörde also gleich welche Forderungen ein Unternehmen gegenüber anderen hat und welche Steuern fällig werden.

Gibt es auch ein Programm, was die xml Datei unabhängig von der Wawi nur liest und als pdf ablegt und/oder druckt. Sind in den xml Dateien auch Daten, die das Druckbild festlegen oder will man auf Dinge wie Firmenlogos komplett verzichten ?

Ja, es gibt zahlreiche Programme im Internet, die die E-Rechnung für das menschliche Auge lesbar machen, z.B. für den Zweck der Zahlung oder zur Kontrolle des sachlichen Inhalts der Rechnung.
Warum willst du aber eine E-Rechnung (XML-Datei) drucken oder in eine PDF wandeln wollen oder sogar die PDF ablegen wollen? Du bist ja verpflichtet die originale E-Rechnung an sich, also im XML-Format für 10 Jahre aufzubewahren.
Ein Layout bei einer E-Rechnung, wie man es von der Papierrechnung her kennt, gibt es nicht. Die Daten sind ja in der XML-Datei strukturiert. Das heißt hier gibt es eine offizielle Struktur (siehe https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/), die sozusagen alle Rechnung "gleich" lesbar macht. Im Prinzip ist die Rechnung am Ende nur für die Buchhaltung gedacht. Deinen Individualismus musst du also im Angebot, der Auftragsbestätigung oder anderswo ausleben .

 

[mh1]

Das Thema erscheint mir einfach unausgegoren zu sein, wie so Vieles in den letzten Jahren.

So wirklich unausgegoren ist das alles nicht. Die ersten EU Richtlinie bzgl. E-Rechnungen ist zehn Jahre alt (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055&from=DE).
Allerdings könnte man manchmal schon meinen, dass es hier wie bei den meisten EU Richtlinien bzw. Verordnungen ist. Nämlich das Deutschland alles unter Hochdruck umsetzt und andere sehens lockerer.
In Anbetracht das Spanien am 01.01.24 auf Erechnung für B2B umgestellt hat und ich bisher noch keine Erechnung bei spanischen Partnern gesehen habe, könnte man auf solch einen Gedanken kommen.
Italien waren die Ersten, die die Richtline umgesetzt haben und ich habe noch nicht eine XRechnung bzw. ein hybrides Format erhalten (und wir haben täglich Rechnungen von italienischen Partnern) 🤔

Und eben nicht vergessen, wenn ein Kunde auf eine E-Rechnung beharrt darf man ihm ganz legal eine Rechnung per Post senden, also nix E-Rechnung als Pflicht.

noch

 

[MichaelH]

noch

Noch lange, wirst sehen. Daher zurücklehnen und abwarten.

 

[schmidts1981]

Komplexer finde ich den Punkt der revisionssicheren Aufbewahrung. Dies gelingt meiner Meinung nur mit einem Buchhaltungsprogramm, in welches ab 2025 die E-Rechnung ablegt werden muss. Bisher konnte man per E-Mail zugesandte PDF-Rechnungen zumindest ausdrucken und abheften. Das geht ab 2025 für die erhaltenen X-Rechnungen dann nicht mehr.

Zum Thema revisionssichere Aufbewahrung und Darstellung und E-Rechnungen habe ich folgendes kostenloses Programm gefunden. Bin allerdings noch nicht dazu gekommen, es auszutesten

 

[Remen]

Danke für das Feedback, ich denke, dass viele Unternehmen das nicht umsetzen können oder wollen

 

[mh1]

Danke für das Feedback, ich denke, dass viele Unternehmen das nicht umsetzen können oder wollen

Wie es bei nahezu den meisten rechtlichen Anforderungen der Fall ist, spielt "können" oder "wollen" leider keine Rolle
Wir als Unternehmen wurden zu dem Thema nicht mal befragt.

 

[Remen]

Wie es bei nahezu den meisten rechtlichen Anforderungen der Fall ist, spielt "können" oder "wollen" leider keine Rolle
Wir als Unternehmen wurden zu dem Thema nicht mal befragt.

das weiß ich ales, aber ich mache lieber Dinge, die einen gewissen Sinn haben als so etwas