In Bearbeitung Dropshipping: Rechnungskorrekturen nach Lieferantenbestellung

[novaG]

Hallo,

ich hoffe die Frage ist nicht zu banal, aber ich habe folgende Problematik:

Artikel, die bei uns im Shop gekauft werden, werden überwiegend sofort beim Lieferanten bestellt.
Voraussetzung, die Sendung ist komplett lieferbar und bezahlt (momentan immer der Fall, weil alles mit PayPal+ abgewickelt wird).
Diese Aufträge werden also direkt ausgeliefert, der Kunde erhält die Rechnung, der Lieferant die Bestellung als Dropshipauftrag.

Im Idealfall, ist die Lieferung komplett lieferbar, der Lieferant liefert, teilt uns mit die Sendung ist ausgeliefert, wir tragen den Trackingcode ein und senden dem Kunden den Code.

Es kommt jedoch durchaus vor, dass übers Wochenende Artikel plötzlich nicht mehr lieferbar sind.
Der Lieferant teilt uns mit, dass der Auftrag nur teilweise lieferbar ist.

• Wir kontaktieren zuerst den Kunden, um beim Kunden zu erfahren, wie wir ihn vielleicht mit einem Ersatz dennoch glücklich machen können.

• Nun informieren wir den Lieferanten, um die Bestellung zu korrigieren. (In der Lieferantenbestellung werden Positionen korrigiert) Entweder der Kunde bekommt Ersatz, oder nur den Teil geliefert, der auch lieferbar ist.
• Als nächstes müssten eigentlich Lieferschein und Rechnung ebenfalls korrigiert werden.

Aber wie verfahre ich jetzt mit der Rechnung und dem Lieferschein?
Diese müssten jetzt ja korrigiert werden. Eine fitkive Retoure anlegen? Einen zweiten Auftrag, mit der Gegenrechnung, oder eine Rechnungskorrektur aus der Rechnung?

Ich habe mir die Rechnungskorrekturen angeschaut bei JTL und bin daraus nicht schlau geworden.

Lege ich eine Rechnungskorrektur aus einer Rechnung an, kann ich nun Positionen hinzufügen.

So wie ich das verstehe sind das die Positionen, die von der Rechnung abgezogen werden?
Was ist mit Artikeln die dazu kommen?
Zweiter Auftrag, zweite Rechnung?

Negative Werte konnte ich nicht eingeben, diese wurden irgendwo wieder auf Null gestellt und die Rechnungskorrektur im Endeffekt nicht erstellt.

Vielen Dank schon mal.

 

[gutberle]

Das Problem entsteht ja eigentlich dadurch, dass Du schon einen Lieferschein und einer Rechnung versendest, bevor die Leistung überhaupt erbracht ist. Wenn Dein Ablauf oder sagen wir mal Deine "Leistungsdichte" es zulässt, solltest Du vielleicht über eine Änderung des Ablaufs nachdenken, bei der Du erst Dann Lieferschein und Rechnung verschickst, wenn Du vom Lieferanten die Mitteilung "Alles auf Go!" bekommst. Damit erhältst Du zwar 2x Post von Deinem Lieferanten, einmal für "Go!" und einmal für "Done!", aber das wäre für mich auch der logisch korrekte Weg, wenn man Dinge (Lager, Versand) aus der Hand gibt und deshalb nicht mehr so recht weiß, was Sache ist, bis es einem gesagt wird. Letztlich belegst (~bezeugst) Du mit dem Lieferschein die Erbringung einer Leistung und mit der Rechnung berechnest Du die erbrachte Leistung. Betrachtet man das so, dann machst Du es aktuell sogar eigentlich echt falsch...

Es ist ohne genaue Kenntnis Deiner Prozesse zwar schwierig, definitiv zu sagen, wie Du am Besten mit solchen Situationen umgehst, aber ich versuch's mal:

Da Du einen Lieferschein schreibst, wird bei Dir ein Lager bebucht, obwohl Du die Ware nicht physisch auslieferst, Du hast also wahrscheinlich das Lager Deines Lieferanten integriert und die Lagerzusammenführung über "Zum eigenen Lagerbestand hinzufügen" aktiviert. Damit wäre es dann auf jeden Fall so, dass aus Sicht der Wawi mit dem Lieferschein Ware aus dem Lager entnommen wurde. Also mußt Du die Ware auch wieder zurückbuchen.

Bei einer Retoure kommt physisch an einen Kunden versandte Ware wieder rein und man reagiert darauf entweder mit einer Korrektur der Rechnung (Gutschrift) und/oder mit einer Ersatzlieferung, einem "Umtauschauftrag". Dein Problem ist aber, dass gar nicht geliefert werden kann, also ist eine Retoure höchstens wegen des integrierten Prozesses in der Wawi attraktiv, nicht faktisch nicht sinnvoll.

Bei einer Rechnungskorrektur wiederum wird ein Teil oder die ganze Rechnung gutgeschrieben und es kann auch Ware zurückgebucht werden, man kann direkt aus dem ReKo Prozess nur keinen Umtausch anstossen und muß das separat über einen neuen Auftrag machen. Dieser Prozess bildet also eigentlich fast das Gleiche ab und ich würde eine ReKo immer dann machen, wenn es keine Notwendigkeit gibt, irgendwelche zurückgekommene Ware zu "behandeln".

Bei beiden gilt, dass jeder Auftrag grundsätzlich nur eine Rechnung haben kann. Wenn man es ihr nicht per Einstellung verbietet, läßt die Wawi läßt es zwar zu, dass man in einem Auftrag rumschmiert, aber das ist nicht nur schlechter Stil, sondern auch verboten. Du musst zumindest für die Änderungen an den Artikeln also sowieso einen neuen Auftrag erstellen, was wiederum wie ein Punkt für die ReKo klingt.

Letztlich gäbe es dann noch die radikale Variante mit Rechnung stornieren, Frage nach Auftragsstorno bejahen, Ware wieder rein und von vorne beginnen. Das klingt zwar sehr direkt, ignoriert aber, dass vermutlich nur Teile nicht lieferbar sind und dann killed man damit auch den Auftrag, der im Zweifel von eBay, Amazon und Co kam und was dann passiert, hmm...

Alles in allem kann man aber sagen, dass dieser ganze Zirkus vor allem daraus resultiert, dass Du schon vor Erbringung von Lieferung und Leistung Belege erzeugst und danach zurückrudern musst. Vielleicht ist eine Änderung der Prozesse dann doch die einfachere und gradlinigere Lösung...

 

[novaG]

Danke für die ausführliche Antwort, ich werde mir die Abläufe mal etwas genauer ansehen, ob ich die Rechnung nicht später erst generieren kann.
Lieferungen ins Nicht-EU-Land bräuchten dann zwar eine Sonderbehandlung, aber die brauchen Sie ja ohnehin.

Dann wäre das Problem zumindest für kommende Aufträge nicht mehr vorhanden.

Und - ja, richtig, der Bestand des Lieferanten wird zum eigenen hinzugezählt, um Artikel, die uns vom Lieferanten als lieferbar bekannt sind auch lieferbar zu haben und gleichzeitig Überverkäufe nicht erlauben zu müssen.
Durch die Workflows wird eine Auslieferung ausgelöst (Mustervorschlag JTL) wenn ein Dropshipping-Auftrag vorliegt, der laut System komplett lieferbar ist. Die Bestellung beim Lieferanten haut im Grunde auch hin.

Okay und für mich im Hinterkopf, Rechnungskorrektur > reine Gutschrift, neuen Auftrag bei Umtausch oder Ersatzlieferung.

 

[kb-technik]

Hallo novaG,

auch wir erstellen bei Dropshipping-Bestellungen sofort Lieferschein und Rechnung sowie Lieferanten beim Kunden, wenn der Auftrag schon bezahlt ist. Wenn mir dann ein Lieferant mitteilt, dass der Artikel nicht lagernd ist und der Kunde nicht auf Nachlieferung warten will, dann erstelle ich eine Rechnungskorrektur über die Position, die nicht lieferbar ist. Das kommt bei uns aber kaum vor. Meisten wollen die Kunden den Artikel, auch wenn Sie 2 Wochen auf die Lieferung warten müssen.

Ein Größeres Problem ist aus meiner Sicht der Käuferstorno - z.B. 40 Minuten nach Auftragseingang. Hier müssen wir beim Lieferanten stornieren und eine Rechnungskorrektur erstellen. Das ist häufig sehr mühselig. Meis können solche Stornos nicht vor dem Versand der Ware gemacht werden, da wir bei ebay und amazon extrem kurze Versandzeiten benötigen umd die Service-Status halten zu können.

Schöne Grüße
kb-technik

 

[Rico Giesler]

Hallo @kb-technik
Ich gehe mal davon aus dass ihr das über einen Workflow löst!?
Wenn dem so sein sollte könntet ihr diesen zeitversetzt starten. (bspw 1 Stunde nach anlegen des Auftrages)
Dann gäb es eine gewisse Karenzzeit die der Kunde hätte und ihr habt weniger zu buchen.

 

[kb-technik]

Hallo @Rico Giesler
ja, wir machen das per Workflow. Vielen Dank für deinen Tipp. Wir haben den Workflow schon nach wenigen wochen auf 30 Minuten eingestellt. Damit können wir die meisten Stornos abfangen. Manche stonieren hald erst nach 3 oder 8 Stunden. Aber das Problem werden wir nie anders hin bekommen. Das ist natürlich u.A. dem Dropshipping geschuldet..

 

[Rico Giesler]

Ganz ausschließen kann man es leider nie. Das passiert selbst mit eigenem Lagerbestand.
Kunde bestellt und zahlt direkt, Auftrag wird verpackt und an den Paketdienst übergeben und 5 Minuten später (nach dem der Fahrer weg ist) kommt eine Nachricht dass der Kunde doch was andere möchte oder Storno oder oder... Aller schon erlebt.