ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

[ruplanb]

Hallo zusammen,

ich habe mir bei ecoDMS Support gekauft. Der Support von ecoDMS wollte sich die Angelegenheit per Teamviewer ansehen aber wenn man einen Termin vereinbaren will kommt den ganzen Tag die Bandansage "Alle Mitarbeiter belegt". Nach dem 12. Anruf hat es mir gereicht. Jetzt probiere ich hier mein Glück

Nach dem Wawi Rechnungsdruck über den PDF Drucker wird in der Klassifizierung alles bis auf den Ordner akzeptiert. Dadurch läuft der Prozess nicht durch und poppt bei jeder Rechnung auf.
Ich habe schon alle möglichen Versionen in der Foldervorgabe ausprobiert -> no way. Hat jemand einen Tip für mich?

Dunkelprozess in der Wawi Rechnung (force Kommando habe ich zu Testzwecken absichtlich weggelassen):

"<ecoDMSDesc>" + Vorgang.Rechnungsnummer + "</ecoDMSDesc>"
"<ecoDMSStatus>3</ecoDMSStatus>"
"<ecoDMSDocType>2</ecoDMSDocType>"
"<ecoDMSFolder>3.2.1</EcoDMSFolder>"
"<ecoDMSDocDate>" + date$(Vorgang.Erstelldatum, '%x') + "</ecoDMSDocDate>"
"<ecoDMSDocRDate></ecoDMSDocRDate>"
"<ecoDMSDynAttr1>Ausgangsrechnung</ecoDMSDynAttr1>"
"<ecoDMSDynAttr2>Attr2</ecoDMSDynAttr2>"
"<ecoDMSDynAttr3>Attr3</ecoDMSDynAttr3>"
"<ecoDMSDynAttr4>Attr4</ecoDMSDynAttr4>"
"<ecoDMSDynAttr5>Attr5</ecoDMSDynAttr5>"
"<ecoDMSDynAttr6>Attr6</ecoDMSDynAttr6>"

 

[Rusendusen]

Hi. Habe eine kurze Frage zu ecodms.
Habe Server und Client zu Testzwecken mal in einer VM aufgesetzt (Ubuntu 18.04). Läuft soweit auch alles, allerdings kann ich keine eigenen/weiteren Scaninput Ordner anlegen!? In den Einstellungen ist die Option "neu" für einen neuen Scaninput Ordner allerdings ausgegraut!?
Berechtigungen habe ich gecheckt, der initiale scaninput Ordner wird auch, wie es soll, mittels cifs freigegeben und Dokumente, die ich hinein kopiere, werden auch verarbeitet. Alles gut, kann halt nur keine neuen/weiteren Ordner anlegen? Dies bräuchte ich aber, da mein Scanner ins Netzwerk in Unterordner scannen kann, womit eine Vorklassifizierung möglich wäre.
Derzeit läuft die 30 Tage Vollversion zum Testen...

 

[Rusendusen]

Hallo Zusammen,

ich habe eine Vorlage für die automatische Archivierung von Kontoauszügen erstellt.
In der Vorlage soll überprüft werden, ob eine SEPA-Überweisung stattgefunden hat.
Wenn ja, soll der entsprechende Betrag ausgegeben werden.
Wenn nein, soll das Feld einfach leer bleiben.

Dafür benutzte ich folgenden REGEX Befehl:

REGEX?i)(?<=SEPA-Überweisung)([\s]*)\b([\S]*)\b

Wenn ich in ecoDMS Kontoauszüge mit dieser Vorlage klassifiziere funktioniert alles ohne Probleme.
Lasse ich die Dokumente jedoch über den ScanInput automatisch klassifizieren, trägt ecoDMS, wenn KEINE SEPA-Überweisung gefunden wurde, einfach alle Zeichen ein, die in dem vorgegebenen Doumentenbereich vorkommen.

Wäre super, wenn mir jemand mit diesem Problem helfen könnte.

Es scheint, so ist mir zumindest im Test bisher aufgefallen, dass der Dunkelprozess Probleme mit REGEX hat. Ich habe eine REGEX erstellt, um mir ein Datum auslesen zu lassen (mit REGEX, da im gewählten Bereich mehrere Daten stehen). So ich die Vorlage manuell anwende, funktioniert das Auslesen, über den Dunkelprozess jedoch nicht ;(

 

[Rusendusen]

Ebenfalls ergibt sich, dass ecoDMS im Rahmen der Blindtexterkennung auf 5 DynAttr Einträge beschränkt ist.
Eine Kopie der Klassifizierung in die Zwischenablage ergibt bei mir Einträge bis DynAtrr18. Füge ich die Zwischenablage in ein Calc Dokument und drucke dieses, fällt auf, dass maximal bis DynAttr5 Felder gefüllt werden.

DIes ist in der Demo-Version, als auch in der lizensierten Version der Fall ;(

 

[Frawo]

Hallo zusammen,

funktioniert bei euch die automatische Klassifizierung per ecoDMS Druckertreiber und den hier veröffentlichten Einstellungen auch mit der aktuellen Version ecoDMS 18.09 unter Win 10 Pro (64 Bit)?

Richtig zusammengesetzt und ausgegeben wird der Blindtext (testweise sogar mit 12 Pt Schriftgröße), allerdings wird er bei uns weder per direktem Drucken über den ecoDMS-Drucker noch per exportierter PDF-Datei im ScanInput-Ordner erkannt und verarbeitet. Die Felder bleiben ungesetzt bzw. leer. Angelegte Schriftfarbe ist LL.Color.White, als Druckvorlage über den EcoDMS-Drucker eingerichtet. Allerdings haben wir den abschließenden Befehl <ecoDMSForceArchive/> noch nicht implementiert in der Testphase.

Hat jemand noch andere Ideen woran das liegen könnte (statt alles zu Deinstallieren... wie zuvor schon zu lesen war...)

Danke schon mal!

Gruß Daniel

Hallo Daniel,
Habt ihr mittlerweile die Lösung vom gefunden? Ich stehe vor dem gleichen Problem und komme kein Stück weiter.
So langsam vermute ich dass ich entweder den Text falsch eingebaut habe oder das ecoDMS Ihn garnicht erst erkennt.
Habe auch Win 10 Pro und ecoDMS 18.09
Weil ich zuerst im Forum nichts gefunden hatte, hatte ich selbst ein neues Thema erstellt.

https://forum.jtl-software.de/threads/rechnung-nach-ecodms-ueber-blindtext.118045/

Gruß Frank

 

[BrombeerBert]

Hallo Daniel,
Habt ihr mittlerweile die Lösung vom gefunden? Ich stehe vor dem gleichen Problem und komme kein Stück weiter.
So langsam vermute ich dass ich entweder den Text falsch eingebaut habe oder das ecoDMS Ihn garnicht erst erkennt.
Habe auch Win 10 Pro und ecoDMS 18.09
Weil ich zuerst im Forum nichts gefunden hatte, hatte ich selbst ein neues Thema erstellt.

https://forum.jtl-software.de/threads/rechnung-nach-ecodms-ueber-blindtext.118045/

Gruß Frank

Automatische Erkennung der Vorlagen funktioniert nur über den Scaninputorder.
Es muss ecoDMS:Vorlagenname auf dem Dokument stehen. Geht auch als QRcode. Am besten die Schrift auf Farbe weiß setzen. Dann stört es auch nicht im Gesamtbild.

 

[BrombeerBert]

Hallo zusammen,

ich habe mir bei ecoDMS Support gekauft. Der Support von ecoDMS wollte sich die Angelegenheit per Teamviewer ansehen aber wenn man einen Termin vereinbaren will kommt den ganzen Tag die Bandansage "Alle Mitarbeiter belegt". Nach dem 12. Anruf hat es mir gereicht. Jetzt probiere ich hier mein Glück

Nach dem Wawi Rechnungsdruck über den PDF Drucker wird in der Klassifizierung alles bis auf den Ordner akzeptiert. Dadurch läuft der Prozess nicht durch und poppt bei jeder Rechnung auf.
Ich habe schon alle möglichen Versionen in der Foldervorgabe ausprobiert -> no way. Hat jemand einen Tip für mich?

Dunkelprozess in der Wawi Rechnung (force Kommando habe ich zu Testzwecken absichtlich weggelassen):

"<ecoDMSDesc>" + Vorgang.Rechnungsnummer + "</ecoDMSDesc>"
"<ecoDMSStatus>3</ecoDMSStatus>"
"<ecoDMSDocType>2</ecoDMSDocType>"
"<ecoDMSFolder>3.2.1</EcoDMSFolder>"
"<ecoDMSDocDate>" + date$(Vorgang.Erstelldatum, '%x') + "</ecoDMSDocDate>"
"<ecoDMSDocRDate></ecoDMSDocRDate>"
"<ecoDMSDynAttr1>Ausgangsrechnung</ecoDMSDynAttr1>"
"<ecoDMSDynAttr2>Attr2</ecoDMSDynAttr2>"
"<ecoDMSDynAttr3>Attr3</ecoDMSDynAttr3>"
"<ecoDMSDynAttr4>Attr4</ecoDMSDynAttr4>"
"<ecoDMSDynAttr5>Attr5</ecoDMSDynAttr5>"
"<ecoDMSDynAttr6>Attr6</ecoDMSDynAttr6>"

Benutze nicht den PDFDrucker von ecoDMS sondern ein freeTool wie PDF24 mit Zielordner Scaniput. Das verhindert schon die meisten Probleme.

 

[catalpa]

Hallo,

ich habe eine grundlegende Einsteigerfrage zu ecoDMS, evtl. könnt ihr mir n Tip geben. Ich habe am WE ecoDMS erstmals für das Büro meiner Frau ausprobiert und sie hat einige Kunden zum testen eingegeben. Ist es wichtig wie man die Ordnerstruktur aufbaut? Mir scheint es so, dass der Hersteller sich das z.B. so vorstellt: /Kunden/Müller/Finanzen/Rechnungen (mit Kunden als Hauptordner). Meine Frau möchte es aber eine Hierarchiestufe tiefer einrichten, mit einem Hauptordner pro Kunde. Also wäre Müller der Hauptordner und Kunden gäbe es nicht. Sie hat das jetzt so gemacht und wir stellen fest, dass z.B. die automatische Ordnerstrukturvorgabe nicht funktioniert. Das tut sie erst ab der der ersten Ebene unter einem Hauptordner aber nicht IM Hauptordner. Weil wir schon so früh auf das erste Problem treffen, stellt sich mir die Frage ob es evtl. weitere gibt wenn man diesem Ansatz folgt (viele Hauptordner). Wir reden hier von einem Szenario mit ca. 100 Kunden mit je bis etwa 300 Dokumenten. Anwachsend um evtl. 5-10 Kunden/Jahr. Wenn das grundsätzliche Probleme erzeugt müsste man noch umschwenken.

vielen Dank für eure Hilfe,
Patrick

 

[digi2]

Der Support antwortet auch nach 1 Monat nicht.

ACHTUNG! Die Volltextsuche funktioniert nach 1 Monat nach Ende der Testphase NICHT mehr! Zwar werden noch die PDF-Dateinamenangezeigt, die das Suchwort enthalten, da aber die Vorschau nicht mehr funktioniert, sieht man nichts und es bringt nicht mehr, da man nicht mehr sieht, auf welcher Seite das Suchwort vorkommt und in welchem Zusammenhang. Zum Glück habe ich die Seiten schon vorher rausgesucht, sonst wäre man als Nutzer jetzt ziemlich am Arsch. V.a. weil auf deren Website in der Tabelle die Volltextsuche nach Demoende als nutzbar angezeigt wird.

Ich habe ecodms nun seit Version 14.x (Gekauft) und bin nun auf aktueller Version 18.09.
Seit Update auf Version 18 funktioniert auch hier die Volltextsuche nicht mehr.

Ein Export der PDF Dokumente zeigt jedoch das der PDFa Layer in den Dokumenten noch vorhanden ist, und die Suche im Dokument selbst funktioniert.
Selbst eine Neuinstallation des Server mit Restore eines Backups hilft nicht, hier wird zwar Neu indexiert, jedoch ist unter den Einstellungen Indexstatus dann sichtbar, das alle Dokumente den Indexierungsstatus "Fehlerhaft" bekommen.
Ich habe knapp 1000 Dokumente mit viel Energie archiviert, um nun festzustellen wohl auf das falsche Pferd gesetzt zu haben.

Grundlegende Fragen zum Betrieb, wie zb: "Wie kann ich eine erzwungene (force) Neuindexierung starten?" bleiben unbeantwortet,
nicht in der Dokumentation, nicht in der FAQ des Herstellers, ein Forum gibt es nicht.
Ich habe was gelernt, ich für meinen Teil werde keine Produkt mehr einsetzen wo "Bug and Troubleshooting" nicht öffentlich kommuniziert werden.

Ich werde zukünftig "ocrmypdf" einsetzen und die PDFa Dateien nach "Kategorieren" und einem aussagekräftigen Namen wieder im Dateisystem ablegen.
Leider sind alle anderen DMS Lösungen die ich so gefunden habe, für reine durchsuchbare Archivierung zu oversized.

 

[blackmoon00]

Ich habe ecodms nun seit Version 14.x (Gekauft) und bin nun auf aktueller Version 18.09.
Seit Update auf Version 18 funktioniert auch hier die Volltextsuche nicht mehr.

Ein Export der PDF Dokumente zeigt jedoch das der PDFa Layer in den Dokumenten noch vorhanden ist, und die Suche im Dokument selbst funktioniert.
Selbst eine Neuinstallation des Server mit Restore eines Backups hilft nicht, hier wird zwar Neu indexiert, jedoch ist unter den Einstellungen Indexstatus dann sichtbar, das alle Dokumente den Indexierungsstatus "Fehlerhaft" bekommen.
Ich habe knapp 1000 Dokumente mit viel Energie archiviert, um nun festzustellen wohl auf das falsche Pferd gesetzt zu haben.

Grundlegende Fragen zum Betrieb, wie zb: "Wie kann ich eine erzwungene (force) Neuindexierung starten?" bleiben unbeantwortet,
nicht in der Dokumentation, nicht in der FAQ des Herstellers, ein Forum gibt es nicht.
Ich habe was gelernt, ich für meinen Teil werde keine Produkt mehr einsetzen wo "Bug and Troubleshooting" nicht öffentlich kommuniziert werden.

Ich werde zukünftig "ocrmypdf" einsetzen und die PDFa Dateien nach "Kategorieren" und einem aussagekräftigen Namen wieder im Dateisystem ablegen.
Leider sind alle anderen DMS Lösungen die ich so gefunden habe, für reine durchsuchbare Archivierung zu oversized.[

Ich habe ecodms nun seit Version 14.x (Gekauft) und bin nun auf aktueller Version 18.09.
Seit Update auf Version 18 funktioniert auch hier die Volltextsuche nicht mehr.

Ein Export der PDF Dokumente zeigt jedoch das der PDFa Layer in den Dokumenten noch vorhanden ist, und die Suche im Dokument selbst funktioniert.
Selbst eine Neuinstallation des Server mit Restore eines Backups hilft nicht, hier wird zwar Neu indexiert, jedoch ist unter den Einstellungen Indexstatus dann sichtbar, das alle Dokumente den Indexierungsstatus "Fehlerhaft" bekommen.
Ich habe knapp 1000 Dokumente mit viel Energie archiviert, um nun festzustellen wohl auf das falsche Pferd gesetzt zu haben.

Grundlegende Fragen zum Betrieb, wie zb: "Wie kann ich eine erzwungene (force) Neuindexierung starten?" bleiben unbeantwortet,
nicht in der Dokumentation, nicht in der FAQ des Herstellers, ein Forum gibt es nicht.
Ich habe was gelernt, ich für meinen Teil werde keine Produkt mehr einsetzen wo "Bug and Troubleshooting" nicht öffentlich kommuniziert werden.

Ich werde zukünftig "ocrmypdf" einsetzen und die PDFa Dateien nach "Kategorieren" und einem aussagekräftigen Namen wieder im Dateisystem ablegen.
Leider sind alle anderen DMS Lösungen die ich so gefunden habe, für reine durchsuchbare Archivierung zu oversized.

Hallo,

ich hatte bis heute das gleiche Problem mit der Volltextsuche, seit dem Upgrade auf Version 18.09 funktionierte die nicht mehr. Abhilfe verschaffte mir ein Supportticket, habe hierzu ein QuickTicket 15 Minuten gekauft und die Hotline angerufen. Der Techniker schaltete sich per Teamviewer auf meinen Rechner, ging in die Optionen -> Einstellungen -> Datei Indizierung hier startete er dann ein verstecktes Menü zum "neu Indizieren" -> Problem gelöst. Leider habe ich die Tastenkombination nicht gesehen oder mitbekommen und kann daher nicht sagen wie man dieses verstecket Menü öffnet. Jetzt funktioniert die Volltextsuche wieder Und das Bester, der Einsatz war auf Kulanz, d.h. die 15 Minuten habe ich weiterhin für andere Probleme zur Verfügung.

Die Indizierung meiner ca. 8000 Dokumente hat nicht einmal 1,5 Stunden gedauert und jetzt kann ich wirklich nach jedem einzelnen Wort wieder suchen *freu*.

Der Techniker erklärte mir, dass das Problem bei einigen Usern im Rahmen des Upgrades von einer Vorversion auf 18.09 vorkommt, deshalb die Kulanz.

 

[bigloopfan]

Hallo zusammen,

ich habe ein Problem. Und zwar haben wir die Formulare in der JTL WAWI 1.5 neu erstellt, allerdings kann ich den "Blindtext" nicht hinzfügen. Fehlermeldung "Syntaxfehler: """ kann nicht interpretiert werden. Hier ist mein Code:

"<ecoDMSDesc>"+"Rechnung" + " " + Report.InvoiceNumber + "</ecoDMSDesc>¶<ecoDMSStatus>3</ecoDMSStatus>¶<ecoDMSFolder>2.3</ecoDMSFolder>¶<ecoDMSDocType>14</ecoDMSDocType>¶<ecoDMSDocDate>"+ LocDate$(Report.CreationDate, JTL_GetCulture(Report.CountryISO, Report.LanguageISO, Report.CurrencyISO))+ "</ecoDMSDocDate>¶<ecoDMSDocRDate></ecoDMSDocRDate>¶<ecoDMSDynAttr1></ecoDMSDynAttr1>¶<ecoDMSDynAttr2>" "</ecoDMSDynAttr2>¶<ecoDMSDynAttr3>"+ JTL_DirectQuery("SELECT TOP(1) cBestellNr FROM dbo.tBestellung WHERE tRechnung_kRechnung = '"+str$(Report.InternalId)+"'")+"</ecoDMSDynAttr3>¶<ecoDMSDynAttr4>"+Report.InvoiceBillToAddress.CustomerNumber +"</ecoDMSDynAttr4>¶<ecoDMSDynAttr5>"+Report.Address.Salutation+" "+Report.Address.FirstName+" "+Report.Address.LastName+"</ecoDMSDynAttr5>¶<ecoDMSDynAttr6></ecoDMSDynAttr6>¶<ecoDMSDynAttr7>" "</ecoDMSDynAttr7>¶<docRightsR></docRightsR>¶<docRightsW>ecoICELogon;ecoSIMSADMIN;ecoSIMSALLDOCS;ecoSIMSCLASSIFY;ecoSIMSCREATEFOLDER;ecoSIMSHISTORY;ecoSIMSUSER;ecoSIMSVERSIONING;ecoSIMSWEBCLIENT;r_bigloopfan;r_dada;r_ecodms;scanner</docRightsW>¶<ecoDMSForceArchive/>"

Sieht vlt. jemand den Fehler auf anhieb?

Viele Grüße
Stefan

 

[Matze_G]

Denke, da fehlen Pluszeichen zwischen zwei ecoDMS-Ausdrücken oder zwei Anführungszeichen zuviel oder der Inhalt....
Im Ausdruck <ecoDMSDynAttr2>" "</ecoDMSDynAttr2>

 

[r0bert]

Hallo zusammen.
Ich habe mir gestern Eco DMS installiert und bin bisher sehr begeistert davon. Eine Sache die mir jedoch fehlt ist die Vorschau eines Word-Dokuments? Ist sowas nicht vorgesehen?
Wenn ich ein Wort welches in einem Word-Dokument vorkommt suche nachdem ich es archiviert habe, wird das enstprechende Dokument auch gefunden jedoch ohne Vorschau.

 

[bigloopfan]

Hallo zusammen,

wir haben ein Problem. Wir haben neue Vorlagen in JTL erstellt und diese sind bereits bei uns im Einsatz. Die neuen Dokumente werden zeitversetzt über unseren Server mit dem ecoDMS Printer gedruckt und sollen autmatisch in ecoDMS hinterlegt werden. Erkannt und klazzifiziert werden die Dokumente, allerdings muss ich das Fenster (siehe Bild) manuell mit OK bestätigen. Gibt es hierfür Abhilfe?

Viele Grüße
Stefan

 

[bigloopfan]

Hat niemand eine Idee?

 

[derRalf]

Hallo,

ich hatte bis heute das gleiche Problem mit der Volltextsuche, seit dem Upgrade auf Version 18.09 funktionierte die nicht mehr. Abhilfe verschaffte mir ein Supportticket, habe hierzu ein QuickTicket 15 Minuten gekauft und die Hotline angerufen. Der Techniker schaltete sich per Teamviewer auf meinen Rechner, ging in die Optionen -> Einstellungen -> Datei Indizierung hier startete er dann ein verstecktes Menü zum "neu Indizieren" -> Problem gelöst. Leider habe ich die Tastenkombination nicht gesehen oder mitbekommen und kann daher nicht sagen wie man dieses verstecket Menü öffnet. Jetzt funktioniert die Volltextsuche wieder Und das Bester, der Einsatz war auf Kulanz, d.h. die 15 Minuten habe ich weiterhin für andere Probleme zur Verfügung.

Die Indizierung meiner ca. 8000 Dokumente hat nicht einmal 1,5 Stunden gedauert und jetzt kann ich wirklich nach jedem einzelnen Wort wieder suchen *freu*.

Der Techniker erklärte mir, dass das Problem bei einigen Usern im Rahmen des Upgrades von einer Vorversion auf 18.09 vorkommt, deshalb die Kulanz.

Guten,
versuche mal Strg-Alt-F7 .
Gruß Ralf

 

[Wunsiedler]

Hallo arbeite mich ebenfalls in ecoDMS ein. Finde aber nichts wie ich eine weitere Datenbank erstellen kann. Habe im Connection Manager lediglich die Möglichkeit im Drop-down Menü das Standard-Archiv auszuwählen. Möchte aber meine privaten Unterlagen nicht mit meinen geschäftlichen Mischen. Wie erstelle ich ein weiteres Archiv. Bin am verzweifeln.

Hatte am Anfang auch noch am Bildschirm die Fenster Vorschau, Notizen und Clipboard diese sind aber nun weg und ich finden keinen Weg die Fenster wieder anzuzeigen.
Gruß Marco

 

[paddy2020]

Hallo zusammen,

klasse, dass man hier etwas Hilfe zu ECODMS bekommt

Ich versuche Ordner zu verschieben. Das ist mir einfach nicht möglich. Weder in der Hauptmaske, noch in den Einstellungen unter Ordnerstruktur. Im Einsatz ist die neueste ECo DMS Version. apu. Admin Rechte habe ich ebenfalls.

Und wie kann ich Prozesse richtig beenden?
Wir arbeiten mit Rechnungen. Eingang - Prüfung - Bezahlung - Steuerberater. Es werden bei jedem Vorgang eine Version angelegt. und dann schieben wir das gesamte DOC mit seinen Versionen Versionen in einen Unterordner der jeweilgen Ordner "erledigt" und sperren die letzte Version. Gibt es da einen eleganteren Weg?

Und zu guter Letzt: Wo finde ich den Papierkorb?

Vielen Dank schonmal im Voraus.
Ich versuche ebenfalls aktiv bei zu bleiben kann mich evtl. mal revanchieren. Aber aktuell stehen wir noch am Anfang mit dem Produkt.

Liebe Grüße
Patrick

 

[knackig]

Und zu guter Letzt: Wo finde ich den Papierkorb?

Wir nutzen die Version 18.09-2. Hier muss ich unten rechts auf den Papierkorb klicken, dann bin ich drin.