Neu Alternative zu ecoDMS ... OneDrive GoBD konform konfigurieren?

[wawi-dl]

Hallo,

wir wollen weg von ecoDMS, wir wollen damit einfach nicht mehr arbeiten bei dem ganzen Theater.

Wir haben immer wieder gelesen, dass man OneDrive (Sharepoint) so konfigurieren kann, dass man revisionssicher archivieren kann???
Hat das schon jemand gemacht und gibt es Anleitungen dafür? Oder bietet das jemand an?

Danke.

 

[ple]

Das würde mich auch mal interessieren

 

[tbrenner]

Hallo,
wir werden auch von ecoDMS weg gehen, es nervt uns ständig daß nichts sauber läuft und man für Bugs bezahlen muss.
Wir haben uns den Office Manager angeschaut. Ist DSGVO konform und schaut erstmal gut aus.
Vielleicht interessant für den ein oder anderen

 

[recent.digital]

Hallo,

wir wollen weg von ecoDMS, wir wollen damit einfach nicht mehr arbeiten bei dem ganzen Theater.

Wir haben immer wieder gelesen, dass man OneDrive (Sharepoint) so konfigurieren kann, dass man revisionssicher archivieren kann???
Hat das schon jemand gemacht und gibt es Anleitungen dafür? Oder bietet das jemand an?

Danke.

Ich meine du hättest deine Kritikpunkte mal irgendwo erwähnt, ich finde es aber gerade nicht - was bewegt euch zum Wechsel?

 

[wawi-dl]

Whitetext funktioniert seit Jahren nicht, in Facebook haben wir viel dazu diskutiert.
Musst mal Robert @T4DT.GmbH dazu befragen, welche Meinung er zu ecoDMS hat ... Support ist das letzte, da sieht man wo gespart wird.
Vor allem werden Bugfixes versprochen, nichts passiert.

Zudem darf man nicht verkennen, dass man sich immer um die Backups kümmern muss, wenn ich das gleich in der Cloud habe, wäre mir das sogar lieber.
Mit einem MS Account hat man schnell 1TB, das reicht ewig und ist schnell.


@tbrenner
Office Manager, muss gestehen ich habe von all den Modulen so nichts gehört, hast du dazu mehr Input?
Es wäre schön, wenn man schon Microsoft Business hat, dass man hier die Cloud revisionssicher verwenden könnte.
Noch schöner wäre es, wenn man per PowerAutomate dann jedem Kunden "Zugriff" auf seine Rechnung ermöglicht ... das wäre aber jetzt gespunnen.

 

[sebjo82]

Mit der Microsoft Umgebung kenne ich mich nicht aus aber bei Google gibts Vault mit unbegrenztem Archiv-Speicher

 

[wawi-dl]

Grundsätzlich uns mal egal, das Thema soll mal zur Diskussion dienen und um Erfahrungen zu sammeln, falls jemand schon etwas umgesetzt hat.

Natürlich sollte alles "bezahlbar" bleiben, wenn ich später wieder bei 50€/Monat bin, wäre das schon wieder keine Option.
Da wir Microsoft ja schon haben, ich gelesen habe, dass man wohl Revisionierung aktivieren kann, war das eben für mich eine Option?!

Dann müssen wir wohl mal eine Firma dazu anfragen, die soetwas umsetzt/konfigurieren kann.

 

[tbrenner]

@WaWi-dll

anbei der Link www.officemanager.de

 

[wawi-dl]

@WaWi-dll

anbei der Link www.officemanager.de

Danke, ist also eine weitere Software, diese kostet 250€ aufwärts ... scheint aber kein Abo zu sein, sondern Lifetime-Lizenzen, ab 900€ kann man auch alles für SQL Datenbank erhalten.

Grundsätzlich mal nicht schlecht, dann muss aber wieder eine Schnittstelle eingerichtet werden, damit man das DMS auch umfänglich nutzen kann.

Wir wollen im Grunde einfach nur Dokumente PDF archivieren, also lediglich Dokumente die zur Aufbewahrung vorgeschrieben sind.
Wir selbst bräuchten dazu keine Software, OCR, Schnickschnack, nur revisionssicher und fertig.

Microsoft Sharepoint revissionssicher? Das hatten wir damals gefunden!
https://www.d-velop.de/blog/compliance/sharepoint-revisionssicher/

 

[Jens Falk]

Wir wollen im Grunde einfach nur Dokumente PDF archivieren, also lediglich Dokumente die zur Aufbewahrung vorgeschrieben sind.
Wir selbst bräuchten dazu keine Software, OCR, Schnickschnack, nur revisionssicher und fertig.

Dann schaufelt die Belege in eine Ordner in der Verzeichnisstruktur, nehmt dieses in Euere Backup auf. Monatlich, Quartal, halbjährlich oder Jährlich brennt ihr ein optischen Datenträger. Schreibt dies so in Eurer Verfahrendoko, Fertig ist die Laube. Cloud ist genausowenig und genausoviel revisionssicher wie Eurer Verzeichnisstruktur.

 

[wawi-dl]

Gebe ich dir grundsätzlich recht, machen wir auch so, wenn die Daten bei einer Prüfung angefordert werden.

Ach stimmt, da kommt ja noch ein wichtiges Thema hinzu!
Dem Prüfer muss ein Zugang ermöglicht werden, auf dieses Archivierungssystem, das könnte dann schon schwieriger werden.

Och, müssen wir also wircklich bei optischen Datenträger bleiben?!

 

[T4DT.GmbH]

Gebe ich dir grundsätzlich recht, machen wir auch so, wenn die Daten bei einer Prüfung angefordert werden.

Ach stimmt, da kommt ja noch ein wichtiges Thema hinzu!
Dem Prüfer muss ein Zugang ermöglicht werden, auf dieses Archivierungssystem, das könnte dann schon schwieriger werden.

Och, müssen wir also wircklich bei optischen Datenträger bleiben?!

Nein, es gibt mittlerweile dutzende Anwendungserlässe, Urteile, Kommentare etc., dass eine PDF in sich hinreichend unveränderbar ist, wenn der Ablageort revisionssicher ist, sprich die Zugriffe begrenzt sind, Änderungen, Speicherzeitpunkt etc. erfasst wird. Auch eine CD ist "nur" hinreichend unveränderbar.

 

[Jens Falk]

Gebe ich dir grundsätzlich recht, machen wir auch so, wenn die Daten bei einer Prüfung angefordert werden.

Ach stimmt, da kommt ja noch ein wichtiges Thema hinzu!
Dem Prüfer muss ein Zugang ermöglicht werden, auf dieses Archivierungssystem, das könnte dann schon schwieriger werden.

Och, müssen wir also wircklich bei optischen Datenträger bleiben?!

Tatsächlich reicht es dem Prüfer die Datenträger zu geben, bzw. eine Kopie davon. Naja bei einem DMS passiert nicht wirklich was anderes. Da wird auch nur der Archivbereich mit den Belegen exportiert.

 

[T4DT.GmbH]

Da ich jetzt die Nase voll habe, habe ich mich mit den DMS-Anbietern zusammengesetzt und mich umgehört, wer auf eine integrierte und elegante Lösung Lust hat.

Schlussendlich haben wir uns mit GetMyInvoice geeinigt und werden dafür bald eine Lösung bereit stellen. Stay tuned, bzw. gibt mir einen Hinweis, wenn ihr in einem sehr frühen Stadium in das Pilotprogramm mit aufgenommen werden möchtet. Es wird auch ein gesondertes Pricing geben.

Meine Meinung: Es kann und darf nicht sein, dass man 4-5 Anbieter prüfen muss, bis man seine Belege revisionssicher irgendwo gespeichert bekommt. Das geht mal gar nicht.

 

[Jens Falk]

Da ich jetzt die Nase voll habe, habe ich mich mit den DMS-Anbietern zusammengesetzt und mich umgehört, wer auf eine integrierte und elegante Lösung Lust hat.

Schlussendlich haben wir uns mit GetMyInvoice geeinigt und werden dafür bald eine Lösung bereit stellen. Stay tuned, bzw. gibt mir einen Hinweis, wenn ihr in einem sehr frühen Stadium in das Pilotprogramm mit aufgenommen werden möchtet. Es wird auch ein gesondertes Pricing geben.

Meine Meinung: Es kann und darf nicht sein, dass man 4-5 Anbieter prüfen muss, bis man seine Belege revisionssicher irgendwo gespeichert bekommt. Das geht mal gar nicht.

Phillip Strauch von https://www.invoicefetcher.com ist da bereits auch sehr weit, für jene die ihre Dokumente bei einem Cloudanbieter haben wollen und einen Export der Buchungsdaten wünschen. Das Problem der Revisionsicherheit bleibt bei der Cloudlösung. Man muß seine Belege revisionsicher abspeichern.

 

[Jens Falk]

Gebe ich dir grundsätzlich recht, machen wir auch so, wenn die Daten bei einer Prüfung angefordert werden.

Ach stimmt, da kommt ja noch ein wichtiges Thema hinzu!
Dem Prüfer muss ein Zugang ermöglicht werden, auf dieses Archivierungssystem, das könnte dann schon schwieriger werden.

Och, müssen wir also wircklich bei optischen Datenträger bleiben?!

Nein dem Prüfer muß kein Zugang eingerichtet werden, sondern nur ein Export der Daten. Der Prüfer muß nur wissen (deshalb die Verfahrensdoku) wie Belege produziert und abgelegt werden. DMSsystem haben meist eine Exportfunktion bei der nur die prüfungsrelevanten Dokumente exportiert werden können.

Übrigens, bei einem DMS wie ecoDMS werden automatisch nach den Aufbewahrungsfristen die Belege gelöscht, was die Verzeichnisstruktur und die Cloud nicht so sauber hinbekommt, zumindest derzeit.

Einen Prüfer einen Zugang zum DMS einzurichten, davon rate ich meine Kunden ab. Man muß dann nämlich die Rechte so gestalten, daß er keine Daten sieht die er nicht zu sehen hat. Z.B. Personaldokumente. Export ist da immer sicherer und einfacher. Außerdem kann damit die Außenprüfung abgekürtzt werden und es sitzen keine Fremdpersonen an der Kaffemaschine.

 

[Jens Falk]

Nein, es gibt mittlerweile dutzende Anwendungserlässe, Urteile, Kommentare etc., dass eine PDF in sich hinreichend unveränderbar ist, wenn der Ablageort revisionssicher ist, sprich die Zugriffe begrenzt sind, Änderungen, Speicherzeitpunkt etc. erfasst wird. Auch eine CD ist "nur" hinreichend unveränderbar.

In der Praxis der Rechtssprechung werden CD als revisionssicher anerkannt. Hier nur ein Link auf die Rechtsliteratur: https://www.haufe.de/finance/buchfu...bei-elektronischen-rechnungen_186_154276.html

 

[elevennerds.de]

Die Rechnungen per Workflow in Unterordner pro Jahr auf ein NAS mit WORM abzuspeichern, dazu eine Verfahrensdokumentation reicht doch vollkommen und produziert keine laufenden Kosten.

 

[recent.digital]

+ mindestens noch ein Backup dazu

 

[Jens Falk]

Die Rechnungen per Workflow in Unterordner pro Jahr auf ein NAS mit WORM abzuspeichern, dazu eine Verfahrensdokumentation reicht doch vollkommen und produziert keine laufenden Kosten.

Ein ganz klares ja, wenn es nur darum geht AR abzuspeichern. Wenn man wenige ER hat, kann man diese als Belegbild an den Buchungssatz anhängen.

Braucht man mehr, z.B. Freigabeprozesse. Gemeinsammes arbeiten mit Dokumenten, will man mit dem Smartphone auf Dokumente zugreifen, dann greift man zu einem DMS, z.B. ecoDMS.