Neu Alternative zu ecoDMS ... OneDrive GoBD konform konfigurieren?

[wawi-dl]

@SHAAN
Es gibt eigentlich kein kostenloses DMS auf dem Markt, OpenSource mag sein, so etwas würden wir aber nicht einsetzen wollen.
ecoDMS war in Sachen Preis unschlagbar, grundsätzlich auch eine gute Software, aber diese vielen Bugs und der grottenschlechte Support gehen einfach nicht.

Aus diesem Grund wollen wir uns eigentlich Microsoft SharePoint zu nutze machen, wenn wir diesen doch ohnehin haben, einfach AR archivieren, OCR etc. brauchen wir nicht unbedingt.


@Jens Falk
AR auf CD/DVD brennen, soweit alles gut, habe nur schlechte Erfahrungen damit gemacht, wenn diese irgendwann nicht mehr lesbar sind.
Zudem hat man keinen schnellen Zugriff darauf, z.B. Workflows um Kunden automatisiert eine AR-Kopie zu senden.

Ganz blöde Frage, es ist ja möglich die Daten auf CD/DVD zu brennen, aber gibt es eigentlich zeitliche Fristen dafür, bis wann diese erfolgen müssen?
Wenn man z.B. die letzten 2 Jahre noch nicht abgeschlossen hat könnte man ja noch viel Mist treiben ... genau das finde ich gesetzlich gesehen eigentlich "Blödsinn", die AR sollten direkt revisioniert werden, am Tag der Erstellung.

 

[TimbowT]

Hallo,

wir wollen weg von ecoDMS, wir wollen damit einfach nicht mehr arbeiten bei dem ganzen Theater.

Wir haben immer wieder gelesen, dass man OneDrive (Sharepoint) so konfigurieren kann, dass man revisionssicher archivieren kann???
Hat das schon jemand gemacht und gibt es Anleitungen dafür? Oder bietet das jemand an?

Danke.

Wir sind auch von ecoDMS gewechselt zum DMS Docutain. Das reicht uns als kleiner Dienstleister mit 8 Mitarbeitenden allemal und ist einfach in der Nutzung.
Haben uns damals ziemlich geärgert bei ecoDMS, weil wir ein Support-Paket kaufen sollten (und wir haben ja schon Geld für die Lizenzen gezahlt), weil man einen gemeldeten Fehler durch uns nicht nachstellen konnte...
Nutzt ihr OneDrive mittlerweile?

 

[wawi-dl]

Danke für die Schleichwerbung, sind aber auch wieder jährliche Kosten von 120€

Wir sind noch am Thema mit OneDrive dran, möglich ist es ja.

 

[cashregisterstore]

Ich schreibe mal, wie wir das machen: Kein DMS für Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern bei der Rechnungserstellung wird diese zusätzlich an die Buchhaltung gemailt und dort archiviert. Eingangsrechnungen landen ebenfalls direkt in der Buchhaltung. Wir setzen Buchhaltungsbutler ein, die Belege sind durchsuchbar und daher auch schnell wiederzufinden, zudem sind sie mit direkt mit dem Buchungssatz verknüpft.

 

[SHAAN]

Weil es mal wieder zur Sprache kommt.

Wir testen seit kurzem Zoho Workdrive mit 5TB (ab 7,50€ monatlich mit 1 TB für drei Nutzer). https://www.zoho.com/de/workdrive/pricing.html
Momentan nutzen wir noch ecoDMS und Google ONE und beide können nicht das bieten, was Workdrive zu bieten scheint.

Ich habe nichts vergleichbares für so wenig Geld gefunden, was soviel Funktionen (Writer, Tabellen, KI, Workflows, Dateien sammeln, DLP Policies, Klassifizierung, etc.) bietet und zugleich so einfach zu bedienen ist. Ich bin von der intelligenten Suchfunktion nach Inhalten ziemlich begeistert. Auch lassen sich Ordner mit Richtlinien und Rechten erstellen wie man sie für ein DMS benötigt. Demnächst testen wir es weiter als Team und versuchen es DMS konform aufzubauen.

Hier das Programm: https://www.zoho.com/de/workdrive/features.html

Falls es jemand ebenfalls als DMS nutzt oder nutzen möchte, dann würde ich gern die Erfahrungen dazu austauschen.

PS. auch mit ecoDMS und google One schmeißen wir jedes Papier unsortiert immer noch vorsichtshalber in den "Schuhkarton". So die Empfehlung unserer Steuerkanzlei.

 

[wawi-dl]

Wir haben SharePoint vorerst gestrichen, der normale "Microsoft 365 Business Premium" Plan reicht nicht aus, man muss ein "Purview Records Management E5" dazu buchen, mntl. 40€/Benutzer, macht also keinen Sinn.

Da ist jedes DMS auf dem Markt wohl günstiger und einfacher zu verwalten/erklären.