Neu Alternative zu ecoDMS ... OneDrive GoBD konform konfigurieren?

[Verkäuferlein]

Wenn man wenige ER hat, kann man diese als Belegbild an den Buchungssatz anhängen.

Wenn man mit einem Steuerberater aus der Datev-Fraktion arbeitet, ist da eigentlich Datev Unternehmen Online ideal.

Man kann dann darüber gleich die Zahlung der Rechnung vornehmen und der Steuerberater hat auch gleich alles, was er braucht. Bei einer Steuerprüfung hat der Prüfer dann auch nur sehr begrenzte Angriffspunkte.
Gleiches gilt ja am Ende auch für die ER, wobei es da dann mehr um die reine Speicherung und die schnelle Zugriffsmöglichkeit für Steuerberater und Steuerprüfer geht.

 

[Jens Falk]

Wenn man mit einem Steuerberater aus der Datev-Fraktion arbeitet, ist da eigentlich Datev Unternehmen Online ideal.

Man kann dann darüber gleich die Zahlung der Rechnung vornehmen und der Steuerberater hat auch gleich alles, was er braucht. Bei einer Steuerprüfung hat der Prüfer dann auch nur sehr begrenzte Angriffspunkte.
Gleiches gilt ja am Ende auch für die ER, wobei es da dann mehr um die reine Speicherung und die schnelle Zugriffsmöglichkeit für Steuerberater und Steuerprüfer geht.

Natürlich finde ich als Lexware-Partner, Lexware idealer . Da ist bei den Exporten auch das Belegbild mit dabei. Austausch mit SB über die DATEV-Schnittstelle funktioniert schon immer.

 

[wawi-dl]

Die Rechnungen per Workflow in Unterordner pro Jahr auf ein NAS mit WORM abzuspeichern, dazu eine Verfahrensdokumentation reicht doch vollkommen und produziert keine laufenden Kosten.

Klingt spannend, weil darum geht es uns, nur die AR irgendwo revisionssicher hinschieben, ohne dass ich groß etwas jährlich brennen muss.
Technisch bin ich leider raus, NAS ok kenne ich, aber mit WORM noch nicht gehört und wüsste nicht wie abbilden ... dann muss ich mich hier einarbeiten.

 

[wawi-dl]

Wenn man mit einem Steuerberater aus der Datev-Fraktion arbeitet, ist da eigentlich Datev Unternehmen Online ideal.

Man kann dann darüber gleich die Zahlung der Rechnung vornehmen und der Steuerberater hat auch gleich alles, was er braucht. Bei einer Steuerprüfung hat der Prüfer dann auch nur sehr begrenzte Angriffspunkte.
Gleiches gilt ja am Ende auch für die ER, wobei es da dann mehr um die reine Speicherung und die schnelle Zugriffsmöglichkeit für Steuerberater und Steuerprüfer geht.

DUO für uns zu teuer und brauchen wir nicht, wir arbeiten mit einem digitalen Steuerberater zusammen, der bereits Schnittstellen zu allen Systemen liefert, wir Banken abrufen, Rechnungen einscannen/mail und nur noch zuweisen, fertig.

Siehe hier, falls es auch jemand interessiert, wir wollen da nicht mehr weg!
https://forum.jtl-software.de/threads/alternativen-zu-jtl2datev-oder-jztl2agenda.215356/post-1152217

Lediglich die AR möchte/kann die Firma aktuell nicht archivieren, sonst wären wir versorgt

 

[elevennerds.de]

echnisch bin ich leider raus, NAS ok kenne ich, aber mit WORM noch nicht gehört

Du kannst da raufklicken (@Jtl Links sind unsichtbar, warum habt ihr das ausgeschalten?) das ist eine Option im Synology.

 

[Verkäuferlein]

Du kannst da raufklicken (@Jtl Links sind unsichtbar, warum habt ihr das ausgeschalten?) das ist eine Option im Synology.

WORM ist Write Once Read Many, also einmal schreiben, danach nur noch lesen.

Meines Wissens wird das in DSM 7 von Synology bei einigen (vor allem neueren) NAS unterstützt.

https://kb.synology.com/de-de/DSM/t...models_support_WriteOnce_and_secure_snapshots

 

[elcheffe]

Die Rechnungen per Workflow in Unterordner pro Jahr auf ein NAS mit WORM abzuspeichern, dazu eine Verfahrensdokumentation reicht doch vollkommen und produziert keine laufenden Kosten.

+ mindestens noch ein Backup dazu

Das klingt ja interessant... und es stellen sich einem direkt ein paar Fragen:

- wie macht man denn am geschicktesten das Backup? Damit das Sinn macht, müsste es ja auch revisionssicher sein!?

- es geht ja nicht nur um Rechnungen. Wie bekommt man die E-Mail auf das WORM NAS?

 

[SHAAN]

Whitetext funktioniert seit Jahren nicht, in Facebook haben wir viel dazu diskutiert.
Musst mal Robert @T4DT.GmbH dazu befragen, welche Meinung er zu ecoDMS hat ... Support ist das letzte, da sieht man wo gespart wird.
Vor allem werden Bugfixes versprochen, nichts passiert.

Kann ich nicht ganz nachvollziehen. Zugegebenermaßen benutzen wir kein Whitetext, dafür funktionieren die Barcodes und Klassifizierungsvorlagen einfach zu gut. Ich glaube umso komplexer man die Struktur in ecoDMS aufbaut, umso schwieriger wird es die Dokumente zu organisieren. Durch die google ähnliche Suchfunktion ist bei uns eine simple Struktur jedoch ausreichend. Wir haben im Monat ca. 1470 Dokumente, die wir allein mit unserem Fujitsu Dokumentenscanner scannen! Und nur eine Handvoll davon müssen wir manuell klassifizieren.

Was ich richtig blöd finde, sind die REGEX Formeln - für einen Laien kaum zu bewältigen.

Darüberhinaus erstellt ecoDMS automatisch Backups in einem Ordner, welcher mit einem Cloud-Speicher abgeglichen wird.

 

[Jens Falk]

Ein ganz klares ja, wenn es nur darum geht AR abzuspeichern. Wenn man wenige ER hat, kann man diese als Belegbild an den Buchungssatz anhängen.

Braucht man mehr, z.B. Freigabeprozesse. Gemeinsammes arbeiten mit Dokumenten, will man mit dem Smartphone auf Dokumente zugreifen, dann greift man zu einem DMS, z.B. ecoDMS.

Laut Wikipedia wohl eher doch nicht:

"Bei der Verwendung von allen WORM-Systemen ist jedoch zu beachten, dass immer nur eine Gesamtlösung einschließlich einer Dokumentenverwaltung und eines sicheren Betriebes die gesetzlichen Angaben erfüllen kann. Der Einsatz von WORM-Medien allein ist nicht ausreichend. Inhalte und Speicherdaten lassen sich in der Regel leicht vor der Speicherung manipulieren. Abhilfe schafft die Einbindung in gesamthafte Archivierungssysteme und Datenträger mit eigenem Zeitgeber und Verwendungsüberwachung wie z. B. der SECUMEM-Speicher. "

Der Autor des Wikipedia-Artikel gibt zwar keine Quelle an, aber man sollte mit seiner Steuer- und Rechtsberatung (vielleicht hilft auch die IHK) es prüfen.

 

[Verkäuferlein]

Laut Wikipedia wohl eher doch nicht:

"Bei der Verwendung von allen WORM-Systemen ist jedoch zu beachten, dass immer nur eine Gesamtlösung einschließlich einer Dokumentenverwaltung und eines sicheren Betriebes die gesetzlichen Angaben erfüllen kann. Der Einsatz von WORM-Medien allein ist nicht ausreichend. Inhalte und Speicherdaten lassen sich in der Regel leicht vor der Speicherung manipulieren. Abhilfe schafft die Einbindung in gesamthafte Archivierungssysteme und Datenträger mit eigenem Zeitgeber und Verwendungsüberwachung wie z. B. der SECUMEM-Speicher. "

Der Autor des Wikipedia-Artikel gibt zwar keine Quelle an, aber man sollte mit seiner Steuer- und Rechtsberatung (vielleicht hilft auch die IHK) es prüfen.

Vielleicht auch mal ein Thema für Händlerbund oder IT-Rechts-Kanzlei, was man da eigentlich alles beachten muss und wann man seine Pflichten erfüllt hat.

Wobei es ja auch die "Revisionssicherheit" nicht gibt, man muss halt immer nach dem Zweck der Aufbewahrung / Beweiskraft gehen und entsprechend geeignete Maßnahmen ergreifen.

Es macht also auch einen Unterschied, welche Arten von Dokumenten man speichert. Ausgangsrechnungen lassen sich ja anhand der RE-Nummer relativ leicht finden, bei anderen Dokumenten spielt dann auch wieder das Ordnungssystem eine Rolle, um die schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.

Bei Synology ist es allerdings so, dass dann auch eine "manipulationssichere" Uhr eingerichtet werden muss und es 2 Modi gibt, bei einem kann nur der Administrator die Dokumente ggf. auch löschen und bei dem anderen eigentlich niemand. Inwieweit das dann aber die Anforderungen an Manipulationssicherheit gewährleistet, müsste man dann wieder klären.

Am Ende des Tages ist aber auch alles irgendwie manipulierbar, bei gedruckten Rechnungen ist das ja nicht anders und niemand kann nachprüfen, wann die Rechnung gedruckt wurde.

 

[SHAAN]

Vielleicht hat ja JTL mit Greyhound bald seine eigene DMS in der WAWI integriert.

 

[SHAAN]

Ich muss meine vorherige Antwort wohl revidieren. Es ist mit ecoDMS wohl leider nicht alles sauber. Nach der ganzen Diskussion hier haben wir Stichproben gemacht, und wir finden tatsächlich einige Unterlagen nicht wieder, obwohl diese nachvollziehbar verarbeitet wurden.
Gut, dass wir zweigleisig fahren. So ist es kein großes Problem, aber es wird wohl Zeit sich umzuschauen.

Folgendes gefunden:
https://andersgood.de/blog/finger-weg-von-ecodms

 

[SHAAN]

Hier habe ich etwas interessantes gefunden. https://www.box.com/de-de/pricing

Gerade für - uns mit viel Speicherbedarf - recht preiswert. Und für privat bis 10 GB kostenlos.

 

[recent.digital]

Gerade für - uns mit viel Speicherbedarf - recht preiswert.

Hast du ne Hausnummer wieviel Speicherplatz "viel" ist?

Die ganzen Cloud-Anbieter müssen nochmal mit nem Cloud-to-Cloud Backup abgesichert werden. Ein Datenverlust dort ist auch möglich und in den AGB steht immer wieder was von "Mitverantwortung".

 

[SHAAN]

ca. 16 GB jährlich.

 

[recent.digital]

GB oder TB?

 

[SHAAN]

ca. 16 GB mit 54333 Daten jährlich. Hab das aber nur runtergebrochen. Angabe könnte etwas ungenau sein.



Die BOX ist wohl doch nicht preiswert wie ich zunächst dachte, sofern man revisionssicher arbeiten möchte.

Man benötigt das Box Governance Addon. Das wiederum ist es erst ab dem Box Business Plus Plan zubuchbar. Dieser Plan erfordert wiederum minimum drei Nutzer 😵

Wiederkehrende jährliche Kosten

Box Business Plus 30 € x 3 users x 12 Monate
1.080 €
Box Governance 9 € x 3 users x 12 Monate
324 €
Rabatt Jährlich (Förderung)
- 270 €
Gesamtbetrag 1.134 €

 

[recent.digital]

Danke für die Info.

Welche Förderung hast du im Blick?

1134 EUR ist insbesondere für kleine Unternehmen schon ne Hausnummer. Pro Jahr.

 

[sjk]

Oder ihr zipped eure Rechnungen einfach einmal jährlich, hashed das Archiv und schickt eurem Finanzamt den Hash als Mitteilung oder veröffentlicht ihn in einer Kleinanzeige. Wenn ihr das jedes Jahr tut, dann habt ihr sogar eure erste eigene private Blockchain!

Wenn ihr daran zweifelt, ob euer Finanzamt weiß, was ein Hash ist: Für kleinere Unternehmen kann ich empfehlen, nehmt eine Buchhaltungslösung, bei der ihr ein Belegbild am Buchungssatz ablegen könnt. Das wird dann spätestens beim Jahresabschluss festgeschrieben und ihr habt die geforderte Revisionssicherheit. Wir haben dazu noch paperless, wo wir neben Ausgangsrechnungen alles mögliche zur schnellen Auffindbarkeit ablegen.

 

[Jens Falk]

Da ich jetzt die Nase voll habe, habe ich mich mit den DMS-Anbietern zusammengesetzt und mich umgehört, wer auf eine integrierte und elegante Lösung Lust hat.

Schlussendlich haben wir uns mit GetMyInvoice geeinigt und werden dafür bald eine Lösung bereit stellen. Stay tuned, bzw. gibt mir einen Hinweis, wenn ihr in einem sehr frühen Stadium in das Pilotprogramm mit aufgenommen werden möchtet. Es wird auch ein gesondertes Pricing geben.

Meine Meinung: Es kann und darf nicht sein, dass man 4-5 Anbieter prüfen muss, bis man seine Belege revisionssicher irgendwo gespeichert bekommt. Das geht mal gar nicht.

die machen in wenigen Tagen ein Webinar

"Papierlos zum Erfolg: Effizientes Dokumenten- und Rechnungsmanagement. Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren und meinen Aufwand für das Rechnungsmanagement verringern? Wir zeigen im Webinar, wie ecoDMS und GetMyInvoices diese Herausforderungen meistern und sinnvoll eingesetzt werden." siehe: https://lp.getmyinvoices.com/webinar-papierlos-zum-erfolg-ecodms