Neu Wichtig! Wie neue Rechnung bei bestehendem Auftrag erstellen?

[Japsa]

Hallo,

Ausgangslage:
Kunde bestellt über Amazon - Ware wird geliefert - Rechnung wird erstellt und zugesandt

Kundenwunsch:
Ein Kunde wünscht eine Änderung der Rechnung, da er eine Ergänzung zum angegebenen Firmennamen möchte.

Vorgehen:
Ich erstelle also eine Gutschrift von der bereits erstellten Rechnung. Soweit ja richtig oder?
Aber wie kann ich denn jetzt bei dem gleichen Auftrag eine neue Rechnung mit den ergänzten Kundendaten (die ich zuvor ja angepasst habe) erstellen - die Funktion ist ja weiterhin inaktive?

Danke & Gruß Dirk

Nachtrag:
Muss man wirklich dafür erst den Auftrag duplizieren?
Das macht doch absolut keinen Sinn, da dann weder das Auftragsdatum, noch die Herkunft stimmt - bei einer Auftragsduplizierung steht ja dann " JTL-WAWI" unter Plattform in der WAWI und eben nicht mehr die Originalherkunft - auch muß man dann die Zahlung erneut zuweisen und da der Auftrag bereits versendet wurde, den duplizierten Auftrag ohne Versand abschließen.

Das ist extrem umständlich gelöst - normal wäre es besser, wenn:

a) man die Rechnung (wie ich es ja gemacht habe) storniert / gut geschrieben wird
b) man dann aber bei dem gleichen Auftrag eine neu Rechnung erstellen kann.

Bei jedem mir anderem bekannten System kann man so arbeiten ohne den Originalauftrag duplizieren zu müssen!

 

[MichaelH]

Du kannst den bestehenden Aufrag ändern, die gleiche Rechnung neu drucken ...

 

[wawi-dl]

Bevor hier falsches von anderen Usern gelesen/interpretiert wird ...

1.) Klärung ob Korrektur oder Änderung
Änderung ist nicht erlaubt, Rechnung muss storniert und neu ausgestellt werden -> Auftrag duplizieren

2.) Einstellungen in JTL-Wawi prüfen
Sollte man "Rechnungen nachträglich ändern erlauben" deaktiviert haben, kann man nichts mehr ändern.

3.) Auftrag ändern, Rechnung neu erstellen
ACHTUNG, Schriftverkehr aufbewahren und mit vorher/nachher abheften, am besten unterschreiben lassen mit Änderungsnotiz vom Kunden


Ich habe immer wieder Kunden, die glauben ich ändere "Privatrechnung" auf "Firmenrechnung" ab, das geht überhaupt nicht, schon garnicht wegen 1-5 EUR Umsatzsteuer.
Dann sollte man auf Pflichten des Käufers bei Bestellung hinweisen und eine Aufwandspauschale anbieten, dann ist schnell Ruhe.

 

[Japsa]

@wawi-dl

Ja es ist richtig, dass man einfach mal so eine bereits bestehende Rechnung nicht ändern darf - das will ich ja auch nicht, deshalb muss ja die bereits erstellte Rechnung erst storniert / gut geschrieben werden.
Soweit ist ja auch alles klar & verständlich - das große Problem fängt aber da an, das man dafür den Auftrag duplizieren muß: Warum:

Wenn ich einen Auftrag dupliziere passen dann folgende Dinge nicht mehr, da ja neu erstellt wird:
1) Auftragsherkunft ändert sich z.B. von Amazon / Ebay auf JTL-WAWI
2) Auftragsdatum wird auf den aktuellen Tag gesetzt
3) es wird eine neue Auftragsnummer erstellt
- hab ich noch was vergessen?

Das sind schon mal 3 ganz entscheidende Dinge, die die Statistik komplett zerhauen.
Da ja der ursprüngliche Auftrag aus der Statistik der Herkunft rausfliegt und ein neuer Auftrag mit Herkunft "JTL-WAWI" erscheint etc.

Klar ist, dass eine Rechnung immer Auftragsbezogen sein muss - auch klar, aber genau das würde es auch bleiben wenn:
"man die Rechnung storniert / gut schreibt an einem Auftrag und dann für den gleichen Auftrag eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen könnte, dabei würden sich die Daten des Auftrags nicht ändern, bis auf die z.B. Rechnungsanschrift, da man aber beide Rechnung (die stornierte mit Gutschrrift) und die neu erstellte Rechnung ja an dem einen Auftrag hat - wäre rechtlich alles weiter sauber - auch weil die neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt werden würde.

Plenty hat dies extra so umgesetzt, vor nicht all zu langer Zeit, sprich, wenn bei einem Auftrag eine Rechnung erstellt wird, wird dieser Auftrag dann quasi gesperrt und man kann nix mehr ändern - wenn man jetzt eine Gutschrift erstellt, für die erstellte Rechnung, wird der Auftrag quasi wieder eröffnet und man kann eine neue Rechnung mit neuer fortlaufender Rechnungsnummer an gleichen Auftrag erstellen und dann wird der Auftrag wieder quasi geschlossen / gesperrt - so hat man alles sauer rechtskonform ohne den Auftrag duplizieren zu müssen.

Das man für sowas einen Auftrag duplizieren muss, halte ich für falsch!

Frage an @Rico Giesler
Sind hier Änderungen in Zukunft geplant? Ich denke ich hab das Problem sauber erläutert, wo es nach meiner Meinung liegt.

 

[MichaelH]

1) Du kannst die Rechnung komplett löschen, davor drucken, STORNO draufschreiben, ablegen, Kopie an Kunden senden. Das ist also keine Gutschrift sondern ein STORNO der Rechnung.
2) Die Rechnung dann neu erstellen, mit neuer Nummer, aus dem gleichen Auftrag heraus.

Weiters haben wir mit dieser Funktionalität der WAWI bis heute überlebt und werden es vermutlich noch länger müssen ... also sieh es nicht zu eng.
Ich sehe auch in der aktuellen WAWI keinen Hinweis oder Vorbereitung darauf, dass es mehr als 1 Rechnung pro Auftrag gibt oder geben wird.

Ansonsten ruf beim Finanzamt an was ihnen lieber ist und lass es dir schriftlich bestätigen, die freuen sich wenn mal jemand anruft und fragt.

 

[Japsa]

Das hat rien gar nix mit dem Finanzamt zu tun, sondern wie bei Änderungen in der WAWI vorgegangen werden muß.
Es soll ja auch nicht mehr als 1 Rechnung pro Auftrag sein, nur sollten stornierte Rechnungen , die Gutschriften dazu und die neue Rechnung am Auftrag nachvollziehbar sein, so wie es sich gehört - dass man dafür einen Auftrag duplizieren muß ist schlicht weg nicht die richtige Vorgehensweise und klar kann ich einen Rechnung löschen, aber das würde mir evntuell den Nummernkreis zerhauen etc. - und wenn man mal danach suchen muß - aus welchem Grund auch immer, ist diese alte Rechnung nicht mehr im System - auch keine optimale Lösung.

 

[MichaelH]

Auch wenn du von einer Papierablage vom Finanzamt entbunden bist und / oder unabänderbare PDFs speicherst, darf es immer noch eine Papierablage geben um das abzudecken was du hier machen willst.
Und wenn dir eine Nummer fehlt, dann hast du sie ja auf Papier, also wo ist das Problem ?

"so wie es sich gehört", dann ist also die WAWI "ungehörig", na sowas aber auch !

In einer eigenen Berichtigungsnote werden unter Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung die notwendigen Berichtigungen und Ergänzungen vorgenommen.
Die andere Möglichkeit ist, dass eine komplett neue berichtigte Rechnung ausgestellt wird.
Wird für die neue Rechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden.

 

[Japsa]

Du willst es nicht verstehen oder?
Ich halte es für falsch, dass man:

a) entweder einen Auftrag duplizieren muss
b) die Rechnung löschen und ausdrucken kann/muss

Beides ist umständlich und nicht nachvollziehbar - einfacher und nachvollziehbar aus meiner Sicht wäre, die Rechnung am Auftrag zu stornieren und am gleichen Auftrag dann eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnumer erstellen zu können - dies ohne irgendwelche Umwege etc. - so hätte man alles nachvollziehbar am Originalauftrag und dazu noch rechtskonform.

Eine Rechnung mit gleicher Rechnungsnunmmer erneut zu erstellen, davon war gar nicht die Rede und war auch nicht meine Absicht.

 

[MichaelH]

Und wenn du dann die neue Rechnung erneut ändern musst ? Dann hast du 2 stornierte Rechnungen ? Und in der neuen 3. Rechnung soll dann die WAWI automatisch beim Ausdruck auf die 2 zuvor stornierten und nicht mehr gültigen Rechnungen verweisen ?
Wo ist dein Limit ? 99 stornierte Rechnungen pro Auftrag genug ?

Dein Wunsch ist ein Luxusproblem, da gibt es wichtigeres. Aber egal, Ende der Diskussion für mich.

Wird für die neue Rechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden.

-> Die alte Nummer kannst du auch als Text auf der Rechnung angeben.

 

[Japsa]

Das ist kein Luxusproblem, dass hat was mit einer guten Abfolge / Handhabung zu tun, die noch rechtlich einwandfrei ist.
Es kann ja von mir aus ein Limit von maximal 99 Änderungen an einem Auftrag gehen - ich hatte in meinen letzten 10 Jahren des Onlinegeschäfts keinen einzigen Fall, wo man eine Rechnung mehr als 3x ändern musste.

 

[wawi-dl]

MichaelH hat absolut recht!

Ein Nachweis digital und papierform ist Pflicht, machen wir ebenfalls so.
Ganz genau, wenn man die Rechnung LÖSCHT / STORNIERT, könnte man dies MEHRFACH tun, wenn dann das FA kommt, biste dran wegen nicht möglicher Nachweispflicht.

DARUM ist ein LÖSCHEN eigentlich BÖSE und sollte man vermeiden.

Eine richtige STORNO-Funktion in der Wawi für Rechnungen zur Neuaustellung, wäre der richtige Weg, denn dann hätte man alle Rechnungsversionen im System und könnte den Verlauf nachvollziehen.

Mir ist bis dato hierzu nichts bekannt ... hoffe aber das dies evtl. kommt, wäre auch für uns nicht ganz uninteressant.

@Rico Giesler
Verbesserungsvorschlag, sollen dann gerne die User abstimmen

 

[Japsa]

Ganz genau, wenn man die Rechnung LÖSCHT / STORNIERT, könnte man dies MEHRFACH tun, wenn dann das FA kommt, biste dran wegen nicht möglicher Nachweispflicht.
DARUM ist ein LÖSCHEN eigentlich BÖSE und sollte man vermeiden.

Nix Anderes hab ich doch gesagt

Eine richtige STORNO-Funktion in der Wawi für Rechnungen zur Neuaustellung, wäre der richtige Weg, denn dann hätte man alle Rechnungsversionen im System und könnte den Verlauf nachvollziehen.
... hoffe aber das dies evtl. kommt, wäre auch für uns nicht ganz uninteressant.

genau das st ja mein Anliegen und Reden hier
Eine Funktion, um nur die Rechnung am Auftrag stornieren zu können und dann am gleichen Auftrag eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen zu können - quasi eine Rechnungskorrektur Möglichkeit,
ohne das der Auftrag weder gelöscht noch extra Dupliziert werden muss !

 

[Japsa]

Ihr könnt hier: https://issues.jtl-software.de/issues/WAWI-23590 jetzt voten oder Eure Gedanken zu dem Problem ergänzen.
Wäre wenn, wenn sich viele daran beteiligen würden

 

[wawi-dl]

Ja, danke ... aber die Beschreibung ist nicht korrekt!

Man sollte explizit darauf hinweisen, dass die Rechnung NICHT gelöscht wird, sondern eine weitere Version dazu erstellt wird.
Alle Rechnungen müssen nachvollziehbar sein.

 

[Japsa]

@wawi-dl
Naja, ich bin jetzt mal stark davon ausgegangen, dass das JTL schon zu 100% weiß, dass die erste Rechnung nicht gelöscht werden darf und hatte es nicht nochmal extra erwähnt - ist aber natürlich richtig

 

[wawi-dl]

Keiner hat eine Glaskugel ...

 

[Japsa]

Keiner hat eine Glaskugel ...

Das hat nix mit Glaskugel zu tun - wer ein Warenwirtschaftsystem entwickelt, in der Rechnungen erstellt, storniert etc. werden, muss schlichtweg wissen, dass diese nach einem Storno nicht gelöscht werden dürfen - wenn man das nicht weiß, dann ist man da falsch am Platz und sollte sich eine anderen Job suchen Ich setze sowas als Grundwissen schlichtweg voraus!

 

[rjhgw]

Ich fand eine Lösung beim Shopsystem gambio recht gut, dort konnte die Bestellung storniert werden und eine Stornorechnung (werden alle Beträge Minus gebucht und aufgezeigt) erzeugt in der stand "Stornorechnung zur Rechnungsnummer XXXXXX vom xx.xx.2017". Danach konnte man den Auftrag in Artikel oder Rechnungsanschrift ändern und eine neue Rechnung erzeugen.
So hat man zwar eine 1. RE, eine Stornorechnung und eine 2. RE mit unterschiedlichen Rechnungsnummern, aber im System nachvollziehbar.

 

[Rico Giesler]

Wie in dem Ticket ersichtlich wird aktuell an Auftrag 2.0 gearbeitet. Im Nachgang kann dann auch Rechnung 2.0 angegangen werden.

 

[Japsa]

Ja ich habs gelesen - aber bis dahin muss man halt leider damit leben, dass man sich durch die jetzigen Möglichkeiten quasi schon alles etwas zerhaut z.B. die Aufträge über einen Zeiraum aus Amazon - wo der Auftrag dann aber der WAWI zugeschrieben wird