Neu Wer kann bei uns ein EcoDMS einrichten?

[surus]

Hallo,

Könnt ihr jemanden empfehlen, der bei uns ein EcoDMS installieren und einrichten kann?

 

[Enrico W.]

Habs mal verschoben, ist kein Wawi-Thema und schon gar keines für die eigenen Übersichten

 

[recent.digital]

Hey Surus,
über die JTL Projektbörse findest du ggf. schneller jemanden.

Bei ecoDMS häufen sich einige User-Beschwerden - teilweise auch hier im Forum.

 

[surus]

Hey Surus,
über die JTL Projektbörse findest du ggf. schneller jemanden.

Bei ecoDMS häufen sich einige User-Beschwerden - teilweise auch hier im Forum.

Wir müssen unsere Rechnungen revisionssicher speichern. Ob mit EcoDMS oder mit einem anderen Tool ist egal. Welche Alternativen zu EcoDMS gibt es? Gibt es etwas, womit alle Benutzer zufrieden sind?

 

[Jens Falk]

ecoDMA ist bestens geigenet automatisch AR revisionssicher abzulegen. Ist auch recht einfach. ecoDMS installieren. Klassifizierungsvorlage erstellen, den QR-Code als Grafik abspeichern. Diesen in JTL in die AR-Vorlage einfügen, fertig. Alle AR werden automatisch abgelegt.

Bei der Anlage der Dokumentenart kann auch gleichzeitig die automatische Löschung eingestellt werden. Somit legst Du nicht nur revisionssicher ab, sondern auch datenschutzkonform.

Bei den "User-Beschwerden - teilweise auch hier im Forum" handelt es sich nach meiner Meinung um Dinge, wo das Problem vor dem Monitor sitzt. Das Preisleistungsverhältnis stimmt: Viel DMS, wenig Geld!

 

[sebjo82]

Wir müssen unsere Rechnungen revisionssicher speichern. Ob mit EcoDMS oder mit einem anderen Tool ist egal. Welche Alternativen zu EcoDMS gibt es? Gibt es etwas, womit alle Benutzer zufrieden sind?

Google Vault. Erheblich günstiger als die Alternativen, vor allem wenn man mit dem restlichen Kram schon bei Google Workspace ist

 

[Verkäuferlein]

ecoDMA ist bestens geigenet automatisch AR revisionssicher abzulegen. Ist auch recht einfach. ecoDMS installieren. Klassifizierungsvorlage erstellen, den QR-Code als Grafik abspeichern. Diesen in JTL in die AR-Vorlage einfügen, fertig. Alle AR werden automatisch abgelegt.

Bei der Anlage der Dokumentenart kann auch gleichzeitig die automatische Löschung eingestellt werden. Somit legst Du nicht nur revisionssicher ab, sondern auch datenschutzkonform.

Bei den "User-Beschwerden - teilweise auch hier im Forum" handelt es sich nach meiner Meinung um Dinge, wo das Problem vor dem Monitor sitzt. Das Preisleistungsverhältnis stimmt: Viel DMS, wenig Geld!

Wir setzen auch (zur Pflichterfüllung) auf ecoDMS, allerdings sind die gemachten Erfahrungen nicht so prickelnd und man sollte mal durchspielen, was man braucht und ob alles entsprechend funktioniert.

Wir wollten bei einer Steuerprüfung mal die Rechnungen dem Prüfer bereitstellen. Der Dokumentenexport von ecoDMS wollte das nur leider nicht so gerne und hat sich beim Export regelmäßig aufgehängt und insgesamt auch sehr lange für die Exporte benötigt. Das muss einfach reibungslos funktionieren. Am Ende hatten wir die Rechnungen zum Glück auch im Dateisystem gespeichert und der Prüfer hat sich damit zufrieden gegeben.

Dann fehlt mir in ecoDMS eine Nummernkreisüberwachung, es gibt meines Wissens ein externes Tool, welches das kann, aber eigentlich sollte ein DMS die Vollständigkeit von Nummernkreisen prüfen/sicherstellen können.

Darüber hinaus hatten wir auch schon den Fall, dass ecoDMS den Speicher-Container mit Schreibschutz versehen hat (das wurde vermutlich durch einen Hardware-Defekt ausgelöst), weiterhin Dokumente verarbeitet wurden, aber nicht gespeichert wurden. Das Problem konnte der Support zwar beheben, trotzdem hatten wir anschließend noch ein "Loch" in den Daten.

Und dann kommt da noch das Lizenz-, Preis- und Supportmodell zum tragen. Es wird eine lebenslange Lizenzpreisgarantie versprochen, Du musst dann aber weitestgehend lückenlos den Updateservice buchen. Verpasst Du die rechtzeitige Buchung, gibt es ein paar Monate Karenz, danach aber keinerlei Kulanz. Wir hätten auch rückwirkend nachgezahlt, trotzdem wurde uns die lebenslange Lizenzpreisgarantie verweigert. Eine rechtzeitige Meldung, dass die Lizenz / der Updatezeitraum ausläuft, gab es auch nicht und auch keinerlei Updates zwischen dem Auslaufen und Bemerken des Auslaufens.

In einem anderen Fall wollten wir einen Bug melden und mussten dafür Support-Guthaben kaufen. Das Guthaben wurde zwar nicht belastet, wir haben aber nach einem Jahr dann eine Mail erhalten, dass das Guthaben zwischenzeitlich verfallen ist.

Bei ecoMailz gibt es seit dem 08.04.2022 kein Update, Du musst aber den Update-Service lizenzieren, damit Deine lebenslange Lizenzpreis-Garantie erhalten bleibt. Man hat also Bald 2 Jahre die "Update-Berechtigung", die im Normalfall 2 Jahre läuft, bezahlt, bekommt dafür aber faktisch nichts und wenn man dann deshalb nicht verlängert, ist auch die "lebenslange" Lizenzpreisgarantie bald verfallen.

Das Thunderbird-Plugin von ecoMailz ist zuletzt am 14. August 2020 in der Version 2.0 released worden und laut Internetseite bis Thunderbird 102 kompatibel. Mittlerweile gibt es Thunderbird 115 (Supernova) im automatisch verteilten Stable-Release. Das Plugin scheint zwar trotzdem zu funktionieren, aber einen besonders guten Eindruck macht das nicht.

Grundsätzlich habe ich da kein Problem mit, auch durchgängig zu zahlen, damit auch die Weiterentwicklung erfolgt, aber dann möchte ich auch gerne eine versprochene lebenslange Lizenzpreisgarantie nutzen können und nicht, dass dann mit Sternchen und Haken und Ösen gearbeitet wird.

Häufiger höre ich, dass auch paperless-ngx eingesetzt wird, ob man damit aber alle Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt, kann ich nicht beantworten. Das ist ein Open Source DMS, aber mir wäre das zu unsicher, wenn es nicht zumindest auch einen professionellen Hersteller-Support gibt.

Vielleicht ist ja in Zukunft Greyhound auch eine entsprechende Alternative.

Könnt ihr jemanden empfehlen, der bei uns ein EcoDMS installieren und einrichten kann?

@Jens Falk scheint ja eine gewisse Expertise in Sachen ecoDMS zu haben, vielleicht kann er für Euch die Einrichtung vornehmen!?

 

[Jens Falk]

Wir setzen auch (zur Pflichterfüllung) auf ecoDMS, allerdings sind die gemachten Erfahrungen nicht so prickelnd und man sollte mal durchspielen, was man braucht und ob alles entsprechend funktioniert.

Wir wollten bei einer Steuerprüfung mal die Rechnungen dem Prüfer bereitstellen. Der Dokumentenexport von ecoDMS wollte das nur leider nicht so gerne und hat sich beim Export regelmäßig aufgehängt und insgesamt auch sehr lange für die Exporte benötigt. Das muss einfach reibungslos funktionieren. Am Ende hatten wir die Rechnungen zum Glück auch im Dateisystem gespeichert und der Prüfer hat sich damit zufrieden gegeben.

Ich habe zahlreiche Kunden, die ständig Exporte machen und keine Probleme damit haben. Händler, Online-Händler den Buchhaltungsordner für Prüfung bzw. SB. Rechtanwälte die fast täglich Verhandlungsakten exportieren für Ihr Notebook, welches sie zur Verhandlung und Besprechung mitnehmen.

Dann fehlt mir in ecoDMS eine Nummernkreisüberwachung, es gibt meines Wissens ein externes Tool, welches das kann, aber eigentlich sollte ein DMS die Vollständigkeit von Nummernkreisen prüfen/sicherstellen können.

Kann man machen mit einem externen Tool, kann machen machen mit einem PowerShellScript, bevor die AR ins DMS wandern. Kann man sicher von einem DMS erwarten, was dann auch wesentlich teurer ist.

Darüber hinaus hatten wir auch schon den Fall, dass ecoDMS den Speicher-Container mit Schreibschutz versehen hat (das wurde vermutlich durch einen Hardware-Defekt ausgelöst), weiterhin Dokumente verarbeitet wurden, aber nicht gespeichert wurden. Das Problem konnte der Support zwar beheben, trotzdem hatten wir anschließend noch ein "Loch" in den Daten.

Da hilft zuvor die Dokumentation lesen. Die Inbox ist kein Zwischenspeicher.

Und dann kommt da noch das Lizenz-, Preis- und Supportmodell zum tragen. Es wird eine lebenslange Lizenzpreisgarantie versprochen, Du musst dann aber weitestgehend lückenlos den Updateservice buchen. Verpasst Du die rechtzeitige Buchung, gibt es ein paar Monate Karenz, danach aber keinerlei Kulanz. Wir hätten auch rückwirkend nachgezahlt, trotzdem wurde uns die lebenslange Lizenzpreisgarantie verweigert. Eine rechtzeitige Meldung, dass die Lizenz / der Updatezeitraum ausläuft, gab es auch nicht und auch keinerlei Updates zwischen dem Auslaufen und Bemerken des Auslaufens.

Willst Du bei diesen Preis diese Regel ernsthaft kritisieren.

In einem anderen Fall wollten wir einen Bug melden und mussten dafür Support-Guthaben kaufen. Das Guthaben wurde zwar nicht belastet, wir haben aber nach einem Jahr dann eine Mail erhalten, dass das Guthaben zwischenzeitlich verfallen ist.

Fehler können hier ohne Supportgebühr gemeldet werden: https://www.ecodms.de/de/support/fehler-tickets

Aber auch hier die Frage: Wegen 21,43 für eine Supporteinheit ...

Bei ecoMailz gibt es seit dem 08.04.2022 kein Update, Du musst aber den Update-Service lizenzieren, damit Deine lebenslange Lizenzpreis-Garantie erhalten bleibt. Man hat also Bald 2 Jahre die "Update-Berechtigung", die im Normalfall 2 Jahre läuft, bezahlt, bekommt dafür aber faktisch nichts und wenn man dann deshalb nicht verlängert, ist auch die "lebenslange" Lizenzpreisgarantie bald verfallen.

Auch das sehe ich bei den Preis nicht als Problematisch an.

Das Thunderbird-Plugin von ecoMailz ist zuletzt am 14. August 2020 in der Version 2.0 released worden und laut Internetseite bis Thunderbird 102 kompatibel. Mittlerweile gibt es Thunderbird 115 (Supernova) im automatisch verteilten Stable-Release. Das Plugin scheint zwar trotzdem zu funktionieren, aber einen besonders guten Eindruck macht das nicht.

Das stimmt, hier frage ich mich wofür man das überhaupt benötigt.

Grundsätzlich habe ich da kein Problem mit, auch durchgängig zu zahlen, damit auch die Weiterentwicklung erfolgt, aber dann möchte ich auch gerne eine versprochene lebenslange Lizenzpreisgarantie nutzen können und nicht, dass dann mit Sternchen und Haken und Ösen gearbeitet wird.

ecoDMS und ecoMailz ist eine Standardanwendung die beliebt ist bei Onlinehändlern, Händlern, Rechtsanwälten, Krnakenhäusern und vor allem Pflegedienste und -einrichtungen.

Wer mehr möchte und vor allem individuelles nimmt sich einen Partner, der was zu programmiert oder er nimmt eine leistungsstärke Anwendung, z.B. ELO.

Häufiger höre ich, dass auch paperless-ngx eingesetzt wird, ob man damit aber alle Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt, kann ich nicht beantworten. Das ist ein Open Source DMS, aber mir wäre das zu unsicher, wenn es nicht zumindest auch einen professionellen Hersteller-Support gibt.

Das wäre prinzipell möglich. Die Revisionssicherheit wird mit regelmäßigen Backups und mit einer Verfahrensdokumentation garantiert. Das ist allgemein gemeint und bezieht sich auf alle DMS-Systeme.

Vielleicht ist ja in Zukunft Greyhound auch eine entsprechende Alternative.

Auch hier wird man nicht drumherumkommen die Dokumentation (Handbuch) zu lesen und eine Verfahrungsdokumentation zu erstellen.

 

[Verkäuferlein]

Ich habe zahlreiche Kunden, die ständig Exporte machen und keine Probleme damit haben. Händler, Online-Händler den Buchhaltungsordner für Prüfung bzw. SB. Rechtanwälte die fast täglich Verhandlungsakten exportieren für Ihr Notebook, welches sie zur Verhandlung und Besprechung mitnehmen.

Das mag sich mittlerweile auch geändert haben (zu welchem Versionsstand das war, kann ich nicht mehr sagen), ändert aber nichts an meiner (gemachten) persönlichen Erfahrung.

Kann man machen mit einem externen Tool, kann machen machen mit einem PowerShellScript, bevor die AR ins DMS wandern. Kann man sicher von einem DMS erwarten, was dann auch wesentlich teurer ist.

???
Was ist denn daran so derartig kompliziert, dass das nur "wesentlich teurer" möglich ist?
Und warum sollte man das prüfen, bevor die Rechnung ins DMS geht, es geht ja darum, was im DMS angekommen und vorhanden ist (die Inbox ist nämlich laut Doku kein Zwischenspeicher).

Da hilft zuvor die Dokumentation lesen. Die Inbox ist kein Zwischenspeicher.

Da hilft viel mehr den Beitrag von mir lesen und bei Unklarheiten fragen, anstatt irgendwas anzunhemen.
Inwiefern hilft mir jetzt die Dokumentation weiter, wenn ecoDMS Lücken in den internen Dokumentennummern hat und was hat das mit der Inbox und einer dortigen Zwichenspeicherung zu tun?
Die Dokumente habe ich ja und die Doku natürlich auch zu verschiedenen Versionsständen und Aktualisierungen gelesen.

Willst Du bei diesen Preis diese Regel ernsthaft kritisieren.

Nö, habe ich ebenfalls geschrieben, dass ich auch gerne den Updatezeitraum frühzeitig verlängert hätte (aber auch dies ist nur im Zeitfenster von 3 Monaten vor Ablauf bis 3 Monate nach Ablauf möglich), wenn ich es rechtzeitig mitbekommen hätte.

Aber die Bezeichnung als "lebenslange Lizenzpreisgarantie" kritisiere ich (im Übrigen hieß es mal, dass die Lizenz nur bei Versionssprüngen erneuert werden muss). Und ebenfalls kritisiere ich, dass man keine Info bekommt bzw. bekommen hat, dass der Updatezeitraum ausläuft. Wenn man dann im Rahmen eines neu veröffentlichten Updates (kurz nach Ablauf der 3-monatigen Karenz) feststellt und anbietet, lückenlos nachzuzahlen, finde ich das auch nicht schön, wenn einem dann nur der Neukauf einer neuen Lizenz nahegelegt wird.

Worin liegt da der Unterschied für den Anbieter, ob ich lückenlos nachzahle oder innerhalb der 3 Monate bezahlt habe?

Die Lizenz (im selben Major-Release) an sich ist ja weiterhin gültig und nicht ausgelaufen, lediglich der Updatezeitraum und die "Karenz" zur Verlängerung des Updatezeitraums.

Fehler können hier ohne Supportgebühr gemeldet werden: https://www.ecodms.de/de/support/fehler-tickets

Aber auch hier die Frage: Wegen 21,43 für eine Supporteinheit ...

Genau und dann bekommt man die Meldung, dass der Fehler nicht nachvollzogen werden kann und man dies kostenpflichtig über den Support begutachten lassen müsste und dazu Support-Guthaben erwerben soll.
Und dann merkt man, dass es ein Bug ist, den man nicht beheben kann, weil keine Fehlkonfiguration zu Grunde liegt und belastet das Support-Guthaben nicht und lässt es nach 12 Monaten "verfallen", anstatt es zurück zu erstatten.

Wenn Dich das nicht stört, ich schicke Dir gerne eine Rechnung über 21,43 € für nichts zu.

Auch da geht es aber mehr darum, dass das Support-Guthaben nach 12 Monaten ohne Hinweis und vollkommen - ohne mir bekannte - Rechtsgrundlage verfällt, zumal ich dieses Guthaben nicht gekauft habe, weil ich es kaufen wollte.

Auch das sehe ich bei den Preis nicht als Problematisch an.

Wenn es keine Probleme / keinen Aktualisierungsbedarf gibt, ist das ja auch in Ordnung, nur ist es halt seltsam, dass man dann einen Updatezeitraum bezahlt um seine lebenslange Lizenzpreisgarantie zu erhalten, es aber keine Updates gibt und die Lizenz sowieso unbegrenzt gültig ist.

Und nochmal:
Es geht dabei nicht um das Geld, sondern um die Modalitäten.
Bei der Karenz nimmt man es ganz genau, aber ein Updatezeitraum ohne Update ist dann kein Problem.

Das stimmt, hier frage ich mich wofür man das überhaupt benötigt.

Doku gelesen?

ecoDMS und ecoMailz ist eine Standardanwendung die beliebt ist bei Onlinehändlern, Händlern, Rechtsanwälten, Krnakenhäusern und vor allem Pflegedienste und -einrichtungen.

Wer mehr möchte und vor allem individuelles nimmt sich einen Partner, der was zu programmiert oder er nimmt eine leistungsstärke Anwendung, z.B. ELO.

Ja und was genau hat das jetzt mit dem zu tun, was ich geschrieben habe?

Ich möchte ja für diese Standardsoftware gerne regelmäßig bezahlen, aber es ist halt irgendwie schwierig, wenn man mit einer lebenslangen Lizenzpreisgarantie wirbt, diese dann aber mit Auslauf des 24-monatigen Update-Zeitraums und 3-monatiger Karenz verfallen lässt, obwohl es über 2 Jahre keinen Grund gab, sich mit der Software zu beschäftigen oder den Updatezeitraum zu verlängern und damit auch das Weiterlaufen des Update-Zeitraums zu prüfen!?

Das ist doch auch aus Sicht des Anbieters nicht sonderlich sinnvoll, wenn ich gerne regelmäßig und pünktlich den Update-Zeitraum verlängern und zahlen würde (ja, sogar nachzahlen würde um einen konstanten Lizenzpreis zu haben), mir eigentlich nahezulegen, dass ich lieber auf das nächste Update warte und dann eine neue Lizenz kaufe (was mich am Ende günstiger kommt, als durchgängig zu zahlen, dem Anbieter aber nur unregelmäßige Einnahmen rund um ein Update liefert).

Nichtsdestotrotz erwarte ich, dass es im Falle einer Update-Erfordernis dann auch die Bereitstellung von Updates gibt, was sicherlich besser zu gewährleisten ist, wenn Kunden auch bereit sind, den Update-Zeitraum zu bezahlen.

Das wäre prinzipell möglich. Die Revisionssicherheit wird mit regelmäßigen Backups und mit einer Verfahrensdokumentation garantiert. Das ist allgemein gemeint und bezieht sich auf alle DMS-Systeme.

Und mit der korrekten Funktionsweise der DMS Software, die im Zweifelsfall durch den Hersteller-(Support) sichergestellt wird, sofern er sich an rechtliche Vorgaben und Regelungen hält und seriös ist.
Das schließt ja nicht aus, dass sich Open Source auch revisionssicher betreiben lässt, bei Unklarheiten fehlen dann jedoch mitunter nötige Ansprechpartner.

Auch hier wird man nicht drumherumkommen die Dokumentation (Handbuch) zu lesen und eine Verfahrungsdokumentation zu erstellen.

Wer auch immer behauptet hat, dass man das - mit oder ohne ecoDMS - nicht müsste...

 

[surus]

Ich möchte fragen welche Kosten auf uns kommen, wenn wir uns für EcoDMS entscheiden? Was kostet EcoDMS Lizenz einmalig und was muss man jährlich dafür zahlen? Irgendwie verstehe ich es nich ganz und auf der Seite stand irgendwas wie "Lizenzverlängerungpreis wird angezeigt, wenn Sie Ihre Lizenznummer eingetragen haben". Wie kann ich den Preis erfahren, wenn ich noch kein Lizenz habe?

 

[Jens Falk]

Das mag sich mittlerweile auch geändert haben (zu welchem Versionsstand das war, kann ich nicht mehr sagen), ändert aber nichts an meiner (gemachten) persönlichen Erfahrung.

Hallo, nimm mir bitte nicht übel, daß ich auf Deine langanhalten Vortrag nicht im einzelen antworte, sondern nur allgemein:

Fakt ist, daß ecoDMS ein Werkzeug ist, was für einfache DMS-Aufgaben wie sie u.a. Onlinehändler haben ausreichend ist. Die Funktionen und die Bezugsbedingungen sind auf der Website einsehbar. Die Funktion des Rechnungsnummern zählen wird nicht aufgeführt. ecoDMS hat zahlreiche zufriedene Anwender. Ich habe aber auch zahlreiche Kunden, die zu anderen Lösungen migriert haben, weil sie mehr wollen. Die machen aber ecoDMS keinen Vorwurf.

Wenn man erst mit der Betriebsprüfung merkt, daß Dokumente nicht gespeichert werden wegen eines Festpaltenfehlers, so stimmt was nicht mit seinem Monitoring, Backup und Backupwiederherstellung.

Das das Supportguthaben verfällt, wird beim Kauf angezeigt.

Fazit: Man kann ecoDMS nehmen, muß man aber nicht. Nur sich über Bedingungen und fehlenden Funktionen nachträglich beschweren ist weniger nett.

Lesehinweis zu Revisonssicherheit: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Mit diesen Anmerkungen möchte ich es dann hier belassen.

 

[Alxk]

Ich möchte fragen welche Kosten auf uns kommen, wenn wir uns für EcoDMS entscheiden?

Prinzipiell nur der einmalige Kauf, das wars.
Also einmal die Lizenz kaufen und so lange nutzen, wie man möchte. Man kann in dem Standardzeitraum von 24 oder 48 Monaten dann noch die Updates ziehen, je nachdem, was beim Kauf ausgewählt wurde.

und was muss man jährlich dafür zahlen?

Jährlich muss nichts gezahlt werden. Nur die Erstlizenz und bei Bedarf die Update-Verlängerung.

Irgendwie verstehe ich es nich ganz und auf der Seite stand irgendwas wie "Lizenzverlängerungpreis wird angezeigt, wenn Sie Ihre Lizenznummer eingetragen haben". Wie kann ich den Preis erfahren, wenn ich noch kein Lizenz habe?

Das hat nichts mit der Erstlizenz zu tun, die Sie für den Gebrauch benötigen. Wenn der Update-Zeitraum vorbei ist (24 Monate oder 48 Montage, je nachdem, was Sie bei der Erstlizenz anwählen), dann können Sie den Update-Zeitraum verlängern. Das ist günstiger, als eine Erstlizenz zu erwerben, wenn man immer auf dem neusten Stand sein möchte.


Ich möchte jedoch auch meine Meinung zu ecoDMS abgeben. Die, die negative Erfahrungen gesammelt haben, melden sich bekannterweise ungleich mehr als die, die positive Erfahrungen gesammelt haben.
Daher mal meine Seite. Gerade für das Geld bekommst du eine gute DMS Software, die stabil ist und viel Potenzial hat.
Webclient, API, Zeitgesteuerte Backups, Benutzerverwaltung, PDF-Editor, die Klassifizierung zum automatisieren usw., nur um mal das Potenzial und Funktionsumfang dieser Software zu nennen.
Die Kirsche auf der Sahnetorte ist die OCR, diese funktioniert bei mir sehr gut und hat mir schon öfter Zeit erspart. Eine DMS ohne OCR würde für mich nicht mehr in Frage kommen.
Mir ist kein Äquivalent zu dieser Software und vorallem zu diesem Preis bekannt.

Auch als ich vor kurzem ein Problem mit dem erkennen meines Scanners hatte, wurde das innerhalb einer Stunde von dem kostenlosen Support über E-Mail gelöst. Der Fehler lag hier auf meiner Seite und hatte
nichts mit ecoDMS zu tun.

Nein, ich werde nicht von denen bezahlt sondern bin einfach überzeugter Nutzer dieser Software. Ich finde es wichtig, dass auch Nutzer mit positiver Erfahrung sich äußern.
Dennoch habe ich zwei negative Punkte, wobei eines der Punkte nicht wirklich ins Gewicht fällt.
Das Laden der Dokumente hat eine kurze Verzögerung. Das nervt manchmal, wenn man einfach durchklicken will.
Leider lässt ecoDMS nur ein Archiv zu. Also zwei oder mehrere Archive parallel auf einem ecoDMS Server zu betreiben, ist anscheinend nicht (mehr) möglich. Auch wenn der Connection Manager den Anschein macht, dass das möglich ist, da ein des ecoDMS Servers Archiv ausgewählt werden kann.

 

[Jens Falk]

Die Kirsche auf der Sahnetorte ist die OCR, diese funktioniert bei mir sehr gut und hat mir schon öfter Zeit erspart. Eine DMS ohne OCR würde für mich nicht mehr in Frage kommen.
Mir ist kein Äquivalent zu dieser Software und vorallem zu diesem Preis bekannt.

Die OCR-Erkennung kann noch gesteigert werden, wenn man die Scans optimiert, z.b. mit Document Capture Pro (bzw. Server) oder dem OpenSource-Tool Naps2.

Leider lässt ecoDMS nur ein Archiv zu. Also zwei oder mehrere Archive parallel auf einem ecoDMS Server zu betreiben, ist anscheinend nicht (mehr) möglich. Auch wenn der Connection Manager den Anschein macht, dass das möglich ist, da ein des ecoDMS Servers Archiv ausgewählt werden kann.

Das ist richtig. Pro Server ein Archiv. Der Client kann sich über den Connection Manager mit einzelnen Archiven verbinden. Server können in VM oder Docker-Containern installiert werden. Den Server gibt's auch für Linux, QNAP und Synology mit offizieller Unterstüzung. Also zwei Docker-Container auf ein Qnap = zwei Archive. Über den Connection Manager wird dann der Client verbunden.

 

[Jens Falk]

Eine Anmerkung noch zu einem häufigen Anwendungsgebiet. Neben der Ablage der AR, wird ecoDMS von zahlreichen Anwendern verwendet um Eingangsrechnungen abzulegen, Freigaben einzurichten und um Buchungsdaten zu exportieren.

1. ) ER kommt per Sacn, bzw. PDF ins ecoDMS
2.) durch die automatische Klassifizierung des Belegs werden automatisch Buchungsdaten (Soll, Haben, Datum, Betrag usw.) extrahiert.
3.) Über die API können diese Buchungsdaten einfach exportiert werden.

 

[Verkäuferlein]

Fakt ist, daß ecoDMS ein Werkzeug ist, was für einfache DMS-Aufgaben wie sie u.a. Onlinehändler haben ausreichend ist. Die Funktionen und die Bezugsbedingungen sind auf der Website einsehbar. Die Funktion des Rechnungsnummern zählen wird nicht aufgeführt. ecoDMS hat zahlreiche zufriedene Anwender. Ich habe aber auch zahlreiche Kunden, die zu anderen Lösungen migriert haben, weil sie mehr wollen. Die machen aber ecoDMS keinen Vorwurf.

Habe ich nie bestritten, aber Erfahrungsberichte, Kritik und Anregungen zu Verbesserungen darf man wohl nicht mehr äußern / geben, das ist dann immer gleich "ein Vorwurf". Aber jeder Kunde der einen Fehler bemerkt und benennt, ist immer gleich ein Meckerer... 🧐🤔

Wenn man erst mit der Betriebsprüfung merkt, daß Dokumente nicht gespeichert werden wegen eines Festpaltenfehlers, so stimmt was nicht mit seinem Monitoring, Backup und Backupwiederherstellung.

Auch das ist zwar eine richtige Aussage aber - leider mal wieder - eine faktische Fehlinterpretation des von mir geschriebenen. Wenn man anderen vorwirft nicht richtig zu lesen, sollte man es selber vielleicht besser tun.

Das das Supportguthaben verfällt, wird beim Kauf angezeigt.

Das ist korrekt, aber wenn ich den Support kaufen muss, um einen Bug begutachtet zu bekommen und sonst keinen Support benötige, hilft mir das auch nicht weiter.
Darüber hinaus ist es, nach dem, was in diversen Fachartikeln geäußert wird, rechtlich nicht zulässig, ein Guthaben nach 12 Monaten einfach verfallen zu lassen (gilt wohl auch für Gutscheine, etc. pp.). Wenn man natürlich die Haltung hat, dass sich immer nur der zahlende Kunde falsch verhält, ist das aber natürlich die richtige Sichtweise.

Fazit: Man kann ecoDMS nehmen, muß man aber nicht. Nur sich über Bedingungen und fehlenden Funktionen nachträglich beschweren ist weniger nett.

Ich äußere mich über nachträglich geänderte und widersprüchliche Bedingungen und uneindeutige Werbeaussagen.
Als ich die ecoDMS-Lizenz gekauft habe, galt diese bis es ein nächstes Major-Release gab auch als Berechtigung für den Lizenzpreiserhalt zum Kauf der nächsthöheren Version und mir wurde eine lebenslange Lizenzpreisgarantie versprochen, die mittlerweile nach 24 (+ 3 Monaten) Ihre Gültigkeit verliert.

Eben diese lebenslange Lizenzpreisgarantie wird mir immer noch versprochen, faktisch ist es aber nur ein bezahlter Updatezeitraum mit Lizenzpreiserhaltung für 24 (+3) Monate (respektive 48 + 3 Monate), welchen ich dann wiederum kostenpflichtig verlängern kann.

Das sind doch Informationen, die für zukünftige Nutzer durchaus relevant sind.
Wenn man nicht möchte, dass das erwähnt / kritisiert wird, dann braucht man halt nicht mit einer lebenslangen Garantie werben.

Ja und trotzdem ist ecoDMS noch verhältnismäßig günstig und ich habe auch kein Problem damit, den Updatezeitraum zu bezahlen. Dennoch fände ich es kulant, wenn man mit einer "lebenslangen Lizenzpreisgarantie" wirbt, diese auch tatsächlich anzubieten und selbst wenn man mal knapp über die 3 Monate Karenz hinaus ist auch die Nachzahlung zu ermöglichen.

Es macht halt keinen guten Eindruck, wenn man selber strikt auf die Einhaltung von "vereinbarten" Regeln pocht und sich selber nicht an "offizielle" Regeln gebunden sieht.

Nichtsdestotrotz habe ich ja den Hinweis gegeben, sich Zwecks Einrichtung ggf. an Dich zu wenden.

Lesehinweis zu Revisonssicherheit: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Ich zitiere mal die Kernaussage des Wikipedia-Artikels:

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

• Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Die Anforderungen und deren Umsetzung sind dem HGB, der AO und detailliert den GoBD zu entnehmen.

Die von mir fett dargestellten würde ich mal als die Kernaufgaben für die Unterstützung durch eine DMS-Software-Lösung sehen, wobei eine Nummernkreisüberwachung mindestens 4 davon deutlich erleichtern würde.
Man kann das alles auch anderweitig sicherstellen, die Frage ist dann nur, ob man überhaupt eine DMS-Software benötigt.

Fazit: Wir sind sicherlich nicht in allen Punkten einer Meinung, müssen wir aber auch nicht. Am Ende muss sich ja jeder selber für seinen Weg entscheiden. Aber unterschiedliche Sichtweisen bieten nunmal die Grundlage dafür, ein möglichst breites Erfarhungsspektrum als Grundlage für Entscheidungen heranzuziehen.

 

[Verkäuferlein]

Ich möchte fragen welche Kosten auf uns kommen, wenn wir uns für EcoDMS entscheiden? Was kostet EcoDMS Lizenz einmalig und was muss man jährlich dafür zahlen? Irgendwie verstehe ich es nich ganz und auf der Seite stand irgendwas wie "Lizenzverlängerungpreis wird angezeigt, wenn Sie Ihre Lizenznummer eingetragen haben". Wie kann ich den Preis erfahren, wenn ich noch kein Lizenz habe?

Hier findest Du Infos zu Support- und Lizenzlaufzeiten:
https://www.ecodms.de/de/lifecycle

Und hier jeweils zu den Lizenzmodalitäten bzw. den (vergangenen und aktuellen) Listenpreisen:
https://www.ecodms.de/de/ecomailz/lizenzmodell
https://www.ecodms.de/de/ecodms-archiv/lizenzmodell-ecodms-burns

 

[Jens Falk]

Die von mir fett dargestellten würde ich mal als die Kernaufgaben für die Unterstützung durch eine DMS-Software-Lösung sehen, wobei eine Nummernkreisüberwachung mindestens 4 davon deutlich erleichtern würde.
Man kann das alles auch anderweitig sicherstellen, die Frage ist dann nur, ob man überhaupt eine DMS-Software benötigt.

Fazit: Wir sind sicherlich nicht in allen Punkten einer Meinung, müssen wir aber auch nicht. Am Ende muss sich ja jeder selber für seinen Weg entscheiden. Aber unterschiedliche Sichtweisen bieten nunmal die Grundlage dafür, ein möglichst breites Erfarhungsspektrum als Grundlage für Entscheidungen heranzuziehen.

Zur Überprüfung auf Vollständigkeit der Rechnungen gibt's u.a. diese kostenfreie Schnittstelle https://www.karley.eu/ecodms/revisionssichere-archivierung-jtl-ecodms/