Neu Retouren mit Umtausch auf anderes Produkt

[bauti]

Ich arbeite erst seit 10 Tagen mir JLT und bin mir nicht im Klaren wie die korrekte Vorgehensweise bei Retouren ist, wenn der Kunde als Ersatz ein anderes Produkt möchte.

Bei einer normalen Retoure mit Erstattung der Zahlung bin ich jetzt mal folgendermaßen vorgegangen:

• Im WMS lege ich die Retoure an und buche damit den Artikel auf einen Lagerplatz.
• In JTL erstelle ich dann eine Rechnungskorrektur und erstatte dem Kunden die Zahlung und ändere den Staus der Retoure auf abgeschlossen

Soweit korrekt?

Bei einer Retoure bei welcher der Kunde einen anderen teureren Artikel möchte bin ich früher (ohne WAWI) so vorgegangen: Eine neue Rechnung mit dem neuen Artikel im Plus und dem retournierten Artikel im Minus. die Differenz war der Rechnungsbertrag. Wenn der neue Artikel günstiger war gab es dann eine Gutschrift welche ich dem Kunden ausgezahlt habe.

Mit JTL ist dies wohl nicht möglich. Wie geht man hier am besten vor damit auch die Zuordnung der Zahlungen passt?

• Im WMS lege ich die Retoure an und buche damit den Artikel auf einen Lagerplatz.
• In JTL erstelle ich dann eine Rechnungskorrektur
• Ich erstelle einen neuen Auftrag mit dem neuen gewünschten Artikel.

Der Kunde bekommt dann die Erstattung des Restbetrages oder muss etwas draufzahlen. Wie bilde ich das mit der Zahlung ab damit das ganze dann in der Finanzbuchhaltung Zuordnungsbar ist?

 

[wortek]

Normale Retoure: Klingt korrekt

Zweiter Fall:
Erster Punkt passt.
a) Wenn der Kunde nachzahlen muss > Entweder Ursprünglichen Auftrag duplizieren, Artikel und Preis anpassen > Auftrag / Rechnung erneut an Kunde für Nachzahlung senden.
Alternativ in der Retoure unten links auf dem Tab Umtausch klicken und dort über Artikel hinzufügen einen Umtauchauftrag anlegen
b) Wenn der Kunde eine Erstattung bekommt:
Genau wie bei a), nur dass der neue Auftrag einen Wert von 0€ Euro hat, und der Kunde auf die ursprüngliche Bestellung eine Rechnungskorrektur und Erstattung bekommt.
Sollte eure Buchhaltung keine 0€ Aufträge / Rechnungen haben wollen, entweder Betrag komplett erstatten und beim Umtauschauftrag nochmal neu verlangen, oder eine weitere Zahlungsart anlegen die zB "Guthaben aus Verrechnungskonto" heißt oder ähnlich und die Zahlung damit setzen (dann weiß die Buchhaltung, dass die Zahlung zwar gesetzt wurde, aber aus einem vorigen Auftrag stammt)

Hinweis: Jede Buchhaltung arbeitet etwas anders und möchte gewisse Dinge nicht. Das müsste halt entsprechend angepasst werden. Viele Wege führen da zum korrekten Ziel. Eurer Buchhaltung muss es am Ende Recht sein.

 

[Verkäuferlein]

Bei einer normalen Retoure mit Erstattung der Zahlung bin ich jetzt mal folgendermaßen vorgegangen:

• Im WMS lege ich die Retoure an und buche damit den Artikel auf einen Lagerplatz.
• In JTL erstelle ich dann eine Rechnungskorrektur und erstatte dem Kunden die Zahlung und ändere den Staus der Retoure auf abgeschlossen

Soweit korrekt?

Klingt soweit gut. Man kann noch ein bisschen was automatisieren oder auch noch zusätzliche Schritte mit einbauen, aber sollte so auf jeden Fall schonmal seinen Zweck erfüllen.

Mit JTL ist dies wohl nicht möglich. Wie geht man hier am besten vor damit auch die Zuordnung der Zahlungen passt?

• Im WMS lege ich die Retoure an und buche damit den Artikel auf einen Lagerplatz.
• In JTL erstelle ich dann eine Rechnungskorrektur
• Ich erstelle einen neuen Auftrag mit dem neuen gewünschten Artikel.

Der Kunde bekommt dann die Erstattung des Restbetrages oder muss etwas draufzahlen. Wie bilde ich das mit der Zahlung ab damit das ganze dann in der Finanzbuchhaltung Zuordnungsbar ist?

Da gibt es sehr viele (mitunter fehlerbehaftete) Wege und im Moment kann ich weder beurteilen, ob JTL dafür nochmal eine gute Lösung schaffen wird oder auch schaffen will. Es ist im Moment sehr ruhig, was die News um Weiterentwicklung / Bugbehebung, etc. angeht.

Aktuell kannst Du es über den Umtauschauftrag probieren, der beinhaltet meiner zuletzt gemachten Erfahrungen nach aber einige Fallstricke. Insbesondere bei der Fragestellung, ob Du den neuen Auftrag über den gleichen Auftrag abwickeln möchtest oder einen komplett neuen Auftrag anlegst. Auch die Umbuchung der Zahlungen ist aus meiner Sicht noch nicht wirklich sauber gelöst.

Ansonsten kannst Du hier schauen:
https://guide.jtl-software.de/jtl-wawi/retouren/retouren-in-jtl-wawi-weiterbearbeiten/

Und ggf. hier, wenn Du Dich umfangreicher informieren willst:
https://guide.jtl-software.de/jtl-wawi/retouren/

Der Kunde bekommt dann die Erstattung des Restbetrages oder muss etwas draufzahlen. Wie bilde ich das mit der Zahlung ab damit das ganze dann in der Finanzbuchhaltung Zuordnungsbar ist?

Wir haben dafür die Zahlungsarten "Gutschrift" und "Mit Gutschrift verrechnet". Wenn Du 2 getrennte Aufträge hast, kannst Du darüber dann die Aufträge in der Wawi entsprechend "umbuchen", der Debitor sollte damit dann ja ausgeglichen sein. Ansonsten halt den Steuerberater / Buchhalter fragen.

 

[bauti]

Ich danke euch beiden vielmals für eure Antworten. Ihr habe ja fast zeitgleich recht ähnlich geantwortet und habt mir sehr weiter geholfen.

Super dass man hier im Forum so schnell Hilfe erhält. Wenn ich mich in einem Jahr hoffentlich besser auskenne werde ich auch versuchen dem einen oder anderen hier weiterhelfen.
Was ich noch vergessen habe zu erwähnen, die JTL Version ist 1.6. Soweit ich es mitbekommen habe, konnte man in der Vorgängerversion noch Rechnungen abändern (rechtlich nicht ganz sauber) das geht nun wohl nicht mehr... Für eure Antworten aber ohnehin unerheblich

Zweiter Fall:
Erster Punkt passt.
a) Wenn der Kunde nachzahlen muss > Entweder Ursprünglichen Auftrag duplizieren, Artikel und Preis anpassen > Auftrag / Rechnung erneut an Kunde für Nachzahlung senden.

Meinst du damit keine Rechnungskorrektur erstellen udn beim neuen Auftrag den Preis so anzupassen dass dieser nur die Auszahlung beträgt? Also Artikel1 für €50,-- kommt zurück, Preis für den neuen Artikel2 beträgt €60,-- = Preis am Auftrag für den neuen Artikel beträgt €10,--.
Gefällt mir eigentlich ganz gut. Man könnte dann auch den Artikeltext abändern auf "Aufzahlung Artikel1 auf Artikel2"

b) Wenn der Kunde eine Erstattung bekommt:
Genau wie bei a), nur dass der neue Auftrag einen Wert von 0€ Euro hat, und der Kunde auf die ursprüngliche Bestellung eine Rechnungskorrektur und Erstattung bekommt.

In dem Fall würde ich dann bei der Erstattung den Positionsnamen abändern auf "Guthaben von "Umtausch Arikel2 auf Aritkel1" und den Betrag auf zB. 10,-- ändern. Und den neuen Auftrag dann mit dem neuen Artikel anlegen mit €0,-- und ebenfalls dem Positionstext ""Umtausch Arikel2 auf Aritkel1"


Für den Fall dass der Preis ident ist. Auch einfach einen neuen Auftrag mit €0,-- und ebenfalls Positionstext "Umtausch Artikel1 auf Artikel3"

eine weitere Zahlungsart anlegen die zB "Guthaben aus Verrechnungskonto" heißt oder ähnlich und die Zahlung damit setzen (dann weiß die Buchhaltung, dass die Zahlung zwar gesetzt wurde, aber aus einem vorigen Auftrag stammt)

An so eine Zahlungsart "Guthaben" habe ich auch schon gedacht. Ich habe es aber nicht sauber hinbekommen. Ich denke jetzt sehe ich auch hier klarer.
Bei a) Man macht keine Rechnungskorrektur. Beim neuen Auftrag setzt man eine Teilzahlung mit "Guthaben " und die restlichen €10,-- dann mit zB. PayPal.
bei b) Erstellt man eine Rechnungskorrektur für €10,-- und beim neuen Auftrag wird der gesamte Betrag mit "Guthaben" bezahlt.

Muss ich nochmal drüber schlafen welche Variante mir besser gefällt. Mein Bauchgefühl sagt eher die Variante ohne Gutschrift.

Aktuell kannst Du es über den Umtauschauftrag probieren, der beinhaltet meiner zuletzt gemachten Erfahrungen nach aber einige Fallstricke.

Mit dem Umtauschauftrag habe ich schon kurz experimentiert. Sehe ich es richtig dass dies im Prinzip ein kopieren des Originalauftrages mit einer anderen Position ist (zumindest wenn man einen komplett neuen Auftrag anlegt)? Oder steckt da mehr dahinter?

Man kann noch ein bisschen was automatisieren oder auch noch zusätzliche Schritte mit einbauen, aber sollte so auf jeden Fall schon mal seinen Zweck erfüllen.

Ich habe mir fest vorgenommen mich um weitere Automatisierung zu kümmern sobald alles rund läuft. Da gibt es natürlcih noch viel Potential bei mir.

 

[bauti]

Ich habe jetzt noch zwei Fälle wo ich mir nicht sicher bin ob meine geplante Vorgehensweise die richtige ist.

1. Ein Kunde schreibt wegen einem kleinen Fehler am Produkt und ich gewähre einen nachträglichen Nachlass. Das ist natürlich keine Retoure.
   Macht man da dann einfach eine Rechnungskorrektur mit Freiposition?
2. Ein Kunde schreibt vor dem Versand dass er doch ein anderes Prodkt mit einem anderen Preis möchte.
   Wenn ich den Auftrag einfach storniere und neu anlege klappt die Zuordnung zum Verkaufskanal ja nicht mehr und zB. die Versanddaten werden nicht übermittelt.
   Im Auftrag die Position löschen und eine neue Position einfügen und bei einem Guthaben eine Rechnungskorrektur mit Freiposition erstellen, bzw bei einer Auszahlung eine zweit Zahlung dem Auftrag zuordnen
   2b) Wenn der Artikel schon verpackt ist, aber noch nicht vom Paketdienst abgeholt wurde: Den Lieferschein löschen und dann wie bei 2. vorgehen

 

[wortek]

Ich habe jetzt noch zwei Fälle wo ich mir nicht sicher bin ob meine geplante Vorgehensweise die richtige ist.

1. Ein Kunde schreibt wegen einem kleinen Fehler am Produkt und ich gewähre einen nachträglichen Nachlass. Das ist natürlich keine Retoure.
   Macht man da dann einfach eine Rechnungskorrektur mit Freiposition?
2. Ein Kunde schreibt vor dem Versand dass er doch ein anderes Prodkt mit einem anderen Preis möchte.
   Wenn ich den Auftrag einfach storniere und neu anlege klappt die Zuordnung zum Verkaufskanal ja nicht mehr und zB. die Versanddaten werden nicht übermittelt.
   Im Auftrag die Position löschen und eine neue Position einfügen und bei einem Guthaben eine Rechnungskorrektur mit Freiposition erstellen, bzw bei einer Auszahlung eine zweit Zahlung dem Auftrag zuordnen
   2b) Wenn der Artikel schon verpackt ist, aber noch nicht vom Paketdienst abgeholt wurde: Den Lieferschein löschen und dann wie bei 2. vorgehen

1. Einfach eine normale Rechnungskorrektur machen in der genau das drin steht was erstattet wird. Der Artikel bleibt also drin und der Betrag ist die Erstattung. Freiposition ist dafür nicht notwendig, schließlich gilt die Erstattung ja auch für den bezahlten Artikel.
2. Kommt darauf an um was für Artikel es sich handelt und ob es die Mühe Wert ist. In der Regel ist es am einfachsten wenn der Kunde einfach neu bestellt. Man sollte halt sicherstellen dass er auch bei einem bestellt. Schickt man einen Link zum Produkt mit sollte das aber der Fall sein. Dann könnte der vorige Auftrag einfach storniert werden und der nächste kommt korrekt rein.

 

[bauti]

Danke für deine Antwort.

Du hast recht das mit der Freiposition bei 1. ist unnötig. Aber ich werde den Text Positionstext ergänzen mit "Nachlass für"

Die einfachere Version ist sicher das neu Bestellen, aber manchmal ist dies eben nicht optimal.

 

[Verkäuferlein]

Die einfachere Version ist sicher das neu Bestellen, aber manchmal ist dies eben nicht optimal.

@wortek hat es genauso beantwortet, wie ich es auch geschrieben hätte und 100% Zustimmung zu den Abläufen.

Im Endeffekt gibt alles andere nur Chaos und es ist wichtig klare und strukturierte Wege zu haben. Daher als "Retoure" behandeln, Bestand einbuchen, gutschreiben, erstatten und neu bestellen lassen. Lieferscheine löschen und in dem Auftrag Dinge verändern führt nur zu nachgelagerten Problemen.

Alternativ (natürlich nicht bei Plattformen) kannst Du den Auftrag ja auch duplizieren, dort den Artikel ändern und dem Kunden neu bestätigen, damit er die Zahlung vornimmt. Oder Du buchst halt den Gutschrift-Betrag wieder - wie oben - um. Aber auch das ist wieder nicht ganz ohne, wenn ein Zahlungsdienstleister im Spiel ist.