Rechnungskorrekturen zuordnen und Status anpassen

[granolaactivist]

Hallo ihr Lieben,
ich arbeite noch nicht so lange mit JTL und hoffe ihr könnt mir helfen: Wenn Ware bei unseren Kund:innen kaputt ankommt oder sie etwas retournieren wollen, dann erstellen wir eine Rechnungskorrektur/Gutschrift.
So sieht das dann in der Übersicht aus:


Nun ziehen Kund:innen bei der nächsten Zahlung die Gutschrift logischer- und richtigerweise ab.
Daraufhin werden mir die Rechnungen in den Mahnlauf gespült, weil JTL sagt, dass sie nur "teilweise gezahlt" wurden.

1. Frage: Kann ich die Gutschriften automatisch den Zahlungen zuordnen lassen? (die meisten Kund:innen erwähnen die Nummer der Gutschrift im Verwendungszweck).

2. Frage: Wenn ich die Gutschrift manuell hinzufüge bzw einer Rechnung zuordne, gehe ich auf die Rechnung, wähle "Zahlung setzen", nenne für mich als Vermerk die Gutschrift/Rechnungskorrekturnummer und vermerke mit "Zahlung hinzufügen", dass die Zahlung vollständig ist. Geht das auch schneller/besser?

3. Frage: Dieser Prozess aus Frage 2. nicht in der Kundenhistorie angezeigt und ich finde keine Möglichkeit den Status bei den Rechnungskorrektur zu bearbeiten. Ohne die einzelnen Rechnungen zu öffnen, ist quasi nicht nachvollziehbar, ob die Rechnungskorrektur noch offen ist oder schon "genutzt" wurde. Wie kann ich den Status der Rechnungskorrektur anpassen?

Ich freue mich auf Rückmeldungen und hoffe, dass mir jemand helfen kann!

Liebe Grüße und frohes neues Jahr!

 

[AlenaMM]

Hallo,
ich habe dazu mal unser neues JTL-Wawi KI-Analysetool befragt und folgende Antwort erhalten, vielleicht hilft sie dir weiter:

🔄 1. Automatische Zuordnung von Gutschriften zu Zahlungen
Ja, das ist möglich! JTL-Wawi bietet verschiedene Möglichkeiten zur automatischen Zuordnung:

🚀 Mit JTL-Worker (empfohlene Lösung):
-Der JTL-Worker kann den Zahlungsabgleich automatisieren
-Konfiguriert über: Admin → JTL-Worker → Zahlungsabgleich
-Bankdaten werden automatisch importiert (MT940/CSV/XML)
-Verwendungszwecke werden bei der Zuordnung berücksichtigt
-Voraussetzung: Lizenz für das Zahlungsmodul aktiviert

🏦 Bankdaten-Import:
-CSV/XML-Import über: Verkauf → Zahlungen → Kontobewegungen via CSV importieren
-Automatische Erkennung von Gutschrift-Nummern im Verwendungszweck
-Worker kann bei korrekten Referenzen automatisch zuordnen

⚙️ 2. Manuelle Zuordnung optimieren
Ja, es gibt einen effizienteren Weg:
💡 Direkt in der Rechnungskorrekturverwaltung:
-Gehe zu Verkauf → Rechnungskorrekturen
-Markiere die entsprechende Gutschrift
-Klicke auf "Zahlung"
-Im Dialog "Zahlung setzen" kannst du:

-Den Gutschriftsbetrag als "Zahlung" eintragen​

-Zahlungsart: "Gutschrift" oder "Verrechnung"​

-Datum und Referenz eingeben​

-Automatisch wird die Rechnung als bezahlt markiert​

🚀 Noch schneller mit "Ausgangszahlung erzeugen":
-Button "Ausgangszahlung erzeugen" in der Gutschrift-Übersicht
-Option "Zahlungsabgleich starten" wählen
-System sucht automatisch passende Rechnungen des Kunden

📊 3. Status der Rechnungskorrektur bearbeiten
Lösung für bessere Übersicht:
✏️ Status-Feld nutzen:
-Jede Gutschrift hat ein frei editierbares "Status"-Feld
-Vorgeschlagene Status-Werte:

-"Angelegt" (Standard)​

-"Verrechnet" (wenn zugeordnet)​

-"Bezahlt und abgeschlossen"​

-"Storniert"​

📋 Spalten-Ansicht anpassen:
-Rechtsklick auf Spaltenkopf in der Rechnungskorrektur-Übersicht
-Zusätzliche Felder einblenden:

-Status-Spalte​

-Zahlungsstatus​

-Verrechnungsdatum​

🔍 Filter und Suche:
-Nach Status filtern um offene Gutschriften zu finden
-Suchfunktion für spezifische Gutschrift-Nummern

Ich hoffe es ist ein Ansatz für dich!
Liebe Grüße
Alena