Neu Notfallplan bei Störung der Schnittstelle zwischen JTL und DHL // Lösung via Import Export gesucht

[dossy]

Hallo zusammen,

jeder von uns kennt das. Den Albtraum, wenn keine Versandetiketten erstellt werden können, da die
Schnittstelle von JTL und DHL, oder Hermes, GLS usw. aktuell gestört ist. Erst gestern hatten wir genau
diesen Fall wieder mit DHL. Im schlimmsten Fall passiert das an einem Montag. Die Zeit tickt vor der Abholung
und die Sanktionen von Marktplätzen wie eBay, amazon, OTTO usw., wenn man nicht rechtzeitig verschickt,
können ernsthafte und langfristige Probleme nach sich ziehen.

Export der Versanddaten und manueller Import bei DHL

Uns stellt sich aktuell die Frage, wie wir für so einen Fall einen Notfallplan erstellen, falls die Schnittstelle
zwischen JTL und der DHL länger gestört sein sollte.

Leider haben wir das bisher nur in der Theorie durchgespielt, wollen das jetzt aber auch in der Praxis
testen und einen Notfallplan erstellen. In der Theorie exportieren wir die noch offenen Aufträge für
die aufgrund der Störung keine Versandetiketten erstellt werden können z.B. mit der Ameise als CSV.
Diese CSV Datei importieren wir dann im DHL Geschäftskundenportal und erstellen daraus dann
die Etiketten manuell. Dabei sollen z.B. bei einer Störung am Montag hunderte Sendungen
bearbeitet werden können.

Fragen

1. Hat das von euch schon jemand gemacht?
2. Wie kommen die Sendungsnummern anschließend wieder in JTL, so das diese an die Marktplätze übertragen werden können?

Danke vorweg und viele Grüße
Dossy

 

[Dustin]

Hi dossy,

gleiche Problemstellung habe ich auch bzw. mache mir Gedanken.

1. Wir arbeiten mit dem WMS dann geht das mit dem einfachen Export ja nicht oder liege ich da falsch? Selbst wenn müsste man eine Versandart DHL ohne Shippinglabels verknüpfung anlegen oder, denn die müssten ja über WMS gepackt werden können um dann nachher die Sendungsnummern zu importieren?
2. Was ich mich auch Frage ist was passiert wenn das Geschäftskundenportal auch nicht geht dann kann man da auch nix importieren?

Gruß Dustin

 

[wawi-dl]

Im GKP gibt es doch den Punkt "CSV Sendungsimport starten", dazu gibt es auch CSV Vorlagen.

Per manueller Workflow dann einfach diese Struktur als CSV Datei ausgeben und fortlaufend schreiben, das sollte doch sehr einfach sein.
Anschließend einfach importieren und fertig.

 

[John]

@wawi-dl mit einem manuellen Workflow hat er den Auftrag aber immer noch als "nicht verschickt" im System.

Ich würde eine neue Versandart anlegen "DHL ( GKP)" und in dieser Versandart einen Versanddatenexport statt JTL- Shipping konfigurieren.
Das liefert dann eine CSV, die ins GKP importiert werden kann.

...so lief das ja vor JTL-Shipping ausschließlich.

 

[dossy]

Hallo zusammen,

vielen Dank für euer Feedback. Den Ansatz mit der zusätzlichen Versandart "DHL ( GKP)" finde ich super.
Auch das auf diesem Weg die Sendungen dann als "verschickt" markiert sind.

Wenn ich das jetzt gedanklich richtig durchspiele, ist die Sendung dann als "verschickt" markiert, es fehlt
jedoch noch die Sendungsnummer, die wir auf die Marktplätze wie eBay, amazon, OTTO usw. hochladen
müssen.

In Schritt 1 importieren wir die JTL CSV in das DHL GKP und erstellen dadurch die Versandetiketten.
Die Versandetiketten erhalten dann von DHL eine Sendungsnummer.

Generiert das DHL GKP eventuell im Anschluss (nachdem die Versandetiketten aus den importierten Daten
erstellt wurden) eine erneute CSV, in der unsere ursprünglich eingespielte CSV um eine Spalte "Sendungsnummern"
erweiterter wird, so dass wir das irgendwie wieder in JTL eigespielt und zugeordnet bekommen und
die Sendungsnummern dann z.B. über "Versand/Lieferscheine/Versendet/Versanddaten/"Versandstatus an
Onlineshop, eBay, Amazon senden" auf die Marktplätze hochladen könnten?

Viele Grüße und schönen Vatertag allen
Dossy

 

[John]

Generiert das DHL GKP eventuell im Anschluss (nachdem die Versandetiketten aus den importierten Daten
erstellt wurden) eine erneute CSV, in der unsere ursprünglich eingespielte CSV um eine Spalte "Sendungsnummern"
erweiterter wird, so dass wir das irgendwie wieder in JTL eigespielt und zugeordnet bekommen und
die Sendungsnummern dann z.B. über "Versand/Lieferscheine/Versendet/Versanddaten/"Versandstatus an
Onlineshop, eBay, Amazon senden" auf die Marktplätze hochladen könnten?

Ja, auch das ging, als ich mich das letzte Mal damit beschäftigt habe.
Nach dem "Abschluss" konnte man im GKP eine CSV mit Sendungsdaten herunterladen.

In der Wawi benötoigt man dann wiederum ein Importschema, um die CSV zu importieren.
Die Aufträge erhalten durch das Ausliefern erstmal nur den Liederschein und den Export zu DHL und sind in der Wawi bei Lieferscheine > Offen zu sehen.
Hier kannst Du entweder manuell den Versand setzen (mit oder ohne Trackingnummer) oder eben die CSV aus dem GKP importieren.

Wie gesagt, alles pre-JTL- Shipping Zeug. Das Einrichten wird eine Weile dauern und Fallstricke bleiben (alle Kudnendaten sinnvoll in die GKP Felder unterbringen, Fehler erkennen, speziell Ausland).
Ich weiß nicht, ob das wirklich lohnt.
Wenn Shipping ausfällt, ist das schon wirklich mega Alarm und entsprechende Prio hat die Lösung bei JTL.

 

[wawi-dl]

@wawi-dl mit einem manuellen Workflow hat er den Auftrag aber immer noch als "nicht verschickt" im System.

Ich würde eine neue Versandart anlegen "DHL ( GKP)" und in dieser Versandart einen Versanddatenexport statt JTL- Shipping konfigurieren.
Das liefert dann eine CSV, die ins GKP importiert werden kann.

...so lief das ja vor JTL-Shipping ausschließlich.

Soweit richtig, der Versand ist doch bereits erfolgt, wird nur nicht übertragen.

Der Punkt mit eigener Versandart ist gut, dann müsste man aber alle ändern bzw. vorher die Störung kennen.


@dossy
wie erwähnt, eine CSV erstellen und im DHL GKP importieren, nach dem Tagesabschluß dann in DHL GKP den Export machen, dann musst du in JTL den Sendungsdatenimport durchführen.
Wir hatten früher dazu ein Batch, was die CSV automatisch verarbeitet hat, versuche es mal über die Ameise.

Kann aber sein, dass der Abgleich an Plattformen nicht automatisch geht, dann braucht man dazu einen Workflow, hier hilft aber nur ein CustomWorkflow, den wir im Shop anbieten, falls ihr den braucht.

Der komplette Prozess ist so nicht automatisierbar, das handling mit CSV wird bleiben, man kann es nur Teil-Automatisieren mit Workflows und Batches.


Wie @John auch schon sagte, man sollte den Aufwand abwägen und gegenüberstellen, auch der Umweg ist nicht mal eben gemacht.
JTL ist sehr schnell, wir hatten lange keinen Ausfall mehr, die größte Störung war glaub maximal 2-3h.

 

[dossy]

Hallo zusammen,

nochmal tausend Dank für eure konstruktiven Hinweise, Erfahrungsberichte und Ratschläge.
Wir werden hierzu gegen Mitte / Ende nächste Woche einen Praxistest fahren und hier dann
nochmal berichten.

Erkennen der Störung

Der Fehler wird bei uns direkt im Lager erkannt. Die Lagermitarbeiter drucken die Lieferscheine / Rechnungen
mit den Versandetiketten selbstständig aus. Bei einer Störung erhalten wir statt dem DHL Versandetikett eine
DHL Fehlermeldung auf dem Versandetikett. Hier weiß der Mitarbeiter dann, dass aktuell eine Störung
voliegt und leitet diese Information dann an die "Lagerleitung" weiter, der dann die manuellen Prozesse
einleiten kann.

Ist es das Wert - lohnt sich das?

In unserem Fall lohnt sich das in jedem Fall einen Notfallplan zu haben, wie z.B. auch für die 3
anderen Albträume "kein Internet = gelöst durch SIM Karte", "kein Strom = angedacht durch Generator" und
"Server down = gelöst durch 1:1 Ersatzserver & Backups in Cloud". Alle Fälle werdet ihr auch kennen.
Ab einem gewissen Sendungsvolumen können einem diese 4 Albträume (inkl. JTL / DHL Störung) dann
von einem auf den anderen Tag das "Genick brechen", wenn man viel auf Marktplätzen verkauft.
In der ersten Instanz erkennt eine KI des Markplatzes "aha, der Händler XY hat nicht rechtzeitig verschickt".
Sind es z.B. an einem Montag direkt hunderte Sendungen, die betroffen sind, kann die KI hier auch schnell
entscheiden "Händler XY verliert Status, z.B. eBay Plus & Topverkäufer, ama Prime durch Verkäufer usw.
bis hin zu vorübergehenden Sperrung des Händleraccounts. Hier muss man sich dann mit dem
jeweiligen Kundenservice rumschlagen und versuchen das Problem zu lösen, was kein Spaß ist.
Die KI aus der ersten Instanz interessiert es nicht, ob unser Internet gerade down ist, DHL eine
Störung hat, bei unserem Server heute morgen z.B. das Netzteil hopps gegangen ist, oder
ein Bagger bei uns in der Nähe gerade mal das falsche Kabel im Boden erwischt hat und
wir kein Strom mehr haben. Alles schon erlebt und reichlich geschwitzt. Zurück auf die DHL
Störung bezogen sind wir relativ neu bei DHL und waren zuvor bei Hermes. Bei Hermes
war unsere längste Störung um die 6-8h, wenn ich mich recht erinnere. Selbst wenn die
DHL Störungen relativ schnell wieder behoben sind (am Dienstag war die Störung auch
relativ schnell innerhalb weniger Stunden von JTL behoben), bringt es unsere internen
Prozesse durcheinander, da wir nur ein relativ kleines Zeitfenster bis zur DHL Abholung
gegen 13:00Uhr haben. Schaffen wir es nicht alle Sendungen bis 13:00Uhr auszuliefern,
die wir ausliefern müssten, brennt erstmal die Hütte. Hier müsste dann entweder kurzfristig
eine neue DHL Abholung am gleichen Tag vereinbart werden (falls überhaupt möglich), oder
die Sendungen mit dem eigenen Transporter / Auto in eine DHL Filiale, oder Depot
gefahren werden. Bei Hermes musste ich in all den Jahren einige Male direkt in das
Depot fahren, um noch rechtzeitig einzuliefern, wenn eine Störung vorlag.

Ich bin der Inhaber des Unternehmens und möchte auch im Urlaub gut schlafen können
bzw. einen Notfallplan zur Hand haben, den Mitarbeiter vor Ort ausführen können,
um das Problem zu lösen. Wenn wir das dann relativ schnell manuell mit den
DHL CSV Import / Export lösen können (muss nicht voll- oder halbautomatisiert sein),
hilft das ungemein und spart Kopfschmerzen.

Danke euch für den Gedankenaustausch!

Wir bleiben an dem Thema dran und werden das voraussichtlich gegen Mitte / Ende
nächste Woche live testen. Gerne melde ich mich dann nochmal mit den Details.

Viele Grüße
Dossy