Hallo,
wir benutzen nur den Greyhound.
Es gibt 1 Ausnahme, welche ich weiter unten erläutere.
Wichtig, wie Du bereits geschrieben hast ist Greyhound ein sehr flexibeles und mächiges System ist und dann eine weitere Optimierung / Verfeinerung an die Arbeitsweise Deines Unternemens.
Bei uns dreht sich im Greyhound alles um die Greyhound-Vorgangsnummer.
Wir haben mit verschiedenen Regeln dem Greyhound beigebracht, die Vorgangsnummer auf die Auftragsnummer der
Warenwirtschaft zu ändern.
Beispiel:
Es kommt die Bestelleingangbestätigung aus dem
Shop rein und diese bekommt dann erstmal automatisch von Greyhound eine Vorgangsnummer. Dann extrahiert eine Greyhoundregel aus dem Betreff der Bestelleingangsbesätigung die Bestellnummer und setzt diese dann als Greyhound Vorgangsnummer.
Somit wird dann die Bestelleingangsbestätigungsmail Vorgangsnummer vorher T-Z55M01XJY4-58 - nach dem Regeldurchlauf T-SH40036586-77.
40036586 ist unsere Shop Bestellnummer - Diese wird vorne aufgefüllt, da die Nummer 10 stellig sein muss und dann um die Prüfzimmer - 77 ergänzt.
Nun beginnt die Arbeit in der Wawi /
WMS und diese sendet dann
durch den Greyhound die verschiedensten Belege, also z.B.
Versandbestätigungsmail an Deinen Kunden.
Eine weitere Greyhound Regel erkennt jetzt anhand des Betreffs der Versandbestätigungsmail
Ihr Auftrag bei XX mit der Auftragsnummer 40036586 - wurde versendet.
a) dass es sich um eine Versandbestätigungsmail handelt und ändert die Greyhound-Gruppe "Auftragsdisposition"
b) dass es sich um eine Versandbestätigungsmail hanelt und ändert das Greyhound-Thema "Versandbestätigung"
c) erkennt dass es sich um eine Versandbestätigungsmail handelt und extrahiert aus dem Betreff die Vorangsnummer und ändert diese dann auf T-SH40036586-77
und somit hat Du dann eine Verknüpfung zwischen der Bestelleingangsbestätigungsmail und der Versandbestätigung
Das klappt natürlich auf mit der
Zahlungseingangsbestätigung,
Der Rechnung und alles weitere.
Dein Kundenservice kann dann sofort - auch ohne Anbindung an die WAWI sehen, dass die Bestellung eingegangen ist und bereits versendet wurde.
Wenn wir nun unseren Drop-Shipper beauftragen eine Lieferung für uns direkt zu senden, so erzeugen wir in JTL eine Bestellung, übermitteln diese dann an den Drop-Shipper, z.B. als Mail oder auf dessen FTP, lassen aber immer eine Mail
durch Greyhound laufen, versenden diese aber nicht, wenn es sich um eine Bestellung per FTP handelt.
Betrefft: Unsere Bestellung XXXX für unseren Auftrag 40036586
Aus der Mail an den Drop-Shipper erkennt nun eine weitere Regel, dann es sich
a) um eine Bestellung an den Lieferanten handelt - und ordnet diese dann der Greyhound Gruppe - "Einkauf"
b) um eine Bestellung an den Lieferanten handelt - und ordent diese dann dem Thema "Bestellung - Lieferant" zu
c) erkennt dass es sich um eine Bestellung handelt und extrahiert aus dem Betreff die Vorangsnummer und ändert diese dann auf T-SH40036586-77
Somit kann Dein Kundenservice gleich sehen, wann die Bestellung an den Lieferanten rausgegangen ist und Deinen Kunden Auskunft geben.
Nun sendet der Lieferant irgendwann mal eine Rechnung per Mail:
Im Betreff der eingehnden Mail oder im Mail / PDF Text ist ja unsere Auftragsnummer 40036586 vermerkt.
Das gleich von vorne:
Mail kommt rein, wird erkannt, wird per Regel in die Gruppe sortiert, dem Thema zugewiesen, die Vorgangsnummer extrahiert und geändert.
Nun kann Dein Kundenservice nach Jahren gleich sehen, welchen Lieferanten, man wegen einer Reklamation / Garantiefall kontaktieren muss.
T-SH40036586-77
Ich könnte nun noch ein paar Dutzend Beispiele nennen, was man da noch so alles machen kann...
Insgesamt haben wir keine persönlichen Mailkonten.
Wir haben 1 Catchall Konto was durch den Greyhound abgerufen wird und kommunizieren dann nach draussen
GL@ - Geschäftsleitung
Einkauf@ Einkauf
Service@ Service
Buchhaltung@ Buchhaltung.
usw.
Die erste Greyhound Regel, welche immer über eine eingehenden Mail drüber läuft ist die GreyhoundRegel, welche die eingehenden Mails in die verschiedenen Greyhound-Gruppen verteilt.
Es läuft alles in den Greyhound, auch Telefonate, Faxe, Chats, WhatsApps
Was nicht über den Greyhound läuft sind Newsletter, dafür nutzen wir ein anderes Tool.
Ich hoffe damit einen groben Einblick in 17 Jahre Greyhound gegeben zu haben...
Gruss,
DerJöns
