AW: Bestellwesen - Anregungen, Ideen
Warnung vor unrealistischen Erwartungen an ein kommendes Bestellwesen
Das Thema Bestellwesen scheint ja mittlerweile einige Gemüter ganz schön zu erregen.
Ich möchte aus meiner Erfahrung mit einem realisiertem „Bestellwesen“ zum
JTL-Wawi
einiges dazu zu bedenken geben.
Grundsätzlich sollte das eingesetzte Wawi möglichst genau die Abläufe in einer Firma
wiederspiegeln. Gleichzeitig muss es so realisiert sein, dass z.B. die Datenintegrität
gesichert ist, es möglichst einfach administriert werden kann und die Bedienung durch
die eingesetzten Kräfte einfach und fehlertolerant erfolgen kann. In meinen Augen macht
es schon einen gewaltigen Unterschied, ob ein Einzelkämpfer damit seinen Online-
Shop
pflegt oder eine mittelständische Firma mit mehreren Ladengeschäften und Online-Shops
dieses System benutzen will. Ab einer gewissen Größenordnung kann es einfach nicht mehr
zulässig sein, jeder Bedienkraft den Zugang zu allen möglichen Einstellungen des Systems
zu ermöglichen. (Ich weiß, es gibt den Menüpunkt „Benutzerdaten/Rechte“. Damit lassen
sich aber nicht gezielt Rechte und Einschränkungen auf Datenbankebene festlegen. Zum
Beispiel kann jeder, der einen Auftrag erstellt, über den Edit-Button die Artikelstammdaten
beliebig ändern.)
Neben der Struktur der Firma spielt das angebotene Warensortiment eine große Rolle. Das
JTLWawi erlaubte ursprünglich nur die Aufnahme von Artikeln, die genau den zu
verkaufenden Gegenstand umfassten. Da es einen Online-Shop unheimlich aufblähen
würde, wenn dort z.B. jeder Schuh in jeder Farbe und in jeder Größe aufgelistet würde,
wurde das Konstrukt der Variationen eingeführt. An das bestehende System aufgepfropft.
Leider wurde die vorhandene DB-Struktur nicht komplett daran angepasst. So gibt es heute
noch den Menüpunkt „Wareneingang“, der sich aber nur dann benutzen lässt, wenn man
z.B. 50 Turnschuhe dort eintragen will, ohne zu unterscheiden, in welchen Variationen
(Farbe, Größe) ich diese erhalten habe. Wem nützt dies also? Mittlerweile ist man noch
einen Schritt weiter gegangen und hat die Varianten-Kombinationen eingeführt.
Das JTLWawi deckt viele Bereiche ab, die in einem Wawi abgearbeitet werden müssen.
Kundenpflege, Artikelstammdaten, Auftrag erstellen, Rechnung erstellen, mittlerweile auch
anpassbare Formulare und bestimmt noch vieles mehr. Und das als Freeware!
Ein möglichst automatisiert arbeitendes Bestellwesen ist eine sehr komplexe Sache. Hier
müssen Mindestbestände (für jede Größe und jede Farbe!) in Abhängigkeit von Lieferzeiten
beachtet werden, Mindestbestellmengen, Mindestwert (um Rabatte beim Lieferanten zu
erhalten) berücksichtigt, der günstigste Lieferant ausgewählt werden (Tagespreise) usw.
Gleichzeitig gibt es Teillieferungen, Abrufaufträge, Wareneingangskontrolle, interne
Verteilung auf die einzelnen Niederlassungen (zentraler Einkauf) zu berücksichtigen. Und
das alles für einen Artikelbestand von mehreren tausend Einzelartikeln (was also das
manuelle durchackern (siehe „Warenkorbvorschlag“) unmöglich macht). Werden diese Dinge
durch das installierte „Bestellwesen“ nicht möglichst genau abgebildet, fehlt die Akzeptanz
und es wird neben dem offiziellem Bestellwesen immer noch zig weitere Varianten geben.
Ich habe versucht, ein System für unsere Fa. zu entwickeln, das in etwa den genannten
Ansprüchen gerecht werden sollte. Um das JTLWawi dafür einzusetzen, musste ich
Restriktionen festlegen, also die gegeben Variabilität des Systems wesentlich einschränken.
Dazu gehörte, dass jeder Laden als Mandant geführt wird und jeder Laden aus einem
Artikelgesamtbestand einen bestimmten Artikelumfang anbietet. Das heißt, es wird nur ein
Grundbestand (DB eazybusiness) an Artikeln gepflegt. Über zu schaffende Tools werden
ausgewählte Artikel zu den anderen Mandanten geschaufelt.
Um den Anforderungen an eine noch akzeptable Präsentation im Online-Shop und einer
vernünftigen Artikelverwaltung zu entsprechen, habe ich festgelegt, dass es pro Artikel nur
eine Variation geben darf (also z.B. eine Jacke in blau mit den Größen als Variationen). Der
Warenbestand sollte sich grundsätzlich in eine Hauptkategorie mit entsprechender
Unterkategorie einordnen lassen, also keine tieferen Verzweigungen.
Weiterhin sollte der Artikelnummer eine interpretierbare Bedeutung zukommen. So spiegelt
die Artikelnummer den Hersteller, Hauptkategorie, Unterkategorie, Spezifikum und
Zählnummer wieder. Ein solcher Aufbau einer Artikelnummer kann nicht mehr manuell
vergeben werden, dazu wurde ein Programm benötigt. Gleichzeitig wurde das Ändern der
Artikelnummer durch eine Sperre in der Datenbank (Triggerfunktion) verhindert.
Die letzen Anmerkungen waren erforderlich, um die nachfolgend zu schildernde Arbeitsweise
des realisierten „Bestellwesens“ zu verstehen. Dabei wird der gesamte Warenbestand
selektiv nach den Artikeln eines Herstellers auf Unterschreitung des vorgegeben
Mindestbestandes (ausgeklammert werden die Artikel, die nicht mehr lieferbar sind, also
deren Lagerbestand laut JTLWawi nicht kleiner Null werden darf) untersucht. Aus dieser
Menge wird ein
Bestellvorschlag generiert. Aus dem Bestellvorschlag ist auch ersichtlich,
ob bereits Ware für die jeweilige Position bestellt wurde, aber noch nicht als Lieferung
erfasst wurde. Ausgewählte Positionen werden mit der festgelegten Bestellmenge in eine
Gesamtübersicht übernommen. In dieser Übersicht werden dann auch die gelieferten
Mengen eingetragen.
Kaufmännisch gibt es bestimmt das eine oder andere zu beanstanden. Auch müssen die
gelieferten Waren nochmals manuell in die jeweiligen Mandanten-Datenbänke übernommen
werden (auch da gibt es wieder ein eigenständiges Programm). Das wesentliche Ziel sollte
aber die transparente Begleitung des Bestellvorganges sein.
Hier noch einmal der beschriebene Ablauf:
1. Start des Programms, Aufbau einer DB-Verbindung
2. Festlegen der Beschränkung der Artikel auf einen bestimmten Hersteller
3. Abfrage der Datenbank, falls noch keine bestätigten Mindestmengen (separate
DB-Tabelle) vorliegt, wird erst diese Liste zu Korrektur und Bestätigung eingeblendet.
4. Es werden alle Artikel des jeweiligen Herstellers aufgelistet, deren
Mindestbestandsmenge unterschritten wird.
5. Über das Festlegen einer Haupt- und eventuell noch Unterkategorie kann die
angezeigte Liste ausgedünnt werden
6. Hat die dargestellte Liste den gewünschten Umfang, kann durch Klick ein
Bestellvorschlag erzeugt werden. Hierbei wird überprüft, ob für diesen Artikel
überhaupt ein Lieferant existiert und ob in der Lieferantenzuordnung im JTLWawi
(Artikeldarstellung) eine „1“ in der Spalte lieferbar eingetragen ist. Falls nicht,
wird durch das Programm darauf hingewiesen. Falls mehrere Lieferanten für eine
Position in Frage kommen, muss sich auf einen Lieferanten festgelegt werden. Dazu
können alle Informationen zum jeweils gewählten Lieferanten aus dem JTLWawi
angezeigt werden.
7. In den Bestellvorschlag wird Eingabe der Bestellmenge vorgenommen und die
gewünschten Positionen für eine Bestellung gekennzeichnet. Bestellvorschlag wird
abgespeichert. Vor dem Speichern des Bestellvorschlages wird die Rechnungs- und
Lieferanschrift abgefragt. Dazu muss die eigene Firma als Kunde in den JTLWawi-
Kundenstammdaten aufgenommen worden sein. Nur so können auch mehrere
Lieferanschriften für die eigene Firma abgelegt werden. Zwingend ist die Eingabe des
Namens des Bestellers erforderlich, die anderen Angaben werden durch Klicks
ausgewählt. Mit dem Speichern werden die neuen Positionen in die
Warenbestellungstabelle aufgenommen.
8. Die Punkte 3-7 werden für alle relevanten Hersteller durchgeführt.
9. Aufruf des gesamten „Vorhandenen Bestellvorschlages“. Auswahl der zu bestellenden
Positionen. Hierbei dürfen nur Positionen eines Lieferanten ausgesucht werden.
Während der Auswahl wird die Summe der EKP ermittelt, damit ein Mindestbestellwert
kontrolliert werden kann. Doppelte Positionen können natürlich auch gelöscht
werden.
10. Automatisches Zuweisen einer Bestellnummer. Letzte Korrektur der Bestellpositionen.
11. „Bestellung drucken“ – Erst jetzt wird die Bestellung als pdf erzeugt und dargestellt.
Falls die Bestellung so akzeptiert wird (kann auch noch verworfen werden), wird die
Bestellung als pdf-Dokument abgespeichert.
12. Nach Übernahme der Bestellung öffnet sich eine Ansicht, die alle offenen
Bestellungen anzeigt. Über diese Ansicht (die auch direkt über einen Menüpunkt
aufgerufen werden kann) können gelieferte Mengen zu den offenen Positionen
eingetragen werden. Falls die gelieferte Menge der bestellten Menge entspricht oder
überschreitet, wird diese Tabellenzeile beim nächsten Aufruf nicht mehr angezeigt. Es
können natürlich auch Teillieferungen eingetragen werden.
