Neu Versand Rechnung erstellen Reihenfolge

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Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Hallo Liebe Community,

ich habe mal eine Grundlegende Frage.

Wir erstellen beim Versand (aufgelistet nach Erstelldatum älteste oben jüngste unten) die Rechnungen.
Damit sind die Auftragsnummern auch aufsteigend kleinste oben höchste weiter unten.
Nun fällt uns immer wieder auf, wenn angenommen es wie folgt vorliegt im Versand Bsp:
ältestes Erstelldatum: 01.05.2020 mit Auftragsnummer 100
jüngste Erstelldatum: 02.05.2020 mit Auftragsnummer 110


Nun werden die Rechnungen aber wahllos von der Wawi erstellt und gedruckt.
Gehen wir nun von folgendem Nummernkreis der Rechnungen für o.g. Aufträge aus R200 - R210 passiert folgendes:

Auftrag 100 bekommt die Rechnungsnummer R200,
Auftrag 101 die R210, Auftrag 110 die R206 etc...

-> Es ist also teilweise aufsteigend (Auftrags- und Rechnungsnummer ) und teilweise kreuz und quer zugeordnet.
Das macht sich zum Sortieren der Rechnungen u.a. auf die Paypal Auszüge sowas von langwierig so dass die BuFü Tage in Anspruch nimmt.
Wir nutzen zwar JTL2Datev aber die Papierbufü führen wir dennoch parallel um evtl. Fehler zu bemerken.

Womit hängt das zusammen? Kann die Wawi nicht aufsteigend den Aufträgen auch die Rechnungen aufsteigend zuordnen?
Die Auftragsnummern werden ja auch aufsteigend nach Erstelldatum vergeben.

Vielleicht hat ja einer von euch eine Idee womit das zusammen hängt oder wie ich das ändern könnte.
Vielen Dank vorab schonmal.
 
Zuletzt bearbeitet:

mcules

Gut bekanntes Mitglied
19. April 2010
116
5
Schweinfurt
Normalerweiße werden die Aufträge sowie auch die Rechnungen, einfach durchnummeriert.
In der Reihenfolge in der die Rechnungen erstellt werden, werden diese auch nummeriert.
Das anders zu machen könnte bedeuten das du Lücken in deinen Rechnungsnummern hast, welche das FA gar nicht gerne sieht.
Die Nummern solltest du aufsteigend und ohne Lücken, führen.
Genau so macht es die Wawi normal auch.
 

Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Hi,
genau das macht die Wawi eben nicht (es entstehen aber keine Lücken!)

Die Aufträge kommen rein -> die Auftragsnummern werden aufsteigend vergeben nach Erstelldatum&Uhrzeit (logisch):

Auftragnr 1 wird um 10:00 erstellt
Auftragnr 2 wird um 10:05 erstellt
Auftragnr 3 wird um 10:15 erstellt

der Logik nach müsste folgendes passieren:
Auftragnr 1 bekommt beim erstellen im Versand Rechnung-Nr R101
Auftragnr 2 bekommt Rechnung-Nr R102
Auftragnr 3 bekommt Rechnung-Nr R103

aber genau das passiert nicht!
Es passiert eben folgendes Unter
Versand->Lieferbar->Ausliefern->Rechnung erstellen & Drucken:

Auftragnr 1 -> R101
Auftragnr 2 -> R103
Auftragnr 3 -> R102

Der Ausdruck erfolgt wieder völlig wahllos weder nach Auftragsnummer noch nach Rechnungsnummer aufsteigend
(obwohl im Versand nach Auftragsnummer aufsteigend sortiert ist!!!).
Um das ganze jetzt für das Ausgangsrechnungsbuch erstmal sortiert abzuheften, sortiert man hier bei 100 Rechnungen eine halbe Ewigkeit.
Wenn dann der Paypal Auszug bearbeitet werden soll für die Papier-BuFü, dann sortiert man das zweite mal, weil die Rechnungsnummern nicht aufsteigend zur Auftragsnummer sind und somit nicht chronologisch nach Erstell-Datum(Uhrzeit) abgelegt sind..der Paypal Auszug ist ja nunmal chronologisch nach Zeit, sowie wie ein Kontoauszug von der Bank halt auch.

Wir arbeiten zwar auch mit JTL2Datev, aber die Papier-BuFü ist das "Backup" in letzter Instanz. Das macht einfach keinen Spaß, die Belege mehrfach hin und her zu sortieren. Es artet täglich in Papierkrieg aus und dann wenn die BuFü gemacht wird gleich nochmal und es dauert alles Ewigkeiten dadurch.
Da is doch irgendwo der Wurm drin..
Es ist egal wie viele Aufträge wir in den Versand geben und die Rechnung erstellen lassen ( egal ob 3 oder 100 Aufträge) es ist immer kreuz und quer.
manchmal sind es dann 4 Stück aufeinanderfolgend korrekt und dann wieder 4 Stück nicht dann wieder n paar korrekt und so weiter und so fort.
Es entstehen keine Lücken im Nummernkreis, es sind einfach nur die Rechnungsnummern, nicht aufsteigend zu den Auftragsnummern vergeben worden, sondern wahllos zugeordnet.

Sollte man das ganze lieber mit einem Workflow machen und dann zeitversetzt oder kommt da genau das gleiche bei rum?

Sind wir allein mit diesem Problem?
 

trennscheibenwelt

Sehr aktives Mitglied
17. März 2017
461
99
Hallo @Arkin also das Verhalten kann ich so nicht bestätigen.
Bei uns passen die Nummern auch nich immer aber das hat den Grund das manche Aufträge später bezahlt werden als andere.
Oder man schreibt einen Sofortauftrag und erstellt direk eine Rechnung.(Wenn du dann noch offene Auftrege hast die vorher in der wawi waren aber für die noch keine Rechnung erstellt worden ist dann bekommen die Logischerweise die darauffolgende nummer) Das wird dir z.B. mit Amazon Aufträgen auch passieren weil die immer etwas länger brauchen bis sie Freigeschaltet in der WAWI sind.
Kann es vielleicht bei dir auch daran liegen oder sind deine Aufträge alle immer sofort bezahlt?
z.B.
Auftrag 1 Rechnung 1
Auftrag 2 "noch Keine Rechnung erstellt"
Auftrag 3 Rechnung 2
Auftrag 4 Rechnung 3
Auftrag 2 (Jetzt wird erst die Rechnung für Auftrag 2 erstellt) Rechnung 4

1.JPGWie du siehst sind die Rechnungsnummern hier auch nicht in Reihenfolge. Ich habe auch keine Löcher ich kann nach jeder nummer suchen.

Im Versand Sortiere ich meine Aufträge grundsätzlich nach dem "Erstelldatum" um zu gewerleisten das der der zuerst gekauft hat auch zuerst versendet wird. (wegen teilweise Überverkäufen)

Ich hoffe ich konnte das Verständlich erklären und damit weiterhelfen.

Gruß Patrick
 

Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Hi,

ich verstehe was du meinst,
aber das habe ich in meiner Erklärung schon bewusst ausgeschlossen, vielleicht nur nicht erwähnt xD
Das ist mir bewusst, dass Sofortaufträge und verzögerte Zahlungen bedingt durch Zahlungsarten etc. dies verschieben können.

Aber ich gehe davon aus, bzw. so arbeiten wir die Aufträge auch ab: wir importieren nur die Ebay Bestellungen,
dann bekommen die Aufträge das Erstelldatum aus der Kaufabwicklung von Ebay.
Dann ist im Versand auch alles nach Datum/Uhrzeit auch ordnungsgemäß aufsteigend nummeriert.
Ich versende nun nur diese Aufträge und erstelle dafür die Rechnungen und Lieferscheine.
Dann kommt das was ich meine.. dann passt das eben mit den Auftragsnummern aufsteigend nicht mit den Rechnungsnummern aufsteigend.
Dafür muss es doch aber eine Erklärung geben?

Anbei ein Screenshot-ausschnitt aus dem Bereich Rechnungen / Ebay von gestern.
Aufträge aufsteigend sortiert.. die Rechnungsnummern komplett durcheinander, obwohl alles aus der selben Plattform kommt, gleicher Import/Übernahme des Auftrages in die Wawi und die Rechnungen wurden im gleichen Durchlauf des Versands erstellt.

Das dürfte auch nach deiner Erklärung nicht passieren, da diese Aufträge die einzigen im Versand waren, alle per Paypal bezahlt wurden,
und die Aufträge auch aufsteigend nach Erstelldatum die Auftragsnummer erhalten haben.

Zu mal der Ausdruck dann auch völlig wahllos durcheinander erfolgt. Nicht mal Aufsteigend nach Rechnungsnummer noch nach Auftragsnummer.

Wir erstellen die Aufträge nicht direkt von Ebay, wir übernehmen diese manuell in die Wawi. Dies spielt aber auch keine Rolle?!
Die Aufträge von Ebay erhalten ja ohnehin das Erstelldatum mit dem Datum & der Uhrzeit der Kaufabwicklung von Ebay in der Wawi.

Bildschirmfoto 2020-05-19 um 16.06.40.png
 

Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Anbei unsere Nummernkreise.
Damit hat das aber nichts zu tun. Es gibt keine Lücken. Das hätte unser Steuerbüro uns längst mitgeteilt und wir beim sortieren der Rechnungen festgestellt.
Die Rechnungsnummern und Auftragsnummern sind aufsteigend und fortlaufend. Aber eben die Zuordnung innerhalb der Wawi erfolgt nicht nach Erstelldatum sondern wahllos.

Ich nehme jetzt einen fiktiven Bereich aus den Aufträgen und Rechnungen.. aber so ist es in der Realität wie oben in dem Screenshot.

Angenommen 5 Aufträge werden abgearbeitet.. alle von Ebay und per Paypal bezahlt und alle im gleichem Import übernommen in die Wawi.

Nummernkreis AB20201000 (Letzter Auftrag davor AB2020999)
-> nun erstellt die Wawi alle Aufträge nach Erstelldatum (das ist soweit auch korrekt)

AB20201000 von 10:00 Uhr
AB20201001 von 10:05 Uhr
AB20201002 von 10:10 Uhr
AB20201003 von 10:15 Uhr
AB20201004 von 10:20 Uhr
Im Versand > lieferbar ist nach Auftragsnummer aufsteigend sortiert (und somit auch nach Erstelldatum)

Nun gehts in den Versand > Ausliefern > Rechnung erstellen & Drucken sind beide angewählt.
Der Nummernkreis für die Rechnungen steht von der letzten Rechnung bei R2020499
also braucht die Wawi die nächsten 5 Nummern und nimmt auch genau diese Nummern aus dem Nummernkreis.
Dann passiert aber das, was ich meine:

AB20201000 -> R2020500
AB20201001 -> R2020503
AB20201002 -> R2020501
AB20201003 -> R2020502
AB20201004 -> R2020504

korrekt müsste es so sein:

AB20201000 -> R2020500
AB20201001 -> R2020501
AB20201002 -> R2020502
AB20201003 -> R2020503
AB20201004 -> R2020504

wie du siehst gibt es keine Lücken. Die Wawi greift sich für die 5 Aufträge die nächsten benötigten 5 Auftragsnummern bzw. Rechnungsnummern aus dem Auftragsnummern- bzw. Rechnungsnummernkreis. Der Fehler ist lediglich die Zuordnung der Rechnungsnummer zu den Auftragsnummern. Ich erkenne keine Logik dahinter. Wenn mir jemand die Logik verraten würde, dann könnte ich es ja ändern aber anscheinend gibt es keine Logik.
Und dies verursacht halt ein riesiges tägliches Sortier-Chaos.

Bildschirmfoto 2020-05-20 um 10.03.43.png
 

Enrico W.

Administrator
Mitarbeiter
27. November 2014
4.273
567
Die Logik wird sein, dass die Aufträge zur Abarbeitung in dieser Reihenfolge übergeben werden, wie sie in dem Moment von der Datenbank kommen. Eine Möglichkeit der Einflußnahme wirst Du da nicht haben. Allerdings sehe ich da auch nicht wirklich ein Problem. Die Nummernkreise sind lückenlos und reproduzierbar.
 

Somanches

Aktives Mitglied
7. Januar 2019
102
5
Hallo,

das ist ein Problem, wie beschrieben, mann muss Papierrechnungen immer aufwändig sortieren, um diese richtig zu archivieren.
Warum wird nicht bei jedem Auftrag bei Auslieferung die Rechnungsnummer einfach hochgezählt?

Gruß
Sonja
 

Somanches

Aktives Mitglied
7. Januar 2019
102
5
das funktioniert bei uns nicht. Artikel müssen tw. erst portioniert werden und werden erst dan ausgleifert.

Ich will Rechnungsnummern bei Auslieferung mit aufsteigenden Nummern. Und das auch, wenn ich viele Aufträge auf einmal ausliefere.

Gruß Sonja
 

mcules

Gut bekanntes Mitglied
19. April 2010
116
5
Schweinfurt
Deshalb kannst du doch trotzdem schon eine Rechnung erstellen lassen?
Irgend einen Tod musst du sterben. Du hast eine etwas spezielle Anforderung und da bleiben dir nicht viele Möglichkeiten.
 

Somanches

Aktives Mitglied
7. Januar 2019
102
5
Hallo,

es kann doch nicht so kompliziert sein, bei der Auslieferung Rechnungen einfach fortlaufend zu nummerieren. Das kann doch nicht an meiner speziellen Anforderung liegen.

Das Problem tritt immer wieder auf, aber nicht immer.

Ich glaube ich mache hierzu mal ein Ticket auf.
 

Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Wir sehen das ähnlich, das kann kein Hexenwerk sein, die Aufträge nacheinander (Nummernkreis aufsteigend) aus der Datenbank im Versand abzuarbeiten, und dann entsprechend die Rechnungen auch aufsteigend erstellen und ausdrucken.

Wie gesagt, es liegt ja kein Fehler im Nummernkreis oder ähnlichem vor.

Das Beispiel ist ja auch klar erläutert worden:

Ich habe zb. 100 Aufträge im Versand -> Versenden
100 Rechnungen kommen aus dem Drucker für die Buchhaltung.

und dann muss die Buchhaltung für diese 100 Rechnungen 5-10 Stapel auf dem Tisch anlegen.
(Die Rechnungen sind alle Aufsteigend aus dem Drucker, aberteilbereiche sind kreuz und quer)
Ausdruckreihenfolge (Anfang 100 Ende 200) IST:
120,121,122,123,141,142,143,144,124,125,101,102,103,104,126,127,128,105,106,107,151,152,153,154, ....

SOLL: 101,102, ... , 199,200.

Vielleicht nimmt sich JTL dies doch nochmal an, eine schöne Wawi mit super Arbeitserleichterungen,
aber an der Druckausgabe soll es dann doch auch nicht mehr scheitern.
Vielleicht ist es aber in der 1.6er auch anders gelöst. Wir sind gespannt.
 

Somanches

Aktives Mitglied
7. Januar 2019
102
5
erstes Ergebnis Support Ticket: JTL will wissen, wie genau wir ausliefern. Das sollte doch aber keine Rolle spielen...
 

Arkin

Aktives Mitglied
28. Juli 2017
84
7
Was soll das heißen?
Kannst du das stellvertretend für uns mit ansprechen?
Vielleicht liefert ihr ja ebensfalls wie wir aus.

Wir importieren die Amazon / Ebay Bestellungen manuell -> im Worker ist die Option Aufträge automatisch anlegen deaktiviert

Das spielt aber meines Erachtens nach keine Rolle, da das Erstelldatum und damit die Priorisierung für die niedrigste Auftragsnummer erhält die zuerst eingegangene Bestellung sofern sie "freigebbar" ist -> dies trifft halt nur nicht zu für Ebay -Überweisung)
Und das funktioniert ja auch, ohne wenn und aber.

Dann Versand -> lieferbar -> Ausliefern -> keine Teillieferung -> Erweiterte Optionen anzeigen -> Rechnung erstellen und Drucken
Und hier entsteht ja diese von mir beschriebene Reihenfolge. Das dürfte ja bei euch ähnlich sein. Denn die Nummernkreise sind ja konsistent.

Dann halt Lieferscheine versenden/Versanddaten exportieren -> fertig.
Den ganzen bums speichern, per Mail versenden etc. machen bei uns zeitversetzte Workflows.
 

Somanches

Aktives Mitglied
7. Januar 2019
102
5
wir machen es ähnlich, Bestellungen importieren, Aufträge erstellen, Lieferbare sortieren wir zuerst nach Paketgrößen und liefern dann manuell aus, Anzahl die ausgelieferten schwankt, da wir Aufträge nach Paketgrößen ausliefern. Ein Muster, wenn die Rechnungsnummer nicht mehr fortlaufend vergeben werden, haben wir noch nciht festgestellt. Wir liefern zwischen 1 und ca 80 Pakete auf einmal aus uns lassen beim Liefern auch sofort die Paketscheine erstellen,. Versandmails machen wir manuell am Ende des Tages, alles zusammen.
 
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