Neu Best Practice Worker & Co.

[jtlbeginner]

Guten Morgen,

ich wollte mal nachhören, wie so die Best Practice beim Thema Belegspeicherung ist. Ich bin noch neu i.d. JTL-Welt und verwende JTL Shop 5 mit WaWi 1.6.

Dass ich die Rechnungen nachträglich exportieren/speichern kann - wenn auch sehr langsam bei größeren Mengen - habe ich gesehen.

Nehmt ihr stattdessen dafür den Worker und erstellt einen Workflow, dass z.B. Rechnungen lokal auf dem Server sofort (z.B. monatsweise) abgelegt werden, oder lässt man üblicherweise die Belege i.d. WaWi und exportiert sie eben dann, wenn man sie braucht?

Viele Grüße und einen guten Start in den Dienstag

 

[MirkoWK]

Hallo,

ob es die Best Practice ist, kann ich nicht sagen, aber für uns funktioniert es auf diesem Weg sehr gut:

Per Workflow wird die Rechnung nach Erstellung als pdf gespeichert. Dieser ist zeitverzögert, damit es auf dem Server geschieht.

Viele Grüße
Mirko

 

[Verkäuferlein]

Hallo,

am Besten bespricht man soetwas auch mit dem Steuerberater, da es ja in erster Linie für den Fall von Steuerprüfungen relevant ist, welche Daten/Belege in welcher Form benötigt werden, um auch GoBD-konform zu arbeiten.

Meine Erfahrung ist, dass es Sinn macht, die Belege direkt zu speichern (im Dateisystem) und dann parallel in ein DMS. Bei uns werden die Rechnungen auch als PDF-Anhang per Mail versandt und landen somit auch in der e-Mail-Archivierung.

Das läuft alles im Hintergrund per verzögertem Workflow auf dem Server und wird dann per Erkennungsvorlage (bzw. QR-Code) ins DMS eingelesen.

Gruß
Verkäuferlein

 

[jtlbeginner]

Guten Abend,

danke für die Hinweise. Aktuell legt nun der Worker lokal auf dem Server erzeugte Belege in Monatsordnern ab.

Wisst ihr zufällig, ob WaWi 1.6 GOBD konform ist, also ob die erzeugten Belege gespeichert oder immer einfach neu generiert werden beim Aufruf?! Wenn man mal googled, scheint es ab 1.6 GOBD konform zu laufen.

Welches DMS könnt ihr empfehlen?

Viele Grüße

 

[Xantiva]

Wenn der Worker 2.0 als Dienst läuft (im Hintergrund), dann läuft dieser standardmäßig im "System-Kontext" und nicht im User-Kontext. Also, wenn der User Netzwerklaufwerke fest verbunden hat, dann existieren die nicht im Systemkontext. Der kann dann "nur" auf die lokalen Festplatten zugreifen: "C:\ ..." Ist nicht schlimm, muss man nur beachten, was man bei den Druckvorlagen für Pfade angibt.

Als DMS nutzen wir ecoDMS. Läuft einfach in einem Container direkt auf dem NAS. Dort wird ein "Scan-Input" Ordner freigegeben. Einfach die Dateien dort ablegen und ecoDMS import die Dateien automatisch.

Ich nutze eine Batch-Datei, die über den Aufgabenplaner ausgeführt wird, um die lokal erzeugten Rechnungen dann einmal, nach ecoDMS zu schieben und dann noch aufs NAS als Backup. Der Task läuft dann im User-Kontext und kann auf die Netzwerkpfade zugreifen.

 

[jtlbeginner]

Hallo,

sorry für die späte Antwort, aber danke!

D.h. ihr habt auf dem Server ein Netzlauftwerk von extern verbunden, und lasst dort alles speichern, oder habe ich das falsch verstanden?

Viele Grüße

 

[Verkäuferlein]

Hallo,

sorry für die späte Antwort, aber danke!

D.h. ihr habt auf dem Server ein Netzlauftwerk von extern verbunden, und lasst dort alles speichern, oder habe ich das falsch verstanden?

Viele Grüße

Halb richtig.

Aus meiner Sicht, so beschreibt es auch @Xantiva, macht es immer Sinn erstmal lokal zu speichern und dann zu verschieben.

Bei @Xantiva läuft das über ein Batch-Script, welches gewisse Windowsbefehle zu gewissen Zeiten (gestartet über die Windows-Aufgabenplanung) auslöst.

Das kann aber auch auf anderem Wege über Ordner-Synchronisation, NAS-Tools, Datensicherungs-Tools, etc. passieren.

Es wird also erst lokal auf dem Server gespeichert und mit diesem ist dann ein Netzlaufwerk verbunden auf welches kopiert / verschoben wird.

 

[jtlbeginner]

Hallo nochmal,

ah ok - also lokal auf dem Server Speichern wir auch.

Wie stellt ihr denn möglichst sicher die Verbindung zum externen Speicherort her? Einfach so, oder per VPN o.ä.?

Viele Grüße

 

[Xantiva]

Der Server steht im Laden, das NAS zu Hause. An beiden Orten wird der Internetzugang über eine FritzBox realisiert, die eine feste VPN-Verbindung erstellen können.

Damit hat man die Daten schon mal an zwei Standorten, aber immer noch in einem Netz direkt erreichbar. Das bedeutet aber auch, dass einen Ransomware sich durch alle verbundenen Netzlaufwerke arbeiten kann. Um dagegen noch besser geschützt zu sein, werden die Daten vom NAS noch mal in ein Cloudstorage geschoben. Der Zugriff ist nicht über das normaler Filesystem erreichbar.