Neu Email Adresse für Rechnung im nachhinein ändern

[TheOggy]

Hallo,

ich möchte gerne ein Rechnung per Email verschicken, leider war bei dem Kunden keine Email Adresse hinterlegt als die Rechnung erstellt wurde.
Nun kann ich auch keine Email Adresse mehr hinzufügen, da alles aus gegraut ist.

Ist es nicht etwas übertrieben, wegen einer Email Adresse die ganze Rechnung nun stornieren zu müssen?!
Gibt es da keine andere Option seitens JTL?

Nebenbei, war es nicht auch einmal angedacht, dass es ein Feld für Email-Adressen für Rechnungen und Auftragsbestätigungen gibt?
Wir haben Kunden die möchten dies jeweils an eine andere Adresse und wenn da einer vergisst was umzustellen, haben wir durch das stornieren der Rechnungen einen riesen Aufwand.

Gruß
Oggy

 

[sjk]

Warum schickst du in so einem Fall nicht einfach die PDF von deinem normalen Mailclient aus?

Nebenbei, war es nicht auch einmal angedacht, dass es ein Feld für Email-Adressen für Rechnungen und Auftragsbestätigungen gibt?
Wir haben Kunden die möchten dies jeweils an eine andere Adresse und wenn da einer vergisst was umzustellen, haben wir durch das stornieren der Rechnungen einen riesen Aufwand.

Hierfür könntest du beispielsweise im Angebot und Auftrag die E-Mail-Adresse aus der Lieferadresse als Empfänger unter 'Mailen' in die Vorlage einsetzen. In der Rechnungsvorlage packst du dann die E-Mail-Adresse aus der Rechnungsadresse rein.

Bei uns wird die Rechnung aber zb als Anhang bei der Versandbestätigung mitgeschickt. Für separate Rechnungen z.B. direkt an die Buchhaltung der Kunden haben wir einen Workflow der sich das aus den Ansprechpartnern rausholt. Da gibt es bereits einige Threads dazu hier im Forum.

 

[TheOggy]

Warum schickst du in so einem Fall nicht einfach die PDF von deinem normalen Mailclient aus?

Würde gehen, aber wenn es öfter vorkommt viel zu umständlich und kostet Zeit.
Ich verstehe halt nicht was die Email Adresse mit dem "festschreiben" der Rechnung zu tun, ich ändere damit ja nicht die Rechnung ab.

Hierfür könntest du beispielsweise im Angebot und Auftrag die E-Mail-Adresse aus der Lieferadresse als Empfänger unter 'Mailen' in die Vorlage einsetzen. In der Rechnungsvorlage packst du dann die E-Mail-Adresse aus der Rechnungsadresse rein.

Bei uns wird die Rechnung aber zb als Anhang bei der Versandbestätigung mitgeschickt. Für separate Rechnungen z.B. direkt an die Buchhaltung der Kunden haben wir einen Workflow der sich das aus den Ansprechpartnern rausholt. Da gibt es bereits einige Threads dazu hier im Forum.

Mir war so, als ob JTL da mal direkt was anbieten wollte. Kann mich aber irren...

 

[Marjan1507]

das würde mich auch Brennen Interessieren.

Für Ebay und Amazon Verkäufer gehört es zur Tagesordnung die Email bzw. die Rechnungsadresse zu ändern.

Rechnung stornieren Neu Ausstellen, neue Rechnungsnummer ......Umständlich Pur.

Lieber JTL Wawi , SIe sollten uns das ganze einfacher machen und nicht erschweren, eventuell beim nächsten Update, diese Änderung vornehmen .........

 

[TheOggy]

Gibt es von JTL hier was neues, ich denke eine Email Adresse ist nichts was gesetzlich in einer Rechnung festgeschrieben sein muss. Bzw. steht diese ja auch gar nicht auf der Rechnung selbst und wird nicht verändert, zumindest bei den meisten.

 

[Verkäuferlein]

Würde gehen, aber wenn es öfter vorkommt viel zu umständlich und kostet Zeit.
Ich verstehe halt nicht was die Email Adresse mit dem "festschreiben" der Rechnung zu tun, ich ändere damit ja nicht die Rechnung ab.

Wenn Du die Rechnung mailst, ist der Rechnungsempfänger in gewisser Weise die Mail-Adresse. Änderst Du die Mail-Adresse, änderst Du möglicherweise auch den Rechnungsempfänger und das könnte das FA unter Umständen interessieren.

Unter Umständen hast Du aber noch ein ganz anderes (Datenschutz-) Problem. Schreibt ein Kunde Dich von der "neuen" E-Mail-Adresse an und fordert Dich auf, die Rechnung an diese zu senden, musst Du erst einmal verifizieren, dass es sich auch um den Kunden handelt und Du die Rechnung überhaupt dorthin senden darfst.

Wir lassen uns immer eine Kopie der Mails aus der Wawi zusenden und wenn ein Kunde dann die Rechnung an eine andere Mail-Adresse haben möchte, leiten wir diese Mail dorthin weiter.

Für Ebay und Amazon Verkäufer gehört es zur Tagesordnung die Email bzw. die Rechnungsadresse zu ändern.

Rechnung stornieren Neu Ausstellen, neue Rechnungsnummer ......Umständlich Pur.

Das sind allerdings Probleme, die in erster Linie die Plattformen in Zusammenarbeit mit dem Kunden verursachen.
Den ersten Satz solltest Du auch lieber nicht gegenüber einem Steuerprüfer erwähnen.

Der beschriebene Weg ist vom Gesetzgeber so gewollt, um eine Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen.

Gibt es von JTL hier was neues, ich denke eine Email Adresse ist nichts was gesetzlich in einer Rechnung festgeschrieben sein muss. Bzw. steht diese ja auch gar nicht auf der Rechnung selbst und wird nicht verändert, zumindest bei den meisten.

Meines Wissens gibt es dazu Tickets im Issue-Tracker und JTL prüft gerade, welches Verhalten rechtskonform ist und den GoBD entspricht.

Das sind leider unsere bürokratischen Gesetze in Deutschland, die auf der einen Seite zwar Ihre Berechtigung haben, auf der anderen Seite aber auch alles entsprechend verkomplizieren.

 

[TheOggy]

Wenn Du die Rechnung mailst, ist der Rechnungsempfänger in gewisser Weise die Mail-Adresse. Änderst Du die Mail-Adresse, änderst Du möglicherweise auch den Rechnungsempfänger und das könnte das FA unter Umständen interessieren.

Unter Umständen hast Du aber noch ein ganz anderes (Datenschutz-) Problem. Schreibt ein Kunde Dich von der "neuen" E-Mail-Adresse an und fordert Dich auf, die Rechnung an diese zu senden, musst Du erst einmal verifizieren, dass es sich auch um den Kunden handelt und Du die Rechnung überhaupt dorthin senden darfst.

das ist klar, aber eventuell wurde die Email Adresse komplett vergessen oder es wurde nicht umgestellt auf die Email von AB und Rechnung.

Ich warte auch noch immer auf die versprochene Funktion von JTL, Email Adresse für Rechnungen und AB und Lieferscheinen getrennt zu hinterlegen.

 

[Verkäuferlein]

das ist klar, aber eventuell wurde die Email Adresse komplett vergessen oder es wurde nicht umgestellt auf die Email von AB und Rechnung.

Ich warte auch noch immer auf die versprochene Funktion von JTL, Email Adresse für Rechnungen und AB und Lieferscheinen getrennt zu hinterlegen.

Die Lösung könnten wir auch gebrauchen.

Und ja, es wäre auch schön, wenn man direkt in der Wawi die Rechnung "weiterleiten" könnte, aber eben sauber dokumentiert, damit das FA im Zweifelsfall glücklich ist.

Bis dahin hilft aktuell nur:

Wir lassen uns immer eine Kopie der Mails aus der Wawi zusenden und wenn ein Kunde dann die Rechnung an eine andere Mail-Adresse haben möchte, leiten wir diese Mail dorthin weiter.

Das ist verhältnismäßig wenig Aufwand und löst das Kundenproblem.

 

[mh1]

Bis dahin hilft aktuell nur:

Das ist verhältnismäßig wenig Aufwand und löst das Kundenproblem.

So machen wir das auch.
Alle Emails, die JTL versendet, gehen auch als Kopie in einen Archivordner bei uns. Dann kann das Email im Bedarfsfall einfach weitergeleitet werden.

 

[TheOggy]

Wir lassen uns immer eine Kopie der Mails aus der Wawi zusenden und wenn ein Kunde dann die Rechnung an eine andere Mail-Adresse haben möchte, leiten wir diese Mail dorthin weiter.

Das geht aber nicht, wenn gar keine Email für die Rechnung hinterlegt ist.

Es wäre einfach schön, wenn JTL die Funktion für Rechnungsemailadresse mal umsetzen würde, diese wurde ja mal versprochen und würde das leben deutlich leichter machen.
Man denkt halt nicht immer dran die Email Adressen für Angebot, Aufträge und Rechnungen jedesmal zu ändern...

 

[mmarsching]

Gibt es hierzu inzwischen was Neues? Habe in den Release-Notes nix gefunden?

In unserem Fall wurde die Email-Adresse nachträglich eingefügt, trotzdem lassen sich die Rechnungen aber nicht mailen... das ist so unnötiger Aufwand...

 

[TheOggy]

Das geht aber nicht, wenn gar keine Email für die Rechnung hinterlegt ist.

Es wäre einfach schön, wenn JTL die Funktion für Rechnungsemailadresse mal umsetzen würde, diese wurde ja mal versprochen und würde das leben deutlich leichter machen.
Man denkt halt nicht immer dran die Email Adressen für Angebot, Aufträge und Rechnungen jedesmal zu ändern...

Gibt es hierzu inzwischen was Neues? Habe in den Release-Notes nix gefunden?

In unserem Fall wurde die Email-Adresse nachträglich eingefügt, trotzdem lassen sich die Rechnungen aber nicht mailen... das ist so unnötiger Aufwand...

Habe es jetzt über eigene Felder umgesetzt.
Es wird dann bei Rechnungsversand geprüft, ob es eine separate Rechnungsemailadresse gibt. Wenn nicht wird es an die Email aus dem Auftrag geschickt.

So könnte man sogar späte die Emailadresse für die Rechnungen noch ändern. Einfach die passende in das eigene Feld eintragen.

 

[TinoDesigns]

Hallo,

wir haben das Problem auch. Vor allem bzgl. der Email Adresse. Gibt es hierzu eine Lösung? Wenn die Rechung erstellt wird un der Kunde im nachhinein reklamiert das die Email Adresse nicht stimmt wie soll das geändert werden? Geht das wirklich nur per Rechnungskorrektur?

 

[wawi-dl]

Nachträgliche Änderungen sind wie bereits nicht möglich, ein Stornolauf eigentlich nicht angebracht.

Kunden die Rechnung manuell zusenden und ggfls. mit eigenen Feldern arbeiten, so machen wir das und ist entspannter und vor allem "nachvollziehbar".
P.S. immer dran denken, DSGVO ... nicht einfach eine Rechnung an eine X Emailadresse senden, wenn ihr nicht wisst wem diese gehört.