Neu "Keine Buchung ohne Beleg" - Steuerberater braucht die Rechnung z.b. als pdf.

[Catmaster]

Hallo,
meinem Steuerberater reichen die Ameisen Exporte für DATEV nicht. Er sagt keine Buchung ohne Beleg und will die Rechnungen. Jetzt möchte ich die natürlich nicht immer ausdrucken müssen. Also bräuchte ich ein tool, das die excel Datei von JTL mit den gespeicherten pdfs (gibt es da eigentlich eine komfortablere Lösung? ) verbindet. Das wäre z.B. beleg2buchung. Das kostet aber wieder 21€ im Monat. Jetzt summieren sich meine monatlichen Ausgaben langsam zu einer Summe, die meine Umstellung auf die "digitale Welt" nicht mehr ganz rechtfertigt. Hat da jemand vielleicht eine günstige, am besten kostenlose Alternative zu?

Liebe Grüße Catmaster

 

[MichaelH]

1) Such dir einen gewerblichen Buchhalter, Steuerberater brauchst du vermutlich keinen. Das ist auch viel billiger.
2) Such dir einen mit Hirn.
3) Die Belegnummer (Rechnungsnummer) ist im Export enthalten, erstelle die Rechnungs-PDFs (Rechnungen markieren -> Ausgabe -> Speichern) über die WAWI und schieb sie ihm rüber als ZIP.

Aber beherzige 1) und 2) so schnell wie möglich ! Nicht du bist das Problem, er ist das Problem.

 

[SebiW]

Ich würde auch zuerst Punkt 1 und 2 beherzigen und nur dann Punkt 3 angehen wenn unumgänglich (bspw bei Steuerberater = Ehepartner ).

 

[Catmaster]

Ganz lieben Dank für die schnellen Antworten.
Ja, leider ist das wechseln des Steuerberaters (privater Grund) nicht möglich. Soll mein Steuerberater also die Excelliste, die er von mir aus JTL bekommt in sein Programm einspielen und die Dateien per pdf dann separat öffnen, wenn er die braucht? Wie speichert ihr denn die Rechnungen, so dass es GoBD konform ist?

 

[Marc Völker]

GoBD Konform, wäre am ende nur, wenn man auch ein Dokumenten Management System verwendet.

Grundsätzlich gilt es hier auch. Entweder immer ausdrucken, und Abheften. Oder jede Rechnung muss immer in ein DMS laufen, was die Digitale Variante wäre.

 

[jensfalk]

GoBD Konform, wäre am ende nur, wenn man auch ein Dokumenten Management System verwendet.

Grundsätzlich gilt es hier auch. Entweder immer ausdrucken, und Abheften. Oder jede Rechnung muss immer in ein DMS laufen, was die Digitale Variante wäre.

Es reicht auch die PDFs auf eine CD zu brennen und diese in einen Safe zu legen. Es reicht sogar dieses nur einmal im Jahr zu tun. GoBD konform heißt nur, daß die Belege so abzuspeichern sind, daß sie danach nicht mehr manupulierbar sind. Das erfüllt auch eine CD.

Trotzdem ist natürlich ein DMS wesentlich bequemer. Z.B. ecoDMS oder das kostenlose bitfarm-DMS.

 

[derMario]

Ja dass Leidige Thema kenn ich. Unsere Buchhalterin springt auch immer im Kreis wenn sie keine Rechnungen zum Abheften hat. Vor allem muß ja der Käse 10 Jahre aufbewahrt werden ( wie dass bei Kleinunternehmern ist, weiß ich jetzt nicht ).

Dabei wäre es doch so schön alles im PDF/A Format zu Speichern und gut ist. Oder gleich auf ein DAM zu setzen. Naja, jeder hat so seine Hobbys

 

[MichaelH]

Abheften ?
Dann soll sie mal für ein Unternehmen arbeiten das 100.000 Rechnungen pro Jahr erstellt, 50% davon mehrseitig, dann möchte ich ihr beim Abheften zuschauen.
Das sind ca. 300 Packen Papier mit 500 Seiten. Pro Jahr 1 ganzer Raum mit Regalen gefüllt.

1. April kommt erst noch.

 

[derMario]

Abheften ?
Dann soll sie mal für ein Unternehmen arbeiten das 100.000 Rechnungen pro Jahr erstellt, 50% davon mehrseitig, dann möchte ich ihr beim Abheften zuschauen.
Das sind ca. 300 Packen Papier mit 500 Seiten. Pro Jahr 1 ganzer Raum mit Regalen gefüllt.

1. April kommt erst noch.

Da gebe ich Dir recht. Der 1. April kommt noch.

Du scheintst aber zu vergessen, dass es nicht nur große Unternehmen in heimischen Gefilden gibt. Es gibt noch haufenweise Unternehmen wo so etwas gang und gäbe ist.

Aber bei 100.000 Rechnungen im Jahr muß man sich schon was anderes einfallen lassen, dass stimmt allerdings. Da würde man wohl schnell in der Klapse landen wenn man die Hardcopys alle abheften soll.

 

[MichaelH]

Gerade als kleines Unternehmen würde ich das was dein Buchhalter will nicht machen. Deshalb 1. April.
Der schindet nur verrechenbare Stunden und Aufwand ...

 

[_simone_]

Rechnungen als PDF/A auf DVD haben die Steuerprüfer letztes Jahr so durchgewunken. Keine Beanstandung.

 

[ismir]

Wir sind mit unserem Onlineshop nun auch zu JTL rüber. Da wir die rechtskonforme Digitalisierung für Firmen übernehmen, wissen wir, das digitale Belege auch digital archiviert werden müssen (PDF/A). Du kannst dir direkt einen Archivdrucker installieren, der in dein Archiv druckt und das per Workflow erledigen lassen. Dein Steuerberater müsste dann Zugriff darauf haben, um stichprobenartig zu schauen, ob deine Excel Listen mit den Belegen übereinstimmen. Da wir bereits einige Firmen betreuen, konnten wir auch mit guten Steuerberatern sprechen. Es waren auch bereits Betriebsprüfungen und die von mir geschilderte Vorgehensweise wurde gelobt. Dokumente auf eine DVD brennen kann durchaus bei älteren Betriebsprüfern durchgewunken werden, rechtlich gesehen jedoch nicht. Also in den nächsten Jahren werden die älteren durch jüngere ersetzt und da solltest du dir selbst überlegen, ob dir durchwinken ausreicht und das Risiko tragbar ist.

 

[ismir]

Rechnungen aus deinem Programm ausdrucken und abheften ist somit nicht rechtskonform. Gleiches gilt für Rechnungen, die per E-Mail raus oder reingehen.

https://www.allgemeinarzt-online.de/archiv/a/vorsicht-beim-eingang-digitaler-rechnungen-1738196