Welche Software nutzt ihr zur Email-Archivierung?

melkossohn

Neues Mitglied
15. Januar 2019
2
0
Mailstore Server hier mit Mailstore Proxy, läuft tadellos ohne Unterbrechung. Kann ich empfehlen.

Natürlich ist das möglich. Ich kann mich auch direkt am Server anmelden, die erfahrene Administratorin ist auch in der Lage, sich lokal zwischen Proxy und Client zu klemmen. Darum geht es aber nicht.
Die "lückenlose Archivierung" soll sicherstellen, dass im normalen Geschäftsbetrieb nichts verlorengeht. Wenn Frau Müller über Ihren Mailclient E-Mail empfängt oder versendet, sind diese zu archivieren. Damit Frau Müller diesen Weg nicht umgehen kann, hat sie keinen anderen Zugang zum Mailserver. Hat sie diesen doch, muss die Archivierung auf anderem Wege sichergestellt werden. Steht ja alles in der Verfahrensdokumentation.
So weit, so gut.

Als Einzelunternehmer kann man dann aus meiner Sicht nur insoweit auf Nummer sicher gehen, indem man eine E-Mail-Lösung verwendet, bei der man selbst keinen Server-Zugriff hat und bei der Änderungen direkt auf dem Server protokolliert werden/alle Originale hinterlegt bleiben. Denke da zum Beispiel an Office 365 bei der Magenta-Tante in Verbindung mit diesem Beweissicherungsverfahren ...?!
 

elcheffe

Gut bekanntes Mitglied
7. Juli 2010
466
21
Hallo Zusammen,

ich habe jetzt einmal testweise das von euch empfohlene ecoMAILZ (auf einem TerraMaster NAS, dass mit neuester SW nun auch Docker kann) installiert.
Das ist eigentlich alles recht einfach und übersichtlich. So weit so gut. Auf dem NAS scheint alles zu laufen.

Nur das Thunderbird Plugin will irgendwie nicht so recht. Ist installiert, auch der Verbindungstest klappt. Aber der Archivierungsstatus wird nicht angezeigt.
Hat da vlt. jemand einen Tipp für mich?

Gruß
 

elcheffe

Gut bekanntes Mitglied
7. Juli 2010
466
21
Jetzt geht es. Das beisst sich etwas mit den Thunderbird Conversations Plugin (in der Konversations Ansicht werden die Symbole nicht angezeigt).
 

holzpuppe

Sehr aktives Mitglied
14. Oktober 2011
1.377
134
Leipzig
So langsam komme ich auch auf den Trichter der (elektronischen) Archivierung. Aber irgendwie bin ich noch nicht schlüssig welche Art die Beste für uns wäre.
Hier stehen ja mehr oder weniger Drei zur Auswahl
Mail Store
ECO DMS/ECO Mailz
Microsoft Exchange

An sich wäre es neckisch neben E-Mails auch Dokumente zu sichern. Da scheidet Mail Store aus, oder?
Ich möchte die Archivierung nicht auf meinem Rechner: Da kickt es ECO DMS raus.
Kann es sein, dass dann nur noch Microsoft bleibt?

An sich möchte ich dann noch, dass Dateianhänge automatisch in einen speziellen Ordner landen und von da, unter Umständen, automatisch von meinem Drucker ausgespuckt werden.

Vielleicht habe ich mir meine Fragen selbst schon beantwortet, aber wer weiß, hat wer Erfahrungen damit?
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.480
125
Ich würde gerne nochmals das Thema aufgreifen, in Bezug auf Archivierung von zu empfangenden und zu sendenden EMails.

1. Frage
Gibt es denn nun ein System, dass auch Emails ausgehend von JTL Wawi archiviert?
Es heisst ja, es muss jegliche geschäftliche Korrespondenz archiviert werden, auch für gesendete Emails? Dann wäre doch hier eine Lücke!

2. Frage
Ebenso bleibt die Frage, wie kann man Emails abgreifen, die ich per Smartphone/Tablet versende (IMAP)?

3. Frage
Werden die eingehenden Emails komprimiert, wenn man bedenkt dass z.B. 1.000 Emails mit 25KB = 25MB kommen?
Werden diese beim Abruf / Archivieren dann vom IMAP-Server gelöscht oder bläht sich der Speicher ebenfalls auf?

Danke
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
764
70
Zu 1. das Programm heißt meines Erachtens Mailserver und müsste die Möglichkeit eines Journalpostfachs bieten. Hier werden dann automatisch alle Mails (eingehend wie ausgehend) hineinkopiert und dieses eignet sich dann als Anknüpfpunkt für z.B. ecoMailz. Noch genialer wäre natürlich ein DMS mit Mailarchivierung, welches direkt in (oder an) die Wawi ein- bzw angebunden ist.

2. Genauso über den Mailserver per Journalpostfach.

3. Das hängt von Deinen Einstellungen und Wünschen ab.
 

Praktikantin

Sehr aktives Mitglied
16. Januar 2018
118
36
zu 1. Mailstore Server bei Nutzung des Zusatzprogrammes Mailstore Gateway
Es muss nicht jegliche geschäftliche Korrespondenz archiviert werden, sondern nur die steuerlich relevante. Da du aber vorher nicht weißt, ob steuerlich relevant oder nicht, archivierst du alles. Und muss bei Bedarf (DSGVO) manuell löschen. Löschungen werden protokolliert.

Im Normalfall archiviert man wohl, indem Mailstore direkt auf den Mailserver (POP3 oder IMAP) zugreift, aber um z.B. aus JTL-Wawi verschickte Bestellungen zu archivieren, brauche ich Gateway. Oder besser gesagt, es ist sehr komfortabel, denn ich muss mir nicht selbst die Bestellung in Kopie zusenden.
 
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Reaktionen: wawi-dl

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.480
125
zu 1.)
Danke für die Rückmeldungen, MailStore Gateway klingt interessant.

zu 2.)
Bleibt für mich noch etwas offen, mein Anbieter meinte er würde Exchange-Hosting anbieten, damit sollte es sicherlich klappen, Preise aber noch unbekannt und wohl teuer.

zu 3.)
30-70% werden die Daten angeblich komprimiert, das werden wir mal testen.
Ansonsten im ersten Schritt wohl die Emails von IMAP erst auf ein lokales Postfach PST verschieben und dann per MailStore sichern, um den Server zu entlasten?!
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
764
70
Gibt es hier zufällig jemanden, der ecoMailz in der aktuellen Version und Thunderbird 68.x (64-bit) und dem aktuellen Thunderbird-Plugin (1.4) von ecoMailz nutzt?