Welche Software nutzt ihr zur Email-Archivierung?

[melkossohn]

Mailstore Server hier mit Mailstore Proxy, läuft tadellos ohne Unterbrechung. Kann ich empfehlen.

Natürlich ist das möglich. Ich kann mich auch direkt am Server anmelden, die erfahrene Administratorin ist auch in der Lage, sich lokal zwischen Proxy und Client zu klemmen. Darum geht es aber nicht.
Die "lückenlose Archivierung" soll sicherstellen, dass im normalen Geschäftsbetrieb nichts verlorengeht. Wenn Frau Müller über Ihren Mailclient E-Mail empfängt oder versendet, sind diese zu archivieren. Damit Frau Müller diesen Weg nicht umgehen kann, hat sie keinen anderen Zugang zum Mailserver. Hat sie diesen doch, muss die Archivierung auf anderem Wege sichergestellt werden. Steht ja alles in der Verfahrensdokumentation.

So weit, so gut.

Als Einzelunternehmer kann man dann aus meiner Sicht nur insoweit auf Nummer sicher gehen, indem man eine E-Mail-Lösung verwendet, bei der man selbst keinen Server-Zugriff hat und bei der Änderungen direkt auf dem Server protokolliert werden/alle Originale hinterlegt bleiben. Denke da zum Beispiel an Office 365 bei der Magenta-Tante in Verbindung mit diesem Beweissicherungsverfahren ...?!

 

[Praktikantin]

Ach was, irgendwer administriert immer. Und die kann auch manipulieren, das ist beim rosa Konzern nicht anders. Die Archivierung muss die GoDB erfüllen, evtl. noch die DSGVO, das reicht.
Hier etwas Wochenendlektüre: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/downloads/

 

[elcheffe]

Hallo Zusammen,

ich habe jetzt einmal testweise das von euch empfohlene ecoMAILZ (auf einem TerraMaster NAS, dass mit neuester SW nun auch Docker kann) installiert.
Das ist eigentlich alles recht einfach und übersichtlich. So weit so gut. Auf dem NAS scheint alles zu laufen.

Nur das Thunderbird Plugin will irgendwie nicht so recht. Ist installiert, auch der Verbindungstest klappt. Aber der Archivierungsstatus wird nicht angezeigt.
Hat da vlt. jemand einen Tipp für mich?

Gruß

 

[elcheffe]

Jetzt geht es. Das beisst sich etwas mit den Thunderbird Conversations Plugin (in der Konversations Ansicht werden die Symbole nicht angezeigt).

 

[holzpuppe]

So langsam komme ich auch auf den Trichter der (elektronischen) Archivierung. Aber irgendwie bin ich noch nicht schlüssig welche Art die Beste für uns wäre.
Hier stehen ja mehr oder weniger Drei zur Auswahl
Mail Store
ECO DMS/ECO Mailz
Microsoft Exchange

An sich wäre es neckisch neben E-Mails auch Dokumente zu sichern. Da scheidet Mail Store aus, oder?
Ich möchte die Archivierung nicht auf meinem Rechner: Da kickt es ECO DMS raus.
Kann es sein, dass dann nur noch Microsoft bleibt?

An sich möchte ich dann noch, dass Dateianhänge automatisch in einen speziellen Ordner landen und von da, unter Umständen, automatisch von meinem Drucker ausgespuckt werden.

Vielleicht habe ich mir meine Fragen selbst schon beantwortet, aber wer weiß, hat wer Erfahrungen damit?

 

[MBesancon]

Ich möchte die Archivierung nicht auf meinem Rechner: Da kickt es ECO DMS raus.

Für ECO DMS gibt es auch Pakete für die Installation auf einem NAS (z.B: von Qnap). Damit ist das nicht zu 100% raus

 

[holzpuppe]

Ah, Danke. Ich hab auch nochmal nachgesehen. Ist auf NAS installierbar. OK. Steht also auch weiterhin zur Auswahl.

 

[wawi-dl]

Ich würde gerne nochmals das Thema aufgreifen, in Bezug auf Archivierung von zu empfangenden und zu sendenden EMails.

1. Frage
Gibt es denn nun ein System, dass auch Emails ausgehend von JTL Wawi archiviert?
Es heisst ja, es muss jegliche geschäftliche Korrespondenz archiviert werden, auch für gesendete Emails? Dann wäre doch hier eine Lücke!

2. Frage
Ebenso bleibt die Frage, wie kann man Emails abgreifen, die ich per Smartphone/Tablet versende (IMAP)?

3. Frage
Werden die eingehenden Emails komprimiert, wenn man bedenkt dass z.B. 1.000 Emails mit 25KB = 25MB kommen?
Werden diese beim Abruf / Archivieren dann vom IMAP-Server gelöscht oder bläht sich der Speicher ebenfalls auf?

Danke

 

[Verkäuferlein]

Zu 1. das Programm heißt meines Erachtens Mailserver und müsste die Möglichkeit eines Journalpostfachs bieten. Hier werden dann automatisch alle Mails (eingehend wie ausgehend) hineinkopiert und dieses eignet sich dann als Anknüpfpunkt für z.B. ecoMailz. Noch genialer wäre natürlich ein DMS mit Mailarchivierung, welches direkt in (oder an) die Wawi ein- bzw angebunden ist.

2. Genauso über den Mailserver per Journalpostfach.

3. Das hängt von Deinen Einstellungen und Wünschen ab.

 

[Praktikantin]

zu 1. Mailstore Server bei Nutzung des Zusatzprogrammes Mailstore Gateway
Es muss nicht jegliche geschäftliche Korrespondenz archiviert werden, sondern nur die steuerlich relevante. Da du aber vorher nicht weißt, ob steuerlich relevant oder nicht, archivierst du alles. Und muss bei Bedarf (DSGVO) manuell löschen. Löschungen werden protokolliert.

Im Normalfall archiviert man wohl, indem Mailstore direkt auf den Mailserver (POP3 oder IMAP) zugreift, aber um z.B. aus JTL-Wawi verschickte Bestellungen zu archivieren, brauche ich Gateway. Oder besser gesagt, es ist sehr komfortabel, denn ich muss mir nicht selbst die Bestellung in Kopie zusenden.

 

[wawi-dl]

zu 1.)
Danke für die Rückmeldungen, MailStore Gateway klingt interessant.

zu 2.)
Bleibt für mich noch etwas offen, mein Anbieter meinte er würde Exchange- Hosting anbieten, damit sollte es sicherlich klappen, Preise aber noch unbekannt und wohl teuer.

zu 3.)
30-70% werden die Daten angeblich komprimiert, das werden wir mal testen.
Ansonsten im ersten Schritt wohl die Emails von IMAP erst auf ein lokales Postfach PST verschieben und dann per MailStore sichern, um den Server zu entlasten?!

 

[Verkäuferlein]

Gibt es hier zufällig jemanden, der ecoMailz in der aktuellen Version und Thunderbird 68.x (64-bit) und dem aktuellen Thunderbird-Plugin (1.4) von ecoMailz nutzt?

 

[UweKoester]

Gibt es hier zufällig jemanden, der ecoMailz in der aktuellen Version und Thunderbird 68.x (64-bit) und dem aktuellen Thunderbird-Plugin (1.4) von ecoMailz nutzt?

Hallo,
ich richte es gerade ein...

 

[Robin]

Ich nutze Ecomailz ebenfalls an für sich ein gutes Tool was Preis/Leistung angeht. Allerdings trennt hier und da mal die Verbindung zu Mailserver. Ich werde dieses Jahr noch auf Mailstore Umsteigen, da ich es auch privat Nutze und bisher nie Probleme hatte. Ich finde die Suchfunktion bei Mailstore auch besser. Einfach mal beides installieren und testen.

Nachtrag aus 2020: Habe mittlerweile von Ecomailz auf Mailstore Server gewechselt. Mailstore finde um Welten besser, keine Probleme etc. Einfach auf dem Server installieren, Mailkonten hinzufügen, Backupintervalle einstellen und läuft. Peace of Mind.

 

[Verkäuferlein]

Hallo,
ich richte es gerade ein...

Wir hatten bei dem Set-Up das Problem, dass der Archivierungsstatus in Thunderbird nicht korrekt dargestellt wurde, ich hab Dir mal eine direkte Nachricht geschrieben...

Wenn es noch mehr Anwender gibt, wäre cool, wenn die sich auch noch melden, damit man sich darüber austauschen kann.

Nachtrag aus 2020: Habe mittlerweile von Ecomailz auf Mailstore Server gewechselt. Mailstore finde um Welten besser, keine Probleme etc. Einfach auf dem Server installieren, Mailkonten hinzufügen, Backupintervalle einstellen und läuft. Peace of Mind.

Welche Art von Mailserver / Anbindung nutzt Ihr denn? Exchange + Outlook?

Welche Kosten fallen bei Mailstore an?

 

[John]

Nachtrag aus 2020: Habe mittlerweile von Ecomailz auf Mailstore Server gewechselt. Mailstore finde um Welten besser, keine Probleme etc. Einfach auf dem Server installieren, Mailkonten hinzufügen, Backupintervalle einstellen und läuft. Peace of Mind.

Ich habe vor einer Weile genau diese beiden evaluiert.

Ecomailz
War für mich einfach nur undurchsichtig bis hin zu Schmerzen erzeugend. Das ganze Konzept hat mir überhaupt gar nicht zugesagt. Objektiv gab es (damals) ein toales K.O. Kriterium. Ein einmal hinzugefügter "Adapter" (hierß doch so, oder?), der ein IMAP Konto überwacht, berücksichtigt von sich aus nicht weitere zum IMAP Konto hinzukommende Ordner. Dafür mußte man den Apdapter händisch anpassen.
Gibts mittlerweile ein Ecomailz Plugin für Thunderbrid 78.x? Letztend noch nicht und Thunderbrid 68.x wird so langsam zum Risiko...

Mailstore Server
Gefiel mir besser, wobwohl die Pro Version auch schon ein dickes Stück Software ist mit Funktionen, die bei uns nicht nötig waren.

Persönlich am besten gefil mir die Free-Version von Mailstore Server, die jedoch nicht für den gewerblichen Betrieb lizensierbar war.

 

[Verkäuferlein]

Gibts mittlerweile ein Ecomailz Plugin für Thunderbrid 78.x? Letztend noch nicht und Thunderbrid 68.x wird so langsam zum Risiko...

Warum guckst Du nicht auf der ecoDMS-Seite?
https://www.ecodms.de/index.php/de/download/ecomailz/ecomailz-version-17-08-donnie

Das Add-On gab es schon vor dem Stable-Release (offizielle Verteilung als Update für die 68.x) von Thunderbird 78 (laut ecoDMS-Website seit dem 14.08.2020). Es wird aber meines Wissens nicht über die Addon-Funktion (addons.thunderbird.net) in Thunderbird angeboten, sondern muss manuell heruntergeladen und eingespielt werden.

 

[schmidts1981]

Wir nutzen seit Jahren openbenno ist Freie Software und die Suche ist schnell und klasse, hier geht alles rein. Des weiteren natürlich bitfarm archiv (DMS) , ebenfalls freie Software und Revionssicher. Hier vor allem wegen der Automatismen die möglich sind.

Dann noch Zammad (http://www.jens-falk.de/#!/2017/01/21/ticketsystem-zammad/) ebenfalls revisionssicher.

Hat jemand schon mal die neue bitfarm Version getestet und kann berichten? E-Rechnung Unterstützung soll wohl auch dabei sein in der kostenlosen Version. Das wäre für mein Kleinunternehmen auch ab 2025 relevant und Pflicht.