Welche Software nutzt ihr zur Email-Archivierung?

[wawi-dl]

DANKE, klingt schon super ...

Weist du, ob das nun 2 separate Datenbanken / Server sind?
Oder landet alles direkt im Server ecoDMS? Das blieb für mich offen.

Für mich wäre es ideal dies getrennt zu halten, nur Dokumente die ich auch im DMS benötige, hätte ich nochmals für DMS archiviert.

 

[Dustin]

@Dustin
Ich gehe davon aus, dass ihr auch GREYHOUND DMS nutzt, oder?

Hast du Erfahrungen mit ecoDMS sammeln können, um es evtl. zu vergleichen?
Mich würde in GREYHOUND DMS interessieren, ob hier ebenfalls eine automatisierte Klassifizierung möglich ist.
Gerade wenn wir Ausgangsrechnungen archivieren wollen, sollen gewisse Parameter / Metadaten mit Infos aus der Rechnung gefüttert werden.

Na wie geil ist das denn, GREYHOUND hat sogar eine direkte Schnittstelle zu JTL, um Zugriff auf Kundendaten, Aufträge etc.??? Wooohoooo

P.S. freut mich, dass man dich wieder mehr im Forum sieht

Ja wir haben das GreyhoundMax.

Es ist richtig das das System nicht so günstig ist am Anfang, aber wenn man sieht was damit alles gemacht und erledigt werden kann lohnt es auf jedenfall.

Also generell landen alle PDF im Greyhound die die Wawi verschickt. Egal ob Lieferantenbestellung, Aufträge, Angebote oder aber eben Rechnungen. Da durch das man diese Klassifiziert und den richtigen Gruppen und Themen zuordnen (das lässt sich mit Regeln automatisieren) erhält man einen einwandfreien Vorgang zu jeder Bestellung.

Es gibt viele Kleinigkeiten die hier zusammenspielen. Wir lesen die Kunden in Greyhound ein. Dadurch weiß Greyhound deren Telefonnummer wenn der Kunde jetzt anruft bekomme ich mit einem Klick seine komplette Historie.

Es gibt noch weitere spannende Sachen was man machen kann. Zb. Lieferantenbestandslisten. Wir bekommen von vielen Lieferanten per .csv die Bestände. Greyhound nimmt sich die Mail und speichert die Anlage in einen Ordner. Per Aufgabe und Batch Ameise werden die dann automatisiert eingelesen.

Was auch sehr gut ist, wir haben WhatsApp im Greyhound angebunden, und ihr glaubt garnicht wieviel Kunden das nutzen egal ob für Reklamationen oder aber Angebote wo der Kunde gerade kurz seinen Bildschirm vom PC abfotografiert.

Wer interessiert ist dem kann ich das gerne mal per TV zeigen.

Gruß Dustin

 

[jensfalk]

Wir nutzen seit Jahren openbenno ist Freie Software und die Suche ist schnell und klasse, hier geht alles rein. Des weiteren natürlich bitfarm archiv (DMS) , ebenfalls freie Software und Revionssicher. Hier vor allem wegen der Automatismen die möglich sind.

Dann noch Zammad (http://www.jens-falk.de/#!/2017/01/21/ticketsystem-zammad/) ebenfalls revisionssicher.

 

[ag-websolutions.de]

openbenno ist Freie Software

Aber sicher nur für deine privaten Mailkonten ... denn für das kommerzielle Umfeld würdest du dich ansonsten außerhalb der Lizenz bewegen.
Daneben entspricht .. nach Herstellerangaben .. die "open"-Version nicht der GoB
Die kommerzielle Lösung kosten dabei 80 EUR / Jahr für 5 Mailkonten

 

[jensfalk]

"Aber sicher nur für deine privaten Mailkonten ... denn für das kommerzielle Umfeld würdest du dich ansonsten außerhalb der Lizenz bewegen.
Daneben entspricht .. nach Herstellerangaben .. die "open"-Version nicht der GoB"

Irrtum!

OpenBenno steht unter GNU General Public License / GNU GPL v2. Diese Lizenz erlaubt selbstverständlich auch die kommerzielle Nutzung, siehe WebSeite: http://www.openbenno.org/

Was heißt GoB fähig? Oder was meint genau dieser Satz des Herstellers "Benno MailArchiv bietet im Gegensatz zur freien Community-Version Open Benno MailArchiv die Möglichkeit der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung gemäß HGB, AO, GDPdU usw."? Das ist Marketingsprech und hat wenig mit Fakten zu tun.

Ich empfehle zur Lektüre: bitfarm: https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/gdpdu.html

Konkret heißt das für ein DMS und für ein Mailarchiv: Regelmäßig ein Backup ziehen, z.Bsp auf DVD. Diese in ein Banksafe. Dies dokumentieren, fertig. Sollte ein Finanzamtprüfer ein Dokument aus dem Archiv sehen wollen und es in Frage stellen, dann zeige ich an hand des Bachups von vor zehn Jahren, daß es bereits damals schon genauso da war.

Es gibt kein Arichivsystem für Dokumente und Mails was nicht revisionssicher ist. Auch hier verweise ich auf bitfarm: https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/revisionssichere-archivierung.html

Im Zweifel kann man das auch mit seinem Steuerberater und Finanzamt besprechen.

Das Projekt was ich hier http://www.jens-falk.de/#!/2014/12/10/einfuehrung-eines-revisionssicheren-digitalen-archivs/ beschrieben habe betrifft ein größeres Unternehmen, die dort mit Rechtsabteillung und Steuerberater die Archivierung von Mails und Dokumenten geprüft haben.

Zur weiteren Vertiefung empfehle ich auch diesen Artikel: https://shop.heise.de/katalog/papierlos-im-buro.

 

[ag-websolutions.de]

Das ist Marketingsprech und hat wenig mit Fakten zu tun.

Ah ha .. so frei nach dem Motto ... negatives Marketing ist auch Marketing .. oder wie deklassiere ich meine kostenlose Version wenn ich auch eine Kauf-Version habe?

Verstehe ... na dann viel Spaß mit der Firma!

OpenBenno steht unter GNU General Public License / GNU GPL v2

und was ist damit

• Screendesign der WebApp (HTML im Browser)
  Lizenz: Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported (CC BY-NC-SA 3.0)

Aber egal, jeder soll mit "seiner" Software glücklich werden.

 

[MasterChief]

Hallo,
ich steig da nicht ganz durch (liegt vielleicht auch am super hellgrau/weißen Text auf deren Seite, bin ja schon über 35 ) - muss ich ecoMailz mit ecoDMS verknüpfen oder kann ecoMailz eigenständig genutzt werden und kostet dann 49 EUR ?

danke

 

[ag-websolutions.de]

eco MailZ kann eigenständig genutzt werden.
Es kosten, unabhängig ob standalone oder gemeinsam mit ecoDMS, 49 EUR / einmalig

 

[jensfalk]

"Ah ha .. so frei nach dem Motto ... negatives Marketing ist auch Marketing .. oder wie deklassiere ich meine kostenlose Version wenn ich auch eine Kauf-Version habe?"

Richtig! Sie maches es genau wie jene die nur kommerzielle Softwareprodukte anbieten. Es gibt keine von den Finanzbehörden zertifizierte DMS-Software. Sie müssen selbst als Steuerpflichtiger individuell prüfen ob ihre Lösung gesetzeskonform ist. Und da kommen Sie schnell zu den bereits genannten dokumentierten Abläufen und Backups.

Jedenfalls können Sie ohne größeren Aufwand und Lizenzkosten ein DMS für E-Mail und andere Dokumente gesetzeskonform betreiben, z.B. mit bitfarm.

 

[maydo]

gute software muss doch nicht immer geld kosten ))
man kann auch viel geld für schlechte software ausgeben.

siehe google chrome (hat sich sehr stark etabliert die letzten jahre) firefox etc etc.
oder linux distris (seit jahren)

zum thema dms, wir nutzen schon seit jahren letoDMS was mittlerweile seeddms in der weiterentwicklung heisst.
ob gesetzeskonform oder nicht, wir hatten bis jetzt keine probleme

der exchange kann übrigens auch sehr gut archivieren.

 

[wawi-dl]

wir setzen dennoch auf keine OpenSource

 

[UweKoester]

Hallo zusammen,

ecoMAILZ ist eine klasse Software. Allerdings "schnappt" mir ecoMAILZ hin und wieder meine eMails vor meinem Client (Thunderbird) weg. Ich sehe sie dann im ecoDMZ Auflistumg aber im Thunderbird waren sie nie.
Woran liegt das denn?

VG Uwe

P.S. Benutze IMAP bei GMX und ecoMAILZ in der Testphase.

 

[ag-websolutions.de]

Allerdings "schnappt" mir ecoMAILZ hin und wieder meine eMails vor meinem Client (Thunderbird) weg. Ich sehe sie dann im ecoDMZ Auflistumg aber im Thunderbird waren sie nie.
.

Sicher, dass diese Mails im TB nicht in einem Spam oder Junk-Ordner landen oder direkt gelöscht werden?

 

[UweKoester]

Hallo,
bin mir zu 90% sicher - werde es aber nochmal im Auge behalten.

Was (bei mir) auch nicht funktioniert ist der WebZugriff von aussen. Ich habe einen dyndns Zugang aber wenn ich versuche auf ecoMAILZ zuzugreifen kommt nach einigen Minuten ein Timeout Error.

Meine Syntax ist: dyndns.meinaccount.de:8888

Oder kann es sein dass das Modul in der Testphase nicht funktioniert?

VG Uwe

 

[seven39]

Wer nutzt hier alles ecoMAILZ? Wie seit ihr damit zufrieden?

 

[bigloopfan]

Wir nutzen MailStore und sins bestens zufrieden. ecoMailz hatten wir im Einsatz, allerdings für uns nicht die passende Software.

 

[seven39]

Wir nutzen MailStore und sins bestens zufrieden. ecoMailz hatten wir im Einsatz, allerdings für uns nicht die passende Software.

Danke für deine Nachricht!

Was hat euch an ecoMailz nicht zufrieden gestellt? Was kann MailStore besser?

 

[melkossohn]

Mal eine Frage zu Mailstore und ecoMailz:

Soweit ich das verstanden habe, ist das ja Software, die die E-Mails vom Server abgreifen und archivieren soll, bevor sie beim E-Mail-Client landen.

Das bedeutet doch aber umgekehrt, dass ich diese Systeme aktiv umgehen kann, wenn ich mich zum Beispiel auf dem Web-Client meines Servers anmelden und dort Manipulationen durchführen würde, oder verstehe ich das falsch?

 

[Robin]

Ich nutze Ecomailz ebenfalls an für sich ein gutes Tool was Preis/Leistung angeht. Allerdings trennt hier und da mal die Verbindung zu Mailserver. Ich werde dieses Jahr noch auf Mailstore Umsteigen, da ich es auch privat Nutze und bisher nie Probleme hatte. Ich finde die Suchfunktion bei Mailstore auch besser. Einfach mal beides installieren und testen.

 

[Praktikantin]

Mailstore Server hier mit Mailstore Proxy, läuft tadellos ohne Unterbrechung. Kann ich empfehlen.

Das bedeutet doch aber umgekehrt, dass ich diese Systeme aktiv umgehen kann, wenn ich mich zum Beispiel auf dem Web-Client meines Servers anmelden und dort Manipulationen durchführen würde

Natürlich ist das möglich. Ich kann mich auch direkt am Server anmelden, die erfahrene Administratorin ist auch in der Lage, sich lokal zwischen Proxy und Client zu klemmen. Darum geht es aber nicht.
Die "lückenlose Archivierung" soll sicherstellen, dass im normalen Geschäftsbetrieb nichts verlorengeht. Wenn Frau Müller über Ihren Mailclient E-Mail empfängt oder versendet, sind diese zu archivieren. Damit Frau Müller diesen Weg nicht umgehen kann, hat sie keinen anderen Zugang zum Mailserver. Hat sie diesen doch, muss die Archivierung auf anderem Wege sichergestellt werden. Steht ja alles in der Verfahrensdokumentation.