Neu Wawi, Shop, Ebay, wer sendet wann Emails?

[ple]

Hallo zusammen,
ich brauche mal eure Empfehlungen. Ich bin jetzt beim Shop angekommen und habe gesehen, dass der Shop auch Emails verschicken kann und auch soll.
Aktuell habe ich in der WMS Ausgabe eingestellt, dass eine Email verschickt werden soll für die Rechnung.
Als Empfänger habe ich nur meine eigene eingetragen um zu gucken was so passiert.
Jetzt weiß ich leider nicht so recht weiter wann Emails verschickt werden sollen.
Macht es Sinn Emails zu schicken wenn Käufe bei Ebay getätigt werden? Eigentlich doch nicht, da ja alles über Ebay abgewickelt wird. Tracking ID wir ja auch an Ebay übermittelt.
Wie sieht es beim Shop aus? Lasst ihr alles über den abwickeln oder schickt ihr Rechnungen nachher per Email aus der Wawi herraus.

Würde mich über Rückmeldungen freuen wie ihr was durchführt.

Gruß und Danke

 

[wortek]

Bei den allermeisten Kunden von uns werden Rechungen beim Versand erstellt, und dann per Workflow mit Zeitverzögerung per Email versendet. Aus dem Shop heraus geht meistens nur Bestellbestätigung, Auftragsbestätitung und Versandbestätigung raus. Die Rechnung geht meistens immer aus der Wawi raus.
Per Workflow statt über die WMS Ausgabe, weil viele in den Rechnungsvorlagen die Tracking ID mit drin stehen haben.
Die WMS Ausgabe ist vom Emailversand her oft schneller als das Versandlabel, so dass das Feld dann leer ist. Mit einem zeitverzögertem Workflow ist das Feld dann gefüllt.

Letztlich ist es aber mehr oder weniger deine Entscheidung. Hauptsache der Kunde bekommt seine Rechnung. Wie gesagt, die meisten senden es per Mail über die Wawi raus, und der größte Prozentteil danach legt die Rechnung ausgedruckt in das Paket.

 

[ple]

Ok, das mit der Rechnung und der Trackingnummer, das ist ein guter Hinweis. WMS schickt die Rechung ja direkt raus ohne Trackingnummer und Shipping schickt die Versandmail inkl trackingid.

Benötigt man denn überhaupt den Emailversand für Rechnung, Lieferschein, Versand über den Shop dann überhaupt? Was passiert genau, wenn ein Kunde im Shop bestellt?
- Zahlung ist eingetroffen als Email aus Wawi
- Auftrag wird erzeugt
- WMS wird verpackt
- WMS verschickt die Versandemail inkl. Trackingid
- WMS verschickt die Email mit Rechnung

das gleiche dann bei einem Ebayauftrag.


Somit würde der Emailversand vom Shop ja nur für Kontaktformular, Anmeldung, Fragen zum Produkt usw. benötigt und alles was von Auftrag bis Versand wäre, wird in der Wawi/WMS abgearbeitet. Kann man das so sehen, oder doch vielleicht doch der falsche Weg.

Bitte versteht mich nicht falsch, aber ich will das Rad nicht neu erfinden und hoffe Erfahrungen anderer Users von JTL um das bestmögliche rauszuholen.

Gruß und Danke

 

[sjk]

Moin Ple,

Wir nutzen den Shop und legen Aufträge ansonsten manuell in der Wawi an. Zu ebay kann ich also nichts sagen, ich denke aber der Ablauf wird sich da vom Shop nicht allzu groß unterscheiden.
Den auftragsbezogenen Mailversand haben wir in beiden Fällen auf grundsätzlich zwei Stück eingedampft und z. B. Versandbenachr. & Rechnung gebündelt, weil wir die Kunden nicht mit fünf Mails bei jeder kleinsten Statusänderung nerven wollen. Das sieht dann bei uns so aus:

1. Shop: Bestellbestätigung aus dem Shop | Manuelle Aufträge: Auftragsbestätigung aus der Wawi
2. Versandbenachrichtigung mit Tracking und PDF-Rechnungskopie im Anhang aus der Wawi (über Häkchen "Versandmail senden" bei der Versandart)

Am liebsten würde ich auch bei Shopbestellungen die Bestätigung mit einem Workflow aus der Wawi senden (durchgehend gleiches Mail-Design), aber die Verzögerung durch den Abgleich ist mir einfach zu lange, da ich als Kunde selber gerne eine Bestätigung innerhalb weniger Sekunden habe.
Für Spezialfälle haben wir dann noch einige Workflows angelegt, z. B. eine separate Rechnungsmail an die Buchhaltung von Gewerbekunden.

Meine Empfehlung ist immer generell sehr sparsam Mails zu versenden. Ansonsten schließe ich mich da wortek an, die Rechnung ist das Wichtigste und alles andere hängt davon ab, wie detailreich du persönlich deine Kunden informieren willst.

Bei der Frage welche Vorlagen du für was benutzt kannst du kreativ werden, die eine Hälfte integriert beispielsweise die Trackinginfos in die Rechnungsmail, die anderen packen ein Rechnungs-PDF in die Versandbenachrichtigung Da würde ich danach gehen, in welcher Vorlage du am wenigsten ändern musst, damit alle von dir gewünschten Informationen enthalten sind.

 

[ple]

Ja so die Richtung habe ich bereits gedacht. Dem Kunden will ich nicht allzuviele Emails schicken. Eine Versandmail, wo die Rechnung drin ist als PDF wäre eigentlich völlig ausreichend.
Egal ob im Shop, ebay oder per email bestellt und bezahlt. Die Versandmail mit Rechnung wäre glaube ich der beste Weg und der Kunde wird nicht mit Emails überhäuft.
Unsere Ware ist eh immer leiferbar und auf Lager und somit wird am gleichen Tag wie Bestellung verpackt.
Denke damit kann ich erst mal starten.
Vielen Dank

 

[gnarx]

1. Auftragsmail ohne Anhang in mehreren Sprachen
2. Zahlungsmail ohne Anhang in mehreren Sprachen
2. Versandmail ohne Anhang in mehreren Sprachen
3. Rechnungsmail mit Rechnung als Anhang und Rücksendeschein durch Workflow in mehreren Sprachen. Der WF greift erst wenn verschickt wurde. Damit sparen wir uns Rechnungskorrekturen bei Stornos vor dem Versand.

 

[ple]

Moin Ple,

Wir nutzen den Shop und legen Aufträge ansonsten manuell in der Wawi an. Zu ebay kann ich also nichts sagen, ich denke aber der Ablauf wird sich da vom Shop nicht allzu groß unterscheiden.
Den auftragsbezogenen Mailversand haben wir in beiden Fällen auf grundsätzlich zwei Stück eingedampft und z. B. Versandbenachr. & Rechnung gebündelt, weil wir die Kunden nicht mit fünf Mails bei jeder kleinsten Statusänderung nerven wollen. Das sieht dann bei uns so aus:

1. Shop: Bestellbestätigung aus dem Shop | Manuelle Aufträge: Auftragsbestätigung aus der Wawi
2. Versandbenachrichtigung mit Tracking und PDF-Rechnungskopie im Anhang aus der Wawi (über Häkchen "Versandmail senden" bei der Versandart)

Am liebsten würde ich auch bei Shopbestellungen die Bestätigung mit einem Workflow aus der Wawi senden (durchgehend gleiches Mail-Design), aber die Verzögerung durch den Abgleich ist mir einfach zu lange, da ich als Kunde selber gerne eine Bestätigung innerhalb weniger Sekunden habe.
Für Spezialfälle haben wir dann noch einige Workflows angelegt, z. B. eine separate Rechnungsmail an die Buchhaltung von Gewerbekunden.

Meine Empfehlung ist immer generell sehr sparsam Mails zu versenden. Ansonsten schließe ich mich da wortek an, die Rechnung ist das Wichtigste und alles andere hängt davon ab, wie detailreich du persönlich deine Kunden informieren willst.

Bei der Frage welche Vorlagen du für was benutzt kannst du kreativ werden, die eine Hälfte integriert beispielsweise die Trackinginfos in die Rechnungsmail, die anderen packen ein Rechnungs-PDF in die Versandbenachrichtigung Da würde ich danach gehen, in welcher Vorlage du am wenigsten ändern musst, damit alle von dir gewünschten Informationen enthalten sind.

Ich habs mal genau so gemacht, nur die Formatierung sieht auf dem Iphone ein wenig dürftig aus. Aber Rechnung als PDF und Lieferinformation klappt soweit.
Was nicht klappt ist die Variable
Report.CustomerNumber
bei meinen Lieferscheinen bleibt der Wert beim Email senden leer.
Als Papierformat klappt das aber.
Email:


Papier oder Speichern


Ist das ein Bug?

Gruß und Danke

 

[sjk]

Moin,

Deine Frage habe ich gleich mal zum Anlass genommen, mir das noch einmal genauer anzusehen. Bei uns ist mir das Problem mit der fehlenden Kundennummer ebenfalls schon ein paar mal aufgefallen. Bis gerade eben ging ich davon aus, dass hier selten einmal etwas mit der Abfrage der Daten schief läuft und die Mail ab und an sozusagen zu früh rausgeht (wenn das überhaupt möglich ist). Nach Durchsicht aller Auftragsbestätigungen der letzten Tage sehe ich jetzt, dass die Kundennr. aber tatsächlich in jeder Mail fehlt.

Die Lösung ist aber ganz einfach: Scheinbar hat sich bei einem Update die Variable geändert oder es war von Anfang an die falsche in der Mailvorlage. Ändere Report.CustomerNumber in Report.Customer.CustomerNumber und es sollte wieder funktionieren.

(@Happy evtl. auch für euch interessant, ob das so in der aktuellen Auftragsbestätigungsmail per default drin ist)

 

[ple]

Ah, das macht Sinn, habe da gestern in den Variablen bereits gesucht, aber nicht passende gefunden. Muss mich daran noch gewöhnen.

Mir ist in meinen Thread noch ein Fehler unterlaufen. Ich habe Versandbestätigung die aus WMS geschickt wird mit Shipping mit Lieferschein verwechselt. Scheint aber so mit deinen Änderungen jetzt zu gehen.

Gruß und Danke

 

[Wissenssammler]

Ich kann mich da @sjk nur anschließen, ich kenne es von mir selbst, inmeinem Privatem Postfach kommen alle Mails an von Käufen die ich und meine Familie über diverse Accounts getätigt haben, das ist grauenhaft wie viele unnötigen Mails man da bekommt. In der Regel weiß ich das ich was bestellt habe und ich weiß aus das ich was bezahlt habe, was ich nicht weiß ist die Tracking nummer und wann die Sendung final auf den Weg gegangen ist.

Fazit: Ich finde es Ideal eine Mail mit Rechnung, Sendungsnummer und Zahlungsbestätigung zu versenden.

Ich versende nur die Mails aus dem Shop, was aber auch dadran liegt, das es mir bis jetzt nicht gelungen ist e-mails aus der Wawi raus zu versenden, sonst würde ich alles zentral daraus lösen.
Ich könnte mir noch vorstellen Bestellbestätigung aus dem Shop
Zweite Mail aus der Wawi mit Rechnung + Versanddaten.

 

[ple]

Mein Shop ist leider noch im Wartungsmodus, da fehlen noch etliche Artikel und dann beginnen erstmal die Test.
Aber Emails wollte ich nur einen Bestellbestätigung schicken lassen. Der Rest wird eh über Shipping in WMS abgewickelt, wo ich jetzt auch bereits alles mit verschicke von Ebay.
Warum sollte dann dein Vorhaben nicht gehen?

Mein Problem was ich gerade eher habe ist, dass nach dem Shipping direkt ne Rechnung gedruckt wird. Soweit nicht so schlimm, falls kein Fehler mit der Adresse auftritt oder sonst was. Besser wäre es zu warten, bis Shipping erfolgreich durchgeführt wurde.

 

[gnarx]

@ple Das müsste gehen wenn du die Mails über einen Workflow verschickst und Track & Trace nutzt. Einfach als Bedingung den Status der Sendung aus T & T nehmen und damit den Versand bzw. das erstellen der Rechnung anschieben.

 

[ple]

Ich nutze kein Track und Trace, glaube aber, dass ich mit "Paket erstellt" was anfangen könnte. Ich frag das mal beim Support nach. Denke die haben schnell eine Antwort auf solch eine Frage.

 

[gnarx]

Okay dachte du wolltest sicher sein das das Paket ankommt, kann ja auch sein wenn Adresse falsch das es zurück kommt. Wenns nur nach Versand ist siehe hier:



"Lieferscheine werden in JTL-Wawi automatisch während des Auslieferungsprozess erzeugt. Das heißt, jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag ausliefern, unabhängig davon, ob dies mit JTL-Wawi, JTL- Packtisch+ oder JTL- WMS geschieht, wird auch ein Lieferschein erzeugt. Dies ist notwendig, um zu gewährleisten, dass durch das Ausliefern auch der Bestand eines Artikels geändert wird. Anschließend unterscheidet JTL-Wawi bei Lieferscheinen zwischen offen und versendet. "

 

[ple]

Ah ok, Danke.
Also würde der Trigger Lieferschein erstellt auch nur auslösen, wenn der Export mit JTL Shipping funktioniert hat? Umgekehrt, bei einem Fehler wird kein Lieferschein und keine Rechnung erstellt?
Ich sehe gerade, du hast auch ein Workflow für Versandberechtigung? Löst du alle Emails schicken mit einem Workflow? Aktuell habe ich es noch in Shipping aktiv, aber das könnte man ja umlegen auf Workflows.


Gruß

 

[sjk]

Ich kann mich da @sjk nur anschließen, ich kenne es von mir selbst, inmeinem Privatem Postfach kommen alle Mails an von Käufen die ich und meine Familie über diverse Accounts getätigt haben, das ist grauenhaft wie viele unnötigen Mails man da bekommt. In der Regel weiß ich das ich was bestellt habe und ich weiß aus das ich was bezahlt habe, was ich nicht weiß ist die Tracking nummer und wann die Sendung final auf den Weg gegangen ist.

Genau! Wobei ich die Bestellbestätigung doch sinnvoll finde, da die sich einfach als letzter Baustein für das "meine Bestellung ist durch und es gab keinen Fehler"-Gefühl etabliert hat.

 

[gnarx]

@ple
Genau Lieferschein siehe auch hier: https://guide.jtl-software.de/jtl-wawi/versand/lieferschein-erstellen-loeschen/
Ja hat mal nee Zeit nicht mehr funktioniert deshalb habe ich es als WF drinne. Ausserdem funzt bei Neukunden die Sprachauswahl nicht auch wenn man die per WF setzt funzt die erst wenn der Kunde schon angelegt ist. Da wir mehrsprachig verschicken haben wir da oft 2 WF`s laufen für DE und EN momentan.

 

[ple]

Ich muss da noch mal nachhaken, da ich nicht genau weiß wie die Workflows abgearbeitet werden.
wenn ich jetzt unter versendet als erstes die Rechnung erstellen lasse und direkt danach die Versandbenachrichtigung an den Kunden schicke, wo die Rechnung als pdf angehängt ist, klappt das soweit oder wäre das zu schnell und die Versandbenachrichtigung würde ohne Rechnung rausgehen. Oder werden Aktionen immer nacheinander abgearbeitet.

ich hoffe, dass ich somit Irgendwie AdressFehler in den Dokumenten vermeiden kann, nur weil Shipping mal nicht funktioniert.

 

[gnarx]

Der unter #14 gezeigte WF funktioniert tadellos. Ja das wird nacheinander abgearbeitet.
Lege dir ein Mailkonto an wie z.B. "Mailkopien@meineDomaine" und rufe das mit deinem Mailprogramm ab.
In JTL unter Admin -> Firmen und email Einstellungen im TAB E-Mail Einstellungen gibts du im Feld "Kopie an (BCC)" diese neue Mailaddy an.
Nun bekommst du jede Mail die JTL sendet als Kopie.

 

[ple]

Das mit dem Mailkonto habe ich bereits.
Ich habe es jetzt soweit am laufen. Anfangs hatte ich das Problem, das ich keine Rechnung hatte, weil die nie erstellt wurden. Danke für den Hinweis in #14.
Jetzt wird alles gespeichert wenn versendet wurde.
Ich hoffe mal, das bei Fehler in den Adressen beim Shipping die Workflows nicht ausgelöst werden. Somit kann ich im Nachgang die Adresse noch anpassen und wenn alles richtig ist und ein Label rauskommt sollten die Workflows abarbeiten.



Die Versandberechtigung inkl. Tracking id geht anscheinend nicht per Workflow, zumindest finde ich da keine Ausgabe für. Somit habe ich den Hacken in der Versandart noch aktiv.