Neu Rechnungen festschreiben, revisionssicher und 100% finanzamtkonform

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bobberbrothers

Neues Mitglied
23. Juli 2020
5
0
Guten Tag zusammen,

Werden die Rechnungen bei JTL automatisch festgeschrieben? Muss man da was einstellen, damit genau das passiert?
Unser Wunsch ist, dass die Rechnungen nach dem Versenden automatisch festgeschrieben werden und diese dann nicht mehr löschbar oder bearbeitbar sind.

Wenn dies automatisch nicht funktioniert, wie kann man die Rechnungen sonst manuell festschreiben?

ist JTL revisionssicher und 100%-finanzamtkonform?

Danke schonmal!

LG
 

Jens Falk

Offizieller Servicepartner
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14. Mai 2020
141
42
Revisionsicherheit wird erreicht
  • indem die Rechnung ausgedruckt und abgeheftet wird
  • oder als revisionssicheres PDF ins Dateisystem gespeichert wird und von hier auf ein optischen Datenträger regelmäßig gespeichert wird, z.B. am Jahresende mit dem Jahresabschluß
  • oder indem die Rechnung in ein DMS abgelegt wird und hier dann die Revisionssicherheit über Backup usw. gewährleistet wird, je nach System
  • oder die Rechnung an einem Buchungssatz als Beleg (PDF) angehängt wird, so wie Lexware und Datev dies ermöglichen. Das ist aber nicht wirklich effektiv.
JTL ist da ähnlich wie alle abderen Wawis und ähnlichen Systemen.
 
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trennscheibenwelt

Sehr aktives Mitglied
17. März 2017
632
132
Hallo,

Werden die Rechnungen bei JTL automatisch festgeschrieben? Muss man da was einstellen, damit genau das passiert?
Du kannst auf jeden fall WAWI seitig eine einstellung dafür vornehmen.
Du gehst zu:
Admin -> Globale Einstellungen -> Vorgänge -> und hier einen Haken setzen bei "Nach Rechnungserstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar"
 
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bobberbrothers

Neues Mitglied
23. Juli 2020
5
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Hallo,



Du kannst auf jeden fall WAWI seitig eine einstellung dafür vornehmen.
Du gehst zu:
Admin -> Globale Einstellungen -> Vorgänge -> und hier einen Haken setzen bei "Nach Rechnungserstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar"
Wenn ich mich aber richtig informiert habe, kann man den Haken jederzeit wieder rausnehmen und alte Rechnungen wieder ändern. Stimmt das ?
 

Dalibor Josic

Sehr aktives Mitglied
22. Dezember 2014
915
62
Gaildorf
Am sichersten ist es sofort nach Rechnungsstellung diese automatisch als PDF in eine DMS schieben. Richtet man einmal ein und muss nur hin und wieder nachschauen obs noch funktioniert. Das wars
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
734
84
Hallo,



Du kannst auf jeden fall WAWI seitig eine einstellung dafür vornehmen.
Du gehst zu:
Admin -> Globale Einstellungen -> Vorgänge -> und hier einen Haken setzen bei "Nach Rechnungserstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar"

Das ist eine DAU-Funktion, die aber sonst keinen Effekt hat.
Natürlich kann man eine Rechnung nachträglich abändern, sofern sie nicht das Haus verlassen hat und noch nicht verbucht wurde. Sofern der Kunde oder das DMS sie schon bekommen hat, ist es quasi unmöglich und man sollte sie anders "korrigieren."
 

bobberbrothers

Neues Mitglied
23. Juli 2020
5
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Dalibor Josic

Sehr aktives Mitglied
22. Dezember 2014
915
62
Gaildorf
Programmseitig bietet JTL da nichts an. Ob JTL einen Systempartner hat, kann ich dir leider nicht sagen. Ich würde dir ECODMS vorschlagen. Kostet nicht viel und ist leicht zu bedienen. Aus der Wawi heraus kann man die Rechnungen automatisch rüberschieben. Eingangsrechnungen, egal ob per Mail oder Brief können archiviert werden. Bei Brief benötigst du natürlich einen Scanner.
 
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bobberbrothers

Neues Mitglied
23. Juli 2020
5
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Programmseitig bietet JTL da nichts an. Ob JTL einen Systempartner hat, kann ich dir leider nicht sagen. Ich würde dir ECODMS vorschlagen. Kostet nicht viel und ist leicht zu bedienen. Aus der Wawi heraus kann man die Rechnungen automatisch rüberschieben. Eingangsrechnungen, egal ob per Mail oder Brief können archiviert werden. Bei Brief benötigst du natürlich einen Scanner.
Für uns wären hier die Ausgangsrechnungen wichtig. Momentam benutze wir JTL nur für den Verkauf, nicht für den Einkauf. Geht das dafür auch ganz gut?
 

knackig

Sehr aktives Mitglied
17. November 2011
853
122
Nordhessen
Geht sogar perfekt. Vollautomatisch. Sobald eine Rechnung erstellt wurde, wird diese als PDF im DMS gespeichert. Natürlich muss man das einstellen, ist klar. Ist aber kein Hexenwerk.
Kann ich genauso bestätigen. Damit es tagsüber nicht "stört" (Performance zB) werden unsere Ausgangsrechnungen mit einem Workflow jeweils 20 Uhr am Versandtag automatisch ins ecoDMS geschoben.
 

Jens Falk

Offizieller Servicepartner
SPBanner
14. Mai 2020
141
42
Ich habe unsichtbaren Text auf der Rechnung. In diesem Text sind alle Daten der Rechnung mit entsprechender Feldzuordnung für ecoDMS enthalten.
Dann wird über OCR klassifiziert. Dauert vermulich länger und es kann zu Fehlern kommen.

Besser ist, wie es im Handbuch steht, über den Vorlagendesigner den Barcode zu generieren und diesen in die Rechnungsvorlage zu kopieren. Ist in 5 Minuten erledigt.
 
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Dalibor Josic

Sehr aktives Mitglied
22. Dezember 2014
915
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Gaildorf
Ist schon richtig, aber wenn juckt das schon, wenn abends der Workflow auslöst und du gemütlich dein Bierchen trinkst und davon nichts mitbekommst.
 

Stephan K.

Sehr aktives Mitglied
14. Mai 2014
734
84
Die Buchhaltung ist mal angedacht gewesen, wird aber garantiert als Modul kommen und kostenpflichtig sein. Ich kann mir da bei JTL so 1 cent pro Rechnung vorstellen. Natürlich in einer der oberen Staffeln.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.640
190
Wenn ich mich aber richtig informiert habe, kann man den Haken jederzeit wieder rausnehmen und alte Rechnungen wieder ändern. Stimmt das ?
Nur um kurz aufzuklären, aktuell kann man bestehende Rechnungen ohne Probleme "ändern".
Man kann den Haken in den Einstellungen entfernen ODER man ändert einfach die Druckvorlage ab, Zack sieht die Rechnung anders aus wie Sie der Kunde erhalten hat.

JTL arbeitet aktuell an einer Lösung, dass eine Art "Kopie" wie Sie der Kunde erhalten hat, im System archiviert und ablegt.

Ich finde leider das Thema nicht auf anhieb hier.
 

Jens Falk

Offizieller Servicepartner
SPBanner
14. Mai 2020
141
42
JTL arbeitet aktuell an einer Lösung, dass eine Art "Kopie" wie Sie der Kunde erhalten hat, im System archiviert und ablegt.
Das wäre zwar aus Sicht des Kundenservice vielleicht nett, revisionssicher ist es aber nicht. Die Rechnung kann nämlich weiterhin in der Datenbank geändert werden, bekanntlich hat zu dieser (noch) jeder Zugang.

JTL müßte dann wohl auch regelmäßig ein GoBD-Testat vorlegen, wie es z.B. Lexware macht https://www.lexware.de/support/faq/produkt/buchhaltung-pro/faq-beitrag/000001917/

Will man das wirklich?

Der Weg einfach die erstellte Rechnung so ziemlich zeitgleich unveränderbar ins Dateisystem oder in ein DMS zu schreiben, ist nach wie vor der beste. Schon allein, weil ich jederzeit an die DB per SQL möchte/ muß.
 
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