Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

[Christian|PCE]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo,

vielleicht kann mir jemand helfen. Ich stelle gerade von Bitfarm auf ecoDMS um, alles klappt prima auch das automatische archivieren von Rechnungen etc. über den ecoDMS Drucker. Leider wird nach jedem Erstellen einer PDF Datei durch den ecoDMS Drucker diese aufgerufen, was zu einer Fehlermeldung führt da die in einem Temp-Ordner abgelegte Datei nicht mehr da ist (bereits ins Archiv verschoben). Ich finde keine Option dieses öffnen abzuschalten, kann mir jemand sagen wo ich diese Einstellung finde? Es nervt nämlich schon, gerade wenn man so wie ich bei eBay verkauft und auf einen Schlag mehrere Rechnungen drucken lässt. Danke!

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Ganz einfach. Du kannst in den Druckereinstellungen vom ecoDMS Drucker über die Windows Geräteverwaltung sagen was nach dem Druck passieren soll. (PDF öffnen = Nein) sitze gerade nicht im Büro aber spüle dort mal mit den Einstellungen, da ist das gewünschte dabei. Du brauchst hierfür nichts im DMS einstellen sondern nur am Drucker selber.

 

[Christian|PCE]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Danke für die Antwort, leider finde ich da nichts passendes. Wo klickst du denn hin? Einen Punkt PDF öffnen o. ä. finde ich nicht (Windows 10 Pro) bei mir.

EDIT:
Ach, gefunden! Es war in den Anschlusseinstellungen, nicht in den Druckereinstellungen selber

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Sorry das ich mich da getäuscht / falsch ausgedrückt hatte - aber Hauptsache Du hast es gefunden. Gruß Lars

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Danke für die tollen Infos, vor allem zum System, suche gerade ein bezahlbares DMS!

Klärt mich mal bitte auf, ich habe paar Fragen mit auf den Weg bekommen, zur Suche eines DMS Systems!

1.) ecoDMS läuft auf eigenem SQL-Server parallel zu JTL-Wawi
2.) Ausgangsrechnungen werden archiviert, ist dies rechtssicher, verschlüsselt, finanzamtgerecht?
3.) Eingangsrechnungen wollten wir ebenfalls archivieren, Zugriff möglich für Steuerberater?
4.) Schnittstellen zu Lexware/Buchhaltungssysteme? Wie erfolgt Zuordnung zu einem Buchungsbeleg zu Buchhaltungssoftware?

Grade zum letzten Punkt überlege ich, wie ich die Eingangsrechnungen klassifizieren kann, damit der SB eine Zuordnung zum Buchungsbeleg hat.

P.S. für mich ist alles Neuland, aus gewachsenen Strukturen müssen wir uns intern neu aufstellen und neu organisieren, darum diese Fragen

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo

zu 1) ja, nutzt postgre-SQL
zu 2) ja
zu 3) ja, wenn du die E-Rechnung einscannst und damit in ecoDMS archivierst und du weiterhin deinem STB über das Webmodul einen Zugriff einrichtest
zu 4) Schnittstellen nach außen, nein, du kannst aber doch zum Bsp. bei der Klassifizierung der E-Rechnung die BubelegNr mit angeben. Wobei durch die Volltextsuche in den archivierten Dokumenten der beleg auch anhand anderer Inhalte gefunden wird

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

WOW hammer System ... da fällt mir nur eins ein: GEIL

zu 3.) Webmodul ist kostenlos dabei? Hast du dies bereits eingerichtet und gibts zufällig ein HowTo dazu?
zu 4.) Volltextsuche? PERFEKT! Hatte einen Denkfehler, ich leg einen Ordner an mit Eingangsrechnungen, lasse die Dokumente mit einer fortlaufenden Nummer hochzählen, dann soll der SB diese als Querverweis beim Buchen einfach angeben.

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

zu 3) Ich hab jetzt die Preisliste nicht dabei, schaue gleich mal nach und melde mich bei dir

zu 4) genau

Zur Funktion:

Alles was du scannen oder drucken kannst, kann über ecoDMS archiviert und klassifiziert werden.
Dazu hast du für Outlook bzw. Thunderbirds passende Add-Ons, damit du (wenn du willst) auch eMails archivieren kannst.

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Danke dir vielmals, dann kann ich diese Woche schon mal alles bestellen und einrichten

Preis wäre klasse ... gerne auch per PN, wobei das sicher auch andere interessiert.
Addons / Outlook habe ich gelesen, das ist natürlich auch Gold wert.

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

wobei das sicher auch andere interessiert.

sind kein Geheimnis und als offizieller Reseller von ecoDMS "dürfen" wir die auch bekannt geben

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Noch eine allgemeine Frage zur Archivierung, ich möchte wenn möglich alles einheitlich als PDF verwalten (einfacher für SB).

Wie würdet ihr vorgehen? Was wäre gesetzlich korrekt?


Angenommen, es kommen per Email Rechnungen als PDF Anhang herein, oder HTML-Emails mit eingebetteter Rechnung!

Ich würde das PDF aus der Email ins ecoDMS überführen und ...
A1) ... die Email löschen!
A2) ... die Email sicherheitshalber in separaten Ordner zusätzlich archivieren und dann löschen!

Ich würde aus der HTML-Email ein PDF generieren, ins ecoDMS überführen und ...
B1) ... die Email löschen!
B2) ... die Email sicherheitshalber in separaten Ordner zusätzlich archivieren und dann löschen!

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Ich würde für meine komplette geschäftliche email Korrespondenz ein Tool wie MailStore einsetzen, welches die gesamte Archivierung der ein- und ausgehenden Mails rechtskonform übernimmt.

Für Buchhaltung / SB dann die Rechnung über Ecodms archivieren

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo wawi-dl,

die ecoDMS-Lizenz / aktivem Arbeitsplatz beträgt 49 EUR.

Gezählt werden immer die Arbeitsplätze, die zeitgleich auf das Archiv zugreifen (unabhängig davon, auf wievielen Arbeitsplätzen du ecoDMS installiert hast).

Wenn also du und dein SB parallele Zugriffe brauchen, dann benötigst du 2 Lizenzen 'a 49 EUR.
In den 41,18 EUR sind alle Module enthalten.

Auf unser Seite ( ecoDMS- Dokumenten-Management-System, 41,18 €, ag-websolutions. ) kannst du die einzelnen Versionen vergleichen, etc.

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

TOP ... ich danke dir

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Ich würde für meine komplette geschäftliche email Korrespondenz ein Tool wie MailStore einsetzen, welches die gesamte Archivierung der ein- und ausgehenden Mails rechtskonform übernimmt....

Vielleicht kannst du dazu auch etwas sagen / weiterhelfen
http://forum.jtl-software.de/user-h...etzeskonform-mailstore-oder-alternativen.html

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

...
zu 1) ja, nutzt postgre-SQL
...

Es kam gestern noch die Frage auf, wann die Datenbank platzt
Gibt es eine Größenbeschränkung? Hast du grobe Richtwerte, wie groß solch eine DB wird anhand Anzahl X Dokumente?

Hatte gestern ein interessantes Telefonat mit der Konkurrenz, hier wurde vorab gezielt gefragt welche DB genutzt wird.
Als ich PostgreSQL erwähnte, rümpfte man schnell die Nase ... daher wollte ich das vorab mal abfragen

 

[casim]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Es kam gestern noch die Frage auf, wann die Datenbank platzt

Maximum Database Size: Unlimited
Maximum Table Size: 32 TB
Maximum Row Size: 1.6 TB
Maximum Field Size: 1 GB
Maximum Rows per Table: Unlimited
Maximum Columns per Table: 250 - 1600 depending on column types
Maximum Indexes per Table: Unlimited

Sollte reichen, oder?

Als ich PostgreSQL erwähnte, rümpfte man schnell die Nase

Was verwenden die denn?

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Ich habe mal einen separaten Thread allgemein dazu eröffnet ... wäre sehr schön hier KnowHow gebündelt zu finden.

http://forum.jtl-software.de/user-h...ration-hilfestellungen-allgemeine-fragen.html

 

[wawi-dl]

Bin aktuell dabei, ecoDMS 16.09 eleanor ausgiebig zu testen, da mit ecoDMS 14.08 krusty eher Testungen waren um zu LERNEN.
Soweit habe ich alles aufgesetzt, auch die automatische Klassifizierung über den ecoDMS Drucker.

Aktuell gibt es ein sehr interessantes Thema bzgl. PDF-Größen:
https://forum.jtl-software.de/threa...echnungen-kleiner-bekommen.95463/#post-539157

Aktuell ist mein Stand so nach Testungen von 200 Rechnungen:
JTL- PDF-Ausgabe als PDF/A ... ca. 53,7 MB
JTL - PDF-Ausgabe als PDF ... ca. 12,9 MB
7PDF - PDF-Ausgabe als PDF/A ... ca. 32,7 MB
7PDF - PDF-Ausgabe als PDF ... ca. 13,7 MB

Wie man sehen kann, komprimiert die JTL PDF-Ausgabe ohne PDF/A am besten, im Schnitt 60KB / Rechnung!
Wir haben lange recherchiert, ob man PDF/A oder PDF nehmen sollte, es gibt keine Vorschrift, daher bleiben wir jetzt bei PDF, um Speicherplatz zu sparen.


Nun wollte ich die Archivierung in ecoDMS automatisieren, wie bereits oben erwähnt.
Dies geht allerdings wohl NUR mit dem hauseigenen ecoDMS Printer.

ACHTUNG, wird dieser nicht konfiguriert, sind die PDFs im PDF/A Format mit 1.400dpi und haben dann mal eben 1,8MB!!!!!!!!!
Das ist ein absolutes NoGo! Haben jetzt versucht dpi anzupassen, die PDFs sind aber dann eher unbrauchbar, aktuell finde ich hier keine Lösung.

Ich kann die selbst erstellen PDFs zwar in den Scaninput kopieren, aber dann müsste ich ebenfalls wieder Hand anlegen und durchklicken.
ALTERNATIV gibt es jetzt neuerdings ein SidePanel, in dem man Klassifizierungsvorlagen hinterlegen kann, dann muss man nur noch einen OCR-Scanbereich definieren,
damit die Felder automatisch befüllt werden. Dann zieht man nur noch den ganzen Datensatz im SidePanel auf die Vorlage, der Import läuft alleine durch.

Problem hierbei, man muss monatlich selbst archivieren, zudem muss man mehrere Vorlagen erstellen, wenn man mehrere Briefpapiere hat.


Hat schon jemand besseres herausgefunden?

 

[wawi-dl]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Na dann viel Erfolg.

Kleiner Praxistipp

Leider wird im ecoDMS in deer Admin Oberfläche nicht die jeweilige ID anzeigt, so muss man gerade bei den Attribute oder auch den anderen Werte, wie Ordnern etc immer noch mal in die ecoDMS Datenbank rein um die entsprechenden ID's zu ermitteln. Geht, ist aber dadurch noch etwas umständlich.

Als Hinweis: Die entsprechenden Tabellen im ecoDMS, wo Ihr die Werte finden könnt.

• Bei der Dokumentenart den Wert der Spalte daid aus der Tabelle classify01.documentenart
• Bei dem Ordner den Wert der Spalte oid aus der Tabelle classify01.systemordner
• Beim dem Status den Wert der Spalte sid aus der Tabelle classify01.status

Für die DynAttr. Werte ist es am einfachsten sich den "Blindtext" siehe unten via Editor zu nehmen
und einfach mal aus dem Editor ins DMS zu drucken, dann seht Ihr, wo welches der maximal 5 möglichen Felder landet.


<ecoDMSDesc>BESCHREIBUNGSTEXT</ecoDMSDesc>
<ecoDMSDocDate>1970-01-01</ecoDMSDocDate>
<ecoDMSDynAttr1>MEIN ATTRIBUT 1</ecoDMSDynAttr1>
<ecoDMSDynAttr2>MEIN ATTRIBUT 2</ecoDMSDynAttr2>
<ecoDMSDynAttr3>MEIN ATTRIBUT 3</ecoDMSDynAttr3>
<ecoDMSDynAttr4>MEIN ATTRIBUT 4</ecoDMSDynAttr4>
<ecoDMSDynAttr5>MEIN ATTRIBUT 5</ecoDMSDynAttr5>

Als Resultat bekommt man dann im Klassifizierungsdialog die folgende Ansicht und kann dann "sprechend" die Attributnr. mit seinen Werten zuordnen.

Den Anhang 10002 betrachten

Gruss
Lars

Ich wollte nochmals das Thema aufgreifen, da es viel einfacher geht, man auch keine DB Kenntnisse braucht

1.) Dokumentenarten & Klassifizierungsattribute ALLE in ecoDMS anlegen und Anzeigestatus definieren
2.) eine neue Vorlage zum Klassifizieren definieren (siehe Bild 1)
3.) Klassifizierungsvorlage übernehmen, Anzeige rechts wird dann angepasst (siehe Bild 2)
4.) STOP, dann im gleichen Fenster "rechte Maustaste", dann kann man die Werte kopieren (siehe Bild 3)