Gelöst JTL Workflow erstellen bei Rechnungserstellung

[Padraic M.]

Hallo,

sobald ich auf den Button "Rechnung erstellen" soll folgendes passieren:
- die neu erstellte Rechnung wird an einem von mir angegebenen Ort gespeichert (funktioniert)
- die gerade neu erstellte Rechnung wird direkt per E-Mail an eine Art E-Mail Archiv gesendet (funktioniert teilweise)

Ich kann eine bestimmt Datei (z.B. 123.pdf) versenden. Sobald aber der Pfad zu der neu erstellen Rechnung angegeben wird (Vorgang.Rechnungsnummer) wird nicht mal mehr die E-Mail versendet.

Hat einer einen Tipp für mich, wo der Fehler liegen könnte?

Vielen Dank!

 

[Uwe Jaksties]

Hallo,

ich würde vermuten, dass dann bei der Pfaderstellung etwas nicht stimmt. Die einfachste Ursache könnte sein, dass zwischen Pfad und Dateiname einfach nur der \ fehlt. Alternativ habe ich auch schon gesehen, dass Rechnungsnummern ungünstige Zeichen enthalten, z.B. "/". Auch das kann dazu führen, dass Pfade nicht mehr stimmen. Schau Dir bitte mal im Workflow die Vorschau zum Pfad anhand einer Beispielrechnung an. Kopier dir den Text und füge den im Windows-Explorer ein. Wenn die Datei geöffnet wird, stimmt alles und der Fehler liegt woanders. Wird die Datei nicht geöffnet, dann ist der Pfad falsch.

 

[Padraic M.]

Vielen Dank für deine Antwort!
Der Pfad öffnet sich im Browser, wenn ich den aus der Vorschau nehme.. :/
Also muss der Fehler woanders liegen

 

[Uwe Jaksties]

Okay. Der Dateiname ist auch korrekt?

 

[Padraic M.]

Habe dort die Variable {{Vorgang.Rechnungsnummer}} gewählt.
Also sieht der Pfad z.B. so aus:
{{ Verzeichnisse.EigeneDateien }}\rg-versand\{{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.pdf
Aufgeschlüsselt ergibt das auch alles Sinn.

 

[Uwe Jaksties]

Prüf bitte nochmal ganz genau, ob die PDF beim speichern auch ganz sicher nach dem Schema {{ Vorgang.Rechnungsnummer }}.pdf benannt wird.
Standardmäßig wird beim Speichern nicht die Rechnungsnummer, sondern die VorgangsID genutzt. Da steht dann vor der Rechnungsnummer noch "Rechnung".

 

[Padraic M.]

Ja, die Rechnung wird danach genannt. Ich speichere ja testweise die Rechnungen bei mir in den Dokumenten, und dort ist es die richtige Rechnungsnummer, also z.B. "PL30064".

 

[Uwe Jaksties]

Also ich habe das gerade getestet. Funktioniert bei mir.
Was passiert denn, wenn Du den Workflow mal gezielt an einer Rechnung testest, die bereits gespeichert wurde?

 

[Padraic M.]

Das habe ich auch schon probiert. Ich habe die Variable {{vorgang.Rechnungsnummer} rausgenommen, und dort dann z.B. "PL30061.pdf" ans Ende gesetzt. Das hat auch funktioniert.
Aber sobald ich die Variablenfunktion einsetze, verschickt er keine E-Mail mehr.
Wenn ich den Workflow im Trockenlauf simuliere, steht dort das alles funktioniert

 

[deliman]

Hallo,

sollen mit der Rechnung noch weitere Dateianhänge gesendet werden z.B. Widerrufsbelehrung, AGB o.ä. welche aus irgendeinem Ordner mit angehangen werden? Das war bei uns schon mehrfach das Problem, das dann die ganze Mail nicht gesendet wird, wenn es an den Zusatzdateien liegt.

Da funktioniert nur recht sicher: Weitere Anhänge - Hinzufügen - Anhang hinzufügen - Anhang aus lokaler Datei.
Via "Datei anhängen" funktioniert es nicht verlässlich.

 

[Padraic M.]

Hallo deliman,

es soll ja nur die Rechnung ,die gerade erstellt wurde, versendet werden ohne AGB etc. Quasi als erweiterte DaSi.

 

[Uwe Jaksties]

Zeig mal bitte einen Screenshot von dem Workflow, vor allem von der Aktion mit den entsprechenden Angaben. Angaben die keinen was angehen bitte schwärzen.

 

[Padraic M.]

Hier sind einmal die Screenshots.

 

[Uwe Jaksties]

Erweitere bitte nochmal die Aktion bei der die Email gesendet werden soll und da hätte ich auch gern noch einen Screenshot.

 

[Padraic M.]

Diese Ansicht?

 

[Uwe Jaksties]

Nicht ganz, aber das ist auch okay. Da steht jetzt natürlich nur ".pdf", weil Du wahrscheinlich keine Beispielrechnung ausgewählt hast, aber grundsätzlich sieht das erstmal nicht verdächtig aus.
Viele Optionen bleiben nicht mehr.
Möglichkeit 1: Der Vorgang des speicherns dauert zu lange. Das würde bedeuten, der Workflow versucht die Email mit dem Anhang zu versenden, bevor die PDF-Datei tatsächlich gespeichert wurde. Du könntest also bei der Workflow-Aktion des Speicherns mal das Häkchen bei "Auf Ausgabe warten" setzen.
Möglichkeit 2: Irgendwo sind versteckte Leerzeichen, die verhindern, dass der Anhang korrekt an die Mail gepackt wird. Das sorgt nämlich auch dafür, dass die Email gar nicht verschickt wird.

Wenn die zwei Möglichkeiten ausscheiden, bin ich mit meinem Latein ehrlich gesagt am Ende. Vielleicht hat ein anderer noch eine Idee.

 

[Padraic M.]

Super, vielen Dank. Das probiere ich morgen direkt aus.
Alternativ wurde mir noch ein Ordner auf unserem Server gegeben, in den ich die Rechnungen (zum Test) speichern kann.

Aber erstmal dir vielen Dank für deine tatkräftige Unterstüzung!

 

[gnarx]

Wir machen das so:
1. Rechnungen lassen wir vom JTL Server ausserhalb der Arbeitszeit speichern, per Workflow.
2. Mails mit der Rechnung holen wir per BCC, die die an den Kunden gesendet sind. Dann haben wir genau das was der Kunde bekommen hat.
- BCC unter Admin -> Firmen und eMail Einstellungen

 

[Padraic M.]

Es hat jetzt auch funktioniert. Mit dem Ordner auf dem Server fluppte das sofort.
Hoffen wir mal, dass es auch so bleibt