Gelöst JTL Inventur - neue Lösung

[frankpeters]

Hallo zusammen,

gerne möchte ich heute die Chance nutzen und euch ein neues Tool präsentieren, welches wir zur Durchführung unserer Inventur geschrieben haben.

Folgende Ausgangssituation:
In einem Lagergeschäft und Lager befinden sich mehrere tausend Artikel. Jedes Produkt hat ein eigenes Artikeletitkett mit Artikelnummer und EAN. Es gibt historisch bedingt aber auch alte Artikeletitketten, die eine Vaterartikelnummer haben. Wir haben uns die Frage gestellt wie wir eine "chaotisches Lager" sauber und schnell zählen können.

Um den IST Bestand zu erfassen haben wir eine Lösung gesucht, die es uns ermöglicht plattformunabhängig (Android, Win, iOS in Arbeit) zu scannen. Dabei sollten günstige Bluetooth Handscanner zum Einsatz kommen.

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Update:
Die Projektseite ist nun online:
https://stichtag-inventur.de/
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Ein paar Fakten zum Tool:

• Die Inventurlösung ist eine Webapplikation (PHP, MySQL), die wir derzeit auf unserem Server hosten.
• Damit können wir plattformunabhängig, responsive und über alle gängigen Browser (kein IE11 ) sowie internetfähigen Endgeräte die Inventur umsetzen.
• Im ersten Testlauf wurden günstige INATEK Bluetooth Scannern für ca. 50 € (brutto) je Scanner eingesetzt.
• Import aller Artikeldaten aus einer CSV (JTL Ameise Vorlage) in das Tool. Damit läuft die Inventur unabhängig von der WAWI. Das war notwendig um mit den gewünschten Endgeräten arbeiten zu können.
• Aktueller Test mit 60.000 Datensätzen (Artikeln)
• Scannen mit aktuell bis zu 10 Arbeits- / Lagerplätzen bzw. Endgeräten möglich. Es würden auch mehr gehen!
• Das Nutzen einer Unterarmmanschette als Smartphonehalterung eignet sich, um stets eine Hand frei zu haben und schnell alleine zu Scannen. Das Scannen mit Android Smartphones, Win Tablets und Notebooks lief im ersten Test ohne Probleme.
• Autoselect des Scanfelds, damit schnell gescannt werden kann und keine manuellen Klicks erforderlich sind. (Aktuell mach iOS noch mit Autoselect etwas Probleme).
• Akustik-Modus: Nach jedem Scan erfolgt beim Einbuchen von +1 ein akkutisches Signal, so dass nicht permanent auf den Bildschirm geschaut werden muss. Es gibt zudem ein Signal für Fehler und für den Dialog, falls ein Vaterartikel gescannt wird. Damit weiß der Operator, dass er auf den Bildschirm schauen muss.
• Vaterartikel können gescannt werden >> Kindartikelauswahl
• Artikelnummer, EAN/Barcode scannen
• Suche auch nach Artikelname
• Inventurbestand kann manuell verändert werden, damit nicht jeder Artikel einzeln gescannt werden muss bei hohen Stückzahlen.
• Log zu jedem Vorgang und auf einzelne Produkte um Scanprozesse exakt nachvollziehen zu können. Das Log lässt sich in der Inventurlist auch einzeln öffnen.
• In der Inventurliste steht stets der letzt-gescannte Artikel ganz oben.
• Über Checkbox kann sich jedes Endgerät den Scanfortschritt der anderen Arbeitsplätze anzeigen lassen.
• noch nicht gescannte Artikel anzeigen, falls SOLL Bestand > 0 und Inventurbestand 0. Eignet sich besonders zum Schluss der Inventur zur letzten Kontrolle.
• Export der Inventur (CSV) bereits als Vorlage für Reimport mit JTL Ameise
• Inventurfortschritt wird relativ (%) und absolut im Footer dargestellt
• Statistik in Arbeit: (Warengruppen SOLL / IST Vergleich)
• Chaotisches Scannen ohne Lagerplatzangabe
• Schnelles Einarbeiten von Inventurhelfern

Wir überlegen uns derzeit, ob das Tool auch anderen JTL-Kunden helfen könnte. Daher möchte ich diesen Beitrag als Grundlage zur Diskussion veröffentlichen. Ich freue mich auf eure Fragen und Anregungen.

PS: Ergänzung der Screenshots:

 

[Enrico W.]

Wenn es Artikeletiketten gibt, die eine Vaterartikelnummer enthalten - wie pflegt ihr da die Bestände?

 

[frankpeters]

Beim Scannen eines Vaterartikels erscheint ein Modal mit Auswahl aller zum Vaterartikel zugehörigen Kindartikel. Der Operator muss den Kindartikel auswählen. Beim Klicken wird dieses Unterprodukt mit +1 in die Liste aufgenommen. Es gibt für den Vorfall einen eigenen Sound, sodass man als Operator sofort merkt, dass eine Aktion seinerseits erforderlich ist. Vaterartikel selbst können nicht gezählt werden.

 

[Indy1]

Kann das Ding auch mit Chargen umgehen ?
Da wir bei ca. 80% unserer Artikeln Chargen haben wär das schon nicht schlecht zu haben, bzw. auch nutzen zu können.

Sonst klingt das schon mal supergut was Ihr da auf die Beine gestellt habt.

lg, Jacky

 

[frankpeters]

Hallo Jacky, du meinst mit Seriennummern. Sind diese als Barcode am Artikel hinterlegt?

Generell ja, eventuell kannst du mir eine kleine Testdatei (CSV) zukommen lassen mit Demodaten. Max. 10 Einträge, dann kann ich das einmal testen und dir die Demo im Anschluss zeigen.

 

[Rico Giesler]

Charge, Seriennummer und MHD sind unterschiedliche Dinge...

 

[frankpeters]

Vielen Dank. Wir arbeiten nicht mit Chargen, sind aber flexibel und können das gerne testen. Brauche nur Demodaten.

 

[frankpeters]

Generell müssen die Daten mit der Ameise exportierbar sein. Sofern alle relevanten Daten in einer CSV zur Verfügung stehen, lässt sich alles zählen in der Inventur.

 

[Rico Giesler]

Zählen vielleicht. Aber gerade bei der Charge oder MHD muss ja eine Abfrage kommen, dass tatsächlich auch der bzw die richtigen Artikel gezählt wurden.

 

[frankpeters]

Diese Funktion haben wir bereits. Man kann unter Einstellungen einstellen, dass vor jedem Buchen der Artikelname und ein +1 Button gezeigt wird. Das ist das Pendant zum akustikischem Modus. In einer vorherige Version haben wir das Modal erweitert und den aktuell gezählten Stand sowie ein Button mit manueller Erfassung ergänzt. Damit konnte man im Modal auch direkt größere Bestände erfassen. Wir haben aber bei unserer Inventur die manuelle Erfassung in der Inventurliste direkt hinterlegt, um keine Fehler zu machen.

Wie gesagt man müsste es mal für ein paar Demodaten testen, da wir das nicht für uns vorgesehen haben. Das Tool ist aber absichtlich schlank und performant entwickelt, um Artikel schnell zu scannen.

 

[frankpeters]

In einem Log werden alle Buchungen erfasst (+1, manuelle Änderung, auf Null gesetzt). Zudem wird mit dem Zeitstempel der aktuell gezählte Lagerbestand mitgespeichert.

 

[Rico Giesler]

Interessant wäre für einige Nutzer bestimmt: WER gezählt hat.

 

[frankpeters]

Auch das geht. Man definiert bis zu 10 Logins. Diese kann man während der Inventur auch ändern. Im log wird das dann sauber dargestellt, wann, was, wer, wie oft gescannt hat. Das log speichert immer unter Zeitstempel, sodass jede Änderung dokumentiert ist.

Bei unserer Inventur wurden zeitgleich fünf Endgeräte von fünf Personen benutzt.

Das log war uns wichtig, um etwaige Fehler beim Scannprozess schnell aufdecken zu können. So lässt sich das log vollständig anzeigen oder aus der Inventurliste jeder Artikel einzeln das log öffnen. Sollte bspw. ein Artikel an zwei Orten von zwei verschiedenen Nutzern gescannt werden, so wird das exakt dokumentiert. Jede Bestandsänderung führt zu einem log Eintrag.

 

[poi]

Hi,
würde gern mal ein paar screenshots sehen wollen, um erkennen zu können, ob wir das auch nutzen können.
Das scheint ja ein riesen Projekt zu sein, evtl. für uns unbrauchbar, da wir keine Artikel mit EAN versehen haben...
Wichtig ist auch, dass das Standardlager und nicht die WMS bearbeitet werden kann.
Gruß!

 

[frankpeters]

Standardlager ja, kein Problem. EAN kann, muss nicht. Generell kann aktuell nach zwei hinterlegten Variablen (Artikelnummer, EAN) gescannt werden. Beide Parameter werden über das gleiche Eingabefeld übergeben bzw. gescannt, sodass der Nutzer sich auf das Scannen konzentrieren kann und nicht im Inventurprozess mit verschiedenen Eingabefeldern konfrontiert wird.

Ein Beipsiel:
Wir scannen zum Großteil unsere Artikelnummern, die über die Wawi erstellt wurden, aber hatten bspw. Artikel bei denen unser Etikett abgefallen ist. Auf dem Produktkarton war die EAN vom Hersteller vorhanden, so konnten wir diesen Artikel auch erfassen. Sollte noch ein dritter oder vierter Parameter (HAN,...) übergeben werden, so könnten wir das ohne Probleme noch berücksichtigen. Dafür bräuchten wir aber eure/deine Vorschläge und Ideen.

Screenshots kann ich demnächst liefern. Noch habe ich keine Demodaten. Unsere Inventur liegt erst eine Woche zurück.

 

[Trust Isa]

Hi,
das hört sich auf jeden Fall super an, da wir im Moment tatsächlich alle Listen ausdrucken (dabei dann auch die Übersicht verlieren - ca. 18.000 Artikel), diese abarbeiten und dann mühevoll wieder eintippen. Da wir zwei Lager an verschiedenen Standorten haben, das ganze dann 2x. Daher sind wir auf laufenden Inventur umgestiegen, weil wir das gar nicht so schnell gebacken bekommen.
Wenn man das mit scannen machen kann, würde das schon helfen, wobei nicht alle unsere Artikeln einen Scancode auf der Verpackung haben. Bei Piercingschmuck ist das auch etwas umständlicher mit dem Zählen, aber man könnte die einzelnen Lagereinheiten mit Scancodes versehen. Der Aufwand wäre ja nur einmal und bei Neuartikeln macht man das gleich richtig mit.

Wenn man exportiert, die Inventur macht und dann wieder Inventur einspielt - heißt das dann, dass in dieser Zeit ganz klassisch auch nichts verkauft werden kann?

Was uns im JTL im Moment fehlt ist einfach die Übersicht, welche Artikel noch nicht in der Inventur waren, innerhalb eines Kalenderjahres. Und das bitte mit wenigen Klicks pro Kategorie oder auch ohne wäre super.

Viele Grüße Isa

 

[frankpeters]

Hallo Isa,

bei einer Stichtagsinventur muss man sich die Frage stellen, ob man sich ein bis zwei Tage Zeit nehmen kann und die laufenden Geschäfte ruhen lassen kann. Das kann aber besonders bei hohen Bestellaufkommen zum Problem werden, da dann täglich mehrere hundert Bestellungen durchlaufen.

Wir haben das für uns so gelöst, dass wir an zwei Tagen die Inventur durchführen und das Ladengeschäft geschlossen ist. Alle Onlinebestellungen werden vorbereitet, aber noch nicht versendet und keine Rechnung erstellt. Wir scannen dann noch unser Lager sowie Außenlager. Alle Produkte, auch die zum Versand vorbereitenden Artikel werden gezählt. Nach der Inventur überspielen wir via Ameise das Inventurergebnis zurück in die Wawi. Bei jedem importierten Artikel wird in der Wawi das Feld "Anmerkung" beim Produkt mit einem Hinweis versehen. Bei uns ist es das Kürzel "i18". Damit können wir schenll erkennen, welche Artikel mit Bestand in der Inventur gezählt worden sind.

Für euch könnte die "Anmerkungsvariante" ebenfalls praktikabel sein. Über eine Vorlage könntet ihr alle Produkte filtern, die das Kürzel nocht nicht enthalten. Dann seht ihr schnell, welche noch fehlen. In unsere Lösung kann man bei der Stichtagsinventur sehen, ob Artikel einen SOLL Bestand > 0 haben aber noch nicht gezählt wurden und diese anzeigen lassen.

Zum Scannen der Artikel: Es macht absolut Sinn alle Artikel mit Barcodes zu versehen und sei es nur die eigene Artikelnummer. Das erleichert den Abverkauf am POS sowie Online und reduziert die Fehlerquote.

Kurze Frage: Mit wie vielen MA habt ihr in der Vergangenheit eure Inventur durchführt? Ist JTL- WMS für euch nicht praktikabel?

 

[Trust Isa]

Hallo Frank,
wir machen das in der Regel mit 4-5 Mitarbeiter, mehr haben wir auch nicht pro Standort (ein Großhandel und ein Piercingstudio )
Mit JTL- WMS haben wir uns noch nicht wirklich auseinandergesetzt, weil wir JTL erst seit 1.5 Jahren verwenden und uns oft die Kapazität für die ausführliche Beschäftigung mit System und Optionen fehlt. Wir arbeiten und langsam voran und versuchen immer mehr zu nutzen, wenn wir was für uns entdecken oder über das Forum darauf aufmerksam werden.
Wir vertreiben Piercingschmuck, welcher dann in unterschiedlichen Mengen verkauft wird. D.h. wir haben die nicht einzeln verpackt, sondern in 10er, 20er, 50er oder 100er Tüten oder was dann halt noch drin ist. Manche Artikel sind in Boxen. Daher ist nicht jeder Artikel einzeln scannbar und zähle mal 500 verschiedene Piercingkugeln und Stäbe in unterschiedlichen Dicken, Längen und Farben durch... das dauert einfach.
Aber jeder gleiche Artikel hat einen Artikelcode und auch einen Scancode. Nur klebt dieser Scanode nicht immer an dem Behältnis, wo die Artikel drin liegen. Das müsste per Fleißarbeit dann vorbereitet werden.
Wir hatten auch mal Freunde zur Aushilfe, aber dann werden Artikel schnell mal falsch eingetragen oder die Farbcodes falsch zugeordnet oder wieder falsch einsortiert - das geht bei den Mini-Teilchen ganz schnell, daher machen wir das nur noch mit fachkundigen Mitarbeitern.

Die Lösung mit der Anmerkungsvariante wäre eine Option.

Grüße Isa

 

[frankpeters]

Ein Kollege arbeitet auch mit Boxen, da er Kleinteile vertreibt. Dort werden die Boxen gewogen und der Bestand damit exakt berechnet. Er wird auch unsere Lösung testen und über das Wiegen den Bestand prüfen.

Das wird so funktionieren:

1. Die Box wird gescannt. Dort ist das Produktlabel befestigt (+1)
2. Produkt ist nun in der Inventurliste
3. Boxinhalt wird gewogen. Die Waage berechnet die Anzahl der gezählten Artikel
4. Wert wird manuell beim Artikel in der Inventurliste erfasst

Damit gibt es einen Scan und ein manuelle Änderung. Pro Box wird das Erfassen ca. eine Minute dauern, wenn man sich Zeit lässt.

Barcode zum Produkt ist als Etikett an der Box befestigt.

 

[Trust Isa]

Hallo Frank,
ich bezweifle, dass das bei uns so einfach funktioniert, da die Teile einfach einzeln fast nichtswiegen und wir dann eine Ungenauigkeit haben werden. Wir hatten daran auch mal gedacht. Dann haben wir unterschiedliche Boxen, d.h. jeder Artikel müsste auch zu einer bestimmten Box zugeordnet werden, weil die ja mitgewogen werden würde und die unterschiedlich sind. Dafür ist der Aufwand doch zu groß, dass alles vorzubereiten. Die 100er Tüten übernehmen wir in der Regel so, aber alles was geöffnet ist, wird gezählt.
Aber wir bleiben dran, das zu optimieren, und mit der laufenden Inventur klappt das eigentlich ganz gut, mit der Ausnahme, dass wir den Überblick verlieren. Wir müssen alles händisch dokumentieren, was gezählt ist und was nicht oder das über die Eigenen Felder bei den Vätern vielleicht hinterlegen mit Ja/Nein, aber da überlege ich gerade, weil das ja auch wieder Manuel ist. Schön wäre es einfach, wenn das System sich das merken würde und man dann einfach filtern könnte, was schon gezählt worden ist in den letzten 360 Tagen und was noch nicht. Aber euer Programm mit dem Scanner wäre für alle Artikel, die jetzt schon einen Scancode haben, auf jeden Fall eine große Hilfe.

Viele Grüße, Isa